胡艷杰

初入職場，我們總會面臨各種困惑，有時候我們會思考：這個行業(yè)真的適合我嗎？為什么其他同事沒有我這樣的煩惱？我有這樣的困惑是正常的嗎？我該怎么讓自己盡快進入角色？我該怎么從職場小白進階到中層或者更高層？

《從新手到總監(jiān)——行政管理者的職場進階日志》這本書不僅是初入職場行政小白的入門書，也是已經(jīng)步入行政管理層者的進階書。本書作者胡郴龍、許燁為資深行政管理專家，他們將多年從事管理和培訓(xùn)的經(jīng)驗加入本書中，并且針對每一個知識點，給出了相應(yīng)的案例，更加直觀地告訴讀者，應(yīng)該如何處理問題。

這本書告訴我們，行政工作雖然門檻不高、事務(wù)雜，但初入職場的新人也不必為此感到失落或者迷茫，更不能以此為借口自暴自棄，我們要認(rèn)識到，小事情做到極致，就是成功，做事情絕對不能好高騖遠，遇到問題，不焦慮，懂得調(diào)整心態(tài)，像羅伯特·凱根發(fā)明的四欄表一樣改變目標(biāo)，想想正在做的與改變相反的行為、這些相反的行為背后的好處、這些好處成立的重大假設(shè)。只有做到這些，你才會慢慢從一個職場小白漸漸找到自身價值。書中有一句話說得很正確，即“行政進階的唯一途徑就是讓自己不斷地進化和成長”。是的，不僅是行政進階的唯一途徑是讓自己不斷進步和成長，各行各業(yè)都是不進步則退。當(dāng)然，優(yōu)秀的行政管理者還需要一種不怕苦、不怕累的“圣斗士”精神，而不僅僅是準(zhǔn)時上下班，做完手里的工作就行。一個好的企業(yè)需要優(yōu)秀的行政管理者，比如一個核心戰(zhàn)略崗位的高管，如果還要做各種瑣碎的具體業(yè)務(wù)，很可能兩頭都做不好，畢竟人的精力是有限的，像一些裙帶關(guān)系也需要行政管理者。就像書中說的：行政管理在企業(yè)運營過程中不可或缺;基于服務(wù)利潤鏈模型，員工滿意度是企業(yè)利潤的重要決定因素;行政工作可有效地助力企業(yè)文化與品牌傳播?？蛻舻臐M意度最終在很大程度上是由員工的滿意度決定的，企業(yè)內(nèi)部員工的滿意度和忠誠度決定了服務(wù)價值，而內(nèi)部員工的滿意度大部分是由行政管理工作提供的，這些也足以說明了行政管理者的價值。

作為一個行政管理者我們要時刻清楚自己的責(zé)任與使命，也需要在知識、技能和能力上不斷提升，建立一個有業(yè)務(wù)伙伴、業(yè)務(wù)專家、共享服務(wù)中心的體系，更好地處理各個事情。書中提到需要構(gòu)建合適的行政管理體系，我覺得這是必然的，一個合適的行政管理體系能促使團隊做成出最正確的決策，做到最好的管控，讓大家得到最好的服務(wù)，從而有工作滿足感，為公司創(chuàng)造更大的價值。

作為一名行政管理者，首先要學(xué)會建立合適的組織構(gòu)架，做到與時俱進，提前解決各部門之間的矛盾與沖突。當(dāng)前我國企業(yè)行政管理工作還是有一些缺陷的，許多中小型企業(yè)缺乏明確的分工及工作落實程序，行政管理工作也脫離實際，缺乏專業(yè)合適的管理人員與管理體系，也就導(dǎo)致了很多企業(yè)走向破產(chǎn)，因為這些企業(yè)并沒有從長遠的角度考慮問題，而許多大型企業(yè)，則都具有合適企業(yè)發(fā)展的行政體系，使得企業(yè)內(nèi)的員工工作并不繁雜，各司其職，員工也能找到在企業(yè)中的滿足感。所以實行行政管理工作改革，不僅需要引進、培養(yǎng)專業(yè)的人才以提高工作效率，還需要根據(jù)公司情況建立一個有效且健全的企業(yè)管理體系，以進一步提高企業(yè)工作效率。比如2004年在香港創(chuàng)業(yè)板成功上市的交大銘泰（北京）信息技術(shù)公司，有人說這個企業(yè)總是在“變臉”，卻不知這是總裁何恩培廣泛聽取專業(yè)管理團隊的建議的結(jié)果。所以，有些情況下一個企業(yè)并不需要領(lǐng)導(dǎo)者絕頂聰明，而是需要他們做好一個交流者、溝通者。

一位管理學(xué)家曾說過：“知賢之近途，莫急于考功?！闭鐣兴f的羅馬不是一天建成的，行政信息化系統(tǒng)也不是突然之間變出來的。任何強大的系統(tǒng)背后都有相應(yīng)的流程和邏輯在支撐，因此在實現(xiàn)信息化之前必須對行政業(yè)務(wù)的流程和標(biāo)準(zhǔn)進行全面梳理。不過在建立行政信息化系統(tǒng)時，我們需要做好規(guī)劃，聚焦重點，確保系統(tǒng)的實用性，而這一系列的規(guī)劃就是行政管理的工作產(chǎn)物。一個行政管理者不僅要時刻牢記自己的本分工作：流程制度化管理、會務(wù)外聯(lián)管理、文印資質(zhì)管理、檔案資料管理、采購資產(chǎn)管理、后勤安保管理等。針對公司的各種費用開支，就要做好一個行政預(yù)算員，即可以先和財務(wù)確認(rèn)今年的預(yù)算基準(zhǔn)值，再和老板匯報下一年度的主要項目及支出，最后和關(guān)聯(lián)部門確認(rèn)一下中間地帶的費用如何劃分承擔(dān)部門，了解公司人員數(shù)量情況、采購、內(nèi)控預(yù)留機動費用，費用盡量結(jié)算清楚，做到賬目清晰，給出最合理的開支權(quán)限，為公司減少一些不必要的開支。書中這樣說道：“行政部門就像是一個成本中心，屬于花錢的部門。一旦外部經(jīng)濟環(huán)境不好或是企業(yè)發(fā)展處于困境時，行政部門往往是最先感知的部門。”如何在行政管理者的措施中讓企業(yè)實現(xiàn)降本增效也是行政管理者的工作，我們要抓住矛盾，了解優(yōu)秀經(jīng)驗，從運營模式、資源配置、技術(shù)革新與引入、文化層面導(dǎo)入多方面一起優(yōu)化改革，做到構(gòu)筑行政采購與廉潔風(fēng)險防控多道防線，實現(xiàn)資產(chǎn)的增值與保值，提高資產(chǎn)管理的效能和價值。

一個優(yōu)秀的行政管理者或者團隊會帶領(lǐng)一個企業(yè)走向成功，他們不僅解決了企業(yè)的內(nèi)憂，還會為企業(yè)提前控制好外患，從小事到大事，從微觀到宏觀，公司發(fā)展的每一步都缺少不了他們。如果你做到了這些，就意味著你已經(jīng)從職場小白蛻變成了一個合格的行政管理者，因為你在脫變的過程中，你的思維已經(jīng)升級，能力也得到了提升，也明白了行政管理工作的具體內(nèi)容。就像一個班級里班主任就是那個行政管理者，既要安排好同學(xué)們的位置，又要設(shè)置班干部，同時也要慧眼識珠，讓優(yōu)等生帶動落后生。從行政管理員變成更高層次的經(jīng)理就是把這小事做到極致，擁有大局觀，擁有強大的組織協(xié)調(diào)能力。

從新手到總監(jiān)，其實并沒有你想得那么難，就讓我們一起走進這本書，去感受和學(xué)習(xí)，不斷提升自己吧！