郭東水

摘 要：社保檔案在社保管理工作中具有重要的基礎(chǔ)地位和憑證作用。隨著經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展，我國(guó)步入信息化時(shí)代，社保檔案數(shù)量大、種類(lèi)多，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理逐漸轉(zhuǎn)為電子管理，成為社保檔案管理的必然趨向。本文在對(duì)社保檔案信息化管理分析的基礎(chǔ)上，提出了健全社保檔案信息化管理法規(guī)制度、提高社保檔案數(shù)據(jù)信息安全程度、加大專(zhuān)業(yè)人員培訓(xùn)力度等推進(jìn)社保檔案信息化建設(shè)的思路和策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;社保檔案;信息化

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作人員在辦理參保登記、基金征繳、關(guān)系轉(zhuǎn)移、待遇支付等社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的具有保存和利用價(jià)值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等，這些不同載體的歷史記錄，也就是我們平常所說(shuō)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，簡(jiǎn)稱(chēng)“社保檔案”。社保檔案是單位和個(gè)人參保繳費(fèi)的歷史見(jiàn)證，也是社保關(guān)系轉(zhuǎn)移和享受社保待遇的基本依據(jù)，在“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”社保管理過(guò)程中具有重要的基礎(chǔ)地位和憑證作用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，以前的社保檔案主要采用紙質(zhì)管理模式，現(xiàn)在正逐漸向信息化管理模式轉(zhuǎn)變。本文擬對(duì)大數(shù)據(jù)下社保檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)進(jìn)行多維度分析并提出推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的思路和策略。

一、社保檔案管理目前的狀態(tài)

1.社保檔案數(shù)量大、種類(lèi)多

由于我國(guó)人口基數(shù)大，隨著全民參保計(jì)劃的實(shí)施和推進(jìn)，我國(guó)參保人員隊(duì)伍不斷發(fā)展壯大，社保檔案的數(shù)量也因此日益增加。在我國(guó)，不僅社保檔案的數(shù)量大，而且社保檔案的類(lèi)別也非常復(fù)雜和繁多，從大的方面說(shuō)，社保檔案可區(qū)分為社會(huì)保險(xiǎn)管理類(lèi)、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳類(lèi)、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類(lèi)、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類(lèi)、失業(yè)保險(xiǎn)待遇類(lèi)、工傷保險(xiǎn)待遇類(lèi)、社會(huì)保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類(lèi)等等。而每一大類(lèi)又可細(xì)分為一系列小類(lèi)，如社會(huì)保險(xiǎn)管理類(lèi)可分為參保單位登記、參保人員登記、個(gè)人賬戶管理、社會(huì)保險(xiǎn)卡管理等;社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳類(lèi)又分為征繳核定、基金征繳明細(xì)匯總表、保險(xiǎn)費(fèi)催繳、繳費(fèi)證明等等。社保檔案數(shù)量大、種類(lèi)多，必然要求有足夠的存儲(chǔ)空間，以確保檔案的安全保管。但很多地方的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公用房緊張，很難籌措出專(zhuān)門(mén)用于保存社保檔案的庫(kù)房。即使申請(qǐng)到了庫(kù)房，也往往因?yàn)閹?kù)房面積小，不能滿足長(zhǎng)期集中保管檔案的需要。

2.檔案信息和利用需求相互獨(dú)立

保管檔案的最終目的是利用檔案，以豐富多彩的檔案信息滿足單位和個(gè)人的工作、生活需要。在現(xiàn)實(shí)生活中，人們多層次、多樣化的利用需求和社保檔案的信息未能完全貼合，二者經(jīng)常是相互脫離、相互分散、相互獨(dú)立。眾多的社保檔案主要以紙質(zhì)形式存放在各級(jí)不同的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)里，有的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案室已經(jīng)達(dá)標(biāo)，還有的尚未真正達(dá)標(biāo)。碎片化的管理、受時(shí)空限制的管理，造成了人們利用檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)不能及時(shí)、不能迅速、不能全面獲得所需要的檔案信息，因而降低了社保檔案在開(kāi)放利用中的效率性。

3.公眾對(duì)社保檔案的關(guān)注度不高

從社保本體的角度來(lái)看，公眾對(duì)社保檔案的認(rèn)識(shí)和關(guān)注并不高。雖然社會(huì)保險(xiǎn)與每一個(gè)人的生、老、病、死息息相關(guān)，大家對(duì)社保比較關(guān)心也就不難理解了。但對(duì)社保管理的基石——社保檔案，人們卻覺(jué)得離自己很遠(yuǎn)，大多數(shù)人對(duì)此漠不關(guān)心，甚至各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到社保檔案管理工作的重要性，他們往往把工作的重點(diǎn)放在了社保擴(kuò)面征繳上，放在了社保待遇能否按時(shí)足額發(fā)放上。只有包括檔案管理人員、有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的社會(huì)上少部分人群，才對(duì)社保檔案的歸集、保管、利用服務(wù)、過(guò)期銷(xiāo)毀等比較關(guān)心。在這種現(xiàn)實(shí)情況下，社保檔案管理因?yàn)槿鄙偕鐣?huì)壓力而難以在短時(shí)間內(nèi)取得良好的發(fā)展前景。

二、社保檔案信息化管理的分析

一方面在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的社保檔案管理模式也就是紙質(zhì)檔案模式出現(xiàn)了很多缺點(diǎn)，如查找、保管、利用等等都不方便，而檔案信息化管理則展現(xiàn)出多方面的優(yōu)點(diǎn)。另一方面由于我國(guó)社保檔案信息化管理還沒(méi)有真正發(fā)展起來(lái)，依舊屬于起始階段，因此解決暴露的問(wèn)題和提高管理效率是現(xiàn)在最主要的事情。筆者認(rèn)為，有必要對(duì)社保檔案信息化的管理進(jìn)行全方位、多維度的思考和分析。

1.優(yōu)點(diǎn)分析

第一，提高社保檔案管理的高效性。實(shí)行信息化管理可以把檔案的管理步驟簡(jiǎn)單化，當(dāng)查找檔案、調(diào)配檔案時(shí)有關(guān)人員僅用手操作鼠標(biāo)就能解決，但傳統(tǒng)的紙張檔案若想查找的話，先要辦理登記，找到檔案所在的空間位置，再拿出來(lái)翻閱檔案，最后將檔案放回原處，這樣帶來(lái)的問(wèn)題是不僅浪費(fèi)力氣也浪費(fèi)時(shí)間。所以，和傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)比，人們更樂(lè)意采納信息化管理的方式，這樣不僅促進(jìn)了社保管理基礎(chǔ)的優(yōu)化，節(jié)省了檔案管理成本，也加快了檔案信息對(duì)外開(kāi)放服務(wù)的速度。第二，提高社保檔案管理的彈性和機(jī)動(dòng)性。檔案信息化管理不需用專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房來(lái)存放檔案，而是以電子的形式存放在電腦上（來(lái)代替紙質(zhì)檔案），至于信息化檔案的維護(hù)，只需要定時(shí)、定點(diǎn)對(duì)相關(guān)使用軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行升級(jí)、更新和殺毒，做好這些過(guò)程就可以應(yīng)對(duì)所帶來(lái)的問(wèn)題。但若換成紙質(zhì)檔案的話，就要求相關(guān)工作人員定時(shí)將存放檔案的房間打掃干凈，及時(shí)對(duì)房間進(jìn)行干燥、除臭、消毒，必要時(shí)還要滅鼠等，這樣才能阻止檔案發(fā)潮、發(fā)霉、受損，因此實(shí)施信息化管理確實(shí)能提高社保檔案管理的彈性和機(jī)動(dòng)性。

2.缺點(diǎn)分析

信息化管理是當(dāng)今一種新興的管理方式，它的不足之處便是發(fā)展水平還處在較低的層次上，比如，現(xiàn)實(shí)過(guò)程中不同的單位信息之間尚不能連成整體，每一個(gè)都是單獨(dú)的“信息孤島”，這就造成了不同部門(mén)之間不能充分共享有關(guān)資料的信息。同時(shí)，推進(jìn)社保檔案信息化管理，不能忽略現(xiàn)階段我國(guó)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息管理政策法規(guī)制度的不完善、不健全。另一個(gè)檔案信息化管理的缺點(diǎn)是對(duì)工作人員素質(zhì)的要求太高。紙質(zhì)檔案管理對(duì)比信息化管理要麻煩一些，工作效率要低一些，但傳統(tǒng)模式并沒(méi)有對(duì)工作人員文化知識(shí)、技術(shù)素質(zhì)方面的特別需求。信息化管理因?yàn)樵诠芾磉^(guò)程中使用到數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)和電腦，所以工作人員必須熟練地掌握計(jì)算機(jī)的使用方法，還要對(duì)管理過(guò)程中應(yīng)用的軟件具體了解。社保檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主體，為了實(shí)現(xiàn)在信息時(shí)代下檔案管理規(guī)范、安全的目的，匹配較高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人員就成了首要的目標(biāo)。但是，從目前的狀態(tài)來(lái)看，很多社保檔案管理機(jī)構(gòu)中的人員盡管能夠完成平常的較為基礎(chǔ)、低端的工作，但是對(duì)于專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)掌握得不夠，這直接導(dǎo)致在檔案信息化管理的過(guò)程中降低了工作的有效性，更甚的是有些管理人員不僅素質(zhì)不高，而且又不愿適應(yīng)信息化的工作環(huán)境，這樣就客觀上成為社保檔案信息化建設(shè)的障礙。