尚佳 邢杰

摘要：近年來，我國的電力行業(yè)建設(shè)迅速，信息技術(shù)為人們的生活工作帶來便利，同時，信息技術(shù)在企業(yè)中也有廣泛的應(yīng)用，能夠幫助企業(yè)的管理者對企業(yè)的運行實現(xiàn)精確掌控，促進(jìn)企業(yè)的轉(zhuǎn)型更加現(xiàn)代化。電力企業(yè)的檔案整理、收集、歸類等管理工作在信息化時代的背景下開展工作，需要對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革，讓電力企業(yè)的檔案管理工作能夠最大程度地實現(xiàn)電子化管理，在發(fā)展創(chuàng)新的過程中對我國電力企業(yè)電子檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行升級改造，促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展更加全面。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;電力企業(yè);檔案管理創(chuàng)新

引言

在新形勢下，企業(yè)檔案管理者需要有高效的工作效率、迅速的信息整合能力等，老舊的工作形式已經(jīng)不符合現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)發(fā)展。電力企業(yè)結(jié)合計算機(jī)或者人工智能，同時培養(yǎng)相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)、加強監(jiān)管，可以給企業(yè)帶來更好的發(fā)展。新形勢下新的工作系統(tǒng)會給員工帶來自我的提升，給企業(yè)帶來更大的效益。

1電子信息時代電力檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

在信息技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展背景之下，計算機(jī)已經(jīng)被應(yīng)用到各個領(lǐng)域之中，計算機(jī)技術(shù)不單單為人們的日常工作、學(xué)習(xí)、生活帶來便利，同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)。對于電力企業(yè)而言，電力檔案的管理是其內(nèi)部一項關(guān)鍵的工作，關(guān)乎到電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。在信息時代中，逐漸地加大了對電力檔案管理的要求。因此，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足電力企業(yè)的發(fā)展需求，進(jìn)而在一定程度上阻礙電力企業(yè)的工作效率與工作質(zhì)量。作為電力企業(yè)，若想在根本上獲得良好的發(fā)展，就必須要提高對電力檔案管理工作的重視程度，加大對電力檔案管理工作創(chuàng)新的力度，只有這樣才能展現(xiàn)出電子檔案真正的作用，從而為電力企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。

2加強電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理存在的問題

2.1 管理制度不完善

電力企業(yè)發(fā)展的同時企業(yè)文件檔案也會相對應(yīng)的變得更加復(fù)雜，品類數(shù)量更多，電力企業(yè)首先應(yīng)該根據(jù)內(nèi)部需求完善對檔案管理人員的管理制度，管理制度的完善不僅能夠提高企業(yè)效益也能夠提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，但在目前環(huán)境下，電力企業(yè)管理模式相對陳舊，檔案管理人員的工作沒有強硬的時間點、沒有工作目標(biāo)、沒有一個工作閉環(huán)是由于企業(yè)對檔案管理人員沒有相應(yīng)的管理細(xì)則，行政部門對其沒有要求，有的企業(yè)及時就算有管理制度但也存放在角落，沒有管理人員進(jìn)行定期講解，只是在需要的時候拿出來一下，管理制度如同虛設(shè)。

2.2 管理水平不一致

在電力企業(yè)檔案品類增加，內(nèi)容復(fù)雜的情況下，檔案管理人員中有些人不能夠及時找到檔案的管理要點，致使檔案管理效率不高。電力企業(yè)屬于國家企業(yè)，一般工作人員都為公務(wù)員，造成有些工作人員檔案服務(wù)水平不高，檔案工作不能有效地結(jié)合信息，合理利用，檔案沒有嚴(yán)格的編碼，比如員工內(nèi)部人員和員工外部人員檔案信息在同一個文檔里，19年的檔案盒17年的放在一起了，這樣以后找相關(guān)檔案的時候，找尋人員沒有目標(biāo)的同時還可能找尋不到。管理檔案人員并非為專業(yè)性人才或者前期未進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)等其他原因造成檔案管理水平不一。

3信息化時代電力企業(yè)電子檔案管理的發(fā)展建議

3.1發(fā)展電子檔案管理新方向，提高工作效率

電力企業(yè)的發(fā)展應(yīng)該與時代發(fā)展相融合，在信息化時代，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，建立電子檔案管理工作體系，促進(jìn)電力企業(yè)的檔案管理工作朝著信息化的方向不斷發(fā)展。在電力企業(yè)內(nèi)部建立電子檔案管理模式，需要對傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行整理和劃分，把紙質(zhì)化的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，改變傳統(tǒng)檔案管理工作方式，在電子檔案管理中對細(xì)節(jié)處的工作進(jìn)行優(yōu)化，在保證完善電子檔案管理工作同時，不斷優(yōu)化電子檔案管理工作流程。在建立電子檔案的時候，要在對檔案的建立時間和儲存空間制定一個完整的工作標(biāo)準(zhǔn);電子化檔案管理工作能夠為企業(yè)的發(fā)展培養(yǎng)優(yōu)秀人才，充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢，不斷創(chuàng)造檔案管理工作的實際價值。

3.2對電子檔案進(jìn)行整體化的管理

推動企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的整體發(fā)展，改變過去各部門對檔案的分別管理，避免檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部存在差異，無法形成統(tǒng)一的管理模式，影響檔案管理工作的發(fā)展。在信息化時代，在企業(yè)內(nèi)部建立一個完整的檔案管理部門，把企業(yè)內(nèi)部各部門的檔案集中起來進(jìn)行管理，有利于在企業(yè)內(nèi)部建立一個標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，從而促進(jìn)電子檔案管理模式的建立。利用信息技術(shù)和電子化的方式管理企業(yè)的所有檔案，充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢，對企業(yè)過去的發(fā)展做出總結(jié)，并根據(jù)市場的發(fā)展變化結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展條件，確保企業(yè)的發(fā)展能夠始終保持足夠的市場競爭力，為企業(yè)的健康發(fā)展提供活力。

3.3為企業(yè)電子檔案的建設(shè)提供充足的資源支持

電子檔案管理的新模式，對基礎(chǔ)的設(shè)施有著較為嚴(yán)格的要求，必須滿足電子檔案管理工作所需的資源，提供足夠的軟硬件支持，為電力企業(yè)的檔案管理信息化改革打下堅實的基礎(chǔ)。在企業(yè)內(nèi)部成立專業(yè)化的電子檔案管理部門，并且適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展的需要建立電子化的檔案管理系統(tǒng)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣不僅能夠減少紙質(zhì)檔案所需的儲存空間，也能幫助工作人員極大地減少日常維護(hù)工作。電子化的檔案管理能夠有效避免紙質(zhì)檔案年久損壞的問題，避免檔案信息丟失的問題。為電子檔案管理工作提供硬件支持，為電子檔案管理工作人員配備專門的計算機(jī)和存儲設(shè)施，并對這些硬件設(shè)施定期維護(hù)，對企業(yè)內(nèi)部重要的電子檔案做好備份，避免電子數(shù)據(jù)的丟失。

3.4培養(yǎng)專業(yè)化的電子檔案管理工作人員

培養(yǎng)專業(yè)化的電子檔案管理工作人員，解決檔案管理工作中的問題，引導(dǎo)著企業(yè)員工樹立正確的檔案工作意識，加強對檔案工作的重視。因此，要在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人員，通過開展專業(yè)知識培訓(xùn)、招聘專業(yè)化的高素質(zhì)人才，構(gòu)建電子檔案管理高素質(zhì)專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊。企業(yè)中原有的檔案管理工作人員，需要緊跟時代發(fā)展的腳步，在工作中不斷提高自身專業(yè)能力，吸收借鑒國外的優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理更加先進(jìn)。企業(yè)需要由專業(yè)的監(jiān)督人員柜檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)督能夠讓檔案管理人員保持或者提升工作效率和質(zhì)量，監(jiān)督是企業(yè)管理必不可少的環(huán)節(jié)。監(jiān)督部門不僅要監(jiān)督檔案管理人員的日常工作環(huán)節(jié)，還要定期監(jiān)督工作人員的工作完成進(jìn)度和正確性。在當(dāng)前的電子化辦公的環(huán)境下，監(jiān)督部門要實時監(jiān)督管理人員對信息內(nèi)容的保密性，提高信息安全意識，對計算機(jī)檔案管理平臺設(shè)置防火墻，計算機(jī)不可以插入U盤，進(jìn)入電子檔案室不可以拍照，監(jiān)督人員如果發(fā)現(xiàn)關(guān)于信息安全隱患問題應(yīng)該及時整改，并給相關(guān)人員作出警告或者懲罰，對于嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)利益的人員及時交到行政部門。監(jiān)管部門應(yīng)該給檔案管理人員做出相應(yīng)的GPI考核，做到公平公正，考核內(nèi)容可以根據(jù)實際情況制定，歸檔的準(zhǔn)確性、存儲完整性、查找效率、服務(wù)態(tài)度，信息安全等相關(guān)工作內(nèi)容都可以制定為考核標(biāo)準(zhǔn)，每月根據(jù)GPI完成度發(fā)放工資，根據(jù)完成效果進(jìn)行獎罰。

結(jié)語

我國信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，在一定程度上提高了對電力檔案管理工作的要求。對于電力企業(yè)而言，如果想要在根本上取得良好的發(fā)展，就需要對電力檔案管理工作機(jī)制不斷進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化，及時轉(zhuǎn)變管理思想觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，持續(xù)推進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、信息化建設(shè)，只有這樣才能在根本上提高電力檔案管理的質(zhì)量與效率，保障電力企業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。

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