劉麗梅 周 毅 蘇曉宏 畢開圓

(1.大連海事大學圖書館;2.大連海事大學信息科學與技術(shù)學院)

一、NoteExpress 出現(xiàn)背景及簡介

高校師生及其他人員在工作和學習過程中往往需要撰寫文章的綜述，文獻管理軟件對于使用word 撰寫綜述十分有用。國外知名的文獻管理軟件有EndNote、Refworks 等等;國內(nèi)以NoteExpres(NE)為代表。

NoteExpress 的優(yōu)越性在于可以很好的兼容中英文，支持常見的中英文數(shù)據(jù)庫如CNKI、萬方、維普、ProQuest 以及Wiley，等等。目前關(guān)于NoteExpress 的文章多集中在分析幾種常見文獻管理軟件的優(yōu)劣，介紹NE 的功能使用，將NE 應(yīng)用到具體案例中，以及對NoteExpress 的評析及展望。本文將以撰寫“高校新圖書館建設(shè)中的信息技術(shù)應(yīng)用研究”為例，探究其在撰寫文章綜述時的技巧。

二、NoteExpress 使用及其在撰寫文獻綜述時的技巧

NE 可以嵌入到Word 中使用。下載NE 軟件并安裝，打開或者重啟word 就會發(fā)現(xiàn)word 工具欄上多了NE 工具條。如果沒有該插件，可以點擊NE 菜單“工具”下面的“選項”，在擴展中利用“安裝”和“卸載”兩個按鈕修正。

首先需要收集相關(guān)資料。文獻、書籍等條目在NE 中稱為題錄，NE 以題錄為核心進行管理。在NE 中建立“圖書館信息技術(shù)”數(shù)據(jù)庫，并添加自己需要的題錄。NE 提供了四種導入題錄的方式:(1)在線檢索導入或內(nèi)嵌瀏覽器檢索導入;(2)過濾器導入;(3)手工錄入，多用于完善個別題錄;(4)全文導入，針對已經(jīng)下載了大量全文的用戶。

構(gòu)建好數(shù)據(jù)庫之后，使用NE 對題錄進行管理，如查找重復題錄、為題錄添加附件、全文下載、題錄排序等等。下面重點闡述NE 如何為撰寫文章綜述服務(wù)。

1.統(tǒng)計題錄信息

撰寫NoteExpress 綜述，需要對以往的研究做一個系統(tǒng)的歸納總結(jié)。NE 的“文件夾信息統(tǒng)計”功能可以系統(tǒng)地為我們提供統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

首先選中要統(tǒng)計的題錄所在文件夾，右擊選擇“文件夾信息統(tǒng)計”，選定某字段點擊“統(tǒng)計”便會出現(xiàn)所需統(tǒng)計數(shù)據(jù)，雙擊某條目可以查看其中的題錄。NE 中題錄列表頭字段及其顯示順序可以自定義。

構(gòu)建數(shù)據(jù)庫過程中不可避免地會造成題錄重復，這些重復題錄不僅會增加我們的閱讀量、浪費數(shù)據(jù)庫空間，還會導致統(tǒng)計結(jié)果不準確，為此NE提供查找重復題錄功能。點擊NE 菜單項“檢索”—“查找重復題錄”，設(shè)置待查重文件夾、查重依據(jù)的字段等等。

2.標簽及優(yōu)先級

撰寫綜述需要閱讀大量的文獻，NE 提供多種方式方便用戶管理這些文獻。除了支持樹狀結(jié)構(gòu)文件夾管理題錄之外，NE 還支持單獨為題錄設(shè)置星標與優(yōu)先級。有3 種方式可供選擇:(1)設(shè)置星標;(2)設(shè)置優(yōu)先級;(3)設(shè)置標簽，NE 左下角“標簽云”處可以看到已定義的“標簽”，點擊某一標簽可以看到該標簽中的題錄。兩者結(jié)合起來使我們可以更加靈活地管理題錄。標簽是題錄的一個字段，因此可以像其他字段一樣顯示在題錄處，可以通過“自定義表頭”功能實現(xiàn)。

3.全文與題錄相關(guān)聯(lián)

題錄僅僅為我們提供了作者、期刊、摘要等基本信息，多數(shù)情況下還需要進一步閱讀全文。在NE 中，全文是以“附件”形式關(guān)聯(lián)到題錄。前面介紹的4 種題錄導入方式，只有“全文導入”是題錄和全文同時添加，其它3種方式則需要通過“添加附件”或者“下載全文”的方式為題錄添加全文。

4.筆記功能

有了全文數(shù)據(jù)庫，閱讀過程中可以使用NE 自帶的筆記隨時記錄心得、思路和靈感等。NE 筆記支持文字、圖片、公式等，它可以關(guān)聯(lián)到題錄，加強了思路與文獻的關(guān)聯(lián)性，在撰寫文章時可插入到word 中。

5.快捷插入引文、引文管理

撰寫文章綜述往往需要引用大量的引文，插入引文正是NE 的核心功能。NE 為引文管理提供一系列操作，如編輯引文、刪除引文、引文快速定位等。

在撰寫綜述過程中，有時會遇到需要調(diào)整引文順序，手工一篇篇修改既耗時又十分容易出錯。使用NE 管理word 引文，可以直接在word 中調(diào)整引文順序角標，文末參考文獻會自動隨之調(diào)整;同理，刪除某引文時、或向文章中間插入引文時，引文會自動調(diào)整，文末參考文獻也會相應(yīng)調(diào)整。這項功能為撰寫綜述者提供了很大的便利。

6.引文格式化

文章寫好后，確定要投稿的期刊，接下來就要按照期刊要求修改格式。點擊word 中NE 工具欄“格式化”按鈕，在彈出的“格式化對話框”中點擊“選擇輸出樣式”下拉菜單并選擇所需的期刊格式，若沒有所需樣式，可以點擊“瀏覽”按鈕進行選擇，“引文色彩”可以選擇醒目的顏色方便引文管理，之后點擊“確定”，此時文末引文已經(jīng)是新格式了。

文章投出之前，需要“清除域代碼”，點擊word 中NE 工具欄“去除格式化”按鈕——“清除域代碼”——“確定”即可。但要注意做好備份，以備日后修改之用。

7.方便遷移數(shù)據(jù)庫

比如，想在另一臺電腦打開自己的個人數(shù)據(jù)庫，此時只需把原來創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫文件拷貝出來，注意拷貝的時候要把個人數(shù)據(jù)庫＊＊＊.nel 文件和附件文件夾＊＊＊.Attachements 一同拷貝，該文件存放的是對應(yīng)題錄的附件。附件文件夾的位置可在NE 菜單欄“工具”——“選項”——“附件”中查看。

有用戶反映向NE 數(shù)據(jù)庫添加附件時，文獻被移動了且不知去向。其實，最開始建立數(shù)據(jù)庫時NE 就提供設(shè)置“當向該數(shù)據(jù)庫添加附件時”采取哪種方式處理該附件:“復制文件到附件文件夾”“移動文件到附件文件夾”或者“不執(zhí)行文件復制或移動”。當選擇第二項時就會出現(xiàn)文件從原存放位置移動到附件文件夾的情況。此設(shè)置后期可以通過NE 菜單欄“工具”——“選項”——“附件”中修改或查看。注意當同時管理幾個數(shù)據(jù)庫時，每個數(shù)據(jù)庫是單獨設(shè)置此選項的。

三、總結(jié)

綜上，使用NE 在撰寫文獻綜述或綜述性文章時有很多技巧，善加利用可以使我們的工作或?qū)W習更加高效。雖然NE 也有需要改進的地方，如“表頭自定義”時“被引用次數(shù)”無法實現(xiàn)自動更新;導入已有文件時，題錄自動更新有時不準確，等等。但是，NE 仍不失為我們文獻管理和文章撰寫的好助手。

［1］謝奇，李立立，關(guān)中玉.NoteExpress——中文科技文獻管理的絕佳助手［J］.科技文獻信息管理，2007，(03):18－21.

［2］鄧智心.基于文獻管理軟件NoteExpress 的文獻計量學研究的探討［J］.現(xiàn)代情報，2013，(02):101－104.