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        Noteexpress在醫(yī)學(xué)中文科技查新工作中的應(yīng)用

        2021-08-11 01:45:02袁留亮
        中阿科技論壇(中英文) 2021年8期
        關(guān)鍵詞:題錄查新字段

        袁留亮

        (廣東醫(yī)科大學(xué)圖書館,廣東 湛江 524023)

        1 前言

        科技查新是基于多種數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn),系統(tǒng)、客觀、準(zhǔn)確地評價委托查新項(xiàng)目的新穎性和先進(jìn)性的一種信息咨詢服務(wù)[1]。為高質(zhì)量地完成一項(xiàng)科技查新,查新員必須依據(jù)查新點(diǎn)提取關(guān)鍵詞、構(gòu)建檢索式,并閱讀、分析多個數(shù)據(jù)庫的相關(guān)文獻(xiàn),最后依據(jù)全面的信息檢索和系統(tǒng)的文獻(xiàn)分析,撰寫符合教育部查新規(guī)范的科技查新報告。在查新工作中,查新員既要運(yùn)用專業(yè)的文獻(xiàn)檢索和分析能力,也要機(jī)械地重復(fù)處理一些簡單工作,如文獻(xiàn)去重、報告格式調(diào)整。

        為提高查新效率和查新質(zhì)量,很多查新工作站已把NoteExpress、EndNote等文獻(xiàn)管理軟件運(yùn)用到查新工作中[2-5]。NoteExpress是北京愛琴海軟件公司開發(fā)的一款文獻(xiàn)管理軟件,它集數(shù)據(jù)檢索、文獻(xiàn)管理、數(shù)據(jù)分析、知識發(fā)現(xiàn)和寫作支持等功能于一身,是中國科研工作者使用最廣泛的科研軟件之一。NoteExpress支持中國知網(wǎng)(CNKI)、維普、萬方及中國生物醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(CBM)等數(shù)據(jù)庫的在線檢索,多種格式文獻(xiàn)的導(dǎo)入、批量去重,以及文獻(xiàn)信息分析。它能規(guī)范且高效地處理查新報告中相關(guān)文獻(xiàn)的題錄信息,將查新員從低效、機(jī)械重復(fù)的工作中解放出來,專心從事文獻(xiàn)檢索與內(nèi)容對比分析工作。

        NoteExpress已成為查新人員的得力助手。目前研究者主要通過修改NoteExpress的不同過濾器和樣式來發(fā)揮NoteExpress在科技查新中的作用。他們通過Noteexpress的過濾器把不同數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)導(dǎo)入NoteExpress,利用樣式導(dǎo)出符合查新規(guī)范的文獻(xiàn)題錄信息。查新通常涉及多個數(shù)據(jù)庫,以前的研究者常采用多個過濾器和樣式去輸入和輸出相關(guān)文獻(xiàn)信息,過多的過濾器和樣式會降低查新的效率和質(zhì)量。同時由于軟件和數(shù)據(jù)庫的不斷更新,已有文獻(xiàn)中的過濾器和樣式的修改方法也已過時,目前也未有文獻(xiàn)專門提供醫(yī)學(xué)中文數(shù)據(jù)庫的過濾器和樣式。故為促進(jìn)NoteExpress在查新工作中的運(yùn)用,減輕查新人員的工作負(fù)擔(dān),在前人研究基礎(chǔ)上,本文將編寫更加詳細(xì)、簡便的過濾器和樣式。

        醫(yī)學(xué)中文科技查新主要涉及CNKI、萬方、維普以及CBM等數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)的檢索與利用。目前幾個數(shù)據(jù)庫均提供了文獻(xiàn)題錄信息的多種輸出格式,如EndNote、NoteExpress等格式。對比幾個數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)題錄信息的NoteExpress格式后,筆者發(fā)現(xiàn)可以通過修改NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器,一次性解決不同數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)題錄信息的導(dǎo)入問題。即把不同數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)的題錄信息按照各自的NoteExpress格式導(dǎo)出后,只需選擇編輯好的NoteExpress過濾器,即可把查新報告需要的文獻(xiàn)題錄信息正確導(dǎo)入到NoteExpress軟件,然后依據(jù)新編寫的樣式在Word文檔中輸出所需格式的文獻(xiàn)題錄信息。

        2 不同數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

        由于不同數(shù)據(jù)庫和NoteExress軟件均屬于不同的公司,不同數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)題錄信息的NoteExpress格式常有差異,且它們與NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器的字段名稱也常存在差異。教育部對查新報告中的期刊論文、博碩論文、會議、專利、標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)題錄信息的格式做了規(guī)定。要導(dǎo)出正確格式的文獻(xiàn)題錄信息,必須先把數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)的題錄信息正確導(dǎo)入NoteExpress軟件。故本文先對比不同數(shù)據(jù)庫中不同類型文獻(xiàn)資源的題錄信息輸出的NoteExpress格式,分析它們存在的問題,針對問題提出NoteExpress軟件中NoteExpress過濾器的修改方法,最后根據(jù)教育部的查新規(guī)范編寫新樣式。

        2.1 期刊論文題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

        依據(jù)GB/T 7714—2005《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》,《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》(以下簡稱《查新規(guī)范》)規(guī)定,期刊論文的題錄信息應(yīng)按照“作者(作者地址).題名[J].刊名,出版年,卷(期):起止頁.摘要”的格式列出。為導(dǎo)出正確格式的期刊論文題錄信息,首先比較CNKI、維普、萬方和CBM這4個數(shù)據(jù)庫輸出期刊論文題錄信息的NoteExpress格式。如表1所示,除了維普的NoteExpress格式題錄信息缺少起止頁信息、CBM的NoteExpress格式題錄信息中的作者地址信息保存在“Author Affiliation”字段外,在其他數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的NoteExpress格式題錄信息中,查新報告所需的題錄信息均完整存在。

        針對維普數(shù)據(jù)庫輸出的NoteExpress格式題錄信息缺乏起止頁信息的問題,本文按照張霞等(2011)的建議[6],將維普數(shù)據(jù)庫的題錄信息按照其NoteExpress格式導(dǎo)入NoteExpress軟件后,選中導(dǎo)入的文獻(xiàn),右鍵點(diǎn)擊“在線更新”,即可把缺少的起止頁信息補(bǔ)全。CBM輸出的NoteExpress格式題錄信息中也存在“Author Address”字段,但它包含的是作者的省份地址信息。同時CNKI、維普和萬方數(shù)據(jù)庫輸出的NoteExpress格式題錄信息中并不包含“Author Affiliation”字段,故本文在制作樣式時,選擇修改NoteExpress過濾器的“Author Address”字段,來解決CBM的作者地址信息問題。點(diǎn)擊“工具”選項(xiàng),依次選擇“過濾器”“過濾器管理器”,選中并編輯“NoteExpress”,再依次點(diǎn)擊“常規(guī)”“字段規(guī)則”,通過模板下拉列表選擇“期刊文章”選項(xiàng),在字段下拉列表中選擇“作者地址”選項(xiàng),點(diǎn)擊“添加規(guī)則”,并在“標(biāo)識”的選項(xiàng)中輸入“Author Affiliation”,再依次點(diǎn)擊“上移”“保存”,則CBM的“Author Affiliation”信息即可導(dǎo)入“作者地址”字段,且排序在第一的位置。

        修改NoteExpress過濾器后,如表1所示,NoteExpress軟件中的“Author”“Author Address”“Title”“Journal”“Year”“Volume”“Issue”“Pages”“Abstract”等字段,均能正確導(dǎo)入查新報告所需的幾個數(shù)據(jù)庫的期刊論文題錄信息。為輸出正確格式的期刊論文題錄信息,本文借鑒川蓉(2010)的方法,直接在已有樣式“重慶大學(xué)研究”的基礎(chǔ)上修改樣式。在NoteExpress軟件中,依次選擇“工具”“樣式”“樣式管理器”,選擇“重慶大學(xué)研究”樣式,雙擊打開樣式管理器,依次點(diǎn)擊“題錄”“模板”,把期刊論文樣式修改為“作者|(作者地址).|標(biāo)題[J].|期刊,|年份,|卷|(期):|頁碼.|摘要”。利用新編樣式即可導(dǎo)出查新所需格式的題錄信息。

        表1 數(shù)據(jù)庫期刊論文題錄信息的NoteExpress格式

        2.2 學(xué)位論文題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

        《查新規(guī)范》將學(xué)位論文的題錄信息格式規(guī)定為“作者(作者單位).題名[D].地點(diǎn):學(xué)位授予單位,年份.摘要”。目前CNKI和萬方收錄了博碩論文,故本文首先比較這兩個數(shù)據(jù)庫輸出博碩論文題錄信息的NoteExpress格式。除地點(diǎn)信息(學(xué)位授予單位所在城市信息)外,兩個數(shù)據(jù)庫輸出的博碩論文NoteExpress格式題錄信息中其他信息均完整,且標(biāo)簽名稱一致。因此只需將CNKI和萬方的博碩論文題錄信息按照其默認(rèn)的NoteExpress格式導(dǎo)出,再利用NoteExpress過濾器,NoteExpress軟件便能導(dǎo)入所需的學(xué)位論文題錄信息(除地點(diǎn)信息外)。

        針對缺少地點(diǎn)信息的問題,本文在修改樣式時,選擇用非字段值“請輸入城市名稱”代替“地點(diǎn)”,同時把“請輸入城市名稱”字樣以加粗顯示,把學(xué)位論文樣式修改為“作者|(大學(xué)).|標(biāo)題[D].|請輸入城市名稱:|大學(xué),|年份.|摘要”。利用新編樣式即可導(dǎo)出查新所需格式的題錄信息。

        2.3 專利文獻(xiàn)題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

        《查新規(guī)范》規(guī)定專利文獻(xiàn)的題錄信息應(yīng)按照“申請者(申請者地址).題名:專利國別,專利號[P].公告日期或公開日期”的格式列出。目前CNKI和萬方收錄了專利文獻(xiàn),故本文首先比較這兩個數(shù)據(jù)庫輸出專利文獻(xiàn)題錄信息的NoteExpress格式。

        如表2所示,CNKI導(dǎo)出的NoteExpress格式的專利文獻(xiàn)題錄信息缺乏專利號信息,其“公告日或公開日期”對應(yīng)的字段為“Date”,同時也缺乏“專利國別”字段;萬方數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的NoteExpress格式的專利文獻(xiàn)題錄信息缺少申請者信息,其“公告日或公開日期”對應(yīng)的字段是“Reviewed Item”,同時它也有“Date”字段(包含的信息為申請日),也缺少“專利國別”字段。

        表2 數(shù)據(jù)庫專利文獻(xiàn)題錄信息的NoteExpress格式

        在NoteExpress軟件中,專利信息無法通過升級更新信息。為解決信息缺失和字段標(biāo)簽不一致問題,本文主要采用修改軟件樣式的方法,即NoteExpress軟件直接導(dǎo)入CNKI或萬方導(dǎo)出的NoteExpress格式題錄信息,然后通過新的樣式調(diào)取所需不同數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)題錄信息,把專利輸出樣式修改為“申請人|授權(quán)日期*改為申請人|(申請人地址).|名稱:中國,|申請?zhí)朳P].|注釋*修改為申請?zhí)朳P].|公開日期.*授權(quán)日期*(刪除第一個日期).|摘要”。

        因?yàn)槿f方導(dǎo)出的NoteExpress格式題錄信息擁有獨(dú)有的“Reviewed Item”字段(CNKI導(dǎo)出的信息無此字段),本文在樣式中選擇用“申請人|授權(quán)日期”來輸出CNKI和萬方的申請人信息,當(dāng)輸出萬方的專利文獻(xiàn)時,查新員能看到“改為申請人”的提示信息。CNKI導(dǎo)出的NoteExpress格式題錄信息擁有獨(dú)有的“Notes”字段(萬方導(dǎo)出的信息無此字段),因此本文在樣式中選擇用“申請?zhí)東注釋”來輸出CNKI和萬方的“專利號”信息,當(dāng)輸出CNKI的專利文獻(xiàn)時,查新員能看到“修改為申請?zhí)枴钡奶崾拘畔ⅰNKI和萬方導(dǎo)出的“公告/公開日期”分別保存到“Date”和“Reviewed Item”字段,萬方的“申請日”保存到“Data”字段。NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器利用“Data”字段輸出信息時,會輸出“公開日期”和“申請日”兩種內(nèi)容,因?yàn)镃NKI不包含“Reviewed Item”字段,故本文選擇用“公開日期.*授權(quán)日期”來輸出CNKI和萬方的“公告/公開日期”信息。當(dāng)輸出萬方的專利文獻(xiàn)題錄信息時,查新員能看到“刪除第一個日期”提示信息,查新員按照格式修改完提示信息,即可獲得查新所需格式的題錄信息。

        2.4 會議論文題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

        《查新規(guī)范》規(guī)定會議文獻(xiàn)的題錄信息應(yīng)按照“作者(作者地址).題名[C].會議論文集名稱.出版年:起止頁.”的格式列出。目前CNKI和萬方收錄了會議文獻(xiàn),故首先比較這兩個數(shù)據(jù)庫輸出專利文獻(xiàn)題錄信息的NoteExpress格式。CNKI和萬方輸出的NoteExpress格式專利文獻(xiàn)題錄信息中,上述字段中的信息全部存在,且對應(yīng)的字段標(biāo)簽一致。即只需把CNKI和萬方的會議論文按照其默認(rèn)的NoteExpress格式導(dǎo)出,利用NoteExpress過濾器,NoteExpress軟件便能導(dǎo)入所需的會議文獻(xiàn)題錄信息。將會議樣式修改為“作者(作者地址).*標(biāo)題[C].*//叢書標(biāo)題.*會議年份:*頁碼|摘要”,利用新編樣式即可導(dǎo)出查新所需格式的題錄信息。

        2.5 標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)題錄信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出

        《查新規(guī)范》規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)的題錄信息應(yīng)按照“標(biāo)準(zhǔn)代碼,標(biāo)題[S].|摘要”的格式列出。目前CNKI和萬方收錄了標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)。CNKI和萬方輸出的NoteExpress格式標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)題錄信息中,“標(biāo)準(zhǔn)順序號—發(fā)布年”均存在,但字段標(biāo)簽不一致,CNKI的“標(biāo)準(zhǔn)順序號—發(fā)布年”保存在“ISBN”字段中,萬方“標(biāo)準(zhǔn)順序號—發(fā)布年”保存在“Secondary Title”字段,但CNKI里沒有“Secondary Title”字段,萬方里沒有“ISBN”字段,故通過修改過濾器的方式完成本次修改。

        點(diǎn)擊“工具”選項(xiàng),依次選擇“過濾器”“過濾器管理器”,選中“NoteExpress”,編輯“NoteExpress”,再依次點(diǎn)擊“常規(guī)”“字段規(guī)則”,通過模板下拉列表選擇“技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)”選項(xiàng),在字段下拉列表中選擇“標(biāo)準(zhǔn)代碼”選項(xiàng),雙擊“標(biāo)準(zhǔn)代碼”,進(jìn)入字段規(guī)則,點(diǎn)擊“添加規(guī)則”,在“標(biāo)識”的選項(xiàng)中輸入“ISBN”,點(diǎn)擊“保存”。這樣NoteExpress的“技術(shù)代碼”選項(xiàng)里就同時包含了CNKI和萬方的“標(biāo)準(zhǔn)順序號—發(fā)布年”信息。將標(biāo)準(zhǔn)樣式修改為“標(biāo)準(zhǔn)代碼,*標(biāo)題[S].|摘要”,利用新編樣式即可導(dǎo)出查新所需格式的題錄信息。

        3 結(jié)語

        目前不同數(shù)據(jù)庫輸出的NoteExpress格式題錄信息存在差異,并且它們與NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器的字段名稱也常存在不一致,本文修改NoteExpress過濾器的一些設(shè)置后,就實(shí)現(xiàn)了把不同數(shù)據(jù)庫多種類型資源的NoteExpress題錄信息導(dǎo)入到NoteExpress軟件,并能按照特定的樣式輸出基本符合教育部查新規(guī)范格式的題錄信息,經(jīng)過簡單的修改即可調(diào)整好參考文獻(xiàn)的格式,可極大地提高查新員的工作效率和工作質(zhì)量。

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