摘要：大數(shù)據、信息技術的發(fā)展對行政事業(yè)單位的內部控制提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，既要優(yōu)化內部控制流程，降低財務風險，又要使得行政事業(yè)單位內部控制信息化、規(guī)范化、業(yè)務活動的執(zhí)行更加的透明和高效化。目前大多數(shù)行政事業(yè)單位本身的OA系統(tǒng)不足以應對復雜的信息化環(huán)境，不能合理保證國有資產的合理有效使用，以及單位內外部信息的完整準確對接，在一定程度上阻礙了行政事業(yè)單位的發(fā)展。本文主要從行政事業(yè)單位內控信息化的業(yè)務層面以及單位層面的執(zhí)行層面對內控信息化的的構建進行進一步思考分析。

關鍵詞：內部控制;信息化;行政事業(yè)單位

著名的歷史學家湯因比曾說：“一個國家乃至一個民族，其衰亡是從內部開始，外部力量不過是其衰亡之前的最后一擊?！睘榱吮Ｕ闲姓聵I(yè)單位內控規(guī)范高效執(zhí)行，國家主席習總書記于2013年針對國家行政事業(yè)單位的內部運行做了重要講話，反腐倡廉，加強對權力的監(jiān)督和制約。但是行政單位的內控仍存在很多漏洞、無法全面防范內控風險，行政事業(yè)單位做好內控不僅僅是國家治理需要，也是單位治理、財政監(jiān)督的需要。于是構建能夠實現(xiàn)數(shù)據互聯(lián)互通的信息化平臺，解決與各政府職能部門信息平臺互聯(lián)互通和數(shù)據共享的問題成為關鍵。

一、行政事業(yè)單位內控信息化的構建

行政事業(yè)單位的內控信息化的構建主要分為兩大層面：一是業(yè)務層面，主要包括合同控制、預算控制、收支控制、采購控制、資產控制、基建控制。二是單位層面，主要包括控制環(huán)境（制度、流程、崗位、信息化），主要基于風險評估、信息與溝通、評價與監(jiān)督。

《內控規(guī)范》提出行政事業(yè)單位應當根據本規(guī)范建立適合本單位實際情況的內部控制體系，包括各類經濟業(yè)務活動，風險大小以及應對策略，優(yōu)化流程管控設計的合理性，最后將信息化落地。

（一）基于業(yè)務層面內控信息化的構建

1.合同控制

合同管理是行政事業(yè)單位內控最容易疏忽和薄弱的環(huán)節(jié)之一，任何業(yè)務活動的順利完成均離不開合同的簽訂，明確合同雙方的權利義務，違約后果，并對合同文件進行歸口管理妥善保管，對活動過程實施必要的監(jiān)督管理，根據進度執(zhí)行履約義務等。項目的立項、資產購買或建立、實現(xiàn)網上報銷支付等活動均需要合同管理控制信息化平臺提供詳細的審批管控，行政事業(yè)單位首先在自己的OA系統(tǒng)平臺填寫項目審批，在合同管理信息化平臺對合同進行登記、歸檔、如果中間有突發(fā)情況還要有合同變更、項目順利完成需要進行合同結算。此外，在活動進行過程中，要判斷合同否有法律糾紛，違約風險，進行風險預警。行政事業(yè)單位發(fā)生的采購活動，單位內部采購一體化平臺需要進行合同卡片登記。

2.預算控制

預算管理做的好不好決定了行政事業(yè)單位各項業(yè)務活動能否順利進行，體現(xiàn)了單位整體的管理水平效果。預算管理信息化主要是根據項目庫、預算編制、預算績效管理、決算報表四方面來實現(xiàn)財政管理一體化的目標，首先根據行政事業(yè)單位輕重緩急、實際發(fā)展情況選出重要的項目進行申報，主要考慮還有哪些項目需要的構建、已經建成的項目、準備的構建的項目、正在的構建的項目等，針對該項目編制預算文件，明確預算歸口管理，建立數(shù)據為支撐的預算編報體系，例如：基礎的業(yè)務資料直接年末信息結轉加上變動金額，預算信息化系統(tǒng)直接根據基礎信息生成相關服務費用和支出成本的信息。預算績效管理主要是考評項目實施計劃以及執(zhí)行情況，主要是對內部預算指標的大小、開支額度進行考評。決算報表按照業(yè)務工作計劃對預算資金進行分解，完成單位內部職責劃分，進行審核匯總。

3.收支控制

收支管理控制對于及時管控資金流向、資金流量以及資金的運作流程，實現(xiàn)行政事業(yè)單位整體效益最大化具有重要意義。行政事業(yè)單位收支管理中收入主要是政府撥款，少部分是資產租賃。支出主要是進行項目的構建、員工薪酬福利等。收支管理主要是為了對收入進行歸口管理、嚴禁設立賬外賬收繳分離、票款一致。基于內控信息化平臺的的構建，通過電子影像（主要是票據、掃描的電子資料、憑證單等），對經濟活動的軌跡進行審批記錄。通過國家稅務系統(tǒng)進行票據驗真，審核通過后才可以進入網上報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)所有經費報銷單據的電子化、記賬操作，崗位相分離，通過綜合收費系統(tǒng)網絡服務平臺接通單位內部收支管理平臺（該服務平臺就好比一個資金中轉庫，報銷單據和會計要素緊密關聯(lián)，實現(xiàn)自動生成會計憑證），進行收支款項的審批、錄入，報銷與財務核算業(yè)務相銜接，對收支活動進行定期的分析與監(jiān)控，及時調整預算偏差。

4.采購控制

行政事業(yè)單位的采購主要是政府采購，標準化的政府采購控制更有利于建立健全政府采購預算與計劃管理、活動管理、驗收管理，妥善保管政府采購資料。基于采購內控信息化系統(tǒng)的構建，實現(xiàn)采購預算先行，項目管理資料作為證明文件，經過單位內部OA系統(tǒng)審批后，進入信息化平臺填制采購資金管理、采購計劃等信息，加強采購內部審核，行政事業(yè)單位的采購控制流程收到內部采購部門的預算指標的限制，所采購的物品均需要經過項目管理的審批通過方可采購。規(guī)定組織政府機構采購平臺，保證采購信息包括金額、數(shù)量一致完整并執(zhí)行驗收活動，例如重慶市政府采購一體化業(yè)務系統(tǒng)，強制單位采購物品均須在該系統(tǒng)填寫。形成預算-計劃-采購-統(tǒng)計的流程，化整為零，采購環(huán)節(jié)全過程協(xié)同、透明。

5.資產控制

資產管理顧名思義就是對資產的使用是否有效、資產是否完整安全進行檢查控制的過程。單位內部OA系統(tǒng)與信息化平臺銜接，資產管理信息化流程主要包括六大塊：資產配置管理（申請使用的文件批準后進行資產分配調撥，安排單位內部人員定期管理使用情況，并進行紀錄分析）。資產入庫后要填寫相關的卡片并將數(shù)據進行交換核對，確認信息無誤。資產日常的維護包括報廢、毀損折舊均需要記錄管理，確保資產的計價和分攤準確性。資產使用管理，資產清查管理和資產的處置管理是行政事業(yè)單位最難解決的板塊，因為一旦涉及到資產丟失報廢，均需要進行文件資料填寫，說明丟失毀損的具體情況，而且需要統(tǒng)計分析該數(shù)據是否異常，如果資產報廢處置異常，或者資產丟失，均需出示相關證明資料，并判斷是否有貪污舞弊的嫌疑。如果內部人員變動調撥，組織人事薪酬管理相關人員信息進行錄入，所有執(zhí)行流程的人員要職責分離，資產的領用核算到部門或者崗位，定期盤點，對資產實施歸口管理，保證賬實相符。

6.基建控制

基建管理主要是考察行政事業(yè)單位的的構建項目資金使用情況、相關審批流程是否完善，確保項目的可行性研究，項目的預算、項目實施的審批流程以及項目實施落地結算等崗位相分離。預算管理在確定項目實施之前，項目投資的最高金額就是預算的限額。項目實施前需要形成實施合同條款，主要確保相關支持性文件的保管收集，項目的招投標以及資源的開發(fā)使用。項目完成后需要對整個項目完工效果以及資金使用情況進行審核檢查，例如預算與實際支出是否一致，項目是否按照規(guī)定的時間及時辦理竣工決算，超出規(guī)定時間未辦理決算的是否根據規(guī)定及時對項目投資價值暫估入賬。一般采用定性分析或者定量分析，通過項目績效評價反饋完善項目管理體系?；椖績瓤匦畔⒒⒘藝栏竦恼型稑丝刂茩C制，減少資金占用、挪用、套取項目資金的情形，及時了解項目完工進度，減少投資失控的風險，一步一步推進項目落地。

（二）基于單位層面內控信息化的構建

《內控規(guī)范》中明確提出行政事業(yè)單位應當充分運用現(xiàn)代科學技術手段加強內部控制，實現(xiàn)經濟業(yè)務活動與賬務處理流程相結合，減少或消除人為操縱因素，保護資產完整、信息安全。保證單位層面內控信息化的構建有效果還需要注意四個方面：

《規(guī)范》落地，責任明確;提高行政單位人員對內控重要性的認識，提高內控專業(yè)知識，完善內控制度并進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)自動化信息化管理。建立完善單位內部控制機制，根據崗位職責劃分職責權限，不定期審查單位內部管理制度和機制的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并改進，將責任落實到個人，自動追責。

流程梳理、風險評估;在執(zhí)行各項流程上主要注重四項原則，即重要性、全面性、制衡性、適應性，打破流程孤立的僵局，實現(xiàn)行政事業(yè)單位目前正在運行的OA系統(tǒng)、政府采購系統(tǒng)、信息化的構建系統(tǒng)等實現(xiàn)高效銜接融通。內控信息化系統(tǒng)的構建對于單位業(yè)務活動進行風險評估，檢查內控漏洞，內部監(jiān)督應當與內控建立和實施保持相對獨立。

定期測試并優(yōu)化內控流程;嚴格按照規(guī)定落實，內控實施不能流于形式，既要關注財務方面的流程，也要關注業(yè)務活動和業(yè)務流程控制。將單位現(xiàn)有的制度和風險清單對比，查找內控缺陷，對于發(fā)現(xiàn)的重大缺陷及時向有關部門報告，及時制定內控缺陷整改方案。

信息公開、及時反饋;單位內部業(yè)務活動信息化公開透明，提高內部人員的積極主動性，集合單位的實際情況，確定信息內部公開的內容范圍、方式，反饋及時，公開是原則，不公開是例外。比如：對于人民群眾關注的事項進行公開，確保信息公開渠道透明順暢，信息的準確性以及內容的審核。

二、行政事業(yè)單位內控信息化的應用效果

（一）實現(xiàn)業(yè)務賬務處理一體化

單位業(yè)務層面的各項活動均實現(xiàn)了在各職能部門業(yè)務單位之間的信息集成與共享，系統(tǒng)自動進行收支賬務處理，實現(xiàn)財務實時監(jiān)管，隨時查看及時了解資金去向。利用內控信息系統(tǒng)的數(shù)據，實現(xiàn)事業(yè)單位各項業(yè)務的預算績效管理、績效分析，助推事業(yè)單位內部治理體系和治理能力現(xiàn)代化，使得行政事業(yè)單位組織結構扁平化、透明化、高效運作。

（二）實現(xiàn)授權監(jiān)督機制可控化

通過信息化系統(tǒng)平臺，可以清楚劃分各崗位業(yè)務職責以及權限范圍，減少非正常程序審批活動，保障內部控制體系的有效落實。有助于及時了解單位的整體運行情況，發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據進行風控預警，提前處理和解決問題，降低單位運行的風險。內部系統(tǒng)透明化運作，有關監(jiān)察部門隨時可以通過該平臺進行審查，增強對風險的把控能力。

（三）實現(xiàn)內外信息溝通順暢化

信息化平臺的建設形成了高效的信息收集渠道，有助于實現(xiàn)行政事業(yè)單位內部各個部門之間有效的溝通與交流，加強單位與政府以及外部公眾的聯(lián)系，實現(xiàn)全局上下統(tǒng)一管理、全盤部署內部戰(zhàn)略規(guī)劃與實施，既提升了內控管理效率和質量，也促進了部門人員的風控意識和主動性，從而提高單位內控管理工作水平。

三、結論及思考

內控信息化平臺的構建使得經濟業(yè)務審批及時高效，工作崗位與信息系統(tǒng)操作員角色相結合，降低舞弊風險、制衡有效、職責分明。內部授權審批與信息系統(tǒng)工作流程相結合，業(yè)務管理流程與信息系統(tǒng)模塊相結合，保證了資產的安全有效使用，減少工作效率低、任務處理不及時的風險。行政事業(yè)單位內控信息化的的構建主要依附于業(yè)務層面流程設計以及信息化系統(tǒng)、單位層面的組織架構以及職權分配、執(zhí)行效果以及反饋優(yōu)化，整體成效還是要結合單位的實際情況。

當然無論內控信息化流程設計的多么完美，隨著單位的發(fā)展，時代的進步，內外部環(huán)境的變化，都需要再一次評價原有系統(tǒng)的不足，不斷進行優(yōu)化，即計劃—執(zhí)行—檢查—處理整個閉環(huán)，不斷積累完善，進一步提升行政事業(yè)單位管控效能。

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作者簡介：王文靜（1996-），女，漢族，河南省開封市，學士學位，重慶理工大學，研究生，非全日制MPAcc。