王巍

檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護企業(yè)的經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。近年來，本公司檔案室利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟效益達(dá)2億元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

一、科學(xué)管理方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

1.企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理。企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是指企業(yè)制訂、修訂、實施自身的或貫徹執(zhí)行上級檔案行政管理機關(guān)、行業(yè)（專業(yè)）主管部門頒布的有關(guān)檔案工作的管理原則、方法等方面的統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范。企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容主要包括檔案工作技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)三個方面。企業(yè)可在國家、行業(yè)有關(guān)檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，加強企業(yè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化工作。企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容主要包括如下。檔案收集、整理、分類、鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)制定檔案的收集、整理、分類、鑒定工作等標(biāo)準(zhǔn)，可以正確確定檔案的收集范圍、接收質(zhì)量、保管期限、案卷質(zhì)量及檔案銷毀等。①檔案著錄和目錄組織標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)制定檔案著錄和目錄組織標(biāo)準(zhǔn)可以保證相關(guān)部門檔案著錄的質(zhì)量和目錄組織的標(biāo)準(zhǔn)化，建立較為完整的檔案檢索體系，有利于檔案的檢索和利用，充分實現(xiàn)檔案信息資源的共享。②檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)可制定有關(guān)計算機磁性載體交換格式標(biāo)準(zhǔn)、聲像檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、光盤信息組織結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)等，為企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化服務(wù)。③檔案制成材料標(biāo)準(zhǔn)。檔案制成材料是檔案存在的基礎(chǔ)，為最大限度地延長檔案的壽命，而制定選用的紙張、墨水、膠片、色帶、磁性載體等各種檔案制成材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。④檔案庫房建筑、裝具、設(shè)施設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)。檔案庫房、裝具、設(shè)施設(shè)備是檔案工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，制定這類標(biāo)準(zhǔn)，可為檔案的安全、科學(xué)、長期保管提供基礎(chǔ)。

2.企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理。企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理是國家各級檔案行政管理部門根據(jù)國家對企業(yè)檔案工作的有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及檔案工作的現(xiàn)狀和發(fā)展計劃，根據(jù)企業(yè)對檔案工作發(fā)展的需要制訂出的企業(yè)檔案工作等級標(biāo)準(zhǔn)，并按照規(guī)定的辦法、程序進(jìn)行考評、認(rèn)定等級的一種管理方式和手段。企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理分“國家一級”、“國家二級”和“省級”三個等級。企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國家級標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容執(zhí)行國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理考核標(biāo)準(zhǔn)》，省級標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（江蘇）省檔案局發(fā)布的《江蘇省檔案工作等級評定試行標(biāo)準(zhǔn)》。

2005年11月，本公司綜合檔案室順利通過江蘇省檔案局檔案工作“特一級”認(rèn)定。2010年12月和2015年12月，本公司綜合檔案室順利通過“江蘇省檔案工作五星級標(biāo)準(zhǔn)”（特一級）復(fù)查驗收。每次認(rèn)定、驗收我都認(rèn)真做好準(zhǔn)備工作，對照江蘇省檔案工作等級評定試行標(biāo)準(zhǔn)，按照自己科技檔案主管的工作職責(zé)，逐條落實，加班加點工作，為檔案室檔案工作“特一級”認(rèn)定驗收做出了突出貢獻(xiàn)。江蘇省檔案局頒發(fā)《江蘇省檔案工作等級評定榮譽證書》以表彰本人在“特一級”評定中做出的突出貢獻(xiàn)。

3.企業(yè)檔案工作全面質(zhì)量管理。企業(yè)檔案工作全面質(zhì)量管理是指通過對影響企業(yè)檔案工作質(zhì)量的各項工作進(jìn)行有效的組織和控制，建立和健全檔案工作責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，形成一整套檢驗和落實檔案工作的質(zhì)量體系，促進(jìn)檔案工作管理水平和效益全面提高的過程。企業(yè)檔案工作全面質(zhì)量管理的內(nèi)容包括如下。①制訂檔案工作全面質(zhì)量管理的責(zé)任制檔案管理是一個系統(tǒng)工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級領(lǐng)導(dǎo)都具有強烈的檔案意識。公司還將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟責(zé)任制，對完成情況進(jìn)行考核，有效增強了各級領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。高標(biāo)準(zhǔn)地抓好案卷質(zhì)量，突出在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化上做文章。我們重視檔案的整理、分類、組卷、編目和裝訂，對案卷中極個別不耐久的字跡材料及不利于永久保存的制成材料，及時進(jìn)行補救，保證了案卷的質(zhì)量。做好檔案的保管與保護工作，堅持檔案的日常管理，定期檢查庫房，做好“八防”工作，每天測定登記庫房溫濕度，及時安放防潮劑、殺蟲劑，保障了檔案的安全，杜絕了失泄密事件的發(fā)生。認(rèn)真做好到期檔案的鑒定與銷毀工作，對無保存價值的檔案，由檔案室列出清單，登記造冊、經(jīng)檔案鑒定小組鑒定簽字后，按規(guī)定進(jìn)行監(jiān)督銷毀。認(rèn)真做好檔案工作的檢查和總結(jié)，定期接受上級主管機關(guān)的檔案檢查。②形成一整套正確、完整、統(tǒng)一的檔案工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在制定規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)，提出相應(yīng)的責(zé)任要求。企業(yè)檔案管理制度應(yīng)依據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況制定。如文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度等。③建設(shè)一支高素質(zhì)、有技術(shù)的檔案工作隊伍。企業(yè)要通過加強檔案人員的學(xué)校專業(yè)教育、自學(xué)、在職教育、檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)技能培訓(xùn)、經(jīng)驗交流、建立檔案業(yè)務(wù)考核制度等，來普遍提高檔案專兼職人員的業(yè)務(wù)水平。④檔案工作的定量管理方法就是應(yīng)用統(tǒng)計學(xué)的原理和方法，對檔案工作進(jìn)行定量化分析研究，確定定量指標(biāo)及指標(biāo)之間的關(guān)系，發(fā)現(xiàn)和預(yù)測檔案工作發(fā)展規(guī)律的一項專業(yè)性活動。

二、現(xiàn)代化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

1.檔案保管環(huán)境控制技術(shù)。檔案保管環(huán)境控制技術(shù)主要包括檔案保管環(huán)境溫濕度控制技術(shù)和安全防范控制技術(shù)兩個方面。①檔案保管環(huán)境溫濕度控制技術(shù)。一般的檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫、磁盤及光盤庫等）溫度應(yīng)控制在14-24℃，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過2℃;相對濕度控制在45-60%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過5%。控制檔案保管環(huán)境的溫度和濕度的方法主要有：增溫、降溫;增濕、降濕;密閉、通風(fēng)等。如使用空調(diào)設(shè)備、加濕機、水表面自然蒸發(fā)加濕、去濕機等方法。②檔案保管環(huán)境安全防范控制技術(shù)。在檔案的保管過程中，對檔案安全構(gòu)成危害的主要是蟲霉、水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊等自然和人為因素。檔案保管環(huán)境的蟲霉主要指各種霉菌、蛀蟲和老鼠等，為防治檔案霉菌、蟲害的發(fā)生，要做好庫房內(nèi)溫濕度控制，抑制檔案蟲霉發(fā)生，如公司檔案室采取在檔案庫房內(nèi)柜架中放些防蟲藥劑，如樟腦精等，以防有害昆蟲的滋生。一定要堅持以防為主，杜絕一切發(fā)生失火、失竊的可能性，確保檔案的安全。公司檔案室配置了自動報警滅火設(shè)備以及滅火器箱等消防設(shè)施，在醒目位置標(biāo)貼防火警示牌，安裝防盜門窗等設(shè)施。

2.檔案復(fù)制技術(shù)。企業(yè)檔案復(fù)制技術(shù)主要包括靜電復(fù)印技術(shù)、縮微攝影技術(shù)和光盤（特殊載體包括光盤、磁盤、錄音帶、錄像帶等）技術(shù)等。①靜電復(fù)印技術(shù)。靜電復(fù)印技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，如在日常的檔案提供利用中，盡量使用復(fù)制件，以保護檔案原件。②檔案縮微攝影技術(shù)。檔案縮微攝影技術(shù)是使用專門的縮微攝影機，將比較大的檔案原件的影像縮小后投影在縮微膠片上的一種檔案復(fù)制技術(shù)。用這種攝影方式取得的膠片稱作“縮微膠片”或“縮微品”。 ③光盤技術(shù)。光盤技術(shù)主要應(yīng)用于企業(yè)檔案管理以下三個方面。a.全文存儲與自動化檢索。由于光盤信息存儲量巨大，檢索快捷、方便，使檔案原件的全文存儲變?yōu)楝F(xiàn)實，也為企業(yè)檔案信息資源的共享提供了便利的條件。b.恢復(fù)檔案原貌。企業(yè)檔案原件制作成光盤保存，能使檔案原貌得以再現(xiàn)。能夠有效保護檔案原件，使檔案利用不受限制。c.建立檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)可以根據(jù)光盤存儲量大的特點，形成多種檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作創(chuàng)造便利的條件。

3.檔案管理計算機應(yīng)用技術(shù)。檔案管理計算機應(yīng)用技術(shù)主要包括檔案計算機管理前處理技術(shù)、檔案微機應(yīng)用技術(shù)、局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、因特網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)。①檔案管理計算機技術(shù)的應(yīng)用途徑。a.利用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案的歸檔、整理、編目。按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲在計算機磁盤、光盤中，充分利用計算機一次輸入、多次輸出的功能，進(jìn)行檔案的整理、編目等，節(jié)約手工勞動，提高效率。b.利用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案檢索。充分發(fā)揮計算機強大的數(shù)據(jù)處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務(wù)，及時滿足利用者的需求。c.聯(lián)機檢索檔案。利用計算機網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不同單位、地域之間檔案的聯(lián)機檢索，實現(xiàn)檔案信息資源共享。②檔案計算機管理前處理技術(shù)。檔案計算機管理前處理技術(shù)，從計算機管理系統(tǒng)的角度來講，就稱為檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作;從檔案工作的角度來講，就是檔案的著錄標(biāo)引。③檔案管理微機應(yīng)用技術(shù)。檔案管理微機應(yīng)用技術(shù)是包括收集、存貯、加工、傳遞、輸出檔案信息各環(huán)節(jié)在內(nèi)的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。企業(yè)檔案管理微型計算機技術(shù)的內(nèi)容主要包括檔案數(shù)據(jù)庫的建立和應(yīng)用軟件開發(fā)兩方面的技術(shù)。④企業(yè)檔案管理計算機局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。計算機局域網(wǎng)絡(luò)是以相互共享的資源（硬件、軟件和數(shù)據(jù)等）方式聯(lián)接起來的、各自具備獨立功能且在一個較小范圍內(nèi)使用的計算機系統(tǒng)的集合。在企業(yè)檔案管理中采用計算機局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把紙質(zhì)、照片、聲像檔案轉(zhuǎn)化成為計算機能夠識別的數(shù)字信息，連同電子文件一并存入計算機網(wǎng)絡(luò)，建立具有高效管理和開發(fā)利用檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源存儲與開發(fā)的計算機化。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，復(fù)雜的歸檔和整理程序?qū)玫胶喕?，如業(yè)務(wù)部門現(xiàn)行文件的歸檔也可以通過檔案管理軟件的收集整編庫歸入檔案管理系統(tǒng)。⑤檔案管理計算機系統(tǒng)的安全管理問題。計算機軟硬件因素，包括計算機軟硬件配置、運行維護、通訊線路、設(shè)計連接等。檔案管理計算機應(yīng)用軟件因素，包括安全控制措施、系統(tǒng)分析設(shè)計、使用說明書等。人為因素，包括非法入侵破壞、操作失誤等。環(huán)境自然因素，包括輔助設(shè)備、電器設(shè)備、自然災(zāi)害等因素對機房、設(shè)施設(shè)備、存儲介質(zhì)、通訊線路的危害。

（作者單位：國家能源集團江蘇公司徐州發(fā)電有限公司檔案室）