鄢虹英

摘 要：學(xué)生檔案管理工作是高職院校檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在“雙高計(jì)劃”提出的背景下，如何高效、準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案管理工作具有重要意義。目前學(xué)生檔案管理工作還存在對(duì)學(xué)生檔案的重視度不夠、管理缺乏規(guī)范性、管理信息化技術(shù)較為落后等問(wèn)題，提出從提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平、構(gòu)建信息化管理平臺(tái)、增加硬件設(shè)施等方面進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作的措施，為“雙高計(jì)劃”背景下學(xué)生檔案管理工作貢獻(xiàn)一份力量。

關(guān)鍵詞：雙高計(jì)劃;高職;檔案;問(wèn)題;對(duì)策

隨著高職院校對(duì)自身建設(shè)的不斷優(yōu)化，檔案工作也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)，檔案工作的效率高低關(guān)系到學(xué)生管理工作效率的高低。在新時(shí)代背景下，高職院校應(yīng)積極思考檔案工作優(yōu)化途徑及具體實(shí)踐措施，高職院校的發(fā)展經(jīng)過(guò)數(shù)十年的摸索，已經(jīng)形成一套較為成熟的管理體系，檔案管理也已經(jīng)日趨成熟，但其中仍舊存在一些方面不夠完善。因此，提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平、提高檔案管理工作效率、降低檔案管理人員的重復(fù)工作量并提升師生的信息獲取便捷程度，以提升學(xué)校的整體工作效率，對(duì)于高職院校建設(shè)“雙高”院校具有重要意義，高職院校應(yīng)引起足夠的重視。

一、提高高職院校學(xué)生檔案管理效率的重要性

1.有利于促進(jìn)學(xué)校發(fā)展與教育改革

當(dāng)今的世界正處于全球化的大背景下，我國(guó)高職院校在與世界其他高職院校便利的交流與溝通中學(xué)習(xí)了很多先進(jìn)的教育理念以改變自身傳統(tǒng)的教學(xué)模式。這些教學(xué)模式能夠提高高職院校的育人質(zhì)量以及育人效率。近年來(lái)，由于很多高職院校不斷擴(kuò)招，其學(xué)生檔案管理工作量增大，難度也隨之增大，因此，我國(guó)高職院校有必要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化與改革。高職院?？沙浞掷卯?dāng)前便捷的信息技術(shù)，建立學(xué)生信息庫(kù)。這可以緩解傳統(tǒng)的檔案管理信息收集的繁重性，同時(shí)可以防止出現(xiàn)相似信息多次重復(fù)收集的情況，減少檔案管理人員工作壓力，也更利于高職院校檔案管理工作的開(kāi)展。

2.有利于促進(jìn)學(xué)生檔案管理模式的改變

傳統(tǒng)的學(xué)生檔案收集依靠于人工收集，一般由班級(jí)管理人員或者檔案管理人員對(duì)學(xué)生進(jìn)行信息采集，大多依托于紙質(zhì)檔案，這不利于檔案管理人員對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行高效管理，難以對(duì)檔案進(jìn)行較好的整合，更難以在檔案信息整合中開(kāi)發(fā)與利用人力資源。因此高職院校檔案管理模式應(yīng)該做出改變，積極嘗試各種管理方式，如信息化管理等。高職院校使用信息化管理可以很大程度的解放人力，使檔案管理工作變得輕松、快捷。例如，高職院校進(jìn)行學(xué)生個(gè)人信息建檔，會(huì)避免每次需要使用學(xué)生相關(guān)信息時(shí)都再一次進(jìn)行學(xué)生信息收集。畢竟紙質(zhì)的檔案依托紙張為媒介，其體積大、占地大，不便于每一次需要使用時(shí)都進(jìn)行翻閱。信息化檔案管理不但可以節(jié)省空間、提高檔案使用效率，同時(shí)也能減少紙張使用量，為環(huán)保貢獻(xiàn)一份力量。另外，在學(xué)生檔案信息建庫(kù)以后，學(xué)生對(duì)自我信息進(jìn)行查詢(xún)也會(huì)變得更為方便。傳統(tǒng)的學(xué)生信息傳達(dá)依賴(lài)于教師口頭通知或者發(fā)布公告，若建立起健全的學(xué)生檔案庫(kù)，每個(gè)庫(kù)設(shè)置合理的權(quán)限，那么對(duì)教師與學(xué)生來(lái)說(shuō)信息查詢(xún)將變得輕而易舉。例如，學(xué)生想要知道自己的期末考試成績(jī)、學(xué)期課程安排、課程帶教老師信息等，他們可以用自己的學(xué)生賬號(hào)登錄學(xué)校相關(guān)網(wǎng)站，在權(quán)限內(nèi)對(duì)所需信息進(jìn)行查詢(xún)。教師需要知道自己所教課程的學(xué)生信息，也能在相關(guān)網(wǎng)站進(jìn)行查詢(xún)。另外，當(dāng)學(xué)校需要核對(duì)學(xué)生信息時(shí)也更為方便。很多高職院校在進(jìn)行每年的獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、貧困生評(píng)定以及舉辦各類(lèi)活動(dòng)時(shí)都會(huì)進(jìn)行一次學(xué)生信息收集，這些信息大部分是重復(fù)收集的，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且費(fèi)資源，這都是因?yàn)闆](méi)有合理的檔案管理模式，沒(méi)有建立高效的學(xué)生信息庫(kù)。

3.有利于提升學(xué)生檔案的使用效率

傳統(tǒng)的檔案管理依托紙張與信息收集人員。其特點(diǎn)是管理不便，信息收集緩慢，信息核對(duì)更是效率低下。當(dāng)下是一個(gè)高節(jié)奏的社會(huì)，在很多事情的處理上人們第一時(shí)間想的就是省時(shí)、省力，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足學(xué)生及學(xué)校訴求。使用一種新的、現(xiàn)代化的管理模式，如信息化管理，將有利于提升檔案使用效率，避免檔案信息重復(fù)收集，于學(xué)校、學(xué)生都是有利無(wú)害的事。

二、高職學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀

1.部分高職院校對(duì)學(xué)生檔案工作重視不足

受傳統(tǒng)應(yīng)試教育的影響，在很多高職院校中，學(xué)校的工作重心放在了教學(xué)科研與學(xué)生管理上，對(duì)一些教育基礎(chǔ)工作如學(xué)生檔案管理不夠重視。這種情況持續(xù)已久，我國(guó)流行了數(shù)十年的應(yīng)試教育理念讓很多教師和學(xué)校都將大部分精力放在了學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)的提升上，對(duì)于教育基礎(chǔ)管理忽視，甚至是漠視。很多學(xué)校對(duì)于檔案管理的資金投入不足，更有學(xué)校甚至沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)管理。這種管理模式使很多高職院校在處理學(xué)生檔案時(shí)效率極低且極易出錯(cuò)。

2.對(duì)學(xué)生檔案的管理缺乏規(guī)范性

學(xué)生檔案是學(xué)生個(gè)人履歷的重要證明，同時(shí)也是企業(yè)對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面了解的重要依據(jù)。一些高職院校專(zhuān)注于學(xué)生個(gè)人能力培養(yǎng)，不注重對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，易導(dǎo)致學(xué)生的個(gè)人檔案出現(xiàn)信息錯(cuò)漏，進(jìn)而使學(xué)生的個(gè)人能力難以在檔案中得到清晰展現(xiàn)。當(dāng)前很多高職院校檔案管理人員以及學(xué)生個(gè)人對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，這也使得檔案工作難以規(guī)范的進(jìn)行。例如，一些學(xué)生在填報(bào)材料時(shí)不夠仔細(xì)，沒(méi)有將自己所獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)以及個(gè)人優(yōu)秀經(jīng)歷完全的展現(xiàn)出來(lái)，這使得企業(yè)很可能因?yàn)檫@一份信息錯(cuò)漏的檔案而對(duì)學(xué)生失去興趣。還有一些檔案管理人員，在工作中不夠親切、細(xì)致，在處理學(xué)生提供的個(gè)人材料時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)工作失誤，使得信息失真。這些都使得學(xué)校的檔案管理工作缺乏規(guī)范性，同時(shí)也會(huì)給學(xué)生個(gè)人的就業(yè)或生活帶來(lái)影響。

3.部分高職院校學(xué)生檔案管理技術(shù)落后

一些高職院校由于對(duì)檔案工作不夠重視，因此在使用檔案管理工作人員或建設(shè)檔案管理設(shè)施時(shí)不夠重視，這使得很多高職院校的檔案管理技術(shù)相當(dāng)落后。我國(guó)已經(jīng)步入信息化時(shí)代數(shù)年，計(jì)算機(jī)成為輔助人們工作、生活的重要工具。而在一些高職院校中，檔案管理工作人員由一些即將退休或是返聘的教職員工擔(dān)任，這些檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)了解較少，也難以進(jìn)行信息化的檔案管理，使得這些高職院校的檔案管理工作仍舊采用紙質(zhì)的、手工檢索的管理模式。這種模式不僅效率低下、極易出錯(cuò)，且查找起來(lái)也相當(dāng)困難，非常不利于檔案信息的收集與利用。