陸月兵

摘 要：文章圍繞江蘇有線項目管理系統(tǒng)的建設(shè)，介紹了預(yù)算管理、項目管理、項目檔案管理、資金撥付管理、驗收管理、后評價管理的業(yè)務(wù)模塊，以及系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)創(chuàng)新成果，希望對國內(nèi)同行業(yè)的企業(yè)信息化項目管理系統(tǒng)規(guī)劃及建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：預(yù)算管理，項目管理，企業(yè)信息化

0 引言

項目管理系統(tǒng)以數(shù)據(jù)獲取和資源整合為基礎(chǔ)，以項目成本、進(jìn)度、質(zhì)量三要素與項目全周期管理為核心，以提高管理效率和管理水平為目標(biāo)，面向領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)管理，實現(xiàn)項目投資信息管理的信息化、數(shù)字化、流程化、網(wǎng)絡(luò)化[1]。同時，以公司規(guī)章制度為指導(dǎo)，立足公司實際業(yè)務(wù)需求，圍繞項目預(yù)算、項目啟動、項目執(zhí)行、項目控制、項目驗收等項目全周期進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)，同時將打通各系統(tǒng)之間的信息壁壘，建立企業(yè)ERP管理平臺，實現(xiàn)項目聯(lián)動管理、精細(xì)化管理，從而提升企業(yè)綜合管理水平。

1 系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計

在功能建設(shè)方面，系統(tǒng)以公司現(xiàn)行投資項目管理辦法為依據(jù)，遵循企業(yè)信息化的管理要求，通過梳理、分析、重構(gòu)，構(gòu)建了預(yù)算管理（預(yù)算申報管理、預(yù)算滾動管理）、項目管理（立項管理、項目實施管理、項目動態(tài)管理）、驗收管理、資金撥付管理和數(shù)據(jù)報表管理等功能模塊的線上審批流程和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)邏輯。江蘇有線項目管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖1所示。

由于江蘇有線層級分為省公司、市公司和縣公司，因此系統(tǒng)建設(shè)時要充分考慮到江蘇有線的組織架構(gòu)，需滿足江蘇有線省、市、縣三級管理架構(gòu)。省公司側(cè)重分析管控，地市公司側(cè)重數(shù)據(jù)錄入和業(yè)務(wù)流程。系統(tǒng)設(shè)計時，需按照公司層級，考慮到不同用戶的側(cè)重點，規(guī)范設(shè)計省市縣三級管理模型，根據(jù)項目屬性（省管、市管、縣管）建設(shè)對應(yīng)的管理模式，從而加強系統(tǒng)公司內(nèi)部管控，提升管理效率。江蘇有線權(quán)限管理示意如圖2所示。

江蘇有線項目管理系統(tǒng)的建設(shè)，采用組件化設(shè)計原則，使系統(tǒng)能夠適應(yīng)將來可能出現(xiàn)的新業(yè)務(wù)和可能出現(xiàn)的一些變化，新增業(yè)務(wù)功能時不應(yīng)需要改造原軟件系統(tǒng)，應(yīng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)的參數(shù)驅(qū)動，通過參數(shù)的改變可重新定義業(yè)務(wù)特性，在不影響系統(tǒng)運行的情況下實現(xiàn)新功能新業(yè)務(wù)的增加。

2 系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

2.1 預(yù)算管理

2.1.1 預(yù)算滾動管理

江蘇有線投資預(yù)算按年度統(tǒng)籌規(guī)劃，主要分為四大類：剛性投資、戰(zhàn)略投資、常規(guī)投資、市場投資，每一類投資將分別建立資金池。省公司年初根據(jù)往年投資及收益給各個市縣公司分配資金池額度，各個市縣公司在資金池額度范圍內(nèi)申報預(yù)算。資金池管理功能分為：新增年度資金池、調(diào)整資金池、資金池組成分析、資金池使用情況等功能。資金池實現(xiàn)了對全省預(yù)算資金進(jìn)行專項分類管理，可實時查看資金池的能耗圖，支持省公司實時對全省資金使用的統(tǒng)籌規(guī)劃。

預(yù)算滾動管理功能包括：預(yù)算入賬、預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)[2]。每年未執(zhí)行完成的預(yù)算，通過“預(yù)算入賬”的功能關(guān)閉預(yù)算操作，關(guān)閉后的預(yù)算將限制立項。預(yù)算入賬后，當(dāng)年未使用完的剩余額度將轉(zhuǎn)到下一年度預(yù)算，此時通過預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)功能將這部分金額加入下一年度的資金池。

2.1.2 預(yù)算申報管理

預(yù)算管理是對全省預(yù)算進(jìn)行綜合性管理的功能模板，支持省、市、縣三級操作，包含預(yù)算申報、預(yù)算專業(yè)管理、預(yù)算編號自動生成和預(yù)算變更管理。全省預(yù)算申報由省公司扎口審核生成預(yù)算數(shù)據(jù)。省公司負(fù)責(zé)預(yù)算專業(yè)的后臺維護(hù)，全省使用統(tǒng)一的預(yù)算專業(yè)。

預(yù)算審批通過可根據(jù)需求單位、責(zé)任部門、預(yù)算專業(yè)等信息自動生成預(yù)算編號。審批通過的預(yù)算數(shù)據(jù)支持進(jìn)行預(yù)算變更，預(yù)算變更審批通過后，預(yù)算編號保持不變，預(yù)算信息中展示預(yù)算變更記錄。預(yù)算編號為10位字符串，例如AGC20XJ001，編碼規(guī)則為：

（1）第一位編碼表明建設(shè)單位，例南京分公司編碼為A。

（2）第二、三位編碼表明項目具體實施部門，由2位字母組成。按實施部門或主要責(zé)任部門名稱前兩個漢字的漢語拼音首字母進(jìn)行編號。例如工程部編碼為GC。

（3）第四、五位編碼表明項目立項年份，由2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，取年份的后兩位數(shù)字。例如2009年取09兩位數(shù)字。

（4）第六、七位編碼表明項目專業(yè)類別，由2位大寫英文字母表示項目的專業(yè)類別。

（5）第八、九、十位編碼表明項目序號，由3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。由市公司建設(shè)，但列為省管項目的從901開始編號，占用901～999號段，除此以外的項目從001開始編號，占用001～900號段。

2.2 項目管理

2.2.1 立項管理

立項模塊覆蓋全省項目立項管理，實現(xiàn)市管、縣管項目獨立管理，省管項目統(tǒng)一調(diào)度。立項支持三級審批，根據(jù)項目類型判斷審批流程，縣管項目只需縣公司審批，市管項目需市公司審批，省管項目需省公司審批。項目立項時須關(guān)聯(lián)審批通過的預(yù)算信息，并繼承預(yù)算信息進(jìn)行立項新增操作，立項金額不能超過預(yù)算金額。系統(tǒng)內(nèi)無審批通過的預(yù)算的情況下，特殊或緊急項目支持無預(yù)算立項，無預(yù)算立項審批通過后，同時新增預(yù)算信息和立項信息。

項目立項審批通過后自動生成項目編號，項目編號規(guī)則為預(yù)算編號加三位流水號，例如AGC20XJ001001。無預(yù)算立項的項目需按照既定的編號生成規(guī)則，同時生成預(yù)算編號和項目編號。

2.2.2 項目實施管理

項目立項以后進(jìn)入實施階段，支持按照項目類型的不同，設(shè)置不同實施階段。比如軟課題類項目：現(xiàn)狀調(diào)研、課程研究、成果評審等階段。項目負(fù)責(zé)人可在實施階段初期，在系統(tǒng)中制定實施計劃。實施計劃制定后，系統(tǒng)將會按此計劃開始跟蹤。

實施計劃制定完成，進(jìn)入實施階段后項目負(fù)責(zé)人可按階段進(jìn)行項目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)的跟蹤。同時在實施進(jìn)展階段，根據(jù)之前設(shè)定的計劃時間，系統(tǒng)能夠做到提醒、預(yù)警功能。項目負(fù)責(zé)人能夠通過“查詢實施進(jìn)展”功能鎖定到項目，通過“登記實施進(jìn)度”來實施階段的進(jìn)度情況登錄。

2.2.3 項目動態(tài)管理

在項目開展過程中，系統(tǒng)需要記錄項目所有的狀態(tài)，生成項目動態(tài)圖。所有的調(diào)整、變更、重要的階段的完成，系統(tǒng)都要求能夠進(jìn)行記錄形成項目日志，對項目的所有操作進(jìn)行軌跡跟蹤，讓項目所有的數(shù)據(jù)來源都有跡可循。讓項目負(fù)責(zé)人、各級領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)權(quán)限查看到項目的活動情況。如：在做變更審批時，系統(tǒng)需要將變更的字段提示給審批人，尤其涉及比較敏感的信息（金額、分類、組成、附件等），系統(tǒng)能夠做到明顯提醒。

2.3 項目檔案管理

全省項目申報工作集中到項目管理系統(tǒng)中，可能會導(dǎo)致各類項目文檔數(shù)量多、種類分散，檔案歸類不合理，后期檔案檢索效率低下等問題。因此，提前建立項目檔案管理功能，強化檔案資料的管理能力。

項目檔案管理功能能夠集中管理所有項目文檔，具備收集、整理、存儲等功能，建立標(biāo)準(zhǔn)的項目文檔目錄體系，做到項目過程自動采集立項可行性報告、驗收報告、合同文件、后評價報告等項目檔案，以項目編號為標(biāo)識分類整理，實現(xiàn)了項目檔案的及時更新和快速檢索等功能。

2.4 資金撥付管理

資金撥付是用于在實際項目開展過程中，各分公司項目負(fù)責(zé)人每個月指定時間內(nèi)向省公司申請資金，省公司進(jìn)行批復(fù)和撥付金額的功能。分公司以項目的維度，申請當(dāng)月金額，同時關(guān)聯(lián)項目簽訂合同情況，系統(tǒng)將記錄歷史的申請情況并且統(tǒng)計出項目進(jìn)度、已申請金額、已撥付金額等。除此以外，系統(tǒng)還提供一些分析功能，幫助省公司查看資金使用情況。

資金撥付管理依然遵循三級架構(gòu)管理，縣、市、省公司分別負(fù)責(zé)縣、市、省管項目的資金申請。市公司有權(quán)限審批所管轄的各區(qū)縣的資金申請表，省公司最終批復(fù)所有項目的月度申請撥付金額。

2.5 驗收管理

項目管理系統(tǒng)中支持對項目發(fā)起驗收申請、制定驗收計劃和提交驗收報告等功能。驗收分為初驗、終驗和一次性驗收，初驗和一次性驗收須選擇立項通過的項目，關(guān)聯(lián)立項的相關(guān)信息;終驗須選擇初驗通過的項目，關(guān)聯(lián)項目的相關(guān)信息、初驗材料和初驗報告。

項目制定驗收評審計劃，可通過門戶APP、短信或企業(yè)微信通知評委參加驗收評審會議。

驗收評審會議結(jié)束后，支持在系統(tǒng)中制定驗收報告，報告內(nèi)容自動繼承項目立項或驗收申請表中的項目信息，根據(jù)評審人員會簽意見形成項目驗收報告。

2.6 后評價管理

項目驗收完成后，以項目重要性為分類維度將項目后評價分為分公司項目后評價、省公司項目后評價。項目后評價功能包括：后評價模板建立、后評價調(diào)整、后評價、后評價流程、后評價報告等。

項目后評價采用科學(xué)的評分算法對項目的立項、實施、采購、合同、驗收、轉(zhuǎn)固等各環(huán)節(jié)進(jìn)行分類評價，支持投資、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、項目技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行要素評價，也可根據(jù)自定義指標(biāo)進(jìn)行評價。

3 技術(shù)創(chuàng)新成果

3.1 預(yù)算靈活管控

通過資金池分配分公司預(yù)算額度，完成了各個分公司年度預(yù)算總額的管控，避免了預(yù)算額度溢出的風(fēng)險。預(yù)算滾動管理，通過預(yù)算入賬和預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)功能，完成預(yù)算額度的跨年流轉(zhuǎn)，避免了預(yù)算額度重新分配的重復(fù)性工作，實現(xiàn)了預(yù)算的靈活管控。

3.2 項目全生命管理

項目實施管理和項目動態(tài)管理分別對項目的實施階段和項目的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)階段進(jìn)行管理。項目實施管理側(cè)重于項目調(diào)研、設(shè)計、開工、完工等項目實施進(jìn)度的跟蹤管控，項目動態(tài)管理側(cè)重于公司內(nèi)部項目立項、采購、簽訂合同、驗收等業(yè)務(wù)進(jìn)度的采集與展示，兩個維度的項目管控實現(xiàn)了項目全生命周期的管理，便于相關(guān)人員實時掌握項目的情況。

3.3 項目檔案規(guī)范化

通過信息化的手段，將項目檔案進(jìn)行分類電子化儲存。在項目各個業(yè)務(wù)流程中自動采集項目檔案，不僅實現(xiàn)了項目檔案的實時更新，更提升了項目檔案的檢索效率。

3.4 項目資金透明化

項目資金撥付管理支持自動記錄、關(guān)聯(lián)、計算和校驗項目的立項金額、合同簽訂金額、已撥付金額等信息，極大地減少了資金申請人員和財務(wù)人員核算項目資金撥付相關(guān)的工作量，從而降低了公司的運營成本。

4 結(jié)語

系統(tǒng)全面支撐公司項目在線編制、審批等業(yè)務(wù)流程，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析提升項目編制的數(shù)據(jù)質(zhì)量，建立邏輯判斷條件，方便項目編制人員對數(shù)據(jù)的填報進(jìn)行初步的系統(tǒng)審核，建立和既往規(guī)劃數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，方便對既往項目數(shù)據(jù)的查詢、應(yīng)用。提高資金使用的透明度，提升項目的審批效率，提高項目管理力度，完成對項目全生命周期管理[3]。同時通過系統(tǒng)對數(shù)進(jìn)行采集，系統(tǒng)對大數(shù)據(jù)量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，通過統(tǒng)計分析功能提取重點業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對公司的整體建設(shè)提供數(shù)據(jù)支持。

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（編輯 王永超）