顧洳菲

摘要：隨著信息社會發(fā)展的深入，我們進(jìn)入了信息化時代，各行各業(yè)特也都迎來了新的變革。在信息化的浪潮中，各類新媒體和網(wǎng)絡(luò)的繁榮使得信息呈現(xiàn)出“爆炸式”的增長，對于社會職業(yè)活動特別是檔案管理行業(yè)造成了很大的影響。在信息化時代，檔案管理行業(yè)要想實(shí)現(xiàn)新的跨越，就必須主動適應(yīng)信息化的浪潮，完成信息化建設(shè)。本論文以文書檔案管理工作為例，結(jié)合自己的教學(xué)工作實(shí)踐談一談文書檔案管理工作的信息化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：信息化;文書檔案;管理;建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展，改變了我們的生活，也催生了新的產(chǎn)業(yè)生態(tài)。隨著現(xiàn)代社會信息數(shù)量的不斷增多以及大眾閱讀方式的轉(zhuǎn)變，文書檔案管理行業(yè)在新時期面臨了極大的挑戰(zhàn)，如工作內(nèi)容的劇增、工作安全性降低、工作效率低等，要想解決這些問題，我們必須充分利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，完成文書檔案工作的信息化建設(shè)，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代化社會，為本行業(yè)注入生命活力。

一、利用信息技術(shù)完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

進(jìn)入21世紀(jì)，我們迎來了信息化時代，信息在數(shù)量上呈現(xiàn)爆炸式增長，在形式上呈現(xiàn)電子化趨勢，檔案作為信息的一種重要表現(xiàn)形式，必須與時俱進(jìn)改革自己的工作模式才能夠滿足時代對于信息管理的要求，因而信息化建設(shè)是檔案管理工作開展的重要手段。

傳統(tǒng)檔案管理模式下，信息只能借助紙質(zhì)載體存在，我們都知道紙質(zhì)載體對于保存的條件有極大的要求，紙質(zhì)對于文字的承載量也有限，如何在大量的信息之中找到我們所需要的，成為擺在我們面前的一個難題。在信息化時代，為了擴(kuò)大信息的容量、提高查閱的效率，信息化建設(shè)的第一步，則是要利用信息技術(shù)完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立系統(tǒng)化的檔案數(shù)字信息庫，為之后一系列的工作奠定基礎(chǔ)。利用信息技術(shù)完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在技術(shù)方面比較成熟了，借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)，我們可以把紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔的文件轉(zhuǎn)為電子檔案，各個部門乃至地區(qū)的電子檔案經(jīng)過整理和歸納，形成有序的檔案數(shù)字信息庫。為了更快速找到我們需要的檔案信息，完成檔案信息數(shù)字化之后，我們還要設(shè)計數(shù)字化的檔案目錄，有了目錄之后我們就能夠依靠關(guān)鍵字的檢索，更便捷找到所需的內(nèi)容。

二、利用信息技術(shù)構(gòu)建系統(tǒng)化文書檔案庫

在傳統(tǒng)的檔案工作模式下，我們?yōu)榇蟊娞峁┬畔⒎?wù)主要是開設(shè)實(shí)體的辦公場所，有需求的人來到實(shí)體場所按照一定的規(guī)則和程序，查閱自己所需要的文書信息。隨著信息社會的不斷發(fā)展，民主對于文書檔案的信息需求越來越多元化，對于服務(wù)的品質(zhì)也要求越來越高。這就要求我們，借助信息技術(shù)不斷豐富我們文書檔案信息庫，拓寬我們的信息服務(wù)渠道，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

首先，我們要要強(qiáng)化信息采集和通信技術(shù)，不斷引入新技術(shù)，如目前投入研究的光電掃描技術(shù)、光纖通信技術(shù)等，來搜集更多的文書檔案信息，構(gòu)建一個類型多樣、形式多樣、主題多樣的檔案信息庫資源，才能夠滿足民眾的信息需求。其次，探索更為強(qiáng)大的存儲技術(shù)，在現(xiàn)代社會的u盤、光碟、錄像帶基礎(chǔ)上，我們要不斷探索云存儲技術(shù)，才能夠應(yīng)對社會爆炸式增長的信息現(xiàn)狀。最后，拓寬我們的信息服務(wù)渠道，我們不僅僅要采取舊有的實(shí)體管理形式，在這一基礎(chǔ)上還要開展檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)渠道來為大眾提供多樣化的信息服務(wù)。如網(wǎng)站建設(shè)。很多機(jī)構(gòu)已經(jīng)建立了自己的門戶網(wǎng)站，在網(wǎng)站內(nèi)部整合了一個區(qū)域內(nèi)檔案館、室的檔案數(shù)字化信息，按照某種次序展示，大眾只要通過身份認(rèn)證或注冊登錄網(wǎng)站后，按照自己的需求選擇頁面，通過網(wǎng)絡(luò)鏈接就能夠找到需要的檔案信息。如建立官方微博和微信公眾號，定期在這些平臺上會發(fā)布、分享一些文書檔案信息，還能夠和社會公眾進(jìn)行互動交流，不僅僅整合發(fā)布了檔案信息內(nèi)容，還可以及時了解公眾的信息需求，制定相關(guān)的內(nèi)容，更好地滿足民眾的信息需求。

三、利用信息技術(shù)加強(qiáng)文書檔案安全管理

隨著文書檔案儲存形式和傳播形式的多樣化，與之而來檔案的安全風(fēng)險也不斷增加。這就要求我們，推動文書檔案的信息化建設(shè)一定要加強(qiáng)安全管理，維護(hù)信息的安全、保障民眾的利益。

文書管理機(jī)構(gòu)一方面要注重對于紙質(zhì)檔案的存儲和保護(hù)，按照嚴(yán)格的程序和規(guī)則借閱檔案;另一方面，也要加強(qiáng)對于電子檔案的保護(hù)，也不是隨著電子文檔數(shù)量的增多，對電子文件的管理和保護(hù)更是應(yīng)該放在重要的地位。在電子檔案保護(hù)方面，我們可以利用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定、著錄與標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)的制定以及信息加密與備份等各類安全保護(hù)技術(shù)。當(dāng)然，除了信息技術(shù)的運(yùn)用，我們還需要政府出臺專門的關(guān)于文書檔案管理工作的法律法規(guī)，營造應(yīng)該健全、完善的法制環(huán)境，為文書檔案管理行業(yè)的發(fā)展提供一個外部支撐環(huán)境。

總之，在社會信息化的時代背景下，我們要想推動傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)突破和創(chuàng)新，需要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)，才能更好地發(fā)揮檔案的功能。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐微微.試論基于辦公自動化下的電子文書檔案管理方略[J].吉林化工學(xué)院學(xué)報，2019，36（04）：104-106.

[2]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2011，9（03）：117-119.

常州市武進(jìn)區(qū)市場監(jiān)督管理局