袁留亮

（廣東醫(yī)科大學(xué)圖書館,廣東 湛江 524023）

1 前言

科技查新是基于多種數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)，系統(tǒng)、客觀、準(zhǔn)確地評價委托查新項(xiàng)目的新穎性和先進(jìn)性的一種信息咨詢服務(wù)[1]。為高質(zhì)量地完成一項(xiàng)科技查新，查新員必須依據(jù)查新點(diǎn)提取關(guān)鍵詞、構(gòu)建檢索式，并閱讀、分析多個數(shù)據(jù)庫的相關(guān)文獻(xiàn)，最后依據(jù)全面的信息檢索和系統(tǒng)的文獻(xiàn)分析，撰寫符合教育部查新規(guī)范的科技查新報告。在查新工作中，查新員既要運(yùn)用專業(yè)的文獻(xiàn)檢索和分析能力，也要機(jī)械地重復(fù)處理一些簡單工作，如文獻(xiàn)去重、報告格式調(diào)整。

為提高查新效率和查新質(zhì)量，很多查新工作站已把NoteExpress、EndNote等文獻(xiàn)管理軟件運(yùn)用到查新工作中[2-5]。NoteExpress是北京愛琴海軟件公司開發(fā)的一款文獻(xiàn)管理軟件，它集數(shù)據(jù)檢索、文獻(xiàn)管理、數(shù)據(jù)分析、知識發(fā)現(xiàn)和寫作支持等功能于一身，是中國科研工作者使用最廣泛的科研軟件之一。NoteExpress支持中國知網(wǎng)（CNKI）、維普、萬方及中國生物醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫（CBM）等數(shù)據(jù)庫的在線檢索，多種格式文獻(xiàn)的導(dǎo)入、批量去重，以及文獻(xiàn)信息分析。它能規(guī)范且高效地處理查新報告中相關(guān)文獻(xiàn)的題錄信息，將查新員從低效、機(jī)械重復(fù)的工作中解放出來，專心從事文獻(xiàn)檢索與內(nèi)容對比分析工作。

NoteExpress已成為查新人員的得力助手。目前研究者主要通過修改NoteExpress的不同過濾器和樣式來發(fā)揮NoteExpress在科技查新中的作用。他們通過Noteexpress的過濾器把不同數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)導(dǎo)入NoteExpress，利用樣式導(dǎo)出符合查新規(guī)范的文獻(xiàn)題錄信息。查新通常涉及多個數(shù)據(jù)庫，以前的研究者常采用多個過濾器和樣式去輸入和輸出相關(guān)文獻(xiàn)信息，過多的過濾器和樣式會降低查新的效率和質(zhì)量。同時由于軟件和數(shù)據(jù)庫的不斷更新，已有文獻(xiàn)中的過濾器和樣式的修改方法也已過時，目前也未有文獻(xiàn)專門提供醫(yī)學(xué)中文數(shù)據(jù)庫的過濾器和樣式。故為促進(jìn)NoteExpress在查新工作中的運(yùn)用，減輕查新人員的工作負(fù)擔(dān)，在前人研究基礎(chǔ)上，本文將編寫更加詳細(xì)、簡便的過濾器和樣式。

醫(yī)學(xué)中文科技查新主要涉及CNKI、萬方、維普以及CBM等數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)的檢索與利用。目前幾個數(shù)據(jù)庫均提供了文獻(xiàn)題錄信息的多種輸出格式，如EndNote、NoteExpress等格式。對比幾個數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)題錄信息的NoteExpress格式后，筆者發(fā)現(xiàn)可以通過修改NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器，一次性解決不同數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)題錄信息的導(dǎo)入問題。即把不同數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)的題錄信息按照各自的NoteExpress格式導(dǎo)出后，只需選擇編輯好的NoteExpress過濾器，即可把查新報告需要的文獻(xiàn)題錄信息正確導(dǎo)入到NoteExpress軟件，然后依據(jù)新編寫的樣式在Word文檔中輸出所需格式的文獻(xiàn)題錄信息。

2 不同數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

由于不同數(shù)據(jù)庫和NoteExress軟件均屬于不同的公司，不同數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)題錄信息的NoteExpress格式常有差異，且它們與NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器的字段名稱也常存在差異。教育部對查新報告中的期刊論文、博碩論文、會議、專利、標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)題錄信息的格式做了規(guī)定。要導(dǎo)出正確格式的文獻(xiàn)題錄信息，必須先把數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)的題錄信息正確導(dǎo)入NoteExpress軟件。故本文先對比不同數(shù)據(jù)庫中不同類型文獻(xiàn)資源的題錄信息輸出的NoteExpress格式，分析它們存在的問題，針對問題提出NoteExpress軟件中NoteExpress過濾器的修改方法，最后根據(jù)教育部的查新規(guī)范編寫新樣式。

2.1 期刊論文題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

依據(jù)GB/T 7714—2005《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》，《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》（以下簡稱《查新規(guī)范》）規(guī)定，期刊論文的題錄信息應(yīng)按照“作者(作者地址).題名[J].刊名,出版年,卷(期):起止頁.摘要”的格式列出。為導(dǎo)出正確格式的期刊論文題錄信息，首先比較CNKI、維普、萬方和CBM這4個數(shù)據(jù)庫輸出期刊論文題錄信息的NoteExpress格式。如表1所示，除了維普的NoteExpress格式題錄信息缺少起止頁信息、CBM的NoteExpress格式題錄信息中的作者地址信息保存在“Author Affiliation”字段外，在其他數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的NoteExpress格式題錄信息中，查新報告所需的題錄信息均完整存在。

針對維普數(shù)據(jù)庫輸出的NoteExpress格式題錄信息缺乏起止頁信息的問題，本文按照張霞等（2011）的建議[6]，將維普數(shù)據(jù)庫的題錄信息按照其NoteExpress格式導(dǎo)入NoteExpress軟件后，選中導(dǎo)入的文獻(xiàn)，右鍵點(diǎn)擊“在線更新”，即可把缺少的起止頁信息補(bǔ)全。CBM輸出的NoteExpress格式題錄信息中也存在“Author Address”字段，但它包含的是作者的省份地址信息。同時CNKI、維普和萬方數(shù)據(jù)庫輸出的NoteExpress格式題錄信息中并不包含“Author Affiliation”字段，故本文在制作樣式時，選擇修改NoteExpress過濾器的“Author Address”字段，來解決CBM的作者地址信息問題。點(diǎn)擊“工具”選項(xiàng)，依次選擇“過濾器”“過濾器管理器”，選中并編輯“NoteExpress”，再依次點(diǎn)擊“常規(guī)”“字段規(guī)則”，通過模板下拉列表選擇“期刊文章”選項(xiàng)，在字段下拉列表中選擇“作者地址”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“添加規(guī)則”，并在“標(biāo)識”的選項(xiàng)中輸入“Author Affiliation”，再依次點(diǎn)擊“上移”“保存”，則CBM的“Author Affiliation”信息即可導(dǎo)入“作者地址”字段，且排序在第一的位置。

修改NoteExpress過濾器后，如表1所示，NoteExpress軟件中的“Author”“Author Address”“Title”“Journal”“Year”“Volume”“Issue”“Pages”“Abstract”等字段，均能正確導(dǎo)入查新報告所需的幾個數(shù)據(jù)庫的期刊論文題錄信息。為輸出正確格式的期刊論文題錄信息，本文借鑒川蓉（2010）的方法，直接在已有樣式“重慶大學(xué)研究”的基礎(chǔ)上修改樣式。在NoteExpress軟件中，依次選擇“工具”“樣式”“樣式管理器”，選擇“重慶大學(xué)研究”樣式，雙擊打開樣式管理器，依次點(diǎn)擊“題錄”“模板”，把期刊論文樣式修改為“作者|(作者地址).|標(biāo)題[J].|期刊,|年份,|卷|(期):|頁碼.|摘要”。利用新編樣式即可導(dǎo)出查新所需格式的題錄信息。

表1 數(shù)據(jù)庫期刊論文題錄信息的NoteExpress格式

2.2 學(xué)位論文題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

《查新規(guī)范》將學(xué)位論文的題錄信息格式規(guī)定為“作者(作者單位).題名[D].地點(diǎn):學(xué)位授予單位,年份.摘要”。目前CNKI和萬方收錄了博碩論文，故本文首先比較這兩個數(shù)據(jù)庫輸出博碩論文題錄信息的NoteExpress格式。除地點(diǎn)信息（學(xué)位授予單位所在城市信息）外，兩個數(shù)據(jù)庫輸出的博碩論文NoteExpress格式題錄信息中其他信息均完整，且標(biāo)簽名稱一致。因此只需將CNKI和萬方的博碩論文題錄信息按照其默認(rèn)的NoteExpress格式導(dǎo)出，再利用NoteExpress過濾器，NoteExpress軟件便能導(dǎo)入所需的學(xué)位論文題錄信息（除地點(diǎn)信息外）。

針對缺少地點(diǎn)信息的問題，本文在修改樣式時，選擇用非字段值“請輸入城市名稱”代替“地點(diǎn)”，同時把“請輸入城市名稱”字樣以加粗顯示，把學(xué)位論文樣式修改為“作者|(大學(xué)).|標(biāo)題[D].|請輸入城市名稱:|大學(xué),|年份.|摘要”。利用新編樣式即可導(dǎo)出查新所需格式的題錄信息。

2.3 專利文獻(xiàn)題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

《查新規(guī)范》規(guī)定專利文獻(xiàn)的題錄信息應(yīng)按照“申請者(申請者地址).題名:專利國別,專利號[P].公告日期或公開日期”的格式列出。目前CNKI和萬方收錄了專利文獻(xiàn)，故本文首先比較這兩個數(shù)據(jù)庫輸出專利文獻(xiàn)題錄信息的NoteExpress格式。

如表2所示，CNKI導(dǎo)出的NoteExpress格式的專利文獻(xiàn)題錄信息缺乏專利號信息，其“公告日或公開日期”對應(yīng)的字段為“Date”，同時也缺乏“專利國別”字段；萬方數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的NoteExpress格式的專利文獻(xiàn)題錄信息缺少申請者信息，其“公告日或公開日期”對應(yīng)的字段是“Reviewed Item”，同時它也有“Date”字段（包含的信息為申請日），也缺少“專利國別”字段。

表2 數(shù)據(jù)庫專利文獻(xiàn)題錄信息的NoteExpress格式

在NoteExpress軟件中，專利信息無法通過升級更新信息。為解決信息缺失和字段標(biāo)簽不一致問題，本文主要采用修改軟件樣式的方法，即NoteExpress軟件直接導(dǎo)入CNKI或萬方導(dǎo)出的NoteExpress格式題錄信息，然后通過新的樣式調(diào)取所需不同數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)題錄信息，把專利輸出樣式修改為“申請人|授權(quán)日期*改為申請人|(申請人地址).|名稱:中國,|申請?zhí)朳P].|注釋*修改為申請?zhí)朳P].|公開日期.*授權(quán)日期*（刪除第一個日期).|摘要”。

因?yàn)槿f方導(dǎo)出的NoteExpress格式題錄信息擁有獨(dú)有的“Reviewed Item”字段（CNKI導(dǎo)出的信息無此字段），本文在樣式中選擇用“申請人|授權(quán)日期”來輸出CNKI和萬方的申請人信息，當(dāng)輸出萬方的專利文獻(xiàn)時，查新員能看到“改為申請人”的提示信息。CNKI導(dǎo)出的NoteExpress格式題錄信息擁有獨(dú)有的“Notes”字段（萬方導(dǎo)出的信息無此字段），因此本文在樣式中選擇用“申請?zhí)東注釋”來輸出CNKI和萬方的“專利號”信息，當(dāng)輸出CNKI的專利文獻(xiàn)時，查新員能看到“修改為申請?zhí)枴钡奶崾拘畔ⅰNKI和萬方導(dǎo)出的“公告/公開日期”分別保存到“Date”和“Reviewed Item”字段，萬方的“申請日”保存到“Data”字段。NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器利用“Data”字段輸出信息時，會輸出“公開日期”和“申請日”兩種內(nèi)容，因?yàn)镃NKI不包含“Reviewed Item”字段，故本文選擇用“公開日期.*授權(quán)日期”來輸出CNKI和萬方的“公告/公開日期”信息。當(dāng)輸出萬方的專利文獻(xiàn)題錄信息時，查新員能看到“刪除第一個日期”提示信息，查新員按照格式修改完提示信息，即可獲得查新所需格式的題錄信息。

2.4 會議論文題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

《查新規(guī)范》規(guī)定會議文獻(xiàn)的題錄信息應(yīng)按照“作者(作者地址).題名[C].會議論文集名稱.出版年:起止頁.”的格式列出。目前CNKI和萬方收錄了會議文獻(xiàn)，故首先比較這兩個數(shù)據(jù)庫輸出專利文獻(xiàn)題錄信息的NoteExpress格式。CNKI和萬方輸出的NoteExpress格式專利文獻(xiàn)題錄信息中，上述字段中的信息全部存在，且對應(yīng)的字段標(biāo)簽一致。即只需把CNKI和萬方的會議論文按照其默認(rèn)的NoteExpress格式導(dǎo)出，利用NoteExpress過濾器，NoteExpress軟件便能導(dǎo)入所需的會議文獻(xiàn)題錄信息。將會議樣式修改為“作者(作者地址).*標(biāo)題[C].*//叢書標(biāo)題.*會議年份:*頁碼|摘要”，利用新編樣式即可導(dǎo)出查新所需格式的題錄信息。

2.5 標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

《查新規(guī)范》規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)的題錄信息應(yīng)按照“標(biāo)準(zhǔn)代碼,標(biāo)題[S].|摘要”的格式列出。目前CNKI和萬方收錄了標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)。CNKI和萬方輸出的NoteExpress格式標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)題錄信息中，“標(biāo)準(zhǔn)順序號—發(fā)布年”均存在，但字段標(biāo)簽不一致，CNKI的“標(biāo)準(zhǔn)順序號—發(fā)布年”保存在“ISBN”字段中，萬方“標(biāo)準(zhǔn)順序號—發(fā)布年”保存在“Secondary Title”字段，但CNKI里沒有“Secondary Title”字段，萬方里沒有“ISBN”字段，故通過修改過濾器的方式完成本次修改。

點(diǎn)擊“工具”選項(xiàng)，依次選擇“過濾器”“過濾器管理器”，選中“NoteExpress”，編輯“NoteExpress”，再依次點(diǎn)擊“常規(guī)”“字段規(guī)則”，通過模板下拉列表選擇“技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)”選項(xiàng)，在字段下拉列表中選擇“標(biāo)準(zhǔn)代碼”選項(xiàng)，雙擊“標(biāo)準(zhǔn)代碼”，進(jìn)入字段規(guī)則，點(diǎn)擊“添加規(guī)則”，在“標(biāo)識”的選項(xiàng)中輸入“ISBN”，點(diǎn)擊“保存”。這樣NoteExpress的“技術(shù)代碼”選項(xiàng)里就同時包含了CNKI和萬方的“標(biāo)準(zhǔn)順序號—發(fā)布年”信息。將標(biāo)準(zhǔn)樣式修改為“標(biāo)準(zhǔn)代碼,*標(biāo)題[S].|摘要”，利用新編樣式即可導(dǎo)出查新所需格式的題錄信息。

3 結(jié)語

目前不同數(shù)據(jù)庫輸出的NoteExpress格式題錄信息存在差異，并且它們與NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器的字段名稱也常存在不一致，本文修改NoteExpress過濾器的一些設(shè)置后，就實(shí)現(xiàn)了把不同數(shù)據(jù)庫多種類型資源的NoteExpress題錄信息導(dǎo)入到NoteExpress軟件，并能按照特定的樣式輸出基本符合教育部查新規(guī)范格式的題錄信息，經(jīng)過簡單的修改即可調(diào)整好參考文獻(xiàn)的格式，可極大地提高查新員的工作效率和工作質(zhì)量。