劉麗梅 周 毅 蘇曉宏 畢開(kāi)圓

(1.大連海事大學(xué)圖書(shū)館;2.大連海事大學(xué)信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院)

一、NoteExpress 出現(xiàn)背景及簡(jiǎn)介

高校師生及其他人員在工作和學(xué)習(xí)過(guò)程中往往需要撰寫(xiě)文章的綜述，文獻(xiàn)管理軟件對(duì)于使用word 撰寫(xiě)綜述十分有用。國(guó)外知名的文獻(xiàn)管理軟件有EndNote、Refworks 等等;國(guó)內(nèi)以NoteExpres(NE)為代表。

NoteExpress 的優(yōu)越性在于可以很好的兼容中英文，支持常見(jiàn)的中英文數(shù)據(jù)庫(kù)如CNKI、萬(wàn)方、維普、ProQuest 以及Wiley，等等。目前關(guān)于NoteExpress 的文章多集中在分析幾種常見(jiàn)文獻(xiàn)管理軟件的優(yōu)劣，介紹NE 的功能使用，將NE 應(yīng)用到具體案例中，以及對(duì)NoteExpress 的評(píng)析及展望。本文將以撰寫(xiě)“高校新圖書(shū)館建設(shè)中的信息技術(shù)應(yīng)用研究”為例，探究其在撰寫(xiě)文章綜述時(shí)的技巧。

二、NoteExpress 使用及其在撰寫(xiě)文獻(xiàn)綜述時(shí)的技巧

NE 可以嵌入到Word 中使用。下載NE 軟件并安裝，打開(kāi)或者重啟word 就會(huì)發(fā)現(xiàn)word 工具欄上多了NE 工具條。如果沒(méi)有該插件，可以點(diǎn)擊NE 菜單“工具”下面的“選項(xiàng)”，在擴(kuò)展中利用“安裝”和“卸載”兩個(gè)按鈕修正。

首先需要收集相關(guān)資料。文獻(xiàn)、書(shū)籍等條目在NE 中稱(chēng)為題錄，NE 以題錄為核心進(jìn)行管理。在NE 中建立“圖書(shū)館信息技術(shù)”數(shù)據(jù)庫(kù)，并添加自己需要的題錄。NE 提供了四種導(dǎo)入題錄的方式:(1)在線(xiàn)檢索導(dǎo)入或內(nèi)嵌瀏覽器檢索導(dǎo)入;(2)過(guò)濾器導(dǎo)入;(3)手工錄入，多用于完善個(gè)別題錄;(4)全文導(dǎo)入，針對(duì)已經(jīng)下載了大量全文的用戶(hù)。

構(gòu)建好數(shù)據(jù)庫(kù)之后，使用NE 對(duì)題錄進(jìn)行管理，如查找重復(fù)題錄、為題錄添加附件、全文下載、題錄排序等等。下面重點(diǎn)闡述NE 如何為撰寫(xiě)文章綜述服務(wù)。

1.統(tǒng)計(jì)題錄信息

撰寫(xiě)NoteExpress 綜述，需要對(duì)以往的研究做一個(gè)系統(tǒng)的歸納總結(jié)。NE 的“文件夾信息統(tǒng)計(jì)”功能可以系統(tǒng)地為我們提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

首先選中要統(tǒng)計(jì)的題錄所在文件夾，右擊選擇“文件夾信息統(tǒng)計(jì)”，選定某字段點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)”便會(huì)出現(xiàn)所需統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，雙擊某條目可以查看其中的題錄。NE 中題錄列表頭字段及其顯示順序可以自定義。

構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)程中不可避免地會(huì)造成題錄重復(fù)，這些重復(fù)題錄不僅會(huì)增加我們的閱讀量、浪費(fèi)數(shù)據(jù)庫(kù)空間，還會(huì)導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)結(jié)果不準(zhǔn)確，為此NE提供查找重復(fù)題錄功能。點(diǎn)擊NE 菜單項(xiàng)“檢索”—“查找重復(fù)題錄”，設(shè)置待查重文件夾、查重依據(jù)的字段等等。

2.標(biāo)簽及優(yōu)先級(jí)

撰寫(xiě)綜述需要閱讀大量的文獻(xiàn)，NE 提供多種方式方便用戶(hù)管理這些文獻(xiàn)。除了支持樹(shù)狀結(jié)構(gòu)文件夾管理題錄之外，NE 還支持單獨(dú)為題錄設(shè)置星標(biāo)與優(yōu)先級(jí)。有3 種方式可供選擇:(1)設(shè)置星標(biāo);(2)設(shè)置優(yōu)先級(jí);(3)設(shè)置標(biāo)簽，NE 左下角“標(biāo)簽云”處可以看到已定義的“標(biāo)簽”，點(diǎn)擊某一標(biāo)簽可以看到該標(biāo)簽中的題錄。兩者結(jié)合起來(lái)使我們可以更加靈活地管理題錄。標(biāo)簽是題錄的一個(gè)字段，因此可以像其他字段一樣顯示在題錄處，可以通過(guò)“自定義表頭”功能實(shí)現(xiàn)。

3.全文與題錄相關(guān)聯(lián)

題錄僅僅為我們提供了作者、期刊、摘要等基本信息，多數(shù)情況下還需要進(jìn)一步閱讀全文。在NE 中，全文是以“附件”形式關(guān)聯(lián)到題錄。前面介紹的4 種題錄導(dǎo)入方式，只有“全文導(dǎo)入”是題錄和全文同時(shí)添加，其它3種方式則需要通過(guò)“添加附件”或者“下載全文”的方式為題錄添加全文。

4.筆記功能

有了全文數(shù)據(jù)庫(kù)，閱讀過(guò)程中可以使用NE 自帶的筆記隨時(shí)記錄心得、思路和靈感等。NE 筆記支持文字、圖片、公式等，它可以關(guān)聯(lián)到題錄，加強(qiáng)了思路與文獻(xiàn)的關(guān)聯(lián)性，在撰寫(xiě)文章時(shí)可插入到word 中。

5.快捷插入引文、引文管理

撰寫(xiě)文章綜述往往需要引用大量的引文，插入引文正是NE 的核心功能。NE 為引文管理提供一系列操作，如編輯引文、刪除引文、引文快速定位等。

在撰寫(xiě)綜述過(guò)程中，有時(shí)會(huì)遇到需要調(diào)整引文順序，手工一篇篇修改既耗時(shí)又十分容易出錯(cuò)。使用NE 管理word 引文，可以直接在word 中調(diào)整引文順序角標(biāo)，文末參考文獻(xiàn)會(huì)自動(dòng)隨之調(diào)整;同理，刪除某引文時(shí)、或向文章中間插入引文時(shí)，引文會(huì)自動(dòng)調(diào)整，文末參考文獻(xiàn)也會(huì)相應(yīng)調(diào)整。這項(xiàng)功能為撰寫(xiě)綜述者提供了很大的便利。

6.引文格式化

文章寫(xiě)好后，確定要投稿的期刊，接下來(lái)就要按照期刊要求修改格式。點(diǎn)擊word 中NE 工具欄“格式化”按鈕，在彈出的“格式化對(duì)話(huà)框”中點(diǎn)擊“選擇輸出樣式”下拉菜單并選擇所需的期刊格式，若沒(méi)有所需樣式，可以點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕進(jìn)行選擇，“引文色彩”可以選擇醒目的顏色方便引文管理，之后點(diǎn)擊“確定”，此時(shí)文末引文已經(jīng)是新格式了。

文章投出之前，需要“清除域代碼”，點(diǎn)擊word 中NE 工具欄“去除格式化”按鈕——“清除域代碼”——“確定”即可。但要注意做好備份，以備日后修改之用。

7.方便遷移數(shù)據(jù)庫(kù)

比如，想在另一臺(tái)電腦打開(kāi)自己的個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)，此時(shí)只需把原來(lái)創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)文件拷貝出來(lái)，注意拷貝的時(shí)候要把個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)＊＊＊.nel 文件和附件文件夾＊＊＊.Attachements 一同拷貝，該文件存放的是對(duì)應(yīng)題錄的附件。附件文件夾的位置可在NE 菜單欄“工具”——“選項(xiàng)”——“附件”中查看。

有用戶(hù)反映向NE 數(shù)據(jù)庫(kù)添加附件時(shí)，文獻(xiàn)被移動(dòng)了且不知去向。其實(shí)，最開(kāi)始建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)NE 就提供設(shè)置“當(dāng)向該數(shù)據(jù)庫(kù)添加附件時(shí)”采取哪種方式處理該附件:“復(fù)制文件到附件文件夾”“移動(dòng)文件到附件文件夾”或者“不執(zhí)行文件復(fù)制或移動(dòng)”。當(dāng)選擇第二項(xiàng)時(shí)就會(huì)出現(xiàn)文件從原存放位置移動(dòng)到附件文件夾的情況。此設(shè)置后期可以通過(guò)NE 菜單欄“工具”——“選項(xiàng)”——“附件”中修改或查看。注意當(dāng)同時(shí)管理幾個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)是單獨(dú)設(shè)置此選項(xiàng)的。

三、總結(jié)

綜上，使用NE 在撰寫(xiě)文獻(xiàn)綜述或綜述性文章時(shí)有很多技巧，善加利用可以使我們的工作或?qū)W習(xí)更加高效。雖然NE 也有需要改進(jìn)的地方，如“表頭自定義”時(shí)“被引用次數(shù)”無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新;導(dǎo)入已有文件時(shí)，題錄自動(dòng)更新有時(shí)不準(zhǔn)確，等等。但是，NE 仍不失為我們文獻(xiàn)管理和文章撰寫(xiě)的好助手。

［1］謝奇，李立立，關(guān)中玉.NoteExpress——中文科技文獻(xiàn)管理的絕佳助手［J］.科技文獻(xiàn)信息管理，2007，(03):18－21.

［2］鄧智心.基于文獻(xiàn)管理軟件NoteExpress 的文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)研究的探討［J］.現(xiàn)代情報(bào)，2013，(02):101－104.