余迎

摘 要：檔案管理工作，屬于企事業(yè)單位的主要工作之一，工作目的在于充分收集數(shù)據(jù)，為未來工作的開展提供指導(dǎo)以及證據(jù)參考?；诖?，本文以數(shù)字化環(huán)境為背景，對(duì)檔案信息資源的整合與利用方法進(jìn)行了詳細(xì)分析。首先，文章強(qiáng)調(diào)了整合與利用上述資源的重要性。其次，從數(shù)據(jù)的利用、系統(tǒng)的建設(shè)等方面出發(fā)，探討了整合與利用的要點(diǎn)。最后，重點(diǎn)結(jié)合國(guó)家檔案局《在2020年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的報(bào)告》，對(duì)檔案信息資源的整合與利用方法進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化環(huán)境;檔案信息;檔案館;信息系統(tǒng)

數(shù)字化環(huán)境基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)，為各領(lǐng)域的發(fā)展，創(chuàng)造了肥沃的土壤。數(shù)字化環(huán)境下，各領(lǐng)域運(yùn)行所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量增多，且仍呈現(xiàn)不斷增加的趨勢(shì)，與此同時(shí)，各項(xiàng)信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，同樣為社會(huì)運(yùn)行效率的提升，提供了堅(jiān)實(shí)的保證。檔案管理工作，同樣需結(jié)合數(shù)字化技術(shù)，提升對(duì)信息資源的整合與利用水平，如此方可持續(xù)提升管理質(zhì)量，改善管理效果。

一、檔案信息資源整合利用的重要性

數(shù)字化環(huán)境下，做好檔案信息資源的整合與利用工作，符合國(guó)家對(duì)檔案管理未來發(fā)展趨勢(shì)的需求，同樣有利于提高檔案管理效率。具體而言，上述工作的重要性，主要體現(xiàn)在以下方面：

1.符合國(guó)家要求

國(guó)家檔案局《在2020年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的報(bào)告》中指出，當(dāng)前，我國(guó)正處于“十三五”勝利收官時(shí)期，將馬上進(jìn)入“十四五”時(shí)期。在過去的幾年內(nèi)，我國(guó)企事業(yè)單位在檔案管理工作中，取得了可喜成果，證實(shí)了當(dāng)前所用管理模式的有效性。但如長(zhǎng)期采取同一模式落實(shí)工作，極容易導(dǎo)致工作模式無法跟緊時(shí)代的步伐，致使管理效果難以達(dá)到預(yù)期。在“十三五”走向“十四五”的重要階段，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，要積極結(jié)合數(shù)字化資源，在數(shù)字化環(huán)境下，對(duì)檔案信息進(jìn)行充分整合以及利用，確保信息能夠發(fā)揮其價(jià)值，為有關(guān)領(lǐng)域的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供支持。

2.提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，具有一定落后性，具體體現(xiàn)在效率低、質(zhì)量低、難度大、風(fēng)險(xiǎn)高四方面。上述問題的出現(xiàn)，與管理工作的實(shí)施者無明顯聯(lián)系，但與管理所用工具顯著相關(guān)。在過去，工作人員所采取的檔案信息整合模式，一直以人工模式為主。隨著近年來檔案數(shù)量的增加，人工模式的弊端逐漸暴露。工作人員需要耗費(fèi)大量精力，方可實(shí)現(xiàn)資源的收集，效率極其低下，且難度較高。另外，人工整合信息的過程，同樣可能出現(xiàn)信息錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。在數(shù)字化環(huán)境下，將信息化工具應(yīng)用到檔案信息資源的整合與利用中，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)模式的缺陷，更大程度提高檔案管理效率，提升資源整合的便利性、有效性與準(zhǔn)確性，同時(shí)使資源的利用率得到提升。

二、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源整合及利用要點(diǎn)

數(shù)字化環(huán)境下，有關(guān)領(lǐng)域應(yīng)充分利用數(shù)據(jù)，積極應(yīng)用軟件，充分利用資源，方可使資源的整合與利用效果得到呈現(xiàn)。

1.充分利用數(shù)據(jù)

近年來，隨著各領(lǐng)域發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，以及社會(huì)對(duì)人才需求量的提高，檔案信息的數(shù)量正在不斷增多。在上述信息中，不僅包括人力資源信息，且包含著我國(guó)居民過去的歷程，以及相關(guān)領(lǐng)域過去的發(fā)展路徑。不同的檔案，其中所包含的信息千差萬別。是否能夠?qū)ζ溥M(jìn)行充分利用，關(guān)系著能否在其中找到規(guī)律，從而借助規(guī)律，對(duì)人力資源進(jìn)行合理分配，制訂未來的工作計(jì)劃，確定下一步的發(fā)展戰(zhàn)略與目標(biāo)，從全局角度看，這對(duì)國(guó)家規(guī)范、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展具有重要價(jià)值。2020年是不平凡的一年，在這一年里，新型冠狀病毒肺炎暴發(fā)，以美國(guó)為代表的各個(gè)國(guó)家，經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度均不斷減緩，甚至經(jīng)濟(jì)停擺，市場(chǎng)陷入崩潰。在緊迫的形勢(shì)下，在我黨的領(lǐng)導(dǎo)下，在全國(guó)人民的共同努力下，中國(guó)成為全球唯一未受新冠肺炎的影響而導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)陷入崩潰的國(guó)家，不僅如此，我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展反而穩(wěn)步提升。上述成果的達(dá)成，與對(duì)檔案信息的充分利用存在聯(lián)系。在緊張的局勢(shì)下，我國(guó)各領(lǐng)域充分利用了檔案信息，實(shí)現(xiàn)了對(duì)疫情的有效控制，在大數(shù)據(jù)的支持下，借助數(shù)字化技術(shù)取得了多項(xiàng)突破。在未來的檔案信息資源整合與利用過程中，工作人員同樣需要以“充分利用數(shù)據(jù)”為要點(diǎn)，利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集與處理。與此同時(shí)，在計(jì)算機(jī)中建立檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息的存儲(chǔ)，以便需要時(shí)可對(duì)其進(jìn)行利用。

2.積極應(yīng)用軟件

數(shù)字化環(huán)境下，檔案信息的整合以及利用，離不開信息化軟件的支持。信息化軟件，又稱信息化系統(tǒng)，是借助計(jì)算機(jī)終端以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而形成的一大系統(tǒng)，具備多樣化功能。與傳統(tǒng)的人員檔案管理模式相比，系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效提升管理效率，并降低對(duì)檔案資源進(jìn)行整合的難度。對(duì)各項(xiàng)軟件進(jìn)行充分利用，可使工作人員隨時(shí)對(duì)信息進(jìn)行收集與整理，甚至可隨時(shí)予以利用。

數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，一般包括檔案整理、保存、管理、利用、調(diào)取、統(tǒng)計(jì)、銷毀等多項(xiàng)功能。有關(guān)領(lǐng)域需要以“積極利用軟件”為要點(diǎn)，借助軟件的多種功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的充分整合與利用。具體方法如下：（1）整理：在數(shù)字化管理的模式下，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文搜索、批量歸檔等功能，大大減少工作量和提高工作的準(zhǔn)確性。（2）保存：有關(guān)領(lǐng)域可以利用信息化系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)。信息在被接收后，均可存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。數(shù)據(jù)庫(kù)具有容量大的特點(diǎn)，存儲(chǔ)性能極強(qiáng)。經(jīng)過存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，可長(zhǎng)期存在于數(shù)據(jù)庫(kù)中，工作人員可隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行整合與利用。（3）管理：借助信息化系統(tǒng)，工作人員同樣可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的管理，包括對(duì)信息進(jìn)行更改、刪減、增加等，檔案庫(kù)存信息一目了然。與傳統(tǒng)模式相比，上述模式下信息的整合性更強(qiáng)。（4）利用：工作人員可在需要時(shí)，借助信息化系統(tǒng)對(duì)檔案資源進(jìn)行利用，提高工作效率。（5）調(diào)取：在信息化系統(tǒng)中，工作人員可采取多種手段對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)取。在獲取權(quán)限后，工作人員便可進(jìn)入到系統(tǒng)中，通過輸入檔案信息的存儲(chǔ)時(shí)間、檔案名稱、相關(guān)人員等關(guān)鍵詞的方式，篩選出一批符合需求的檔案信息。在上述信息中，工作人員同樣可進(jìn)一步篩選，確保能夠在短時(shí)間內(nèi)調(diào)取檔案，并予以利用。與傳統(tǒng)檔案利用模式相比，上述模式下工作人員無須花費(fèi)大量時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行歸類，也無須在大量檔案中查找需求檔案，工作難度明顯減小。（6）統(tǒng)計(jì)：在信息化系統(tǒng)中存在著運(yùn)算功能，工作人員可利用上述功能對(duì)資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，便于發(fā)現(xiàn)其規(guī)律，從而針對(duì)性的予以應(yīng)用。（7）銷毀：工作人員可借助信息系統(tǒng)銷毀檔案，利用系統(tǒng)的功能，高效率的達(dá)到工作目的。