王文強

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常工作中的重要組成部分，隨著時代的發(fā)展，原有檔案管理模式已不再適用于當下，甚至是對檔案管理效率的提升產(chǎn)生了阻礙。數(shù)字時代下，給醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新提供了契機，檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，積極引進數(shù)字技術(shù)，創(chuàng)新管理模式。本文重點分析了數(shù)字時代創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式的措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代;醫(yī)院檔案;檔案管理;管理模式;創(chuàng)新構(gòu)建

醫(yī)院作為重要的社會公共服務(wù)機構(gòu)，對保障人民群眾的身體健康做出了重要貢獻。醫(yī)院檔案管理效率、質(zhì)量的提升對提高醫(yī)院整體醫(yī)療質(zhì)量有積極意義。新時代背景下，數(shù)據(jù)信息技術(shù)發(fā)展迅速，并被應(yīng)用到了各領(lǐng)域中，醫(yī)院在管理方面雖然具有一定的滯后性，但也應(yīng)引入數(shù)字化技術(shù)，尤其是檔案管理方面，以此來促進醫(yī)院整體工作效率的提升。

一、數(shù)字時代醫(yī)院檔案管理的發(fā)展機遇

1.資源高度共享

隨著社會的發(fā)展，我國的科學(xué)技術(shù)突飛猛進，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也隨之出現(xiàn)，數(shù)字時代已經(jīng)來臨，該技術(shù)的出現(xiàn)很快就得到了廣泛的使用，其最明顯的特征就是具有很強的信息交互性。在數(shù)字化的背景下，醫(yī)院要想更好的管理檔案，可以將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用進去，這樣做會極大方便檔案管理人員獲取所需要的檔案信息，打破傳統(tǒng)時空的限制，讓檔案資源內(nèi)容達到快速整合的目的。不僅如此，站在傳統(tǒng)管理的角度來講，根據(jù)目前情況看，管理人員在管理檔案時，人工操作的環(huán)節(jié)比較多，導(dǎo)致出現(xiàn)了效率低下的問題，大大降低了工作質(zhì)量。但是隨著數(shù)字化時代的出現(xiàn)，卻改變了這一問題，同時也給醫(yī)院帶來了全新的視角，方便了對檔案的管理。數(shù)字化時代在計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的支持下，簡化了工作流程，提高了工作效率，保障了對檔案管理工作的處理精度，實現(xiàn)了檔案管理的信息化，從而極大方便了工作人員對檔案信息的查詢。

2.手段高度靈活

在數(shù)字化時代的背景下，醫(yī)院對檔案管理的技術(shù)得到了提升，相關(guān)工作人員在查閱檔案時只需要簡單在計算機設(shè)備上面輸入人員的信息就能獲取到想要的信息，極大提高了檢索入口的對應(yīng)程度，使檢索效率和準確性也得到了提升。不僅如此，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，前者更能方便工作人員的查詢，使其在接觸不到信息資料的情況下就能獲取到想要的信息，從而還能保護檔案避免受到損壞。此外，數(shù)字化技術(shù)本身就具有非常明顯的優(yōu)勢，所以一問世就得到了廣泛使用。當前，在醫(yī)院整體的管理活動中，最為重點的就是檔案管理，因此工作人員一定要加強對檔案信息的管理，并將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用進去，來提高對檔案管理的質(zhì)量和效果。

二、數(shù)字時代下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.管理觀念陳舊

根據(jù)目前情況看，我國大部分醫(yī)院對檔案管理的觀念比較陳舊，使用的仍然是傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致其出現(xiàn)了損壞的情況，未能重視管理人員對信息化技術(shù)的掌握以及檔案數(shù)據(jù)的安全管理，給電子檔案的管理帶來了不利影響，嚴重阻礙了信息化技術(shù)的發(fā)展。

2.管理矛盾突出

在醫(yī)院的檔案管理工作中，相關(guān)工作人員必須要處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系，處理好兩者之間的矛盾。當前是數(shù)字化的時代，各個醫(yī)院都開始及時引進先進的管理模式與技術(shù)，但是具體的檔案管理制度還尚未完善，其嚴重影響著醫(yī)院對檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，阻礙著發(fā)展。

3.管理技術(shù)落后

在數(shù)字化的背景下，醫(yī)院在對檔案進行管理時，應(yīng)當及時引進先進管理模式，打破傳統(tǒng)管理模式觀念，給工作人員提供更好檔案管理模式。但是根據(jù)目前情況看，醫(yī)院大部分工作人員對數(shù)字化技術(shù)了解度不夠，同時對計算機技術(shù)、攝影技術(shù)等方面的掌握程度不到位，大大降低了管理工作效率，無法有效的收集與整理檔案資料。不僅如此，站在管理技術(shù)的方面講，醫(yī)院也必須要關(guān)注檔案管理互動信息化程度高低，目前，我國大部分醫(yī)院在進行檔案管理時，信息化建設(shè)水平比較低，具體內(nèi)容如下：

（1）醫(yī)院所建立的檔案資料的數(shù)字化管理相關(guān)軟硬件設(shè)施不達標，不能準確保證制作與處理電子檔案的水平。

（2）未能正確把握電子檔案之間的儲存關(guān)系，因為電子檔案本身的儲存位置就比較松動，相關(guān)工作人員只要出現(xiàn)一點失誤就會給電子檔案帶來安全隱患，嚴重時甚至還會導(dǎo)致內(nèi)容與信號之間出現(xiàn)不可逆的變化。

（3）醫(yī)院對檔案數(shù)據(jù)庫以及信息管理系統(tǒng)建設(shè)投入的不到位，與醫(yī)院需求缺乏匹配度，大大降低了醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)整體建設(shè)水平，導(dǎo)致檔案資料遭到損壞。

4.安全問題突出

當前是數(shù)字化的時代，醫(yī)院在對檔案進行管理時，必須要重點關(guān)注以下幾個問題：

首先，醫(yī)院一定要關(guān)注終端環(huán)境和設(shè)備場所的安全問題，在當前數(shù)字化的背景下，智慧檔案已經(jīng)成為醫(yī)院管理檔案資料的主要形式，一般情況下會將其儲存在計算機系統(tǒng)或者硬件設(shè)備中，在這其中如果出現(xiàn)存放區(qū)域的周圍環(huán)境不當以及系統(tǒng)出現(xiàn)病毒等，都會影響智慧檔案的儲存，最終會出現(xiàn)安全問題。

其次，還要注意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)資源的安全問題，在醫(yī)院的檔案中，一般都會儲存患者與職工的信息、臨床與醫(yī)學(xué)研究的資料等，因為其本身就存在開放性，極易出現(xiàn)非法網(wǎng)址、惡意網(wǎng)站等滲入到智慧檔案的系統(tǒng)里面，從而會發(fā)生檔案資源被竊取的情況，或者被黑客惡意篡改，不利于檔案資料的保存。

最后，一定要注意操作和用戶在訪問過程中所存在的安全問題，在日常工作生活中，工作人員對檔案管理的操作難免會出現(xiàn)問題，并且安全防范意識還有待提升，若不及時解決問題，最終一定會出現(xiàn)操作人員和用戶在進行訪問時的越權(quán)問題。

5.專業(yè)人才匱乏

根據(jù)目前情況看，在現(xiàn)代化的檔案管理活動中，人才的匱乏已經(jīng)成為當代社會的重要問題之一。站在隊伍構(gòu)建方面來講，大部分醫(yī)院一般都會派醫(yī)務(wù)工作人員來兼職檔案管理人員，未能配備專業(yè)的檔案管理人員，即使有些醫(yī)院配備了專業(yè)人員，但是其缺乏專業(yè)的知識以及豐富的 工作經(jīng)驗，此情況將嚴重影響到檔案管理工作發(fā)展，工作效率也會降低。

三、數(shù)字時代醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新構(gòu)建的五維路徑

1.引入先進管理理念

近年來，因多方面因素影響，各種疾病的發(fā)生率在逐漸提升，如高血壓、糖尿病、冠心病等，極大的威脅了廣大群眾身體健康。醫(yī)院作為重要的社會公共服務(wù)場所，應(yīng)用先進的檔案管理模式來提升工作效率，也能夠給醫(yī)院整體醫(yī)療質(zhì)量提升做出貢獻。數(shù)字時代下，醫(yī)院相關(guān)管理部門應(yīng)從實際出發(fā)，樹立現(xiàn)代化管理理念，在實際檔案管理工作中，理清、總結(jié)其中存在的不足，借鑒其他醫(yī)院或外國醫(yī)院先進管理經(jīng)驗，結(jié)合自身醫(yī)院具體情況，以此來尋求更大的發(fā)展。另外，先進管理模式的創(chuàng)新并非一蹴而就，要腳踏實地，分階段、分層次的持續(xù)性展開。

2.健全檔案管理制度

古語有云：“無規(guī)矩不成方圓?！睌?shù)字時代下，通過在檔案管理工作中深入應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，可以有效促進醫(yī)院檔案管理效率的提升。目前，醫(yī)院檔案管理對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用依然較為薄弱，應(yīng)高瞻遠矚，有科學(xué)性、針對性的制定相應(yīng)的管理體系，且要注重管理的全面性、綜合性，尤其是在檔案搜集、檔案服務(wù)、檔案整理等方面，要有更加細化、高效化的運行方式及監(jiān)督體系。同時，醫(yī)院不僅是醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)，也具有服務(wù)性質(zhì)，檔案管理工作人員要對自身工作有足夠的認知深度，對此管理部門可定期進行思想政治教育，促使工作人員可以認識到檔案管理服務(wù)工作的重要性、必須性，以不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

3.全面加強安全管理

檔案管理工作本身便是信息數(shù)據(jù)的管理，數(shù)字時代下，各種先進數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用是將傳統(tǒng)實體性質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐欢味纬绦蛘Z言，在檔案管理中深入應(yīng)用這一數(shù)字技術(shù)時，也要重點關(guān)注信息安全性。首先，應(yīng)從管理內(nèi)容方面入手。檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，流程煩瑣，而“細節(jié)即風險”，管理部門要在管理內(nèi)容方面做好各個環(huán)節(jié)的管控，定期進行摸排檢查;其次，管理時機。數(shù)字化技術(shù)下，數(shù)字化檔案管理要深入注重各環(huán)節(jié)的管控，尤其是檔案生成時間、每一次調(diào)用時間等易被忽視的細節(jié);最后，管理策略。數(shù)字化檔案管理模式中，安全管理工作開展至關(guān)重要，應(yīng)當從多個方面制訂管理策略，協(xié)同共進，如風險評估、硬件保護、技術(shù)支持、安全防范等，且還要有相應(yīng)的預(yù)警報警機制。

4.提高人員綜合能力

數(shù)字化背景下新型檔案管理模式的實施必須要有更多的高素質(zhì)人才作為基礎(chǔ)，醫(yī)院人力資源部門要提高重視度，從兩方面做出調(diào)整。第一，要積極轉(zhuǎn)變觀念，引進更多的數(shù)字技術(shù)人才，在入職前做好嚴格的考察，不僅要具備過硬的專業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)有較高的思想品德;第二，應(yīng)對原有檔案管理人員進行二次教育，重點培養(yǎng)其信息化素養(yǎng)，促使其能夠更多的接受數(shù)字化技術(shù)。另外，醫(yī)院應(yīng)當加大投資力度，不僅要繼續(xù)引進先進數(shù)字化技術(shù)，也要建立相應(yīng)的人才培養(yǎng)機制。

5.采用先進管理技術(shù)

（1）優(yōu)化檔案系統(tǒng)建設(shè)

第一，積極升級或者更換標準化檔案管理系統(tǒng)。站在醫(yī)院檔案管理工作人員的角度來講，根據(jù)目前情況看，要想更好地構(gòu)建出信息化管理系統(tǒng)，工作人員一定要積極升級目前所擁有的檔案管理系統(tǒng)，如果發(fā)現(xiàn)異常有必要進行更換，保證檔案資料不受影響。另外，在對與檔案管理系統(tǒng)有關(guān)構(gòu)件進行采購時，工作人員一定要秉持通用標準，在其支持下，可以有效實現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)與內(nèi)外部應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)合，并發(fā)揮出自身最大優(yōu)勢，更好地為電子資料傳遞提供支撐。此外，各個醫(yī)院都必須要對現(xiàn)有信息化檔案管理系統(tǒng)進行升級，并采用標準化的形式，在升級過程中如果發(fā)現(xiàn)異常有必要對其進行更換，但是特別要注意的是必須要保留其原有的功能和資料，保證在更新完成后能夠滿足系統(tǒng)各項要求，對檔案資料提供更加安全的保存環(huán)境。

第二，科學(xué)設(shè)計管理系統(tǒng)。在信息化檔案管理的升級工作中，會在一定程度上給醫(yī)院的工作帶來影響，因此工作人員應(yīng)該提高對其的重視度，并根據(jù)實際情況設(shè)計出科學(xué)合理的方案，但是工作人員必須要重點關(guān)注以下幾點：一是做好系統(tǒng)框架的整體設(shè)計工作，設(shè)計人員還應(yīng)當對系統(tǒng)進行合理的層級劃分，其層級主要包括門戶、應(yīng)用、數(shù)據(jù)等。門戶則對應(yīng)的是信息檢索、查詢和記錄工作，應(yīng)用則對應(yīng)的是對檔案的借閱和使用，數(shù)據(jù)則對應(yīng)的是信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建;二是應(yīng)當不斷完善系統(tǒng)功能，在信息化檔案管理系統(tǒng)中，工作人員必須要加強對資料的管理和檢索工作，作為一名檔案管理人員，完善管理內(nèi)部網(wǎng)是其本職工作，只有站在其基礎(chǔ)上才能全面匯集醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息，更好完成信息化檔案管理系統(tǒng)的更新工作。

第三，做好系統(tǒng)的建設(shè)與管理維護。在醫(yī)院檔案的管理工作中，站在其角度來講，信息化檔案管理系統(tǒng)的運營質(zhì)量將會直接關(guān)系到此系統(tǒng)的管理效果。不僅如此，要想成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，其必須要積極的建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)實際情況對數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施進行定期的檢測，保證其能夠與檔案管理系統(tǒng)的要求相匹配。此外，工作人員還需要定期對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行檢查，做好全面維護工作，為信息化檔案管理系統(tǒng)的運行奠定基礎(chǔ)。

（2）積極應(yīng)用先進的管理技術(shù)

首先，隨著社會的發(fā)展，我國的科學(xué)技術(shù)突飛猛進，互聯(lián)網(wǎng)也隨之出現(xiàn)，數(shù)字化時代已經(jīng)來臨。在此背景下，醫(yī)院的檔案管理人員可以采取多種方式對檔案進行管理，根據(jù)目前情況看，最先進的技術(shù)就是電子檔案管理形式與文書檔案管理形式，一般情況下，文書檔案管理形式是適用范圍最廣的一種方法，因為其具有集中長期儲存機密性高的檔案的特點，所以被廣大醫(yī)院使用。但是在具體的管理工作中這種方法比較不實用，因此，工作人員還應(yīng)當根據(jù)檔案數(shù)據(jù)資料自身的特點來選擇適合其使用的儲存方法和管理形式，采用訪問控制技術(shù)和加密技術(shù)對備份進行管理。

其次，在醫(yī)院檔案的管理工作中，要想加強對檔案的管理，工作人員必須要重視其對醫(yī)院文本資源的可視化處理，充分應(yīng)用計算機可視化技術(shù)，以此來實現(xiàn)對結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的分析對比，并且還可以借助算法工具的力量，來實現(xiàn)對資源類型、時間和內(nèi)容的精準統(tǒng)計。除此之外，信息化檔案管理系統(tǒng)在可視化技術(shù)的支持下能夠深入分析主題，在此基礎(chǔ)上將可視化圖標進行轉(zhuǎn)換，同時，還能有效幫助工作人員對信息資料進行檢索，為信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

最后，工作人員在管理檔案時，必須要重點關(guān)注智能管理工具的應(yīng)用范圍和使用規(guī)范，因為其主要是在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進行生產(chǎn)的，需要工作人員主動對其進行使用，這樣做可以提高信息化檔案管理系統(tǒng)智能化水平，增進與用戶感情，并且智能化還存在著自動篩選的功能，使系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶的輸入法對資源自動進行篩選，為醫(yī)生提供更加準確的信息，讓醫(yī)生的醫(yī)療決策更加堅定、科學(xué)。

四、結(jié)語

檔案管理工作的開展對提升醫(yī)院整體工作效率、質(zhì)量有積極意義。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，給醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式帶來了沖擊，本文分析了數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理工作帶來優(yōu)勢以及現(xiàn)存問題，并針對性提出了幾點有關(guān)創(chuàng)新檔案管理模式建議，希望能夠給醫(yī)院檔案管理的發(fā)展提供力所能及的幫助。

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（作者單位：臨沂市中醫(yī)醫(yī)院 ）