李彩虹

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和人們管理思想的進(jìn)步，校園建設(shè)逐漸向數(shù)字化方向發(fā)展，在數(shù)字化校園環(huán)境的大背景下，高校的檔案管理成為一項(xiàng)重點(diǎn)改進(jìn)創(chuàng)新的內(nèi)容，受到高校領(lǐng)導(dǎo)與社會(huì)相關(guān)部門(mén)的廣泛關(guān)注。本文通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)高校檔案管理模式與數(shù)字化校園背景下高校檔案管理模式的特點(diǎn)進(jìn)行分析，結(jié)合如今高校檔案管理現(xiàn)狀的不足，提出具有針對(duì)性的高校檔案管理方式創(chuàng)新，以期推動(dòng)高校檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，從而促進(jìn)高校各方面工作的進(jìn)一步完善，引導(dǎo)學(xué)生高效率的學(xué)習(xí)與工作。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園;高校檔案管理;模式研究

高校作為引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)與工作的主要場(chǎng)所，承擔(dān)多項(xiàng)具有綜合性的復(fù)雜工作安排，做好檔案管理工作是高校進(jìn)行其他各項(xiàng)工作的前提與基礎(chǔ)。高校檔案管理工作主要是指通過(guò)對(duì)高校日常管理中發(fā)生的具有重大意義的事件及含有重要價(jià)值的信息進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)與記錄的過(guò)程，對(duì)高校的針對(duì)性管理具有不可忽視的作用。隨著社會(huì)信息化管理概念的推進(jìn)和無(wú)紙化工作模式的大規(guī)模流行，高校檔案管理工作也開(kāi)始逐漸進(jìn)行新時(shí)代下的模式創(chuàng)新與發(fā)展，由于高校檔案管理工作的傳統(tǒng)理念較為深刻，導(dǎo)致目前高校的檔案管理工作方式存在較大的落后與不足，高校及社會(huì)相關(guān)部門(mén)急需對(duì)其進(jìn)行改革與創(chuàng)新，樹(shù)立新的管理理念，建立良好的高校檔案管理體系，從而不斷發(fā)展高校信息化管理事業(yè)，帶動(dòng)高校日常管理的高效率發(fā)展。

一、高校傳統(tǒng)檔案管理模式與數(shù)字化管理模式區(qū)別分析

高校檔案管理工作主要是對(duì)包括教學(xué)工作和服務(wù)工作在內(nèi)的多種高校建設(shè)與發(fā)展內(nèi)容進(jìn)行記錄與整理，從而形成具有記錄與保存價(jià)值的文檔資料，便于今后工作的統(tǒng)一查閱與借鑒，為高校的后續(xù)管理提供便利。

1.統(tǒng)一管理

在具有一定規(guī)模的高校檔案管理工作中，通常采用集中管理的模式，以專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作室對(duì)高校檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整合與記錄，從而進(jìn)行獨(dú)立的集中管理。通過(guò)對(duì)高校檔案進(jìn)行統(tǒng)一、集中管理能夠有效地避免高校管理資源的浪費(fèi)，以更高效率進(jìn)行管理工作，同時(shí)由專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理，能夠以專(zhuān)業(yè)的人才帶動(dòng)高校管理工作的發(fā)展，確保管理工作的科學(xué)有效性，避免管理工作中的失誤。但由于高校檔案管理工作中統(tǒng)一管理模式對(duì)管理人員的依賴(lài)程度較高，因此高校必須保證工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較高，同時(shí)也要求高校要具有配套的檔案管理設(shè)施，否則容易在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案信息泄露、損毀等問(wèn)題，造成管理工作的重大失誤，這就要求高校必須對(duì)檔案管理工作提出更高的要求與標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行管理工作的嚴(yán)格把控。在傳統(tǒng)檔案管理工作的過(guò)程中，由于高校大多部門(mén)僅將其作為存儲(chǔ)工作，忽略了對(duì)管理內(nèi)容的借鑒與引用，導(dǎo)致高校檔案的利用程度較低，不能充分發(fā)揮檔案管理工作的巨大作用。

2. 分別管理

在高校傳統(tǒng)檔案工作中，分別管理也是一種主要的檔案管理方式，主要根據(jù)檔案管理內(nèi)容的不同性質(zhì)進(jìn)行管理部門(mén)的劃分，從而具體到相關(guān)的高校部門(mén)和院系對(duì)管理工作進(jìn)行針對(duì)性的自行保存與安排。這種分別管理的高校檔案管理模式能夠以相對(duì)獨(dú)立的方式進(jìn)行信息的整理與保存，從而使后續(xù)的資源查閱與檔案歸檔相對(duì)方便，簡(jiǎn)化了管理流程。但是由于目前部分高校缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，同時(shí)高校沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)和崗位，導(dǎo)致高校的檔案管理工作缺乏合理的制度進(jìn)行規(guī)范化管理，造成了檔案管理工作的混亂，降低了檔案管理工作效率。

二、高校檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀

1. 高校檔案管理意識(shí)落后

隨著社會(huì)的發(fā)展和數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)步，高校檔案管理工作與社會(huì)科學(xué)技術(shù)產(chǎn)生了更為密切的聯(lián)系，信息化管理逐漸成為高校檔案管理工作的發(fā)展方向，進(jìn)行高校管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展成為當(dāng)前高校管理的重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容，但由于高校傳統(tǒng)管理理念的影響，目前部分高校的管理人員在進(jìn)行管理工作的過(guò)程中仍然以傳統(tǒng)的管理思想為主，沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化校園背景下的管理理念創(chuàng)新，造成了高校檔案管理工作仍停留在基本的信息記錄、檔案裝訂及保管等一系列工作上，不利于高校檔案內(nèi)容對(duì)高校多項(xiàng)工作的指導(dǎo)。部分具有數(shù)字化管理意識(shí)的高校在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，仍然存在管理意識(shí)的不足，沒(méi)有將檔案管理工作作為重點(diǎn)的建設(shè)內(nèi)容，從而引起了高校檔案管理工作中信息不齊、內(nèi)容繁雜等一系列問(wèn)題，對(duì)高校的高水平發(fā)展造成了阻礙。

2.高校檔案管理工作缺乏科學(xué)合理的制度支持

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前的部分高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的相關(guān)制度，由于制度缺乏造成的管理工作不足主要體現(xiàn)在以下方面。首先，由于高校沒(méi)有根據(jù)自身的管理特點(diǎn)和工作具體要求進(jìn)行工作要求和規(guī)則的制訂，從而導(dǎo)致部分高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中存在工作紊亂的現(xiàn)象。高校在進(jìn)行資料的收集、整理、記錄與整合的過(guò)程中過(guò)度借鑒其他高校的工作管理制度，導(dǎo)致管理工作與自身的發(fā)展情況不貼合，不利于高校在檔案管理的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)自身建設(shè)工作中存在的不足。同時(shí)，由于高校沒(méi)有進(jìn)行管理制度的更新與完善，導(dǎo)致其檔案管理體系和方式?jīng)]有與社會(huì)先進(jìn)思想進(jìn)行同步發(fā)展，造成了管理工作的落后，難以適應(yīng)社會(huì)對(duì)高校管理的新型要求，不利于高校根據(jù)社會(huì)要求進(jìn)行工作信息和學(xué)生資料的提供。此外，目前有部分高校開(kāi)始重視檔案管理工作中制度體系的制訂，但由于制度體系的建設(shè)程度尚未成熟，再加之高校沒(méi)有根據(jù)制度體系提供足夠的重視，導(dǎo)致已有的管理制度不能充分發(fā)揮自身的指導(dǎo)優(yōu)勢(shì)。

3.高校檔案管理方式傳統(tǒng)單一

由于高校管理工作中傳統(tǒng)理念的影響，導(dǎo)致目前的大多數(shù)高校在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中仍以傳統(tǒng)的工作方式為主，主要體現(xiàn)在紙質(zhì)化處理方式為主要的高校檔案管理手段，其中包括部分管理工作仍采用人工采集、記錄以及整理的方式，這種傳統(tǒng)的工作方式使檔案的管理效率較為落后，而且極易在人工處理的過(guò)程中出現(xiàn)工作失誤，對(duì)整個(gè)檔案管理工作造成重大影響。此外，雖然部分高校已經(jīng)開(kāi)始推廣信息化檔案管理方式，但由于傳統(tǒng)工作理念和工作方式的深刻影響，導(dǎo)致大多數(shù)的工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)仍依賴(lài)傳統(tǒng)的工作模式，對(duì)信息化的工作管理模式較為陌生，不能在檔案管理工作中熟練有效的采用信息化管理方式，難以提高自身的檔案管理能力，造成了高校檔案的信息化處理發(fā)展進(jìn)程較低。同時(shí)，由于高校管理方式的落后導(dǎo)致其檔案安全建設(shè)與社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息化處理存在滯后性，不能充分建設(shè)高校檔案管理安全體系，容易在高校管理過(guò)程中出現(xiàn)一系列的信息安全問(wèn)題，阻礙了高校相關(guān)工作的進(jìn)一步發(fā)展與進(jìn)步。