徐瀟 王巍威 張明

摘要：現(xiàn)階段，我國的辦公室業(yè)務(wù)越來越迅速，在諸多的企業(yè)、機構(gòu)當中，辦公室需要承擔種類多、數(shù)量大的工作，所以通常辦公室處在整個企業(yè)或機構(gòu)的中心地位。在辦公室開展工作的過程中，其不僅需要對相應(yīng)的規(guī)則制度進行遵守，還需要聽從上級的命令與要求，以及對下層工作人員的各方面情況進行深入了解。若辦公室工作人員于政府、企業(yè)內(nèi)部擔任事務(wù)處理工作，其還需要具有優(yōu)秀的調(diào)節(jié)能力以及溝通能力，因此，要求文秘工作人員有效保障自身工作的質(zhì)量，以促使企業(yè)、單位能夠持續(xù)處于穩(wěn)定的運行和發(fā)展的狀態(tài)。

關(guān)鍵詞：新時期;企業(yè)辦公室;文秘工作對策

引言

辦公室文秘工作是企業(yè)運營管理與策劃發(fā)展的核心窗口，在新時代企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的道路上發(fā)揮著關(guān)鍵性的助力作用。為了在當前高速發(fā)展的新常態(tài)下更加充分地發(fā)揮辦公室文秘的重要作用，本文首先簡單概述了辦公室文秘綜合管理工作，然后在分析企。

1企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作的重要性

辦公室是企業(yè)運營發(fā)展過程中的一個非常重要的樞紐，在企業(yè)的提質(zhì)增效、高質(zhì)量發(fā)展方面發(fā)揮著極其重要的推動作用。尤其是在當前市場經(jīng)濟競爭日益激烈、企業(yè)趨于多元化發(fā)展的新時代，企業(yè)辦公室文秘的綜合管理工作的重要性更加凸顯。一方面高效的辦公室文秘綜合管理工作可以將上下級之間的工作緊密地聯(lián)系在一起，使上級領(lǐng)導(dǎo)能夠全面、深入地了解下級職工的意見和建議，為做出下一步的工作計劃和決策提供重要的參考依據(jù)，在符合“民意”的前提下更好地提高工作效率;另一方面辦公室文秘綜合管理工作還可以有效促進企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的協(xié)調(diào)與高效合作，促進各個部門之間各項交叉工作的合理分工與責(zé)任落實，從而全面提升企業(yè)各項工作的效率。此外，企業(yè)辦公室文秘人員還負責(zé)與合作單位進行友好交流與洽談，有效促進企業(yè)之間的友善合作與共同發(fā)展。

2有效措施分析

2.1強化培訓(xùn)，并建立完善的工作制度

企業(yè)辦公室的負責(zé)人要加強文秘人員的培訓(xùn)，結(jié)合辦公室內(nèi)部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對性地給文秘人員開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)。結(jié)合文秘人員培訓(xùn)的需求，制定年度文秘培訓(xùn)計劃，并制定文秘培訓(xùn)方案。將文秘人員的培訓(xùn)資金納入部門的年度預(yù)算當中，給文秘人員培訓(xùn)的內(nèi)容，主要是提高文秘人員的心理素質(zhì)、動手能力、綜合管理能力以及應(yīng)急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發(fā)情況。提升文秘人員的語言表達能力和寫作能力，文秘工作者主要工作就是開展溝通交流，以及撰寫公司的辦公紀要。因而，辦公室要著重給文秘工作者提供專業(yè)性的協(xié)作培訓(xùn)和語言溝通培訓(xùn)，增強文秘工作者人際關(guān)系處理能力，進而高效開展接待工作，為公司建立良好的企業(yè)形象。此外，辦公室主任還應(yīng)組織部門的員工完善公司內(nèi)部的行政管理制度和行政管理流程，通過制定科學(xué)的制度來規(guī)范文秘的工作行為。在部門內(nèi)部建立文秘工作的職業(yè)道德規(guī)范，要求文秘人員嚴格管理自身行為，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，保證文秘工作者可以嚴格遵守公司的制度，并提高辦事效率。文秘人員以自己的專業(yè)能力，來推動公司行政工作的開展。此外，辦公室還需要為文秘工作者建立完善的培訓(xùn)機制，以此來提升文秘人員綜合素養(yǎng)能力。

2.2建立獎懲機制

辦公室要結(jié)合實際的行政管理工作狀況，有針對性地設(shè)計獎懲機制來提高文秘工作者工作積極性，以實現(xiàn)激勵員工的目的。辦公室制定的獎勵管理制度，要對積極提高自身行政管理工作能力的文秘人員，給予一定的獎勵，以及在行政工作上做出重大貢獻的人員，給予一定的年度獎金激勵和精神獎勵，可以給員工頒發(fā)優(yōu)秀工作者稱號，以此來激勵全體辦公室人員努力工作，積極向上。辦公室以公開公平、多勞多得的原則來建立獎勵機制尤其是在公司內(nèi)部文秘工作量較大的情況下，通過制定激勵機制可有助于文秘人員高效完成文案寫作工作，給高質(zhì)量完成任務(wù)的員工頒發(fā)優(yōu)秀獎，可以給員工發(fā)放現(xiàn)金獎，發(fā)放辦公用品和生活用品以及提高員工的績效工資。

2.3提升文秘人員的服務(wù)意識

公司的辦公室要培養(yǎng)文秘人員服務(wù)大局的意識，以促使文秘工作者積極主動地為企業(yè)提供服務(wù)，為全體領(lǐng)導(dǎo)提供文案寫作服務(wù)。文秘工作者為公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人提供充足的信息資料，尤其是在開展重大會議前期要做好充分的會務(wù)準備工作。此外，文秘人員要監(jiān)督公司各項制度的落實情況，將制度的執(zhí)行情況如實地反映給公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人員。因而，辦公室主任要積極地提升文秘工作人員的服務(wù)意識，此外，文秘人員自身需要積極地創(chuàng)新工作方式、工作模式，提升文案寫作工作的效率。

2.4協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展工作

公司內(nèi)部的秘書為多位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展各類工作，為傳達領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，以及落實領(lǐng)導(dǎo)所制定的管理政策，協(xié)助高層領(lǐng)導(dǎo)人員參加會議和簽訂合同的各項工作。因而，文秘工作者要做好文件的保密工作，保證制定的管理制度、政策文件可以快速傳達給各業(yè)務(wù)部門，各下屬公司提供行政管理信息，促進信息可以在各部門之間進行流動傳輸。

2.5科學(xué)規(guī)范地撰寫工作總結(jié)

文秘人員撰寫工作總結(jié)是文秘工作中的一項重要工作。當前文秘人員要深入總結(jié)工作中存在的問題和不足之處，通過對比分析、差異性分析，將在工作中總結(jié)出來的創(chuàng)新點和經(jīng)驗，寫在工作總結(jié)內(nèi)容上。通過每月堅持寫工作總結(jié)來提升自身的寫作能力，此外，可以快速完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類寫作任務(wù)。

2.6強化與各部門之間的聯(lián)系

文秘人員要正確處理辦公室與各部門之間的關(guān)系，企業(yè)各部門為了實現(xiàn)自身部門的利益，通常會與辦公室產(chǎn)生一些糾紛和矛盾。在執(zhí)行公司的管理政策時由于政策的部分內(nèi)容會影響到業(yè)務(wù)部門工作的開展，以及影響到業(yè)務(wù)部門部分人員的個人利益，進而會導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員抵觸政策。因此文秘工作者要與業(yè)務(wù)人員進行充分溝通，加強與業(yè)務(wù)人員之間的協(xié)作，避免在執(zhí)行公司的政策制度時產(chǎn)生扯皮現(xiàn)象。創(chuàng)新是一個企業(yè)發(fā)展的重要動力之一，文秘工作并非按部就班完成各項任務(wù)即可，而是非常有必要在思想上以及行為上積極進行創(chuàng)新，以探索、尋找和確認更加先進、更加高效的工作方法，從而促使辦公室整體的工作效率和工作質(zhì)量得到提升。為了能夠有效對文秘工作人員的創(chuàng)新意識進行激發(fā)，可以采用如下措施：首先，鼓勵文秘工作人員積極對辦公意識和辦公行為進行改革和創(chuàng)新，對上下級之間的溝通方法進行不斷完善，積極創(chuàng)建具有創(chuàng)新意識的工作環(huán)境;其次，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)對自身所具有的帶頭作用進行充分發(fā)揮，在辦公室工作中有效融入創(chuàng)新理念，將創(chuàng)新意識深入至文秘工作人員的工作思想之中。

結(jié)語

辦公室工作對于企業(yè)管理來說是一項十分重要的工作內(nèi)容，文秘工作人員的工作質(zhì)量和效率能夠?qū)k公室工作的開展情況產(chǎn)生重要影響。在本文中提出了幾點關(guān)于提升文秘工作水平的建議，希望能夠有利于辦公室工作水平的提升。

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