席崇道

（中國石油集團(tuán)共享運(yùn)營有限公司西安中心，陜西 西安 710018）

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC）作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式正在許多跨國公司和國內(nèi)大型集團(tuán)公司中興起與推廣，眾多《財(cái)富》500強(qiáng)企業(yè)都已引入、建立“共享服務(wù)”運(yùn)作模式。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)集中式管理模式在財(cái)務(wù)管理上的最新應(yīng)用。其目的在于通過一種有效的運(yùn)作模式解決大型集團(tuán)公司財(cái)務(wù)職能建設(shè)中的重復(fù)投入和效率低下的弊端。共享在輔助地區(qū)公司進(jìn)行財(cái)務(wù)核算模式的改變、財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型以及財(cái)務(wù)生產(chǎn)力的釋放的進(jìn)程中，發(fā)揮了越來越重要的作用，共享的滿意度和認(rèn)可度也在不斷提升。但與此同時(shí)，現(xiàn)有的共享模式也暴露出很多的不足，其中審批流程優(yōu)化、簡化的問題已多次被作為重點(diǎn)工作部分在企業(yè)的工作計(jì)劃中進(jìn)行了安排和部署。

為此，本文主要以“事前管理、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險(xiǎn)可控、運(yùn)行高效”為目標(biāo)，從現(xiàn)狀分析、問題剖析、優(yōu)化建議及標(biāo)準(zhǔn)流程建立等方面對共享模式下的審批流程優(yōu)化治理工作進(jìn)行簡單闡述。

一、審批流程現(xiàn)狀及存在的問題

針對部分企業(yè)共享上線初期由于系統(tǒng)搭建、整體框架設(shè)計(jì)等方面存在不合理性，導(dǎo)致系統(tǒng)強(qiáng)制的審批流程主節(jié)點(diǎn)適應(yīng)性不強(qiáng)、流程設(shè)置靈活性不足等問題出現(xiàn)。一般來講，從業(yè)務(wù)提單到共享運(yùn)營必須經(jīng)歷四個(gè)環(huán)節(jié)、三級單位審批的主流程，各單位再根據(jù)管理需求添加審批子流程，即

提單→業(yè)務(wù)審批→財(cái)務(wù)審批→財(cái)務(wù)簽收→共享運(yùn)營

現(xiàn)有的這種模式導(dǎo)致大部分單位存在審批流程配置過長、節(jié)點(diǎn)重復(fù)、職能重疊的情況，主要表現(xiàn)在：

（一）流程配置問題

1.同一經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)不同流程間重復(fù)審批。主要是事前申請與費(fèi)用報(bào)銷重復(fù)審批，合同掛賬至付款流程重復(fù)審批。其中差旅費(fèi)流程重復(fù)審批尤為突出。

2.部分單位存在線上線下重復(fù)審批的情況。受管理慣性的影響，短期內(nèi)還無法徹底擺脫紙質(zhì)線下審批的模式，接受共享模式下的線上審批方式有困難。

（二）職責(zé)切分問題

1.同一部門多次審批，節(jié)點(diǎn)職能重疊。部分單位存在同一部門多次審批的情況，以某單位培訓(xùn)費(fèi)報(bào)銷流程為例，人事處初審、人事處復(fù)審審核內(nèi)容相同，審批流程中的兩名主管領(lǐng)導(dǎo)審核內(nèi)容也相同，這些都在無形中增加了不必要的審批節(jié)點(diǎn)，影響單據(jù)流轉(zhuǎn)效率。

2.財(cái)務(wù)審核職責(zé)切分不清。部分單位設(shè)置了財(cái)務(wù)初審（稽核）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)簽收三個(gè)職能重復(fù)的流程節(jié)點(diǎn)，且地區(qū)公司的財(cái)務(wù)節(jié)點(diǎn)審核內(nèi)容與共享中心審核內(nèi)容重復(fù)，導(dǎo)致雙方職責(zé)切分不清。

二、審批流程優(yōu)化建議

審批流程優(yōu)化的工作目標(biāo)是消除流程中的冗余、低效環(huán)節(jié)，消除內(nèi)耗，結(jié)合企業(yè)外部環(huán)境的變化和內(nèi)部規(guī)范管理的要求，以業(yè)務(wù)流程問題為導(dǎo)向，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和其他配套支持手段，對現(xiàn)有流程進(jìn)行調(diào)研、梳理、分析、完善和改進(jìn)。重點(diǎn)對審批規(guī)則、審批要素、預(yù)算控制和授權(quán)體系進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，減少無效環(huán)節(jié)、審批層級和等待時(shí)間，提高審批效率。

（一）流程設(shè)置的基本依據(jù)

根據(jù)《XX企業(yè)財(cái)務(wù)共享標(biāo)準(zhǔn)操作手冊》中規(guī)范的財(cái)務(wù)共享操作業(yè)務(wù)流程，結(jié)合《會計(jì)法》《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等的相關(guān)規(guī)定，科學(xué)合理地設(shè)置地區(qū)公司的審批流程。

（二）流程設(shè)置的基本原則及相關(guān)建議

各地區(qū)公司在共享平臺線上業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)審批流程設(shè)置方面應(yīng)遵循以下基本原則：

1.授權(quán)審批原則

授權(quán)范圍與單位內(nèi)控健全程度相匹配，根據(jù)管理實(shí)際適時(shí)調(diào)整。權(quán)責(zé)統(tǒng)一，接受監(jiān)督。具體實(shí)施方式有：

（1）合理設(shè)置授權(quán)審批權(quán)限，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、預(yù)算范圍、審批額度設(shè)置相應(yīng)審批人，減少審批環(huán)節(jié)，提高審批效率。

（2）根據(jù)各地區(qū)公司管理需求，可將財(cái)務(wù)簽收節(jié)點(diǎn)前置，實(shí)現(xiàn)事前管控，減少退單。賦予業(yè)務(wù)前端（二級單位）財(cái)務(wù)人員的相應(yīng)管理權(quán)限，釋放地區(qū)公司機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)人員簽收審核壓力，提升效率。

（3）按結(jié)算方式不同（是否合同付款）、支付方式不同（是否立即支付）可分別設(shè)置審批流程，提升流程配置的靈活度。

2.風(fēng)險(xiǎn)可控原則

強(qiáng)化全面預(yù)算管理，建立健全重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。完善企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理及內(nèi)控制度，明確各層級風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任。具體實(shí)施方式有：

（1）在預(yù)算可控的前提下，員工對私報(bào)銷由主管業(yè)務(wù)部門對業(yè)務(wù)真實(shí)性審核，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)不再審核。

（2）員工對私報(bào)銷業(yè)務(wù)單據(jù)金額不超過200元（含200元），由業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)完成審批后，直接推送共享運(yùn)營進(jìn)行賬務(wù)處理，地區(qū)公司及共享中心不再對此類單據(jù)進(jìn)行審核。

（3）涉及非關(guān)鍵事由（如摘要錯(cuò)誤等）退單，可設(shè)置主管領(lǐng)導(dǎo)不審，提單人修改單據(jù)后直接重新推送共享運(yùn)營或者司庫平臺。

3.及時(shí)高效原則

充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加快推行線上審批建設(shè)與應(yīng)用，減少非增值作業(yè)環(huán)節(jié)，提高審批效率。具體實(shí)施方式有：

（1）共享模式下，所有業(yè)務(wù)應(yīng)盡量采取線上審批方式，減少線下審批，避免單據(jù)的重復(fù)審核。

（2）對于需第三方簽認(rèn)的基建工程費(fèi)用表單，且線下（主要指各地區(qū)公司自行開發(fā)、較完善的自建系統(tǒng)）已完成紙質(zhì)審批，線上不再走審批流程，但需在影像中上傳線下審批簽認(rèn)單。

（3）涉及事前申請的業(yè)務(wù)，申請審批流程由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，不設(shè)置財(cái)務(wù)審批。同時(shí)整合事前申請與費(fèi)用報(bào)銷審批流程，設(shè)置報(bào)銷審批自動通過功能，避免事前申請與報(bào)銷重復(fù)審批的現(xiàn)象。

（4）涉及合同結(jié)算，無須立即支付的業(yè)務(wù)，地區(qū)公司需分別完成共享服務(wù)平臺掛賬、合同系統(tǒng)付款申請、共享服務(wù)平臺付款三套審批流程。為避免重復(fù)審批，規(guī)定服務(wù)平臺掛賬、合同系統(tǒng)付款申請由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，付款審批流程由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。

（5）加速推廣財(cái)務(wù)共享移動APP在各地區(qū)公司的使用范圍，利用移動審批功能，解決審核人員出差導(dǎo)致審批延時(shí)的問題。

（6）為進(jìn)一步加快業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)速度，規(guī)避共享中心與各地區(qū)公司財(cái)務(wù)審核內(nèi)容重復(fù)、職能重疊的問題，各地區(qū)公司可將財(cái)務(wù)審核職能移交共享各區(qū)域中心，解放地區(qū)公司財(cái)務(wù)人員雙手，減少重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化的工作，共享中心輔助各地區(qū)公司實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員由核算型向管理分析型的轉(zhuǎn)型工作。

（三）建立標(biāo)準(zhǔn)審批流程

根據(jù)流程管理的目標(biāo)要求，建議建立標(biāo)準(zhǔn)審批流程，嚴(yán)格控制審批節(jié)點(diǎn)，其中審批節(jié)點(diǎn)（含子流程）最多6個(gè)，地區(qū)公司自定義審批流程節(jié)點(diǎn)最多4個(gè)。

提單→（地區(qū)公司）自定義審批流程→共享運(yùn)營

基于以上流程設(shè)置的基本原則及相關(guān)建議，為共享上線企業(yè)設(shè)計(jì)三套標(biāo)準(zhǔn)審批流程予以參考借鑒，具體如下：

1.方案一

提單→業(yè)務(wù)審批→簽收/確認(rèn)/補(bǔ)錄→共享運(yùn)營

常規(guī)模式。

2.方案二

提單→簽收/確認(rèn)/補(bǔ)錄→業(yè)務(wù)審批→共享運(yùn)營

簽收節(jié)點(diǎn)前置旨在領(lǐng)導(dǎo)審批之前財(cái)務(wù)把關(guān)，降低退單導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)的重復(fù)審批。在各地區(qū)公司財(cái)務(wù)審核職能未移交共享中心之前，簽收節(jié)點(diǎn)前置通過賦予業(yè)務(wù)前端財(cái)務(wù)人員（比如作業(yè)區(qū)經(jīng)管員）單據(jù)簽收審核的權(quán)利，減輕地區(qū)公司財(cái)務(wù)處（科）審核簽收單據(jù)的工作量，可有效節(jié)約原始單據(jù)收集上報(bào)環(huán)節(jié)、本地財(cái)務(wù)簽收環(huán)節(jié)的單據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)間。

3.方案三

提單→簽收/確認(rèn)/補(bǔ)錄→共享運(yùn)營

此流程僅適用于在自建系統(tǒng)已完成線下審核的工程結(jié)算類單據(jù)，系統(tǒng)不再對線上審批流進(jìn)行校驗(yàn)，但需在影像設(shè)定區(qū)域上傳審批表格資料。

三、審批流程優(yōu)化效果淺析

隨著越來越多的單位對共享認(rèn)識的逐步提升，上線單位業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員對于服務(wù)平臺的熟練運(yùn)用，部分單位開始整合審批流程，采用縮減審批流程的方法，極大地提高了單據(jù)的流轉(zhuǎn)速度。

（一）XX公司審批流程優(yōu)化的具體措施

以XX公司為例，2018年11月，XX公司主動探索流程新模式，在確保風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行簡化優(yōu)化，梳理流程98條，審批環(huán)節(jié)平均從7級減少到3級，取消重復(fù)流程45個(gè)，極大地提高了審批效率。

隨后，XX公司繼續(xù)加大與共享中心的溝通協(xié)調(diào)，以科學(xué)合理為前提，高質(zhì)高效為目標(biāo)，在前期工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步理順職責(zé)、明確分工，從2019年-2020年，逐步將采購應(yīng)付業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)審核職能移交共享中心，為后期地區(qū)公司財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型、業(yè)財(cái)融合深度進(jìn)一步增強(qiáng)、實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)端對端處理做出了有益的探索和嘗試。

（二）XX公司審批流程優(yōu)化的效益評價(jià)

（1）流程效率提高，單據(jù)流轉(zhuǎn)速度提升。審核移交后單據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)間較移交前平均減少6.88天，效率提高42.57%。

（2）改變派單模式，退單率大幅降低。共享中心承接業(yè)務(wù)后，改變接單模式，由業(yè)務(wù)相對熟悉的煉化分部專職負(fù)責(zé)，減少不必要的退單，退單率較移交前大幅下降，現(xiàn)退單率為3.93%，降幅達(dá)到47.94%。

（3）財(cái)務(wù)審核移交，適度節(jié)省人工成本。以XX公司2019年至2020年平均業(yè)務(wù)量為基礎(chǔ)，以地區(qū)公司涉及財(cái)務(wù)審核相關(guān)崗位的歷史經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)為參考，財(cái)務(wù)審核移交共享中心后，預(yù)計(jì)每年能夠節(jié)省人工0.6個(gè)全職人力工時(shí)（Full-time equivalents）。