陳星宇

摘要：在項(xiàng)目后評價(jià)工作中，后評價(jià)工作的重視程度不斷加大，而項(xiàng)目檔案管理對于后評價(jià)工作的開展具有重要作用。本文針對項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行分析，并基于后評價(jià)視角下提出對策建議。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理;項(xiàng)目后評價(jià);檔案管理

項(xiàng)目后評價(jià)是指對已經(jīng)完成的項(xiàng)目或規(guī)劃的目的、執(zhí)行過程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的客觀的分析。通過對投資活動實(shí)踐的檢查總結(jié)，確定投資預(yù)期的目標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目規(guī)劃是否合理，項(xiàng)目的主要效益指標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，并找出成敗原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為未來項(xiàng)目的決策和提高完善投資決策管理水平提出建議及改進(jìn)建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的?！?】投資項(xiàng)目后評價(jià)可以說是項(xiàng)目全過程管理的最終環(huán)節(jié)。

一、從后評價(jià)視角認(rèn)識加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性

項(xiàng)目后評價(jià)通過查詢資料、現(xiàn)場調(diào)研、座談訪談等方式開展，項(xiàng)目存檔資料是項(xiàng)目后評價(jià)開展的基礎(chǔ)。項(xiàng)目存檔資料反映了項(xiàng)目運(yùn)作全過程，反映項(xiàng)目的管理狀況，是項(xiàng)目決策、實(shí)施過程的重要成果，也是追溯項(xiàng)目決策、建設(shè)過程的重要依據(jù)。

后評價(jià)的開展要求存檔資料齊全、完整，才能全面、真實(shí)的反映項(xiàng)目建設(shè)全過程?？梢哉f能否做好項(xiàng)目后評價(jià)與項(xiàng)目存檔資料管理有著直接關(guān)系。

二、項(xiàng)目資料管理現(xiàn)狀及存在的問題

現(xiàn)行項(xiàng)目管理主要采用職能式的項(xiàng)目組織管理方式，與此對應(yīng)的項(xiàng)目檔案管理方式為“建管分離模式”。這種模式下，項(xiàng)目的不同建設(shè)階段由不同的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只負(fù)責(zé)項(xiàng)目的某一階段或某一部分。因此每個階段產(chǎn)生資料的主體不同，資料歸檔的主體也不統(tǒng)一。這種管理方式造成項(xiàng)目資料產(chǎn)生主體多、源頭多、歸檔要求不一致等特點(diǎn)。（表1）

基于上述檔案管理模式，項(xiàng)目資料管理存在以下問題：

（一）未建立以項(xiàng)目為單位的全流程項(xiàng)目資料組檔、歸檔制度。

項(xiàng)目資料歸檔未實(shí)行以項(xiàng)目為單位，而是以承包、服務(wù)企業(yè)為單位，或者以分部工程為單位進(jìn)行資料收集。究其原因主要為：一是公司未制定發(fā)布以項(xiàng)目為單位的全流程項(xiàng)目資料組檔、歸檔制度。相關(guān)制度規(guī)定：“項(xiàng)目建設(shè)單位各部門或參建單位，應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前按階段或單項(xiàng)，將經(jīng)過整理的項(xiàng)目文件，提交項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理部門歸檔”。二是在實(shí)踐過程中各項(xiàng)資料的產(chǎn)生或管理部門為了便于操作及減少后期整理工作量，在存檔上沒有以項(xiàng)目為單位進(jìn)行資料存檔。

（二）各參與方重視程度不足，未實(shí)際落實(shí)責(zé)任。

缺乏有效的檔案管理組織，檔案管理工作不到位，從而影響了整體的進(jìn)步與發(fā)展。工程項(xiàng)目施工點(diǎn)多、持續(xù)時(shí)間長、流動性大，這些特點(diǎn)在很大程度上給工程項(xiàng)目檔案管理工作增添了不少難題，而且在實(shí)際工程項(xiàng)目檔案管理工作中，還缺乏有效的檔案管理組織，這就導(dǎo)致檔案管理工作缺乏組織性、規(guī)范性，并且無論是領(lǐng)導(dǎo)者還是從事這項(xiàng)工作的工作人員，都對工程項(xiàng)目檔案管理工作有所忽視，檔案管理意識不強(qiáng)。

（三）工作人員能力欠缺、經(jīng)驗(yàn)不足

一般企業(yè)中工程項(xiàng)目檔案管理人員多數(shù)情況下不懂工程，也不具有檔案管理的相關(guān)資質(zhì)及經(jīng)驗(yàn)，在收取資料、整理資料中無判別資料是否完整，對施工表格記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確更是難以判定【2】。因此在工程項(xiàng)目檔案管理工作中，工作人員能力不夠、素質(zhì)不高、責(zé)任意識不強(qiáng)，將會直接影響到工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

三、如何加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理

（一）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

在補(bǔ)充專業(yè)人才的同時(shí)定期開展項(xiàng)目檔案管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容不限于檔案管理內(nèi)容還應(yīng)包括項(xiàng)目全過程管理的相關(guān)內(nèi)容，培訓(xùn)對象包括檔案管理專門人員及資料產(chǎn)生主體單位，通過組織培訓(xùn)知識講座或是交流研討、對標(biāo)提升等方式，更好的提高檔案管理水平。

（二）建立完善的項(xiàng)目全流程資料組卷、歸檔制度

項(xiàng)目全流程資料組卷、歸檔是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的工作，因此需要建立完善的項(xiàng)目全流程資料組卷、歸檔制度。首先應(yīng)在現(xiàn)行項(xiàng)目管理模式下明確項(xiàng)目資料歸檔管理的責(zé)任主體，確認(rèn)項(xiàng)目建設(shè)單位收集整理項(xiàng)目資料、歸檔責(zé)任;健全、細(xì)化咨詢單位、建設(shè)單位的檔案歸檔主體責(zé)任;明確檔案管理專門人員的主體責(zé)任，做到檔案資料應(yīng)收盡收。其次建立項(xiàng)目資料跟蹤管理機(jī)制，增加過程監(jiān)督和控制，由檔案管理專門人員按照項(xiàng)目進(jìn)度督促相關(guān)部門及時(shí)歸檔;在各類委托合同、施工合同中增加檔案歸檔責(zé)任義務(wù)及違約責(zé)任條款。最后按照明確的歸檔范圍、歸檔時(shí)間進(jìn)行資料歸檔驗(yàn)收和考核管理，制定相應(yīng)的考核細(xì)則，定期考核獎罰。

（三）提升項(xiàng)目檔案管理信息化水平

現(xiàn)行使用的檔案管理系統(tǒng)僅是檔案資料的存儲器，未真正實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫的目的。在規(guī)范項(xiàng)目檔案管理程序的同時(shí)應(yīng)提升檔案管理信息化水平，增加項(xiàng)目資料歸檔內(nèi)容指引、資料檢索標(biāo)識管理等功能，設(shè)立不同階段歸檔窗口，由企業(yè)內(nèi)部職能部門、企業(yè)外部咨詢機(jī)構(gòu)以及各承包商共同維護(hù)，最終形成一整套基于項(xiàng)目全過程管理完整的項(xiàng)目檔案。

四、結(jié)論

項(xiàng)目后評價(jià)作為舶來品，仍屬于新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，但對于項(xiàng)目管理提升具有重要作用，而項(xiàng)目檔案管理對于項(xiàng)目后評價(jià)的開展在起到基礎(chǔ)性作用的同時(shí)，項(xiàng)目后評價(jià)也會對項(xiàng)目檔案管理水平提出更高的要求。

參考文獻(xiàn)

[1]（國家發(fā)改委《中央政府投資后評價(jià)管理辦法》）

[2]田博匯.淺析天然氣管道工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中的問題與對策[J].《重要企業(yè)管理與科技》.2019（04）34：35