王青

摘要：企業(yè)的發(fā)展離不開經濟效益的提升，但卻總是忽略細小的管理內容，如檔案管理。檔案管理常常被企業(yè)忽視，而檔案安全很容易被利用導致企業(yè)的經營危機，進而給公司帶來巨大的經濟損失。本文提出“物防、人防、技防”三位一體的檔案安全保密防護體系，并對檔案安全與經濟管理間的關系進行了較為詳細的闡述，為檔案部門及檔案工作者提供一定的參考。

關鍵詞：檔案;安全防護;經濟管理

1.引言

檔案管理中安全責任重于泰山，檔案資源安全是檔案管理工作的重中之重，關系企業(yè)的發(fā)展，尤其是經濟管理方面。大數據時代，社會環(huán)境和網絡環(huán)境對檔案資源安全的威脅日趨嚴重，為消除潛在風險保障檔案資源安全，檔案部門要建立起“物防、人防、技防”三位一體的檔案安全保密防護體系。本文著重論述檔案管理方面的內容，進而從經濟管理方面討論檔案安全的重要性。

2.物理防護

物理防護是檔案安全的基礎性保證。檔案建筑是承載檔案的載體，是守衛(wèi)檔案安全的第一道屏障。檔案部門在加快檔案館建設時要把建筑的安全擺在首位，改善入館檔案的保管保護條件。

改善檔案保管保護條件。檔案保管保護條件的改善是檔案長久保存、長期可用的重要因素。檔案保管保護條件主要指檔案保管硬件設施的安全，改造或新建、擴建的檔案館，要嚴格按照規(guī)范和標準建設，采用先進的安全技術、設備和材料，檔案庫房安裝視頻監(jiān)控、自動報警、自動滅火、溫濕度自控系統，達到檔案館安全測評標準，提高檔案庫房安全防災等級，定時對檔案保管保護專用設施設備維護和更新，定期對檔案進行檢查，及時發(fā)現并排除隱患，讓每一份檔案都有安全的棲息地。

3.人防戰(zhàn)略

人防戰(zhàn)略是檔案安全的重要盾牌。從信息化時代到大數據時代，科學技術的發(fā)展促進了檔案管理工作的進步，也對檔案工作者提出了更高的要求，檔案安全與否就在檔案人的一念之間。在外行人看來檔案工作輕松簡單誰都能做，“一入檔門深似?！辈攀菣n案人的真實寫照，檔案工作者要用責任和行動捍衛(wèi)檔案的安全。

3.1完善檔案安全責任到人制度。

安全管理主要是控制風險降低損失，檔案安全管理制度能夠有效預防、及時處理和妥善解決檔案工作中的突發(fā)事件，維護檔案工作正常秩序。首先要健全檔案安全責任制，單位一把手握兵權掌控全局，對檔案安全全權負總責，責任細分到各科室各人頭上，尤其是要對信息化科室嚴加要求，形成“檔案安全人我有責”的氛圍;其次要健全檔案安全應急管理制度，檔案應急管理是檔案安全管理的第一大步，事關檔案安危存亡，檔案部門要嚴陣以待，成立以單位一把手為頭的檔案安全領導小組，領導全體檔案工作者對檔案工作八大環(huán)節(jié)的每一個環(huán)節(jié)可能存在的安全風險和可能出現的安全紕漏進行大膽預測、小心分析、深入研究，從而得出結論，形成與工作環(huán)節(jié)相對應的檔案安全應急管理制度以指導工作。最后，在大數據時代，需要重點加強對檔案信息的安全管理，制定檔案機密信息保護制度、檔案信息安全審計制度、檔案信息安全共享制度等，從制度上防范檔案安全風險。

3.2建設檔案大數據人才專業(yè)隊伍

一是專業(yè)知識素養(yǎng)。檔案管理是一門專業(yè)性和實踐性很強的工作，大數據時代聘任要真才實學的檔案學專業(yè)學科背景的人才，他們扎實的檔案理論基礎知識和過硬的檔案業(yè)務實踐能力，懂管理精業(yè)務，能打開檔案事業(yè)發(fā)展的格局，帶領檔案事業(yè)向前發(fā)展。

二是重人重崗重責。檔案部門要安排高度認真負責的人員從事檔案工作重要崗位，各單位檔案室要安排在編人員從事檔案工作，一方面是他們對檔案更加專業(yè)對工作更加敬業(yè)，另一方面防止因人員流動發(fā)生檔案失泄密事件。

4.技術防御

4.1建立檔案信息系統安全保密防護體系

對接收進館的電子檔案進行嚴格審查，檢驗電子檔案的存儲載體及內容，從源頭上把關;嚴格檢驗電子檔案的存儲的應用系統、計算機、網絡等軟件設備的安全等級，確保電子檔案長期存儲安全系數;加快檔案數字化工作，有能力的單位最好自己獨自完成檔案數字化工作，沒條件單位的可以借助社會力量的參與，但嚴格審查檔案數字化外包管理中介資質，選擇合法規(guī)范可信度高的外包公司，做好服務外包工作的安全檢查，并對數字化工作的全過程進行視頻監(jiān)控，杜絕外包單位盜取檔案信息;對上網共享檔案進行嚴格審查，依據國家秘密的信息系統分級保護要求，嚴防文件、檔案在傳輸過程中失泄密，保護檔案用戶個人隱私不被侵害。

4.2建設檔案大數據存儲備份中心

檔案數據庫的開發(fā)使用大大節(jié)約了檔案庫房的容量，提高了檔案管理利用的效率，但單位數據庫的存儲容量畢竟有限，大數據時代檔案部門面對巨量檔案資源的存儲問題，必須走改變存儲方式來提高效率節(jié)約成本的道路。大數據技術擁有強大的數據處理和存儲能力來實現檔案資源存儲備份管理。檔案部門要想對檔案資源進行全面掌控，可以考慮在建立一個檔案資源備份中心，既能保證檔案資源的安全，又能將檔案資源集中起來管理、開發(fā)和服務利用。

5.檔案安全對企業(yè)經濟管理的影響

隨著現代信息技術的不斷發(fā)展，社會生產結構逐漸從勞動密集型向知識型轉化，科學技術成為影響企業(yè)經濟效益的重要因素。企業(yè)檔案作為企業(yè)科技成果存在的一種主要載體之一，充分開發(fā)利用檔案，能為企業(yè)節(jié)約人力、物力、財力，創(chuàng)造經濟效益，已成為多數人普遍認可的一個事實。企業(yè)檔案的丟失將直接造成企業(yè)經濟的損失，因此，企業(yè)檔案的安全管理也是企業(yè)經濟管理的重要組成部分。

6.結語

本文作者多年從事檔案管理工作，對檔案安全防護及檔案經濟效益研究工作有著較為深刻的理解和獨特的認識，提出的“物防、人防、技防”三位一體的檔案安全保密防護體系，并為檔案開發(fā)利用進行了闡述。能夠消除潛在風險保障檔案資源安全，為檔案部門及檔案工作者提供檔案安全管理的參考。

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