范斯婷 曾 志 賀志慧

中山大學(xué)孫逸仙紀念醫(yī)院 廣東廣州 510120

綜合檔案管理是辦好研究型醫(yī)院的一項重要基礎(chǔ)性工作，是維護醫(yī)院經(jīng)濟利益、合法權(quán)益，以及還原歷史真實面貌的重點內(nèi)容。筆者所在單位，創(chuàng)建于1835年，為全國(內(nèi)地)首家西醫(yī)醫(yī)院，同時是中國西醫(yī)教育的搖籃。中國近代革命先驅(qū)孫中山先生曾在此學(xué)醫(yī)，并策劃民主活動。醫(yī)院自成立以來，產(chǎn)生了豐富的人文與管理記錄材料，對重現(xiàn)中國西醫(yī)發(fā)展歷史全貌具有深遠的意義。

隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度建設(shè)的背景下，綜合檔案管理工作被賦予新的發(fā)展使命。本文基于華南地區(qū)某重點高校附屬醫(yī)院的檔案管理情況，聚焦綜合檔案的高效保存與可持續(xù)使用，對搭建檔案數(shù)據(jù)庫及“一站式”線上服務(wù)平臺進行探討。文中所指的綜合檔案主要包括：文書材料、基建材料、設(shè)備材料、已故人員材料、聲像材料、科研材料、合同材料、紀念實物、項目招標材料、審計材料、專題材料。本文將闡述綜合檔案管理的意義、綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性，以及搭建“一站式”綜合檔案服務(wù)平臺的路徑；同時結(jié)合工作實際，分析實踐成效，并提出需要進一步完善的方向。

1 醫(yī)院綜合檔案管理的意義

1.1 見證醫(yī)院發(fā)展與文化傳承的珍貴史料

醫(yī)院檔案可全面、客觀地反映醫(yī)院發(fā)展歷程中各個時期、各個階段背景下的重大事件、重要工作以及重要人物等，是醫(yī)院發(fā)展的前提基礎(chǔ)[1]。筆者所在單位是我國第一家西醫(yī)醫(yī)院，也是孫中山先生學(xué)醫(yī)并從事革命運動之地，至今已有186年歷史。醫(yī)院屢創(chuàng)祖國西醫(yī)史上多個第一，同時培養(yǎng)了大批人才，成為了中國西醫(yī)教育的搖籃。醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展過程中形成的圖文、影像、實物資料，經(jīng)過綜合檔案室的收集與保存，已在院史館中展出，見證著醫(yī)院跌宕起伏、波瀾壯闊的歷史進程。與此同時，醫(yī)院的文化思想如實地記錄在檔案之中，并逐步形成醫(yī)院的文化內(nèi)涵和文化現(xiàn)象[2]，進而賦予了醫(yī)院深厚的歷史意義與文化底蘊。

1.2 開展規(guī)劃與編研工作的重要支撐

檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案[3]。綜合檔案以文字、圖標、影像等形式記載著醫(yī)院在不同時期的歷史面貌、醫(yī)教研水平和文化精神建設(shè)，在醫(yī)院計劃制定和決策管理過程中起到關(guān)鍵的作用。進入“十四五規(guī)劃”階段，研究型醫(yī)院在學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、平臺打造、技術(shù)轉(zhuǎn)化、健康服務(wù)等領(lǐng)域承擔著新的發(fā)展任務(wù)。詳實的人才、學(xué)科、醫(yī)療發(fā)展等記錄，均可作為十四五期間具體方案制定的支撐與分析材料。知古鑒今，以史資政。檔案記錄可對醫(yī)院未來發(fā)展計劃、戰(zhàn)略制定提供有力依據(jù)[1]。踏入新時代，做好綜合檔案的保管與利用，是醫(yī)院發(fā)展與規(guī)劃的重要內(nèi)容。

1.3 深化醫(yī)院現(xiàn)代化管理的有效助推

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息的傳遞和處理更加便捷和有效，檔案管理的理念也發(fā)生了深刻變革[4]。通過引入現(xiàn)代化的檔案管理理念與數(shù)字信息技術(shù)，①能夠有效提升綜合檔案管理的效率，進一步完善書面文字、影像資料、圖片音頻等各類型資料的歸檔、保存、借用、銷毀等環(huán)節(jié)，全面提升綜合檔案可循環(huán)利用率和專業(yè)化管理水平；②將數(shù)字化、專業(yè)化、精細化的綜合檔案管理模式應(yīng)用于醫(yī)院管理的各個層面，可以多維度提升醫(yī)院各相關(guān)部門在項目建設(shè)、流程審批、制度管理、設(shè)備招采等方面的工作質(zhì)量和辦事效率。醫(yī)院作為一個綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個信息資源子系統(tǒng)。將這個子信息資源系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，不但可以節(jié)約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫[5]，進一步推動現(xiàn)代醫(yī)院管理的進程。

2 傳統(tǒng)綜合檔案管理面臨的矛盾

本人所在單位的綜合檔案室歸屬于行政工作部，現(xiàn)有兩名專職檔案管理人員，其中一名專職人員擁有985高校的檔案管理學(xué)碩士學(xué)位，負責(zé)檔案資料的歸類審核與具體管理工作；另一名專職人員為檔案辦事專員，負責(zé)整理各類資料與物件，并完成信息輸入與裝盒上架。隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案資料數(shù)量不斷累積，歸檔類型也不斷變化，傳統(tǒng)檔案管理所面臨的矛盾日益突出。

2.1 醫(yī)院職工對優(yōu)質(zhì)檔案資源的需求與繁冗、低效的檔案資源服務(wù)之間的矛盾

在傳統(tǒng)的綜合檔案管理中，檔案室僅提供資料查詢和查閱的服務(wù)，如因工作需要，經(jīng)審核確定，可另提供資料借印。鑒于檔案資料管理的規(guī)范性和保密性，醫(yī)院的綜合檔案資料一般只供院內(nèi)職工使用，借閱人員需憑所在科室負責(zé)人簽字的檔案查閱或借閱申請單，前往綜合檔案室進行現(xiàn)場查閱或借閱。存檔信息可通過電話、書信(含電郵)或現(xiàn)場咨詢的方式獲得，但需檔案管理員保持在線。

隨著醫(yī)院工作的推進，各部門編寫年鑒、調(diào)研報告等文書任務(wù)逐年增多，對及時獲得全面檔案資源信息的需求因此增大。傳統(tǒng)的檔案資料查詢和借閱途徑單一、借印審核流程繁冗、資料索引功能簡陋，檔案信息不全、檔案利用體驗不佳、信息服務(wù)效率偏低，遠無法滿足全院職工對優(yōu)質(zhì)檔案資源服務(wù)的需求。

2.2 復(fù)雜多變的檔案類型與傳統(tǒng)、單一的存檔管理模式之間的矛盾

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)療機構(gòu)各部門在日常工作和學(xué)習(xí)中會產(chǎn)生不盡相同、種類繁多、專業(yè)性強、內(nèi)容復(fù)雜、涉及面廣的各種信息材料[6]。醫(yī)院的綜合檔案資料在移交綜合檔案室后，僅憑檔案室一兩名專職或兼職管理人員進行整理，要完成資料分類、信息錄入、整理、裝盒、入庫等各個環(huán)節(jié)，工程量大，耗用時間長。由此，經(jīng)常出現(xiàn)因歸檔不及時，使用人員無法在檔案信息系統(tǒng)找到所需資料的情況。隨著醫(yī)院檔案數(shù)量不斷增多，檔案管理難度隨之加大，傳統(tǒng)的主要依靠人工對檔案進行整理、分類、管理的模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展要求[7]。

2.3 龐大的檔案數(shù)量與有限的檔案庫存空間之間的矛盾

醫(yī)院在業(yè)務(wù)用房分配中，常優(yōu)先考慮臨床診療用地需求，因而分配給檔案庫存使用的空間有限，加之存放資料逐年增多，解決庫存壓力的需求迫在眉睫。如筆者所在單位，因地處廣州老城區(qū)，“先天”空間狹小，用地緊張，綜合檔案存放空間不足30平米，目前已收錄近2000卷檔案，十多件實物，庫存空間不足已為常態(tài)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理面臨著嚴峻的空間存放和管理效率問題。構(gòu)建醫(yī)院綜合檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，能有效緩解空間壓力，提升檔案管理成效，增強檔案管理的針對性、合理性、科學(xué)性[8]，是開展可持續(xù)檔案管理的有效方式。

3 搭建“一站式”綜合檔案數(shù)字化服務(wù)平臺

3.1 “四個化”目標

為緩解上述矛盾，筆者提出“一站式”的綜合檔案服務(wù)管理，在確保網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，“線上”完成資料移交、歸檔、查詢、查閱等環(huán)節(jié)。依托醫(yī)院已有的OA辦公平臺以及檔案錄入系統(tǒng)，圍繞基礎(chǔ)與賦能兩大版塊，逐步搭建起“一站式”綜合檔案數(shù)字化服務(wù)平臺，實現(xiàn)如下“四個化”目標：

信息化：實現(xiàn)綜合檔案信息收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、編研、鑒定、銷毀、移交、查閱等全方位的高效信息化管理，提高檔案管理工作的效率；

規(guī)范化：通過檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，梳理并制定檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)的流程、標準和規(guī)范，促進檔案管理工作規(guī)范化；

一體化：與已建成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行銜接，通過有效的前端控制，使大量的有價值的電子文件按照規(guī)范自動、完整地采集到檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔管理一體化；

共享化：對檔案業(yè)務(wù)工作進行全面規(guī)劃，在保證應(yīng)收順利的情況下，促進檔案信息的利用，同時為檔案管理工作的有效監(jiān)督與指導(dǎo)提供電子通道。

3.2 基礎(chǔ)版塊建設(shè)

進一步完善醫(yī)院檔案管理制度可以對檔案管理工作進行合理規(guī)劃[9]。檔案管理部門應(yīng)參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《中華人民共和國保密法》等相關(guān)制度，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實際，牽頭建立健全醫(yī)院的檔案管理制度，理清檔案類型、歸口部門、檔案鑒定、保管統(tǒng)計、借閱利用，以及獎懲措施等各項細則。與此同時，制定符合醫(yī)院工作實際的運用標準操作流程(standard operation procedure，SOP)，并將SOP模型有機嵌入醫(yī)院信息化建設(shè)中，讓完備的醫(yī)院檔案信息化成為管理和臨床工作的助力[10]。

自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作依托計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲技術(shù)進行檔案管理，對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)要求更高[11]。就此，需進一步加強全院對檔案管理工作的重視，聯(lián)動各部門，組建檔案業(yè)務(wù)團隊，同時采用多種形式，為檔案管理專員與業(yè)務(wù)辦理人員提供學(xué)習(xí)和交流的機會。以筆者所在單位為例，各職能部門均落實一名檔案業(yè)務(wù)辦理員，負責(zé)科內(nèi)及對口部門的綜合檔案歸檔與對接工作。醫(yī)院也會通過線上或線下方式，普及檔案資料管理的知識及重要意義；同時組織各專項檔案管理人員參加檔案管理交流與培訓(xùn)會議，學(xué)習(xí)先進檔案管理經(jīng)驗，加強安全保密意識，提高檔案管理者綜合素質(zhì)。

簡言之，建立檔案信息化平臺，需從實際應(yīng)用出發(fā)，綜合考慮信息共享與上下級的銜接問題，并進行檔案信息標準化與檔案工作流程優(yōu)化[12]。在檔案人才資源的保障下，進一步明確綜合檔案的范圍與對照辦法(圖1)，并落實業(yè)務(wù)人員、流程節(jié)點、利用與審批權(quán)限等主要因素，進而繪制綜合檔案數(shù)據(jù)化管理的基本框架(圖2)，為搭建“一站式”綜合檔案數(shù)字化服務(wù)平臺奠定基礎(chǔ)。

圖1 綜合檔案的范圍與對照辦法

圖2 綜合檔案數(shù)據(jù)化管理的基本框架

3.3 賦能版塊建設(shè)

在當前云計算與大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的促進下，在循證思維的醫(yī)學(xué)新常態(tài)發(fā)展下，醫(yī)院綜合檔案展現(xiàn)出巨大潛力與能量價值[13]。筆者所在單位為首批甲級5G醫(yī)療應(yīng)用示范單位(全國共16家)，與中國移動共同投入優(yōu)勢資源，將充分發(fā)揮5G網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)、視聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等信息技術(shù)手段，進一步優(yōu)化服務(wù)流程，推進完善院內(nèi)核心系統(tǒng)。其中，檔案數(shù)字化平臺的構(gòu)建與升級，將是數(shù)據(jù)驅(qū)動精細化管理的一個重要發(fā)展方向。

“一站式”綜合檔案數(shù)字化服務(wù)平臺將與現(xiàn)有的醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)對接，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享與聯(lián)動辦公。如圖2所示，檔案業(yè)務(wù)辦理員可通過登陸OA辦公系統(tǒng)，在綜合檔案界面直接完成檔案資料上傳、移交的工作。檔案管理員則通過登陸線上檔案管理系統(tǒng)的后臺，及時接收檔案數(shù)據(jù)，完成整理、分類、審核入庫、歸檔、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)開放等工作；同時在綜合檔案界面發(fā)布檔案管理辦法、服務(wù)細則，以及相關(guān)通知，讓全院職工知曉檔案管理的情況與數(shù)據(jù)利用的方式。針對批件、協(xié)議、證書等重要資料，其檔案信息頁面將同時顯示原件的存放地點，并提供相應(yīng)管理人及其聯(lián)系方式，讓資料原件保存責(zé)任落實到人。

檔案管理涉及一系列復(fù)雜的內(nèi)容，特別是在數(shù)字化建設(shè)過程中，從檔案類型細分，到數(shù)字化存儲，以及數(shù)據(jù)庫的建立和使用，各科室的配合，信息共享，都需要責(zé)任到人，確保各項工作依據(jù)嚴格的制度執(zhí)行[14]。為確保檔案管理安全，醫(yī)院成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組。其中，領(lǐng)導(dǎo)小組由醫(yī)院黨政班子組成，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)范與完善各類型檔案管理工作；組長具有醫(yī)院所有檔案數(shù)據(jù)的管理權(quán)限，并作為醫(yī)院檔案管理的第一責(zé)任人，帶頭推進全院檔案管理各項工作；組員為醫(yī)院各版塊分管領(lǐng)導(dǎo)，具有其分管板塊數(shù)據(jù)的利用審批權(quán)限，并承擔相應(yīng)責(zé)任。工作小組由檔案管理相關(guān)職能部門的負責(zé)人及其檔案管理員組成，負責(zé)推進落實檔案管理的具體工作；組長和副組長為檔案歸口管理部門負責(zé)人，對檔案的具體管理情況具有審批權(quán)并承擔直接責(zé)任；組員為病案、人事、財務(wù)、綜合檔案管理員，是檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的具體負責(zé)人。此外，業(yè)務(wù)管理員由各職能部門指派，負責(zé)收集和提供其所在部門的檔案材料；其所在科室負責(zé)人承擔起審核歸檔材料真實性及完整性的責(zé)任，對其部門人員提起的檔案利用申請具有審核權(quán)限。

檔案管理不僅僅是保護檔案信息，還涉及到了檔案的處理、分析和利用，要將檔案本身的價值充分發(fā)揮出來[15]。在檔案利用的環(huán)節(jié)過程中提出利用服務(wù)鏈的概念，在關(guān)鍵點為查閱檔案的各部門提供多元化的服務(wù)幫助，實現(xiàn)查檔從垂直到綜合利用的進一步發(fā)展，是新時代檔案管理的重點[16]。本文聚焦綜合檔案的“一站式”服務(wù)，全院職工可在OA辦公系統(tǒng)的綜合檔案服務(wù)界面，使用智能檢索和查看公共信息；通過利用申請，“足不出門”即享受查閱、借用等服務(wù)。檔案數(shù)字化服務(wù)的業(yè)務(wù)流程如圖3：利用者為全院職工，通過登錄OA辦公系統(tǒng)，進入綜合檔案界面，可進行數(shù)據(jù)檢索、查看檔案屬性和原文、打印或收藏等操作；根據(jù)權(quán)限設(shè)置，可直接查看本科室歸檔的數(shù)據(jù)，為編寫報告等文書提供便利；如需進一步利用或編輯檔案文件，職工可直接操作管理，增加、修改、借閱等申請，待科室負責(zé)人審核通過后，相關(guān)信息將提到檔案管理員的節(jié)點處，由檔案管理員根據(jù)申請情況直接進行審核，或者提請分管檔案的職能部門負責(zé)人審核。針對安全等級較高的材料，需提請分管院領(lǐng)導(dǎo)進行審批。待相關(guān)審核流程均通過后，由檔案管理員在線上直接將檔案數(shù)據(jù)反饋到利用申請人的節(jié)點處。

圖3 綜合檔案的“一站式”數(shù)據(jù)服務(wù)

4 綜合檔案數(shù)字化服務(wù)平臺應(yīng)用情況

筆者所在單位基于現(xiàn)有OA辦公系統(tǒng)，正逐步建設(shè)起檔案線上服務(wù)平臺，用線上操作代替原始的電話或上門服務(wù)咨詢，在檔案管理上取得了一定成效。針對檔案服務(wù)、存檔管理、庫存空間三個方面的存在問題，通過數(shù)字化服務(wù)平臺的應(yīng)用，有效地提升了檔案資源服務(wù)質(zhì)量、提高了歸檔管理效率，并緩解了庫存空間的壓力(表1)。

5 結(jié)語

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展和信息時代的到來，檔案工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化。新的組織和治理形態(tài)不斷催生新的檔案記錄形式和管理方式，檔案工作面臨從傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級的巨大挑戰(zhàn)[3]。檔案管理的最終功能是提供利用[17]。通過搭建“一站式”綜合檔案數(shù)字化服務(wù)平臺，可以有效克服傳統(tǒng)檔案服務(wù)效率不高、質(zhì)量不佳、功能不全等問題，進一步推動醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)進程。然而，電子信息服務(wù)平臺的搭建，需要陸續(xù)投入建設(shè)資金，并請專業(yè)技術(shù)人員進行定期維護和升級。檔案數(shù)據(jù)的累積，要求有足夠大的存量空間。檔案數(shù)據(jù)安全也存在一定風(fēng)險，應(yīng)被重視并予以加密管理。此外，在近年引入檔案信息化平臺前，有大量紙質(zhì)版資料需要手動操作輸入電子數(shù)據(jù)庫，工程量大、耗時長。這些問題都是在推進綜合檔案現(xiàn)代化管理過程中需要進一步討論解決的方向。

表1 綜合檔案數(shù)字化服務(wù)的應(yīng)用與取得成效