王紅娟

（山東電力工程咨詢?cè)河邢薰?，山東 濟(jì)南 250000）

1 加強(qiáng)火電建設(shè)項(xiàng)目電子文件單軌制歸檔的必要性和意義

1）電子文件單軌制歸檔是文檔管理未來(lái)發(fā)展的大趨勢(shì)。2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，要求加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收。貫徹落實(shí)電子文件歸檔相關(guān)規(guī)定，建立健全電子文件歸檔、電子檔案移交相關(guān)制度。強(qiáng)化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作，著力推進(jìn)在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實(shí)推動(dòng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。

2）企業(yè)自身發(fā)展和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需要。近年來(lái)，國(guó)家提出“數(shù)字中國(guó)”建設(shè)理念，各行各業(yè)充分將新興的云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展相融合，探索企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的出路。新技術(shù)的應(yīng)用給傳統(tǒng)雙軌制檔案工作帶來(lái)極大挑戰(zhàn)，業(yè)務(wù)的數(shù)字化逐步推動(dòng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，數(shù)據(jù)的檔案化也已成為企業(yè)發(fā)展的必然需求。企業(yè)正逐步加大電子檔案管理和電子文件單軌制歸檔的研究；充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的參考和憑證價(jià)值，為項(xiàng)目實(shí)施提供參考，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。

3）火電建設(shè)項(xiàng)目檔案工作發(fā)展的需要。當(dāng)前火電建設(shè)項(xiàng)目文檔管理相對(duì)還比較粗放，大部分文件還需要線下通過人工進(jìn)行簽審和接收，耗費(fèi)大量人力和紙張成本。已經(jīng)實(shí)施項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行文件審批的單位，也只是部分文件實(shí)現(xiàn)線上審批，大部分文件還是線下進(jìn)行簽審。文件審批滯后于項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，文件需要簽署多份，耗時(shí)耗力，效率低下，相關(guān)簽署人員休假或者不在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，文件就無(wú)法進(jìn)行簽署，影響項(xiàng)目進(jìn)度。建設(shè)項(xiàng)目電子文件管理缺乏頂層策劃，沒有打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文控系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的接口，項(xiàng)目文檔難以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔和移交。

2 電子文件單軌制歸檔存在問題

1）缺少法律和政策方面的有力支持。《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》對(duì)電子文件法律效力的認(rèn)可提供了一些依據(jù)，但在實(shí)踐層面還缺乏典型的案例和操作要求，電子文件單軌制歸檔還沒有在各行業(yè)中全面開展。尤其在建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域，項(xiàng)目質(zhì)監(jiān)站檢查、創(chuàng)優(yōu)以及檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)，行業(yè)專家還不能完全認(rèn)可電子文件的法律效力，還是以紙版文件作為檢查的依據(jù)，給電子文件單軌制歸檔造成一定的困難和阻力。

2）火電行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀制約單軌制歸檔的實(shí)施。建設(shè)項(xiàng)目一般周期較短，參建單位尚未建立完善的電子檔案管理制度，對(duì)電子文件的形成、收集、“四性”檢測(cè)、封裝、鑒定、移交等作出明確要求；電子文件的歸檔范圍和保管期限表，扔沿用紙版文件的相關(guān)要求，三維模型等無(wú)法輸出紙質(zhì)文檔的原生電子文件還未完全納入歸檔范圍。建設(shè)項(xiàng)目電子存儲(chǔ)格式和元數(shù)據(jù)配置還不能完全滿足建設(shè)項(xiàng)目檔案管理和利用的需要；建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔還處于單套制歸檔的過渡階段，電子檔案的組卷形式還是依賴于紙質(zhì)檔案。

3）業(yè)務(wù)和檔案系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，檔案系統(tǒng)不統(tǒng)一。建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)一般都是相對(duì)獨(dú)立的，需要通過建立中間接口來(lái)實(shí)現(xiàn)文件歸檔。歸檔接口的設(shè)計(jì)與開發(fā)是關(guān)鍵點(diǎn)和難點(diǎn)，有些檔案管理系統(tǒng)預(yù)留接口不足或者不具備電子文件“四性”檢測(cè)的功能，無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)歸檔。檔案系統(tǒng)的品牌、版本、元數(shù)據(jù)配置的差異，也會(huì)給電子文件單軌制歸檔帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)和難題。

4）電子文四性難以保障?！罢鎸?shí)、完整、可用、安全”是電子文件的四大屬性。為了進(jìn)一步明確電子文件“四性檢測(cè)”問題，2018年，國(guó)家檔案局發(fā)布《文書類電子文件檢測(cè)一般要求》，為電子文件四性檢測(cè)提供參考依據(jù)。但是建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域還沒有編制建設(shè)項(xiàng)目電子文件四性檢測(cè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；各單位參照文書檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)編制的四性檢測(cè)方案，深度不一，方法各異；電子文件四性檢測(cè)仍是制約電子文件單軌制歸檔的關(guān)鍵要素。

5）企業(yè)對(duì)電子文件工作投入不足、重視不夠。當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子文件工作的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，沒有認(rèn)識(shí)到電子檔案單軌制歸檔在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和提高企業(yè)工作效率、節(jié)約成本方面的重要意義。實(shí)現(xiàn)電子文件單軌制歸檔，需要從軟件和硬件等各方面進(jìn)行投入，包括對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文控系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間的接口進(jìn)行前端策劃和配置，開發(fā)預(yù)留接口，申請(qǐng)和配置電子簽名和簽章等。電子文件單軌制歸檔的實(shí)施需要具有信息化、數(shù)字化和檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)技能的人才能更好的開展。資金投入不足、人員配備不夠也嚴(yán)重制約了建設(shè)項(xiàng)目電子文件單軌制歸檔的實(shí)施。

3 推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目電子文件單軌制歸檔的方案和措施

1）制定政策標(biāo)準(zhǔn)，提供實(shí)踐依據(jù)。從國(guó)家層面出臺(tái)更多明確要求和有針對(duì)性的方針指導(dǎo)意見，為電子文件單軌制歸檔提供法律和政策支持?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第三十七條規(guī)定“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔規(guī)范》規(guī)定“電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應(yīng)紙質(zhì)檔案?！眹?guó)家雖然出臺(tái)了一定的法律標(biāo)準(zhǔn)，但是缺乏實(shí)踐操作性，歸口管理部門可以出臺(tái)一些有操作性的指導(dǎo)意見，為電子檔案單軌制歸檔提供支撐。

2）加大試點(diǎn)研究力度，組織科研攻關(guān)。建議各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)廣泛開展各類型建設(shè)項(xiàng)目電子文件試點(diǎn)和相關(guān)科研項(xiàng)目申報(bào)工作，從實(shí)際操作層面對(duì)電子文件收集、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件封裝、“四性”檢測(cè)、電子檔案整理和移交等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行專題研究和探索，總結(jié)良好實(shí)踐和操作方法，為企業(yè)電子文件單軌制歸檔提供可借鑒的實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)。

3）明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，建立電子文件全過程歸檔流程。建立電子文件全過程歸檔流程，理順電子文件從表單生成、電子簽名和簽章、元數(shù)據(jù)編制、電子文件封裝等各個(gè)節(jié)點(diǎn)，將電子文件整個(gè)生命周期關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)管控要求標(biāo)準(zhǔn)化，細(xì)化電子文件全過程管控要點(diǎn)。打通電子文件從業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文件控制系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的接口。

圖1 電子文件全過程管理流程圖

4）電子簽名和電子簽章。為符合《電子簽名法》中對(duì)可靠的電子簽名的要求，保證電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全，要對(duì)電子簽名產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)研，選擇經(jīng)公安部認(rèn)證的電子簽名產(chǎn)品。電子簽章系統(tǒng)采用PKI證書體系作為簽署人身份認(rèn)證的基礎(chǔ)，采用二進(jìn)制數(shù)據(jù)綁定的技術(shù)確保用戶簽名和電子文件緊密綁定，一旦電子文件內(nèi)容被非法篡改，經(jīng)驗(yàn)證后簽名將顯示失效。系統(tǒng)可識(shí)別電子文件簽署者的身份，具有不可抵賴性，保障文件的完整性和可靠性。任何經(jīng)過系統(tǒng)簽字、蓋章的電子文件，一旦發(fā)生改動(dòng)，簽章立即顯示失效。

5）電子文件元數(shù)據(jù)管理。電子文件的元數(shù)據(jù)用以記錄電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及整個(gè)管理過程。除系統(tǒng)自動(dòng)生成的元數(shù)據(jù)外，還應(yīng)從用戶使用和電子文件管理的角度，規(guī)范各類、各系統(tǒng)電子文件的元數(shù)據(jù)，并梳理業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)中元數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)電子文件元數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化；在文件傳遞時(shí)，將所有元數(shù)據(jù)通過封裝的形式，同電子文件一并傳遞。

6）基于XML電子文件封裝技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子文件和元數(shù)據(jù)的封裝。XML獨(dú)立于任何編程語(yǔ)言，允許人們按接收者容易解析的方式，對(duì)復(fù)雜數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼。XML技術(shù)具有以下特點(diǎn)：可用于本地計(jì)算的數(shù)據(jù)、可為用戶提供正確的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)視圖、允許集成不同來(lái)源的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、描述來(lái)自多種應(yīng)用程序的數(shù)據(jù)、通過粒度更新來(lái)提高性能。XML技術(shù)的這些特點(diǎn)，是實(shí)現(xiàn)電子文件和元數(shù)據(jù)的封裝，保證電子文件完整和真實(shí)的重要技術(shù)手段。

7）電子文件四性檢測(cè)。電子文件四性檢測(cè)是電子文件單軌制歸檔的關(guān)鍵要點(diǎn)，參照《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》，從歸檔環(huán)節(jié)、移交與接收環(huán)節(jié)、長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)分別建立電子文件四性檢測(cè)方案。電子文件全過程管理需要進(jìn)行定期和不定期多次檢測(cè)，制定電子文件檢測(cè)策略；在實(shí)施檢測(cè)時(shí)，依據(jù)預(yù)先設(shè)定的檢測(cè)策略執(zhí)行。原則上每?jī)赡陮?duì)長(zhǎng)期保存的電子檔案進(jìn)行一次全面檢測(cè)，每季度對(duì)長(zhǎng)期保存的電子檔案進(jìn)行抽檢，抽檢比例不低于5%。電子檔案所有的操作都應(yīng)該留有記錄，并補(bǔ)充到電子檔案的元數(shù)據(jù)中，在檢測(cè)時(shí)優(yōu)先檢測(cè)變化的元數(shù)據(jù)信息。