摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常管理的重要內(nèi)容組成部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，不斷提升醫(yī)院檔案信息化水平，是醫(yī)院后續(xù)規(guī)范化、信息化管理的重要體現(xiàn)。本文分析了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要價(jià)值，以及醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的原則和具體舉措。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案信息;價(jià)值探究

概述

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常管理的重要組成部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，不斷提升醫(yī)院檔案信息化水平，是醫(yī)院后續(xù)規(guī)范化、信息化管理的重要體現(xiàn)，對(duì)發(fā)揮醫(yī)院檔案應(yīng)用價(jià)值，提升醫(yī)院整體管理水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)價(jià)值

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)降低醫(yī)院檔案管理成本、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案全面管理、實(shí)時(shí)做好檔案管理，發(fā)揮檔案應(yīng)用價(jià)值等方面發(fā)揮著重要作用。

1.1 保障檔案管理低成本

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)辦公自動(dòng)化、辦公無(wú)紙化的現(xiàn)實(shí)需要，加快推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，能夠有效降低紙質(zhì)檔案管理產(chǎn)生的高昂的成本。傳統(tǒng)檔案管理中需要用到無(wú)酸紙張、無(wú)酸檔案袋，以及建設(shè)恒溫、恒濕、防火、低塵檔案儲(chǔ)藏室等，將膠片翻拍備份至無(wú)酸底片袋儲(chǔ)存等，耗費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力[1 ]。檔案信息化建設(shè)，能夠根據(jù)醫(yī)院檔案管理流程，采用專門的檔案管理軟件，及時(shí)將紙質(zhì)檔案、聲像檔案資料數(shù)字化、信息化錄入至專門的檔案管理平臺(tái)，顯著降低了醫(yī)院檔案管理成本。

1.2 保障檔案管理全面性

傳統(tǒng)醫(yī)院紙質(zhì)檔案需要醫(yī)師、護(hù)理人員或其他經(jīng)辦人員填制、保管、匯總，主觀性較強(qiáng)，常使檔案資料收集不齊全、整理不規(guī)范。采用檔案信息化管理，統(tǒng)一了醫(yī)院檔案管理的格式、內(nèi)容及范圍，打破信息不對(duì)稱，有效提升醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的全面性、完整性，從而確保檔案管理更加全面、科學(xué)、完整。

1.3 保障檔案管理時(shí)效性

醫(yī)院檔案管理涉及科室多、環(huán)節(jié)多、類型多，傳統(tǒng)管理模式下，醫(yī)院檔案資料收集依靠手工為主，檔案信息不及時(shí)的現(xiàn)象較為普遍。通過(guò)建立醫(yī)院檔案信息化管理平臺(tái)，能夠?qū)颊邟焯?hào)、用藥、結(jié)算、報(bào)銷、出院等各個(gè)流程信息實(shí)時(shí)掌握，確保了醫(yī)院檔案管理的時(shí)效性和真實(shí)性，也有效避免了因管理不及時(shí)產(chǎn)生檔案遺失等造成醫(yī)患矛盾，對(duì)構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系具有積極價(jià)值。

1.4 保障檔案管理價(jià)值性

醫(yī)院檔案信息化不僅提升了醫(yī)院檔案管理能力和水平，也使醫(yī)院檔案管理價(jià)值更加彰顯：留存了醫(yī)院醫(yī)保報(bào)銷憑證、醫(yī)療服務(wù)單據(jù)，明確醫(yī)患之間矛盾時(shí)的權(quán)責(zé)界定，有利于緩解醫(yī)患矛盾[2 ]。信息化管理，打通了傳統(tǒng)檔案管理中常出現(xiàn)的“信息孤島”，根據(jù)檔案信息分析、利用，科學(xué)配置醫(yī)療資源，提升診療效率，增強(qiáng)診療服務(wù)的針對(duì)性、實(shí)效性。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)原則

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持分布實(shí)施、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、確保安全和注重基礎(chǔ)等原則，如此才能有效保障醫(yī)院檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，取得實(shí)效。

2.1 分布實(shí)施原則

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，需要有計(jì)劃、有步驟地推動(dòng)和落實(shí)，具體來(lái)說(shuō)，就是要根據(jù)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要，購(gòu)置硬件、建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)、搭建網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)。其中，購(gòu)置硬件，主要是指為保障醫(yī)院檔案信息化購(gòu)置的計(jì)算機(jī)掃描儀、刻錄機(jī)等;建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，以及高速掃描技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)、聲像等介質(zhì)文件，系統(tǒng)組織為有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。最后，是將醫(yī)院檔案信息化成果通過(guò)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)等形式實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息在一定范圍共享。

2.2 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)原則

醫(yī)院檔案信息化依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一。具體來(lái)說(shuō)，就是要確保醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)輸入規(guī)定要一致、軟件使用標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一、數(shù)據(jù)編排細(xì)則要一樣，遵守國(guó)家和醫(yī)療行業(yè)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)[3 ]。如：電腦讀取醫(yī)院檔案目錄要按照《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》，檔案硬盤或磁盤存儲(chǔ)則應(yīng)遵守《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范》，醫(yī)院紙質(zhì)檔案數(shù)字化則應(yīng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，等等。

2.3 確保安全原則

信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與管理面臨著諸多非傳統(tǒng)安全因素威脅，如信息失控、信息失竊、信息過(guò)剩、計(jì)算機(jī)病毒，軟硬件故障等。因此，在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中應(yīng)把安全作為一條必須遵守的底線。既要維護(hù)好檔案信息安全，通過(guò)數(shù)字加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火墻等技術(shù)，確保檔案信息自身安全;也要嚴(yán)格采取保密措施，防止發(fā)生失泄密事件[4 ]。

2.4 注重基礎(chǔ)原則

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性和基礎(chǔ)性工作，在現(xiàn)有信息技術(shù)基礎(chǔ)上，應(yīng)將醫(yī)院檔案信息中最為重要的病案、人事檔案，以及其他重要檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化，陸續(xù)推動(dòng)其他部門檔案信息化，通過(guò)數(shù)字化處理，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供有力數(shù)字信息支撐。此外，隨著OA辦公信息化技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件檔案，醫(yī)院也要做好電子文件新型載體的檔案及時(shí)收集、整理和歸檔，打牢醫(yī)院檔案信息化基礎(chǔ)工作。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)策

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性和系統(tǒng)性工作，需要構(gòu)建與之相適應(yīng)的檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)，統(tǒng)一醫(yī)院檔案信息化管理格式，優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化結(jié)構(gòu)內(nèi)容，提升醫(yī)院檔案信息化隊(duì)伍管理者素能，加快推動(dòng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)及運(yùn)行。

3.1 構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)

首先系統(tǒng)要具有開放性、可擴(kuò)展性、靈活性和安全可靠性;其次，系統(tǒng)要支持離線、在線批量接收及處理醫(yī)院電子信息檔案;再次，系統(tǒng)還需具有相應(yīng)的標(biāo)引、著錄等功能，支持收錄的檔案分類及排序;此外，系統(tǒng)應(yīng)含有對(duì)收錄檔案及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)備份及相應(yīng)恢復(fù)功能，以及相應(yīng)的查詢借閱服務(wù)功能，滿足醫(yī)護(hù)及管理人員后期在線申請(qǐng)、查閱及打印所需檔案。真正實(shí)現(xiàn)以檔案信息化系統(tǒng)為管理核心和關(guān)鍵的應(yīng)用系統(tǒng)。

3.2 統(tǒng)一醫(yī)院檔案信息化規(guī)范格式

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)一的規(guī)范格式予以保障，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案統(tǒng)一、規(guī)范管理，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家、行業(yè)關(guān)于檔案信息化領(lǐng)域的相關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。醫(yī)院電子檔案離線備份應(yīng)采用一次寫光盤、硬磁盤或磁帶等離線存儲(chǔ)介質(zhì)。按照《電子文件歸檔登記表》《電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)管理登記表》《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》《電子檔案銷毀登記表》等的要求，做好醫(yī)院檔案信息化過(guò)程中檔案的統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一遷移及銷毀，等等。

3.3 優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化結(jié)構(gòu)內(nèi)容

利用檔案信息化管理系統(tǒng)，加快紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)媒介信息化轉(zhuǎn)化，以及做好電子檔案增量管理，推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)及管理進(jìn)程[5 ]。為此，需要通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案的結(jié)構(gòu)，利用專門的檔案管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，對(duì)收集的醫(yī)院檔案進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化及初次信息處理。例如，根據(jù)醫(yī)院檔案種類，將醫(yī)院檔案信息分為醫(yī)院病案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)院設(shè)備檔案、醫(yī)院基建檔案、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案，等等，將這些不同種類的檔案進(jìn)行信息化分類處理，使之形成相應(yīng)的類別，便于后期的檔案信息傳輸、共享，增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理的適用性，為醫(yī)院檔案管理及醫(yī)院發(fā)展提供有力支撐。

3.4 提升醫(yī)院檔案信息化隊(duì)伍素能

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)需要與之相適應(yīng)的檔案管理隊(duì)伍去落實(shí)和執(zhí)行。因此，一方面，通過(guò)招錄、選調(diào)、聘用等形式，注重引入高素質(zhì)、復(fù)合型檔案管理人才;另一方面，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化從業(yè)人員的信息素能培訓(xùn)，尤其是要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的培訓(xùn)，既要做好檔案部門人員的業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)，也要做好相關(guān)科室檔案資料兼職人員的定期培訓(xùn)，不斷提升全員信息素養(yǎng)，為檔案信息化建設(shè)以及后期的醫(yī)院檔案查詢、利用提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。醫(yī)院管理者要高度重視檔案人員素能培訓(xùn)工作，給予時(shí)間、物質(zhì)保障，邀請(qǐng)專家來(lái)院授課，或者組織學(xué)員赴先進(jìn)地區(qū)、先進(jìn)院參觀學(xué)習(xí)，推動(dòng)建立以檔案管理人員素能提升為核心，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)朝著更高水平邁進(jìn)，發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的應(yīng)有作用，助力醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：孫立梅，大學(xué)學(xué)歷，泰安市中醫(yī)醫(yī)院館員，主要從事檔案管理研究。