吳迪

摘要：某電力企業(yè)統(tǒng)一了煤礦自備電廠的性質(zhì)，生產(chǎn)經(jīng)營主要涉及發(fā)電生產(chǎn)、電熱供應(yīng)、電熱銷售。作為其綜合協(xié)調(diào)服務(wù)部的辦公室，其工作職能主要涵蓋員工咨詢、事務(wù)處理、溝通協(xié)調(diào)、政策研究、監(jiān)督檢查、會(huì)議接待、車輛調(diào)度、研究信息、檔案管理等業(yè)務(wù)范圍。但隨著電廠逐漸進(jìn)入轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，企業(yè)一體化趨勢(shì)確立，企業(yè)主營業(yè)務(wù)多元化，辦公工作職能的重點(diǎn)和側(cè)重點(diǎn)也在發(fā)生變化。本文著重分析了企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀和變化，對(duì)辦公職能和不足之處進(jìn)行了思考，并提出了一些建設(shè)性的建議和參考，旨在提高新時(shí)期電力企業(yè)的辦公職能水平，從而保證企業(yè)所有領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)的高效工作和運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;辦公室;工作;思考;建議

一、電廠辦公室工作職能發(fā)揮的不足

第一，太多的精力集中在接聽來電、文件傳遞、車輛調(diào)度、印章管理、會(huì)議組織安排等事務(wù)性工作上，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)參謀助手作用不足。比如在涉及重大生產(chǎn)組織和重大資本項(xiàng)目的事件中，如自備機(jī)組的電網(wǎng)接入、農(nóng)村電網(wǎng)還貸資金返還等，沒有起到政策研究的輔助作用。

二是較好的工作作風(fēng)長(zhǎng)期沒有堅(jiān)持，遵守紀(jì)律滑坡。主要表現(xiàn)在中煤集團(tuán)的“質(zhì)量年”活動(dòng)和公司的“管理提升活動(dòng)”中，被改變的風(fēng)格沒有得到很好的堅(jiān)持，沒有得到不斷的把握，再次應(yīng)驗(yàn)了“風(fēng)格問題最容易反彈”的歷史經(jīng)驗(yàn)。在政治理論學(xué)習(xí)上，有些同志不進(jìn)取，得過且過。

三是受流動(dòng)性差、年齡偏大、結(jié)構(gòu)單一、思維僵化等因素影響。，導(dǎo)致工作主動(dòng)性差，工作方法和手段創(chuàng)新不足，與企業(yè)發(fā)展不同步，從而降低服務(wù)職能水平。

第四，風(fēng)險(xiǎn)管理存在不足。主要表現(xiàn)為人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，部門風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案和處置流程不夠完整。另外，對(duì)企業(yè)印章管理中法律風(fēng)險(xiǎn)防范的認(rèn)識(shí)還不夠深入。

第五，調(diào)查研究站低。存在著不深入、不具體、不認(rèn)真、味淺、力度不夠、深度不夠等現(xiàn)象，完成的高質(zhì)量、高水平的研究報(bào)告數(shù)量還比較少。

第六，綜合文稿的起草和撰寫水平有待進(jìn)一步提高。主要表現(xiàn)在起草領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)，不能充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，不能達(dá)到與領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生共鳴的效果。

第七，在企業(yè)工作信息上報(bào)方面，存在報(bào)喜不報(bào)憂的現(xiàn)象。信息稿件在篇幅和內(nèi)容亮點(diǎn)方面做得不夠。

第八，監(jiān)管和監(jiān)督職能有待進(jìn)一步加強(qiáng)，方法不豐富多樣。

二、關(guān)于做好新時(shí)期電廠辦公室工作的幾點(diǎn)建議

1.找出辦公室在電廠各機(jī)構(gòu)層級(jí)中的準(zhǔn)確定位

不同層次、不同性質(zhì)的辦公室職能既有相同之處，也有不同之處。辦公室的特點(diǎn)不是由辦公室本身決定的，而是由其所在單位的特點(diǎn)決定的。只有找到辦公室在本單位的準(zhǔn)確位置，理順內(nèi)部關(guān)系，合理配置各種資源，科學(xué)設(shè)置運(yùn)行模式，找到著力點(diǎn)，才能提高工作效率，保證單位和事業(yè)單位的正常運(yùn)行。

電廠目前正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期。第一，承擔(dān)公司電力行業(yè)整合計(jì)劃的編制任務(wù)。二是電廠同址辦公企業(yè)，電采暖有限公司已具備正式運(yùn)營條件，目前正與沛縣政府合作開展直供用戶普查和調(diào)價(jià)工作。三是受年內(nèi)2×350MW火電機(jī)組建成投產(chǎn)影響，年內(nèi)將關(guān)停6臺(tái)自備機(jī)組，人員調(diào)動(dòng)和分流將成為影響企業(yè)的重要因素。四是現(xiàn)有運(yùn)營自備機(jī)組受煤價(jià)高、市場(chǎng)綜合評(píng)估等因素影響。為了實(shí)現(xiàn)無損失，必須采取切實(shí)有效的措施來提高質(zhì)量和效率。

根據(jù)以上簡(jiǎn)單分析，電廠辦公室應(yīng)該有兩個(gè)定位。第一，對(duì)于電廠和同地辦公，要起到參謀助手的作用，出上層信息，報(bào)下層信息，左右溝通，內(nèi)外聯(lián)系，定位為“樞紐機(jī)構(gòu)”。二是對(duì)其他電力部門企業(yè)的同級(jí)發(fā)電廠、相關(guān)政府部門、電熱用戶等。，辦公室是日常業(yè)務(wù)聯(lián)系的節(jié)點(diǎn)，應(yīng)發(fā)揮信息交流和溝通渠道的作用，執(zhí)行對(duì)外政策，負(fù)責(zé)外事工作，定位為“對(duì)外關(guān)系部”。只有明確了這兩個(gè)取向，辦公室工作才能找到方向，進(jìn)而明確標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2.根據(jù)電廠發(fā)展情況，辦公室工作重點(diǎn)應(yīng)及時(shí)調(diào)整

“辦公室工作沒有小事”，這是所有辦公系統(tǒng)工作者永遠(yuǎn)銘記的重要理念。準(zhǔn)確概括和體現(xiàn)了辦公室在單位的特殊性、重要性和關(guān)鍵，指出了辦公室的職責(zé)和日常行為規(guī)則。辦公室工作很復(fù)雜，但和其他組織一樣，它所承擔(dān)的工作有著相同的“優(yōu)先級(jí)”。抓胡子眉毛是工作的忌諱，不僅不能全面完成所有工作，還會(huì)造成員工精力和辦公資源的分散。沒有哪個(gè)部門有無限的人員職位和辦公資源。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，辦公人員和資源的配置基本上是基于解決日常需求的能力。因此，當(dāng)工作量急劇增加，難以全面應(yīng)對(duì)時(shí)，要準(zhǔn)確認(rèn)清大局，深入了解上層情況，掌握下層情況，了解外部情況，從企業(yè)整體發(fā)展的角度分析問題[[1]，進(jìn)而把握主要矛盾，確定工作重點(diǎn)，解決關(guān)鍵問題，從點(diǎn)及面全面突破，這才是正確的工作思路和方法。因此，辦公室工作要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況和工作任務(wù)的變化，及時(shí)調(diào)整工作重心和工作重點(diǎn)，做到統(tǒng)籌兼顧，互不顧此失彼。調(diào)整工作重點(diǎn)，必須始終把“以中心為中心，服從大局，統(tǒng)籌安排”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和著力點(diǎn)。[1]

3.我們必須處理好“四個(gè)關(guān)系”，提高工作的原則性和靈活性

辦公室工作對(duì)整個(gè)電廠的正常運(yùn)行和領(lǐng)導(dǎo)決策的準(zhǔn)確性有著重要的影響。工作做得好不好，會(huì)嚴(yán)重影響整個(gè)企業(yè)的效率和效益。因此，辦公室的工作必須堅(jiān)持一定的工作原則，按照相應(yīng)的原則和規(guī)定行事，克服工作的隨意性，提高工作的質(zhì)量和效率，避免或減少遺漏和錯(cuò)誤。但是，按照辯證法，任何事物都有兩面性，過分強(qiáng)調(diào)原則會(huì)顯得有些教條和呆板。辦公室工作中有很多事情需要溝通協(xié)調(diào)。工作方法和手段不能太教條、太死板，還需要一定的靈活性。如何實(shí)現(xiàn)原則性和靈活性的統(tǒng)一，必須處理好“四個(gè)關(guān)系”。首先要處理好準(zhǔn)確性和模糊性的關(guān)系。準(zhǔn)確性是辦公室工作的首要原則和首要標(biāo)準(zhǔn)。辦公室工作的準(zhǔn)確性在一定程度上保證了領(lǐng)導(dǎo)信息和決策要素的準(zhǔn)確性，可以提高決策的效率。但是，并不是所有的工作都必須準(zhǔn)確，比如辦公室會(huì)議的紀(jì)要，重要工作項(xiàng)目的決策要求。有些話是領(lǐng)導(dǎo)不能完全照搬使用的。根據(jù)公文的要求，必須使用合適的文字進(jìn)行模糊處理，以保證公文的嚴(yán)肅性。此外，在不違反原則的情況下，可以給其他部門或員工提供便利。第二，要處理好速度和延遲的關(guān)系。辦公復(fù)雜、快捷、高效、有活力，能保證更好的辦公效果。同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)“欲速則不達(dá)”的情況。辦公室所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，作為人類個(gè)體，必然會(huì)受到外界環(huán)境和情緒的影響，進(jìn)而對(duì)自己的工作做出錯(cuò)誤的判斷。比如執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策時(shí)，沒有冷靜和非理性，要根據(jù)不同的情況延遲處理。領(lǐng)導(dǎo)靜下心來后，會(huì)再次匯報(bào)和請(qǐng)示執(zhí)行的進(jìn)展情況，領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)有新的指示。第三，要處理好謹(jǐn)慎和責(zé)任的關(guān)系。辦公室工作中的謹(jǐn)慎是冷靜細(xì)致，做事謹(jǐn)慎，避免各種錯(cuò)誤。這個(gè)原則會(huì)更適合日常工作或者常規(guī)工作。工作中總有意外，辦公室也不例外。對(duì)于一些突發(fā)事件，在能力范圍內(nèi)，要勇于處理，果斷提出處理意見，避免因?yàn)闄?quán)衡得失，過于擔(dān)憂而錯(cuò)過決策的最佳時(shí)機(jī)。第四，要處理好保密和公開的關(guān)系。保密是辦公室工作中必須具備的職業(yè)道德。作為電廠機(jī)構(gòu)設(shè)置中的“聯(lián)絡(luò)站”和“進(jìn)出口”，辦公室掌握了全廠的大量信息和數(shù)據(jù)，其中很多是企業(yè)機(jī)密，不能對(duì)外公開。而做好宣傳，尤其是信息的整理，是辦公室工作的主要任務(wù)。這兩個(gè)方面都有明確的工作要求，所以比較容易區(qū)分和界定范圍。如果能處理好以上“四個(gè)關(guān)系”，就能實(shí)現(xiàn)辦公室工作原則性和靈活性的統(tǒng)一。[2]

三.結(jié)束語

綜上所述，辦公室在企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置中處于舉足輕重的地位，是一個(gè)單位對(duì)外的“聯(lián)絡(luò)站”和“進(jìn)出口”。面對(duì)企業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)，要找準(zhǔn)定位，根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況及時(shí)調(diào)整工作重點(diǎn)，優(yōu)化辦公室人員專業(yè)構(gòu)成，增強(qiáng)履職能力，處理好“四個(gè)關(guān)系”，增強(qiáng)工作的原則性和靈活性，努力實(shí)現(xiàn)“六個(gè)轉(zhuǎn)變”，提升“高素質(zhì)”

參考文獻(xiàn)：

[1]曾偉 . 做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作的幾點(diǎn)感悟 [J]. 辦公室業(yè)務(wù) ， 2015-01-20.

[2]李霞 . 淺談辦公室工作原則性與靈活性的統(tǒng)一 [J]. 科學(xué)之友 ， 2013（5）：83-84.

[3]冉澤炳 . 試論辦公室主任強(qiáng)化角色意識(shí)的現(xiàn)實(shí)選擇 [J]. 課程教育研究 （ 新教師教學(xué) ），2012-12-30.

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