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        組織高效會議的原則分析

        2021-09-10 11:13:43伍波濤
        科教創(chuàng)新與實(shí)踐 2021年10期
        關(guān)鍵詞:構(gòu)建原則組織形式

        摘要:會議的根本是解決實(shí)際問題,低效會議即便能夠解決問題所產(chǎn)生的額外成本也很高,唯有高效會議才能在最短時(shí)間內(nèi)快速決策、最小成本下給出結(jié)果、最高執(zhí)行力實(shí)施會議決策。然而高效會議如何組織困擾現(xiàn)代社會,為此深入探討了組織高效會議的原則,希望對提高會議效率和品質(zhì)具有參考和借鑒價(jià)值。

        關(guān)鍵詞:組織形式;高效會議;構(gòu)建原則

        中國式會議很難提高效率,往往是因?yàn)闀h繁多、議題拖沓、領(lǐng)導(dǎo)一言堂,尤其很多會議中議不決、決不行、行無果,極大限制了會議效率的普遍提高。鑒于此,客觀分析組織高效會議的原則就顯得格外重要,即是保證會議順利推進(jìn)的要?jiǎng)?wù),也是確保會議質(zhì)量的前提。現(xiàn)做如下分析。

        一、低效率會議普遍問題

        1.1會繁多、議拖沓、一言堂

        低效率的會議,最大特點(diǎn)就是會議數(shù)量之多,如同海量的繁雜信息毫無頭緒。即便開會再多,也是無比拖沓,且多為領(lǐng)導(dǎo)一言堂。無論是會前、會中、會后,與會成員都基本無交流、無溝通、無議論。那么這樣的會議即便做出決策結(jié)果,也很難表達(dá)集體意志,通常也很難做出正確的會議決策。

        1.2議不決、決不行、行無果

        也有很多會議,摒棄了領(lǐng)導(dǎo)一言堂的弊端,但是發(fā)言人數(shù)眾多,各方議題觀點(diǎn)不同,爭論不休之下久久難以決策。即便開會數(shù)日最終投票完成決策,但執(zhí)行力相對較低。那么會議決策無法形成高效的執(zhí)行力,或者行動后無任何評判標(biāo)準(zhǔn),各部門無任何反饋信息。行而無果不如不行,這樣的會議決策也是無效的。

        二、組織高效會議的基本原則

        2.1明確核心主題,解決關(guān)鍵問題

        組織一個(gè)高效的會議,必須明確核心主題。這個(gè)核心主題往往是組織內(nèi)部當(dāng)前最為關(guān)鍵的發(fā)展問題,如無法解決該問題則影響發(fā)展大局。核心主題與關(guān)鍵問題相當(dāng)于會議主線,核心主題是中心點(diǎn),向外可以擴(kuò)展出諸多關(guān)鍵問題。組織會議前,明確核心主題后,需要依據(jù)各項(xiàng)關(guān)鍵問題的重要性依次排列。之后在開會時(shí),先提出核心主題,然后再依據(jù)關(guān)聯(lián)問題的重要性依次提出??梢哉J(rèn)為,高效會議組織目標(biāo)不在于開會本身,而致力于通過會議解決具體問題。因此,明確核心主題,解決關(guān)鍵問題,才是高效會議的首要原則,且決定了會議效率。

        2.2確定唯一主持,精準(zhǔn)會議流程

        主持人是輔助會議順利推進(jìn)的關(guān)鍵,很多會議難以推進(jìn),總在某一處小問題上爭論不休,就是因?yàn)闀h主持人水平有限,沒有實(shí)時(shí)推進(jìn)會議流程。組織高效會議,必須提前精準(zhǔn)校對會議流程,保證每一個(gè)議題都能在預(yù)期時(shí)間內(nèi)完成討論。既能夠把控全局,又能夠聽取多方意見,才能夠令會議順利推進(jìn)。而主持人便是執(zhí)行者,提醒參會者發(fā)言時(shí)間和次序,提出下一項(xiàng)議題,引導(dǎo)參會者討論,都是主持人需要完成的會議任務(wù)。很多企事業(yè)單位,往往會選擇最大領(lǐng)導(dǎo)作為主持人,這樣的人員配置形式才造成了領(lǐng)導(dǎo)一言堂的弊端。所以,主持人盡量不用第一領(lǐng)導(dǎo),執(zhí)行力較高的下屬即可作為主持人,只要嚴(yán)格遵守會議流程即可,確保會議順利推進(jìn)。

        2.3校準(zhǔn)會議周期,鎖定議題時(shí)限

        通常情況下,會議時(shí)間越長,組織內(nèi)部承擔(dān)的會議成本越高。這其中包括了時(shí)間成本、人力成本、執(zhí)行成本等等。提高會議效率,就必須縮短會議時(shí)間。但是很多發(fā)展問題并非一日決策,往往是動態(tài)發(fā)展過程中不斷有新問題產(chǎn)生,又接連演化出更多聯(lián)帶問題。那么就需要校準(zhǔn)會議周期,可以盡量與問題動態(tài)發(fā)展的頻率重疊,再發(fā)現(xiàn)新問題產(chǎn)生時(shí)記錄下來,在臨近會議周期內(nèi)提出。如果某一次會議通過討論無法得出各方滿意結(jié)論,則應(yīng)當(dāng)鎖定議題時(shí)限,時(shí)限內(nèi)無結(jié)果議題當(dāng)順延至下次會議。

        對于一個(gè)高效的會議而言,必須提前約定四個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)。其一,會議起止時(shí)間,可以提前到場,也可以留出稍許延時(shí),但是總體會議時(shí)間的浮動性不能太大,否則會議效率難以提高。其二,與會人員的發(fā)言時(shí)間必須確定下來,超時(shí)必須打斷發(fā)言,由下一人發(fā)言。其三,必須明確會議決策達(dá)成共識的具體時(shí)間,如期限內(nèi)未達(dá)成共識,則轉(zhuǎn)由下次會議決策,或直接投票決策。最后,必須確定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的行動方案時(shí)間,也就是在得出會議決策后,必須有具體的執(zhí)行方案,以及該執(zhí)行方案的具體實(shí)施時(shí)間,確保會議決策能夠順利執(zhí)行。

        2.4討論行動方案,而非問題本身

        很多會議即便確定了議題時(shí)限,卻很難在有限的時(shí)間內(nèi)提出具體的解決方案。最為根本的問題就是會議始終在討論問題本身,問題發(fā)生的時(shí)間、責(zé)任人、發(fā)生因素、最終后果等等,雖然也在議題范圍之內(nèi),但是不提解決方案,會議效率始終難以提高。很多會議糾結(jié)于問題本身,往往是因?yàn)榕c會人員相互推卸責(zé)任,才限制了會議效率。鑒于此,可對具體責(zé)任人暫而不談,只求解決方案。抓住有限的會議時(shí)間,爭取提出至少三個(gè)針對同一問題的行動方案,做到行動決策有對比、有參考、有價(jià)值,才能從根本上提高會議效率。而最后與會人員,只要投票決策哪一項(xiàng)行動方案可行性更高即可,即便平票也可二次商議后再次投票。那么會議即便延時(shí)也不會太多,肯定能確定至少一個(gè)行動方案,確保會議決策具有執(zhí)行力。

        2.5關(guān)注會議結(jié)論,會后考察成果

        無論大會小會,最終會議結(jié)論都要落實(shí)到執(zhí)行層面上。那么會議本身的執(zhí)行效果如何、執(zhí)行方案是否可行,都有待后期考察。只要會議作出結(jié)論,議題便已經(jīng)成為過去式,各部門必須堅(jiān)決執(zhí)行會議結(jié)論。會議中也需要選出執(zhí)行方、檢驗(yàn)方、第三方。檢驗(yàn)方負(fù)責(zé)督促執(zhí)行方實(shí)施會議結(jié)論,第三方負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行方和檢驗(yàn)方的實(shí)施成果。會議中也需要確定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),確保執(zhí)行方實(shí)施會議決策有具體的參考標(biāo)準(zhǔn),而檢驗(yàn)方也根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收,第三方也參照該標(biāo)準(zhǔn)考察,形成多方合力之后,更有利于會議決策所得結(jié)論順利實(shí)施,確保會后成果得到滿意驗(yàn)收。

        結(jié)論

        綜上所述,低效率會議普遍問題主要是會繁多、議拖沓、一言堂、議不決、決不行、行無果。為了進(jìn)一步提高會議組織效率,建議明確核心主題,解決關(guān)鍵問題,確定唯一主持,精準(zhǔn)會議流程,校準(zhǔn)會議周期,鎖定議題時(shí)限,討論行動方案,而非問題本身,會議關(guān)注結(jié)論,會后考察成果。

        參考文獻(xiàn):

        [1]王峽.全流程無紙化會議系統(tǒng)——推動企事業(yè)會議信息化高效進(jìn)行[J].數(shù)字通信世界,2020(12):113-114+20.

        [2]張念利.“三張清單”促會議籌備更高效[J].秘書工作,2020(05):48-50.

        [3]嚴(yán)長鈞.“減負(fù)”背景下如何使會議更高效[J].秘書之友,2019(06):20-21.

        作者簡介:伍波濤(1972-01) ,男,漢族,籍貫:廣東省 中山市,學(xué)歷:本科,研究方向:高教研究專業(yè) 實(shí)習(xí)研究員

        中山大學(xué)新華學(xué)院

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