王紅菊

（西北師范大學(xué)圖書館，甘肅 蘭州 730070）

編目工作是圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的基礎(chǔ)，是文獻(xiàn)資源進(jìn)入流通環(huán)節(jié)的前提，也是支撐起圖書館采訪、參考咨詢、讀者服務(wù)等業(yè)務(wù)工作的基石。文獻(xiàn)編目質(zhì)量的高低直接決定著書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，不僅影響讀者的檢索查詢效果以及對文獻(xiàn)的利用，還會影響文獻(xiàn)資源共享共用的實現(xiàn)。質(zhì)量低劣的書目數(shù)據(jù)無法充分滿足讀者對文獻(xiàn)資源的需要與利用，其服務(wù)于科學(xué)研究的價值也就無法得到體現(xiàn)，可以說，書目質(zhì)量控制是圖書館編目工作的靈魂[1]。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，圖書館的編目工作發(fā)生了很大的變化：文獻(xiàn)類型繁雜，數(shù)量巨大，編目數(shù)據(jù)來源多樣，編目工作社會化等。編目工作社會化已然成為一種趨勢，在我國大規(guī)模地開展起來，很多圖書館都已加入到了編目社會化的隊伍當(dāng)中來。編目社會化緩解了圖書館采編部門的工作壓力，加快了圖書入庫的速度，使文獻(xiàn)資源加工即時性的要求得到了保障，但它同時也帶來一些問題，比如編目人員隊伍的流動，書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的下降，引發(fā)速度和效益的矛盾等。這些問題的出現(xiàn)，在一定程度上會影響編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。為了保證編目數(shù)據(jù)質(zhì)量，有必要對編目工作的過程實行有效的管理和控制。筆者認(rèn)為，可以借鑒先進(jìn)、成熟的管理模式來提高和保證編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量，PDCA 循環(huán)就是這樣一種保證質(zhì)量體系運轉(zhuǎn)的基本方法，將其引進(jìn)于編目數(shù)據(jù)質(zhì)量管理中，有助于改進(jìn)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理體系，切實提高編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理水平。

1 PDCA 循環(huán)理論概述

PDCA 循環(huán)又稱戴明環(huán)，是由美國質(zhì)量管理專家休哈特（Walter.A.Shewhart）于20 世紀(jì)20 年代提出的，當(dāng)時他引入了 “計劃——執(zhí)行——檢查（Plan—Do—See）”的概念，20 世紀(jì)50 年代，美國質(zhì)量管理專家戴明（Edwards Deming）博士將休哈特的PDS 循環(huán)進(jìn)一步發(fā)展、完善，運用于持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量的過程中，再逐步被推廣到各行業(yè)組織及各階層的管理上，經(jīng)不斷改進(jìn)，成為現(xiàn)在的PDCA 循環(huán)，即計劃——執(zhí)行——檢查——處理（Plan—Do—Check—Action）[2]，PDCA 循環(huán)的流程圖如圖1所示：

圖1 PDCA 循環(huán)流程圖

1.1 PDCA 循環(huán)理論的主要內(nèi)容

PDCA 循環(huán)各個階段的主要內(nèi)容及步驟見表1。

表1 PDCA 循環(huán)

1.2 PDCA 循環(huán)的特點

PDCA 循環(huán)的四個階段并不是孤立運行的，而是相互聯(lián)系的，它具有以下特點[3]：

1.2.1 大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，互相促進(jìn)

如果將企業(yè)總體質(zhì)量目標(biāo)計劃和實施的過程視為一個大的PDCA 循環(huán)，那么各個車間、科室、班組乃至個人要根據(jù)總的方針和目標(biāo)，制定自己的工作目標(biāo)和實施計劃，并進(jìn)行相應(yīng)的PDCA 循環(huán)，形成了大環(huán)套小環(huán)的綜合管理體系。上一級PDCA 循環(huán)是下一級PDCA 循環(huán)的依據(jù)，下一級PDCA 循環(huán)是上一級PDCA 循環(huán)的貫徹落實和具體化。因此，PDCA 循環(huán)里的大循環(huán)是靠內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的小循環(huán)來保證的，小循環(huán)又是大循環(huán)帶動的，就像一個行星體系一樣，大環(huán)帶動小環(huán)，一級帶動一級，有機(jī)地構(gòu)成一個運轉(zhuǎn)體系。

1.2.2 周而復(fù)始，逐步提高

PDCA 循環(huán)中的四個環(huán)節(jié)不是運行一次就結(jié)束了，而是按一定順序、周而復(fù)始地進(jìn)行的，它是一個如同爬樓梯般的螺旋上升的過程。PDCA 循環(huán)不是停留在一個水平上的循環(huán)，而是不斷解決問題的過程，PDCA 每循環(huán)一次，就能解決一些問題，質(zhì)量水平就提高一步，伴隨著PDCA 循環(huán)的不斷往復(fù)，工作質(zhì)量和管理水平也就相應(yīng)地不斷得到提升，總體呈現(xiàn)出質(zhì)量水平階梯式上升的特點，如圖2 所示：

圖2 質(zhì)量水平階梯式上升

1.2.3 推動PDCA 循環(huán)的關(guān)鍵是A（總結(jié)、處理）階段

只有經(jīng)過A 階段的總結(jié)處理，才能將成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)納入到制度和標(biāo)準(zhǔn)中，才能進(jìn)一步指導(dǎo)實踐。只有PDC 階段，沒有A 階段的處理，就不能防止同類問題的再度發(fā)生，PDCA 循環(huán)也就失去了意義。

2 PDCA 循環(huán)應(yīng)用于編目工作質(zhì)量管理的可行性

2.1 PDCA 循環(huán)理論是適用于生產(chǎn)及各個行業(yè)的日常管理的方法

PDCA 循環(huán)管理是自我發(fā)現(xiàn)、自我完善、自我發(fā)展的質(zhì)量管理活動的科學(xué)程序和規(guī)律總結(jié)[4]，不僅是被國內(nèi)外諸多領(lǐng)域的實踐證明了的科學(xué)有效的質(zhì)量管理方法，而且還是能使任何一項工作有效進(jìn)行的合乎邏輯的工作程序[5]。PDCA 是循環(huán)往復(fù)的動態(tài)過程，編目工作的管理也是一個動態(tài)的過程，管理者需要主動實施動態(tài)質(zhì)量控制，把持續(xù)改進(jìn)數(shù)據(jù)質(zhì)量的理念貫穿于工作過程中，使編目工作按照PDCA 循環(huán)方式那樣周而復(fù)始地不停運轉(zhuǎn)，建立起循環(huán)往復(fù)、持續(xù)改進(jìn)的質(zhì)量運行機(jī)制，以推動編目數(shù)據(jù)質(zhì)量不斷提升。

2.2 持續(xù)不斷地提高編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量是圖書館工作的需要

服務(wù)質(zhì)量是圖書館工作管理的一個永恒主題，提高服務(wù)質(zhì)量、以服務(wù)求發(fā)展已成為業(yè)內(nèi)共識。圖書館為廣大讀者提供的館藏文獻(xiàn)服務(wù)，無論是圖書的借閱，還是檢索、咨詢都是以書目數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量是書目數(shù)據(jù)庫的生命線。為了不斷地提高服務(wù)質(zhì)量，就要對工作實行有效的管理和控制，PDCA 循環(huán)理論符合認(rèn)識論中“實踐——認(rèn)識——再實踐——再認(rèn)識”的認(rèn)識規(guī)律，其過程就是為了發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，有助于持續(xù)改進(jìn)及提高質(zhì)量。

2.3 圖書館的業(yè)務(wù)工作具有較強(qiáng)的封閉循環(huán)性

圖書編目工作作為圖書館業(yè)務(wù)工作的一環(huán)，其工作流程即從圖書驗收到物理加工、分類標(biāo)引，生成索書號，再到書標(biāo)打印，直至圖書典藏、送交流通，一直處在周而復(fù)始的循環(huán)當(dāng)中，環(huán)環(huán)緊密相扣，缺一不可，這與PDCA 循環(huán)的特點是相吻合的[6]；從編目人員個人的工作來看，同樣也具有相對獨立性和循環(huán)性。如果把圖書館的整體目標(biāo)、工作任務(wù)和計劃的實施過程視為一個大的PDCA 循環(huán)，那么圖書館各個部門、每個人的工作就是各自小的PDCA循環(huán)。

2.4 圖書編目工作與企業(yè)的生產(chǎn)加工環(huán)節(jié)有相似性

文獻(xiàn)編目是一項主要依據(jù)文獻(xiàn)著錄條例和機(jī)讀目錄格式對各種文獻(xiàn)資源進(jìn)行組織、整序的工作，與企業(yè)的生產(chǎn)加工環(huán)節(jié)有相似之處：首先，編目工作是由各個工作環(huán)節(jié)組成的，有自己的工作流程；其次，編目人員著錄的書目數(shù)據(jù)相當(dāng)于企業(yè)加工生產(chǎn)出來的產(chǎn)品；再次，編目數(shù)據(jù)有自己的使用者，即廣大讀者和圖書館的工作人員[7]。

綜上所述，將PDCA 循環(huán)這一科學(xué)的管理模式運用到編目工作的質(zhì)量管理中是切實可行的。

3 基于PDCA 循環(huán)理論的編目工作質(zhì)量管理模式

PDCA 循環(huán)是全面質(zhì)量管理中的經(jīng)典循環(huán)，借鑒該循環(huán)理論的過程模式，針對編目數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行管理，本文提出了基于PDCA 循環(huán)理論的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量管理模式（如圖3 所示），旨在構(gòu)建出貫穿于整個編目過程的管理、控制模式，實現(xiàn)信息的及時反饋，有效地控制編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量，以求更好地服務(wù)于用戶對館藏文獻(xiàn)資源的利用。

圖3 編目數(shù)據(jù)質(zhì)量管理模式

3.1 P——計劃階段

P 為第一階段，該階段的主要內(nèi)容是根據(jù)實際情況、主要問題科學(xué)而有效地制定出工作計劃以及實施方案。

3.1.1 查找問題與原因

查找問題是分析問題、解決問題的首要前提。編目工作逐步社會化之后，出現(xiàn)了各種各樣的問題，這些問題的出現(xiàn)直接影響著編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。通過對編目數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)查，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)計分析，從而發(fā)現(xiàn)并了解到現(xiàn)有數(shù)據(jù)存在的各種問題，找出問題產(chǎn)生的主要原因，確定工作過程中需要解決的問題，制定相應(yīng)的規(guī)章制度、工作規(guī)范及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，根據(jù)工作的需要，甚至可以調(diào)整工作流程。

3.1.2 確定明確的質(zhì)量目標(biāo)

針對編目工作中存在的具體質(zhì)量問題，明確編目工作中不僅要有速度的追求，更要有質(zhì)量的要求。速度與質(zhì)量是一對矛盾，此消彼長，過分追求速度，必然會導(dǎo)致質(zhì)量的下降，因此，要處理好速度與質(zhì)量之間的關(guān)系，即要在保證工作質(zhì)量的前提下努力追求速度。明確質(zhì)量目標(biāo)是嚴(yán)格按照編目規(guī)則著錄，確保數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化；認(rèn)真考量各個方面的客觀實際，確定出較為合理的編目工作出錯率。

3.1.3 制定工作細(xì)則和措施

按照5W1H 的方法來制定具體措施:即做什么(What),誰來做(Who)，何處做(Where),何時做(When)，為什么做(Why)及如何做(How)。

“做什么”“誰來做”“何處做”是明確的，即編目人員在指定地點來完成文獻(xiàn)編目的工作?！昂螘r做”則根據(jù)本館需求，科學(xué)而客觀地對從圖書到館至移送流通所需的時間提出要求。

“如何做”則是編目人員按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，這就需要建立健全規(guī)章制度，規(guī)范工作程序。編目工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)，“沒有規(guī)矩，不成方圓”，要想保證編目數(shù)據(jù)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化，就需要有理論依據(jù)。《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則（第二版）》《中國機(jī)讀目錄格式使用手冊》《CALIS 聯(lián)機(jī)合作編目手冊》《中國圖書館分類法（第五版）》《中國分類主題詞表（第二版）》等都是圖書著錄、分類、標(biāo)引的重要依據(jù)。每個圖書館都有自己約定俗成的編目規(guī)則、工作細(xì)則，圖書館在遵循上述規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本館對文獻(xiàn)分類、著錄的特殊要求，制定反映本館特色的工作細(xì)則，如《XX 館編目工作業(yè)務(wù)流程及相關(guān)要求》《XX 館中文圖書著錄規(guī)則及實例》《XX 館中文圖書著錄常用字段表》《XX 館著者號取號規(guī)則及輔助區(qū)分號的使用說明》《XX 館文獻(xiàn)典藏工作細(xì)則》等。這些有章可循、有規(guī)可依的工作細(xì)則，不僅能夠保證分類細(xì)則的穩(wěn)定和延續(xù)，避免隨意性與盲目性，也便于對編目的日常工作進(jìn)行質(zhì)量管理。

3.2 D——執(zhí)行階段

D 為第二階段，該階段的主要內(nèi)容是以工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，按照預(yù)定計劃和要求，穩(wěn)扎穩(wěn)打、踏踏實實地去完成編目工作，以實現(xiàn)P 階段制定的計劃和目標(biāo)。

3.2.1 做好崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)

文獻(xiàn)編目工作是一項專業(yè)技術(shù)性比較強(qiáng)的腦力工作，編目工作社會化之后，編目人員通常都是由書商來委派。他們不僅在工作經(jīng)驗、業(yè)務(wù)素質(zhì)上有很大的差異，而且人員流動性大，其組建的編目人員隊伍穩(wěn)定性差，其中不乏編目新手。因此，在正式開展工作之前，很有必要對他們進(jìn)行崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括質(zhì)量觀念的樹立，服務(wù)意識的強(qiáng)化，以及業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)等。

1）樹立編目質(zhì)量觀念。編目工作質(zhì)量的優(yōu)劣與每一位編目人員的工作質(zhì)量息息相關(guān)，其工作質(zhì)量受制于個人的工作態(tài)度、規(guī)范意識以及質(zhì)量觀念的影響，這些因素在一定程度上直接決定了數(shù)據(jù)的質(zhì)量，間接地決定了服務(wù)于用戶的質(zhì)量，只有樹立起質(zhì)量意識，加強(qiáng)對編目人員的質(zhì)量教育，讓“質(zhì)量第一、用戶至上”的編目質(zhì)量觀念深入人心，編目人員把自己本職工作做好，在工作質(zhì)量上精益求精，才能確保工作質(zhì)量向著一個個新的臺階邁進(jìn)。

2）強(qiáng)化服務(wù)用戶意識。服務(wù)是圖書館的核心價值觀，是圖書館的立足與根本，《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》也明確提出了圖書館的服務(wù)理念是“以人為本”。服務(wù)不只是流通部門工作人員的業(yè)務(wù)和責(zé)任，更是全體圖書館員的使命與擔(dān)當(dāng)。具體到編目人員的工作內(nèi)容，服務(wù)就是做好每一條書目數(shù)據(jù)，不僅服務(wù)于廣大的讀者對文獻(xiàn)信息的檢索與利用，而且還服務(wù)于在各個工作崗位上使用書目數(shù)據(jù)的工作人員，強(qiáng)化服務(wù)意識，持續(xù)改進(jìn)工作狀態(tài)，追求更高質(zhì)量目標(biāo)。

3）培訓(xùn)編目業(yè)務(wù)知識。除了向編目人員介紹本館館藏概況之外，崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)的重點是要就編目業(yè)務(wù)知識，即就本館的編目規(guī)則和工作要求對他們進(jìn)行培訓(xùn)。在培訓(xùn)之前，培訓(xùn)者可以根據(jù)著錄規(guī)則、編目過程中容易出錯的字段、本館在編目中的特殊要求、索書號中輔助區(qū)分號的使用，有針對性地挑選一些圖書，培訓(xùn)時通過上機(jī)操作的方式，一邊示范工作程序，一邊講解說明規(guī)則與要求，特殊要求、易錯點需要反復(fù)強(qiáng)調(diào)，讓他們先對工作有一個直觀、總體的認(rèn)識，然后在工作實踐中逐漸了解和熟悉分編著錄規(guī)則以及相關(guān)規(guī)定，如有必要，可以將制定好各種工作細(xì)則分享給他們，以方便他們在工作中參考、查用。只有經(jīng)過一段時間的學(xué)習(xí)和實踐，編目人員才能熟悉、了解并逐漸掌握編目規(guī)則。

3.2.2 嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)范與細(xì)則

編目人員要嚴(yán)格執(zhí)行本館制定的工作規(guī)范，按照本館的編目及機(jī)讀目錄格式來著錄文獻(xiàn)，遵循編目工作中的分類著錄細(xì)則，不可省略任何一個工作環(huán)節(jié)。在數(shù)據(jù)共建共享時代，很多數(shù)據(jù)下載套錄后就能使用，要按照規(guī)定嚴(yán)格做好著錄校對工作，要做到“勿以善小而不為”；要根據(jù)本館的實際情況選擇適當(dāng)?shù)姆诸愵惸亢鸵?guī)范的主題標(biāo)引，添加著者號時，理清責(zé)任者之間的關(guān)系，正確使用輔助區(qū)分號。

3.3 C——檢查階段

C 為第三階段，該階段的主要內(nèi)容是嚴(yán)格對照工作標(biāo)準(zhǔn)去檢查預(yù)定目標(biāo)和執(zhí)行結(jié)果。

3.3.1 建立數(shù)據(jù)質(zhì)量審校制度，嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)

在編目工作中明確提出質(zhì)量要求，就得有相應(yīng)的檢查制度與之相配套，否則，對工作的質(zhì)量要求就無法落在實處，因此，對數(shù)據(jù)進(jìn)行審校具有舉足輕重的作用。選用具有多年編目工作經(jīng)驗，而且工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、認(rèn)真踏實、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員負(fù)責(zé)審校工作，按照工作規(guī)范及編目細(xì)則對數(shù)據(jù)進(jìn)行審校，記錄編目數(shù)據(jù)的出錯內(nèi)容，并對錯誤類型進(jìn)行分類、統(tǒng)計，通過進(jìn)一步分析，找出原因所在，為進(jìn)一步調(diào)整改善質(zhì)量的措施提供現(xiàn)實依據(jù)。

3.3.2 綜合運用校對方式，將數(shù)據(jù)錯誤出錯率降到最低

除了專職審校人員來審校數(shù)據(jù)以外，還可以綜合運用自校和互校的方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行校對，力爭將數(shù)據(jù)的出錯率降到最低。編目人員可以對自己著錄的數(shù)據(jù)集中校對，也可以將檢查嵌入到數(shù)據(jù)的著錄過程中，這種方式從表面上看是降低了工作速度，但是如果能避免出錯，實際上是節(jié)省了出錯后核對數(shù)據(jù)、修改數(shù)據(jù)的時間，是真正的慢中有快；編目人員互相校對數(shù)據(jù)也是一種切實可行的檢查數(shù)據(jù)的方法，在著錄數(shù)據(jù)的過程中，編目人員是有可能發(fā)現(xiàn)出錯數(shù)據(jù)的，發(fā)現(xiàn)錯誤之后，及時提醒，及時修改；編目工作的工作程序緊密相連，后一步工作總是對前一步工作的檢查，利用好這一特點，也能起到檢查監(jiān)督的作用。

3.4 A——處理階段

A 為第四階段，該階段的主要內(nèi)容是針對C 階段檢查出來的問題進(jìn)行反饋及糾錯、總結(jié)并分析原因。

3.4.1 反饋數(shù)據(jù)審校結(jié)果

審校人員將數(shù)據(jù)的審校結(jié)果反饋給編目人員，對于質(zhì)量高的數(shù)據(jù)予以肯定，對于不完整、不規(guī)范數(shù)據(jù)以及某些出錯字段提出修改意見，并將出錯原因告知編目人員，督促他們及時修正錯誤。

3.4.2 建立信息反饋機(jī)制

為了更好地了解數(shù)據(jù)質(zhì)量及尚未發(fā)現(xiàn)的問題，收集各類有利于工作的改善建議，應(yīng)當(dāng)主動與相關(guān)部門及讀者建立起橫向、縱向的聯(lián)系，通過電話、留言簿、意見箱、微信公眾平臺等暢通高效的溝通渠道收集信息。與館內(nèi)相關(guān)部門及時溝通，尤其是要和流通借閱部門加強(qiáng)聯(lián)系，對于他們在工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題，本著誰著錄誰負(fù)責(zé)的原則落實到人，做到發(fā)現(xiàn)錯誤立即改正，處理完畢后，將修改信息反饋給流通借閱部門；利用好與讀者建立起來的信息溝通渠道，收集讀者在使用書目數(shù)據(jù)庫時的看法、意見以及發(fā)現(xiàn)的問題，針對確實存在的問題進(jìn)行研究、分析，并加以改進(jìn)，不斷提高工作質(zhì)量。

除此之外，還應(yīng)與編目人員建立起積極的溝通模式，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，就問題論問題，不對編目人員做定性評價；鼓勵他們在工作中遇到問題及時咨詢，遇到問題隨時解決，而不是將問題放在審校階段來處理；遇到有爭議的問題，大家可以各抒己見，協(xié)商解決；定期將各類問題的出現(xiàn)進(jìn)行總結(jié)、統(tǒng)計、分析，并將結(jié)果分享給全體編目人員，這樣才能不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量，給讀者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4 結(jié)語

PDCA 循環(huán)作為科學(xué)的工作程序和工作方法可以運用到諸多工作領(lǐng)域，被證明了是切實可行而有效的工作方法。對于圖書館來說，它并非是全新的管理方法，但是，它卻是著眼于持續(xù)不斷地提高工作整體質(zhì)量的管理方法。編目工作質(zhì)量管理以用戶為中心，以滿足廣大讀者的文獻(xiàn)信息需求為出發(fā)點，借鑒PDCA 循環(huán)理論，在一個接一個循環(huán)往復(fù)中不斷尋找問題，不斷解決問題，并在解決問題的過程中，實現(xiàn)圖書編目質(zhì)量階梯式的持續(xù)上升，在質(zhì)量不斷得以提升的過程中，使圖書館“用戶第一,服務(wù)至上”的服務(wù)宗旨落到實處。