龐程元

摘 要：新修訂的《檔案法》明確了電子檔案的法律地位，是全面依法治國(guó)新理念新思想新戰(zhàn)略的重要體現(xiàn)。如何在依法治國(guó)大環(huán)境下，順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的新要求，進(jìn)行電子檔案收集管理創(chuàng)新，確保其蘊(yùn)含的依據(jù)、憑證、參考等價(jià)值，成為高校檔案工作者面臨的一個(gè)重要課題。

關(guān)鍵詞：依法治國(guó);高校;電子檔案;收集

新修訂的《檔案法》對(duì)電子檔案的合法要素、作用、安全性和信息化建設(shè)等內(nèi)容做出了明確規(guī)定。該法及相關(guān)法律法規(guī)的實(shí)施，明確了電子檔案在檔案管理工作中的地位和作用，明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可作為憑證使用。但與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的獲取途徑與保存形式等要復(fù)雜得多，為確保其憑證作用還需要符合一系列的相關(guān)要求。因此，如何在新的法治框架下對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化收集，確保電子檔案的存證價(jià)值，是我們當(dāng)前面臨的一項(xiàng)重要課題。針對(duì)這一情況，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)在全面推進(jìn)依法治國(guó)背景下高校電子檔案收集中存在的問題及改進(jìn)思路進(jìn)行探析。

1 高校電子檔案收集中存在的問題分析

電子檔案是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。高校電子檔案收集的對(duì)象常見的有文本文件、圖像、照片、視頻等形式。其收集途徑主要是：各部門歸檔的聲像類檔案，如照片、視頻等，主要來自宣傳部門;校史館歸檔的口述校史等，主要是光盤;數(shù)字化掃描的電子圖像及檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)對(duì)接的辦公文檔在線歸檔。高校電子檔案收集雖有較大進(jìn)展，但仍存在一些問題。

1.1 電子檔案收集與整理的有效性和質(zhì)量有待規(guī)范提高

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的收集整理相對(duì)更豐富、復(fù)雜一些，如舉辦“2020級(jí)新生開學(xué)典禮”活動(dòng)過程中形成的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最終收集歸檔的可能僅有幾頁紙的文字內(nèi)容。與之相比，這個(gè)活動(dòng)形成的電子檔案不僅涉及照片、視頻等不同形式內(nèi)容，還需要從不同拍攝來源中甄選所需照片、視頻并整理歸類，工作量的增加不僅導(dǎo)致工作難度的增大，還會(huì)導(dǎo)致如甄選的活動(dòng)照片重復(fù)等檔案質(zhì)量及有效性的降低;同時(shí)，收集到的相關(guān)電子檔案還會(huì)受拍攝者水平、時(shí)機(jī)選擇、拍攝器材差異等因素影響，出現(xiàn)影像素材內(nèi)容不清晰、主題不統(tǒng)一、像素不達(dá)標(biāo)等質(zhì)量問題。此外，由于對(duì)活動(dòng)整體安排、檔案最終歸檔整理的要求了解不夠等因素，檔案素材收集者收集的部分素材缺乏完整性與針對(duì)性，影響電子檔案的質(zhì)量與有效性。

1.2 易導(dǎo)致所收集電子檔案類型的缺失

電子檔案類型多樣，檔案工作人員如基于認(rèn)知局限性與慣例進(jìn)行檔案收集，易導(dǎo)致電子檔案類型的缺失?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第十五條明確規(guī)定“高校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，并列明11類歸檔范圍。此外，最高人民法院新修改的《決定》中也列明電子數(shù)據(jù)還包括：（1）網(wǎng)頁、博客、微博客等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布的信息;（2）手機(jī)短信、電子郵件、即時(shí)通信、通訊群組等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用服務(wù)的通信信息;（3）用戶注冊(cè)信息、身份認(rèn)證信息、電子交易記錄、通信記錄、登錄日志等信息;（4）文檔、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書、計(jì)算機(jī)程序等電子文件;（5）其他以數(shù)字化形式存儲(chǔ)、處理、傳輸?shù)哪軌蜃C明案件事實(shí)的信息。但在實(shí)際工作中，檔案管理人員習(xí)慣性認(rèn)為電子檔案僅指照片、視頻，忽視了其他數(shù)據(jù)信息的收集歸檔。

1.3 電子檔案收集歸檔過程的專業(yè)技術(shù)水平有待提高

一方面，檔案工作人員計(jì)算機(jī)信息技術(shù)水平參差不齊，缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化的培訓(xùn)學(xué)習(xí);另一方面，所配置的軟硬件系統(tǒng)及設(shè)備不齊或得不到有效利用。上述因素，都會(huì)影響電子檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，高校即使經(jīng)過檔案數(shù)字化建設(shè)或新館建設(shè)后，包括數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、存儲(chǔ)備份系統(tǒng)、殺毒軟件、安全檢測(cè)工具等軟硬件設(shè)施相對(duì)齊全后，由于缺乏專人使用維護(hù)，也會(huì)導(dǎo)致其難以被充分利用，電子檔案收集無法完全到位。

1.4 電子檔案收集歸檔方法缺乏有針對(duì)性的統(tǒng)一規(guī)范

2016年國(guó)家發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》從“電子檔案系統(tǒng)、范圍、收集整理、編目、存儲(chǔ)備份、處置”等方面從總體上對(duì)電子檔案管理方法進(jìn)行了統(tǒng)一，然而缺乏對(duì)高校檔案管理工作自身特點(diǎn)有針對(duì)性的管理規(guī)范，高校實(shí)際的電子檔案收集歸檔只能參照文書檔案歸檔的方式進(jìn)行，制約了電子檔案收集歸檔的規(guī)范性。

2 高校電子檔案收集管理方法的改進(jìn)思路

2.1 將電子檔案收集納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中

將檔案信息化納入高校信息化發(fā)展規(guī)劃中，保證檔案工作的投入，完善資源配置，從上至下提高電子檔案歸檔意識(shí)，實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)到主動(dòng)，從無效到有效，從量少單一到豐富的轉(zhuǎn)變。此外，可依托學(xué)校制定檔案管理目標(biāo)績(jī)效考核實(shí)施方案，將每年檔案歸檔情況納入績(jī)效考核細(xì)則中并實(shí)現(xiàn)量化評(píng)分。加強(qiáng)和改進(jìn)黨政職能部門、院系檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案收集工作，促使其工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化。

2.2 完善歸檔制度，擴(kuò)大歸檔范圍并細(xì)化歸檔要求

在明確必須保證電子文檔憑證作用的前提下，歸檔范圍可參照紙質(zhì)文件執(zhí)行，同時(shí)要求電子文件的形成、積累、收集、鑒定、著錄、背景等信息的記錄也一并歸檔。參照國(guó)家有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高校自身情況，從電子文件的獲得途徑、類型、特點(diǎn)入手，以統(tǒng)一管理為原則，明確歸檔電子文件的管理機(jī)制，全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的著錄和組卷為主要內(nèi)容進(jìn)行歸檔電子文件的整理，以脫機(jī)載體為重點(diǎn)加強(qiáng)歸檔電子文件的保護(hù)，以確保真實(shí)、有效為目的把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗(yàn)關(guān)，從而制定出包括電子文件的產(chǎn)生、整理、鑒定、歸檔、保護(hù)、利用等內(nèi)容的科學(xué)的管理規(guī)章制度。

2.3 豐富收集來源，提高檔案質(zhì)量

在條件允許的情況下，檔案管理部門應(yīng)鼓勵(lì)各部門各單位積極移交歸檔，并且基于“應(yīng)收盡收”的原則，豐富電子檔案的來源與范圍。檔案部門還可積極拓展思路，通過制作宣傳手冊(cè)或利用“6·9”國(guó)際檔案日等時(shí)機(jī)加強(qiáng)宣傳，普及電子檔案的有關(guān)知識(shí)與管理的法律法規(guī)，主動(dòng)從各部門單位傳統(tǒng)來源之外的其他途徑收集征集電子檔案;檔案管理人員還可深入基層部門了解電子檔案形成保存情況，指導(dǎo)基層兼職檔案員有效歸檔;以豐富校史資料為契機(jī)，走訪校友、深入離退休教師中“淘寶式”搜集材料，可從幫助整理歸納私人保存的相關(guān)材料開始，鼓勵(lì)其捐贈(zèng)或制作口述校史視頻等電子檔案;高校檔案部門還可考慮在配備相關(guān)攝影器材、人員的同時(shí)，與相關(guān)宣傳部門等協(xié)作，更多地參與到高校各項(xiàng)工作中，確保以更專業(yè)的檔案視角第一時(shí)間記錄下涉及學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的有效完整的電子文件。

2.4 依托數(shù)字化建設(shè)，完善檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)

目前，電子檔案主要以離線歸檔即物理歸檔為主，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)向在線歸檔即邏輯歸檔轉(zhuǎn)變。邏輯歸檔需要有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、存儲(chǔ)管理服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等支撐。高校在開展檔案數(shù)字化工作的同時(shí)，應(yīng)將本校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)一并納入計(jì)劃范疇，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)開發(fā)建設(shè)，在推進(jìn)檔案數(shù)字化的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案在線歸檔。

2.5 利用相關(guān)技術(shù)構(gòu)建安全屏障

針對(duì)電子檔案的易變、易改性，為保證其憑證作用，應(yīng)利用合規(guī)合法的措施及技術(shù)，保障電子檔案的安全及其憑證效力。應(yīng)利用區(qū)塊鏈技術(shù)的存證溯源、不可篡改性、分布式存儲(chǔ)等特點(diǎn)，將電子檔案安全保存，做到過程全備份，在線、離線備份，多套備份及異質(zhì)備份進(jìn)行存儲(chǔ)。應(yīng)利用hash運(yùn)算對(duì)檔案數(shù)據(jù)做完整性校驗(yàn)計(jì)算，形成完整性校驗(yàn)值，第一時(shí)間獲取電子檔案數(shù)字信息的特征值。應(yīng)進(jìn)行數(shù)字簽名或加蓋時(shí)間戳，時(shí)間戳能夠自動(dòng)在檔案數(shù)據(jù)上形成唯一的精確時(shí)間戳，也使相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)記入同一條時(shí)間鏈，還能對(duì)每一次檔案查詢、利用等行為按照時(shí)間順序自動(dòng)記錄，及時(shí)留下利用痕跡。應(yīng)開展電子文件的四性檢測(cè)，即真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

2.6 注重人才隊(duì)伍建設(shè)

高校人事部門在增補(bǔ)檔案人員時(shí)，可有意識(shí)補(bǔ)充具有系統(tǒng)的檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)具有一定計(jì)算機(jī)專業(yè)背景且具有良好的信息素養(yǎng)和信息技能的工作人員，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。高校檔案部門可考慮增設(shè)信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)，配備具有相關(guān)專業(yè)技術(shù)的人員，配合檔案管理人員完善電子檔案收集歸檔、檔案信息化建設(shè)、設(shè)備工具使用維護(hù)等工作。

高校檔案工作者應(yīng)適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，改變觀念，創(chuàng)新工作方法，完善電子檔案的收集，提高檔案信息化建設(shè)水平，服務(wù)高校師生，助力高校發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]向陽，吳廣平.檔案工作實(shí)務(wù)[M].2版.北京：北京大學(xué)出版社，2013.

[2]袁嘉欣，楊安榮.基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電子檔案管理應(yīng)用[J].中國(guó)檔案，2020（10）：28—30.

（作者單位：遵義醫(yī)科大學(xué)）