馬 悅

（鞍山師范學(xué)院，遼寧 鞍山 114000）

1 高校教務(wù)檔案管理信息化的重要意義

高校教務(wù)檔案是具有保存、參考和查證等重要價(jià)值的原始信息資料，對(duì)高校的教學(xué)建設(shè)發(fā)展有重要意義，一是能夠?qū)Ω咝＝虒W(xué)管理工作起到監(jiān)督和檢查的作用，讓高校教學(xué)管理者對(duì)高校教學(xué)運(yùn)行整體情況有個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，為高校管理層的科學(xué)決策提供依據(jù)和保障。 二是能夠?yàn)閷W(xué)生提供學(xué)籍學(xué)歷認(rèn)證方面的服務(wù)，包括提供畢業(yè)生成績單、高考錄取名冊、畢業(yè)證存根、 學(xué)位證存根以及學(xué)士學(xué)位登記申請(qǐng)表等材料，便于上級(jí)主管部門和教務(wù)管理人員對(duì)學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷信息進(jìn)行篩查以及學(xué)生自身的查詢。 三是能夠?qū)虅?wù)管理人員的高質(zhì)量工作起到服務(wù)支撐的作用。 在高校教務(wù)管理工作中，教務(wù)管理人員可通過查閱往年的教務(wù)檔案材料學(xué)習(xí)寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)，不斷完善教務(wù)管理工作方法，優(yōu)化教務(wù)管理工作模式。 因此，在新時(shí)期背景下， 如何使教務(wù)檔案管理資源得到有效的開發(fā)和利用，是當(dāng)前高校教務(wù)檔案管理工作需要迫切解決的技術(shù)難題，而信息化的建設(shè)能夠?yàn)榻虅?wù)檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展提供技術(shù)支持與保障，有利于教務(wù)檔案管理工作效率和質(zhì)量的有效提升。

2 高校教務(wù)檔案管理信息化的現(xiàn)狀分析

2.1 教務(wù)檔案管理信息化的制度不完善

高校教務(wù)檔案管理工作主要涉及教學(xué)研究與運(yùn)行檔案管理、教學(xué)實(shí)踐檔案管理、考試類檔案管理、學(xué)籍檔案管理以及教材信息檔案管理等內(nèi)容，對(duì)高校教務(wù)管理工作的優(yōu)化發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。 然而目前部分高校在教務(wù)檔案管理信息化建設(shè)方面的制度不夠完善， 如教務(wù)檔案管理人員具體的崗位職責(zé)、教務(wù)檔案信息化的立卷歸檔要求以及教務(wù)檔案安全保密性等方面的內(nèi)容未詳細(xì)地納入教務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)制度要求中，這種現(xiàn)狀一方面導(dǎo)致教務(wù)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，沒有及時(shí)收集、整理和歸檔教務(wù)資料，使得一部分教務(wù)檔案資料存在比較分散或者不全的情況，影響著教務(wù)檔案材料的完整性和規(guī)范性。 另一方面，導(dǎo)致教務(wù)檔案管理人員在教務(wù)檔案的歸檔過程中往往只注重收集，忽略了運(yùn)用信息化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)教務(wù)檔案的開發(fā)、利用和共享，影響著教務(wù)檔案的利用率。 這兩方面的因素都不利于高校教務(wù)檔案管理工作走向信息化、科學(xué)化和規(guī)范化的道路。

2.2 教務(wù)檔案管理模式缺乏科學(xué)性與創(chuàng)新性

目前，高校教務(wù)檔案管理工作普遍缺乏先進(jìn)的工作理念和與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)，在存檔過程中往往忽略了對(duì)教務(wù)檔案信息化功能的開發(fā)利用，教務(wù)檔案的檢索功能也仍未完全實(shí)現(xiàn)信息化手段，存在檢索起來困難的情況，許多高校教務(wù)檔案管理的載體仍以紙質(zhì)材料為主， 電子檔案材料的收集工作還不夠完善，即使紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保存也存在編碼不統(tǒng)一的情況，有些檔案還存在內(nèi)容多樣、來源分散、時(shí)間周期不同、沒有明確的歸檔范圍和要求等問題，這些因素都在無形中為教務(wù)檔案的收集整理工作增加了難度。 此外，高校對(duì)教務(wù)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不足也阻礙著檔案管理信息化的前進(jìn)步伐，一些新型的信息化科技手段未能在教務(wù)檔案管理中應(yīng)用實(shí)施，使得紙質(zhì)檔案與電子檔案不能有機(jī)結(jié)合，影響著教務(wù)檔案資料的查閱速度，不利于檔案信息的有效利用。

2.3 教務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

高校教務(wù)檔案管理工作的特殊性決定了其對(duì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和信息化應(yīng)用能力有很高的要求，當(dāng)前高校教務(wù)管理部門大多沒有專職檔案管理人員，兼職檔案管理人員普遍存在缺乏專業(yè)知識(shí)、責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、 主動(dòng)思考和創(chuàng)新意識(shí)差等問題，加上日常教務(wù)管理事務(wù)性工作繁雜，導(dǎo)致他們自主學(xué)習(xí)的時(shí)間較少，高校又很少組織針對(duì)教務(wù)檔案管理方面的相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致高校教務(wù)檔案管理隊(duì)伍中缺乏既懂計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，又精通教務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)的綜合型人才，使教務(wù)檔案的收集、整理和歸檔方面不夠科學(xué)規(guī)范，難以適應(yīng)現(xiàn)代高校對(duì)教務(wù)檔案管理信息化發(fā)展的需求。

3 推進(jìn)高校教務(wù)檔案管理信息化的對(duì)策建議

3.1 增加重視程度，建立科學(xué)管理制度

高校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門要充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，建立健全完善的教務(wù)檔案信息化管理制度，如通過制定教務(wù)檔案管理人員崗位職責(zé)、教務(wù)檔案立卷歸檔實(shí)施細(xì)則以及教務(wù)檔案安全保密制度等方式， 使教務(wù)檔案管理人員在檔案的收集、整理、保存和移交過程中有章可循。 此外，在教務(wù)檔案管理過程中，高校還應(yīng)該及時(shí)掌握教務(wù)檔案的管理情況，有效做好教務(wù)檔案管理的監(jiān)督與保障工作，針對(duì)教務(wù)檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施， 逐步提升教務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量和水平， 促進(jìn)高校教務(wù)檔案管理工作逐步走上信息化、規(guī)范化和科學(xué)化的道路。

3.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理，健全信息化管理模式

新時(shí)期背景下，高校應(yīng)充分加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，通過增加經(jīng)費(fèi)投入的方式，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段， 改善教務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，搭建紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理的信息化服務(wù)平臺(tái)，有效提升高校教務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，逐步實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案信息的開放與共享。 紙質(zhì)檔案是珍貴的原始資料，但在教務(wù)檔案的實(shí)際管理過程中存在容易損毀、不便于查閱以及需要消耗大量的人力資源和時(shí)間成本等現(xiàn)實(shí)問題。 電子檔案的最大優(yōu)勢是節(jié)省時(shí)間成本便于保存和查找， 電子檔案的優(yōu)勢恰好可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案存在的局限性。 因此，在教務(wù)檔案存檔的過程中，應(yīng)在保證教務(wù)檔案管理安全性的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理， 并對(duì)檔案信息編碼進(jìn)行梳理，保障紙質(zhì)檔案與電子檔案的編碼一致，以此構(gòu)建以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的教務(wù)檔案管理平臺(tái)，從而有效推進(jìn)教務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

3.3 開展教務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

隨著高校教務(wù)檔案管理信息化的深入發(fā)展，對(duì)教務(wù)檔案管理人員的管理技能與綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。 高校應(yīng)建立一個(gè)符合信息化建設(shè)發(fā)展要求的教務(wù)檔案管理隊(duì)伍，通過為教務(wù)檔案管理人員提供一系列專業(yè)化培訓(xùn)的方式，使他們能夠掌握更多先進(jìn)的工作理念和信息化管理技術(shù)，促進(jìn)教務(wù)檔案管理人員信息化管理能力和檔案管理業(yè)務(wù)素養(yǎng)得到有效提升。 如通過開展高校教務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)、專題講座、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流會(huì)等活動(dòng)，邀請(qǐng)優(yōu)秀的教務(wù)檔案管理專家進(jìn)行培訓(xùn)交流， 促進(jìn)高校之間相互學(xué)習(xí)交流、共同進(jìn)步，使教務(wù)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)技能得到有效提升，能夠起到優(yōu)化教務(wù)檔案信息化管理水平和提高工作效率的作用，促進(jìn)高校教務(wù)檔案信息化管理工作獲得更好地發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)期的背景下，高校教務(wù)檔案信息化管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，教務(wù)檔案管理人員應(yīng)以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，堅(jiān)持科學(xué)化、規(guī)范化管理的原則， 構(gòu)建完善的教務(wù)檔案信息化管理體系，從教務(wù)檔案管理流程、教務(wù)檔案管理人員崗位職責(zé)和教務(wù)檔案管理的安全保密性等方面進(jìn)行規(guī)范，通過不斷總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)， 構(gòu)建專業(yè)化的教務(wù)檔案管理團(tuán)隊(duì)，在高校教務(wù)檔案管理建設(shè)中深入挖掘信息化管理模式帶來的便捷性與高效性，推動(dòng)高校教務(wù)檔案管理工作逐漸走向信息化、科學(xué)化和規(guī)范化的道路，為高校教務(wù)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展貢獻(xiàn)力量。