鄢虹英

摘 要：學生檔案管理工作是高職院校檔案管理工作中的一項重要內(nèi)容。在“雙高計劃”提出的背景下，如何高效、準確地進行檔案管理工作具有重要意義。目前學生檔案管理工作還存在對學生檔案的重視度不夠、管理缺乏規(guī)范性、管理信息化技術較為落后等問題，提出從提高檔案管理人員專業(yè)水平、構建信息化管理平臺、增加硬件設施等方面進一步優(yōu)化檔案工作的措施，為“雙高計劃”背景下學生檔案管理工作貢獻一份力量。

關鍵詞：雙高計劃;高職;檔案;問題;對策

隨著高職院校對自身建設的不斷優(yōu)化，檔案工作也迎來了新的挑戰(zhàn)，檔案工作的效率高低關系到學生管理工作效率的高低。在新時代背景下，高職院校應積極思考檔案工作優(yōu)化途徑及具體實踐措施，高職院校的發(fā)展經(jīng)過數(shù)十年的摸索，已經(jīng)形成一套較為成熟的管理體系，檔案管理也已經(jīng)日趨成熟，但其中仍舊存在一些方面不夠完善。因此，提升檔案管理人員專業(yè)水平、提高檔案管理工作效率、降低檔案管理人員的重復工作量并提升師生的信息獲取便捷程度，以提升學校的整體工作效率，對于高職院校建設“雙高”院校具有重要意義，高職院校應引起足夠的重視。

一、提高高職院校學生檔案管理效率的重要性

1.有利于促進學校發(fā)展與教育改革

當今的世界正處于全球化的大背景下，我國高職院校在與世界其他高職院校便利的交流與溝通中學習了很多先進的教育理念以改變自身傳統(tǒng)的教學模式。這些教學模式能夠提高高職院校的育人質量以及育人效率。近年來，由于很多高職院校不斷擴招，其學生檔案管理工作量增大，難度也隨之增大，因此，我國高職院校有必要對檔案管理模式進行優(yōu)化與改革。高職院?？沙浞掷卯斍氨憬莸男畔⒓夹g，建立學生信息庫。這可以緩解傳統(tǒng)的檔案管理信息收集的繁重性，同時可以防止出現(xiàn)相似信息多次重復收集的情況，減少檔案管理人員工作壓力，也更利于高職院校檔案管理工作的開展。

2.有利于促進學生檔案管理模式的改變

傳統(tǒng)的學生檔案收集依靠于人工收集，一般由班級管理人員或者檔案管理人員對學生進行信息采集，大多依托于紙質檔案，這不利于檔案管理人員對學生檔案進行高效管理，難以對檔案進行較好的整合，更難以在檔案信息整合中開發(fā)與利用人力資源。因此高職院校檔案管理模式應該做出改變，積極嘗試各種管理方式，如信息化管理等。高職院校使用信息化管理可以很大程度的解放人力，使檔案管理工作變得輕松、快捷。例如，高職院校進行學生個人信息建檔，會避免每次需要使用學生相關信息時都再一次進行學生信息收集。畢竟紙質的檔案依托紙張為媒介，其體積大、占地大，不便于每一次需要使用時都進行翻閱。信息化檔案管理不但可以節(jié)省空間、提高檔案使用效率，同時也能減少紙張使用量，為環(huán)保貢獻一份力量。另外，在學生檔案信息建庫以后，學生對自我信息進行查詢也會變得更為方便。傳統(tǒng)的學生信息傳達依賴于教師口頭通知或者發(fā)布公告，若建立起健全的學生檔案庫，每個庫設置合理的權限，那么對教師與學生來說信息查詢將變得輕而易舉。例如，學生想要知道自己的期末考試成績、學期課程安排、課程帶教老師信息等，他們可以用自己的學生賬號登錄學校相關網(wǎng)站，在權限內(nèi)對所需信息進行查詢。教師需要知道自己所教課程的學生信息，也能在相關網(wǎng)站進行查詢。另外，當學校需要核對學生信息時也更為方便。很多高職院校在進行每年的獎學金評定、貧困生評定以及舉辦各類活動時都會進行一次學生信息收集，這些信息大部分是重復收集的，費時費力且費資源，這都是因為沒有合理的檔案管理模式，沒有建立高效的學生信息庫。

3.有利于提升學生檔案的使用效率

傳統(tǒng)的檔案管理依托紙張與信息收集人員。其特點是管理不便，信息收集緩慢，信息核對更是效率低下。當下是一個高節(jié)奏的社會，在很多事情的處理上人們第一時間想的就是省時、省力，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足學生及學校訴求。使用一種新的、現(xiàn)代化的管理模式，如信息化管理，將有利于提升檔案使用效率，避免檔案信息重復收集，于學校、學生都是有利無害的事。

二、高職學生檔案管理工作現(xiàn)狀

1.部分高職院校對學生檔案工作重視不足

受傳統(tǒng)應試教育的影響，在很多高職院校中，學校的工作重心放在了教學科研與學生管理上，對一些教育基礎工作如學生檔案管理不夠重視。這種情況持續(xù)已久，我國流行了數(shù)十年的應試教育理念讓很多教師和學校都將大部分精力放在了學生學業(yè)成績的提升上，對于教育基礎管理忽視，甚至是漠視。很多學校對于檔案管理的資金投入不足，更有學校甚至沒有設立專門的檔案室，沒有專業(yè)的檔案管理人員對學生檔案進行專業(yè)管理。這種管理模式使很多高職院校在處理學生檔案時效率極低且極易出錯。

2.對學生檔案的管理缺乏規(guī)范性

學生檔案是學生個人履歷的重要證明，同時也是企業(yè)對學生進行全面了解的重要依據(jù)。一些高職院校專注于學生個人能力培養(yǎng)，不注重對學生的檔案進行規(guī)范化管理，易導致學生的個人檔案出現(xiàn)信息錯漏，進而使學生的個人能力難以在檔案中得到清晰展現(xiàn)。當前很多高職院校檔案管理人員以及學生個人對檔案的重要性認識不足，這也使得檔案工作難以規(guī)范的進行。例如，一些學生在填報材料時不夠仔細，沒有將自己所獲得的獎項以及個人優(yōu)秀經(jīng)歷完全的展現(xiàn)出來，這使得企業(yè)很可能因為這一份信息錯漏的檔案而對學生失去興趣。還有一些檔案管理人員，在工作中不夠親切、細致，在處理學生提供的個人材料時，經(jīng)常出現(xiàn)工作失誤，使得信息失真。這些都使得學校的檔案管理工作缺乏規(guī)范性，同時也會給學生個人的就業(yè)或生活帶來影響。

3.部分高職院校學生檔案管理技術落后

一些高職院校由于對檔案工作不夠重視，因此在使用檔案管理工作人員或建設檔案管理設施時不夠重視，這使得很多高職院校的檔案管理技術相當落后。我國已經(jīng)步入信息化時代數(shù)年，計算機成為輔助人們工作、生活的重要工具。而在一些高職院校中，檔案管理工作人員由一些即將退休或是返聘的教職員工擔任，這些檔案管理人員對信息技術了解較少，也難以進行信息化的檔案管理，使得這些高職院校的檔案管理工作仍舊采用紙質的、手工檢索的管理模式。這種模式不僅效率低下、極易出錯，且查找起來也相當困難，非常不利于檔案信息的收集與利用。