金桂芳

摘要： 本文以大數(shù)據(jù)技術(shù)為主背景，針對(duì)檔案管理方式進(jìn)行不斷的優(yōu)化和改進(jìn)，以此確保檔案管理工作更科學(xué)合理，進(jìn)而為檔案管理事業(yè)的良性發(fā)展提供必要的支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù);有效措施

大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)檔案管理的智慧化發(fā)展，更好地滿足了用戶的檔案需要，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案數(shù)據(jù)的高效檢索與有效傳遞，防控了傳統(tǒng)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)， 同時(shí)也面臨來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的新挑戰(zhàn)。因此，要結(jié)合當(dāng)前檔案管理過程中存在的問題和實(shí)際需求，以此為著手點(diǎn)進(jìn)一步構(gòu)建健全完善的管理體系和工作模式， 提高檔案管理質(zhì)量。

1大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理的基本特征

1.1電子檔案概念界定。

一般來(lái)說，電子檔案被定義為基于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，且通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞使用的檔案。電子檔案是基于數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案，它具有一般檔案的實(shí)用價(jià)值，同時(shí)又突破了傳統(tǒng)檔案的限制， 表現(xiàn)出更加廣泛的應(yīng)用價(jià)值。當(dāng)前，電子檔案的推廣使用機(jī)制日益完善，在各行業(yè)發(fā)展作用日益明顯， 但是在真實(shí)性、保存能力、安全隱患、服務(wù)水平等方面還有待提高，還需要進(jìn)一步發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。

1.2電子檔案主要特征。

電子檔案具有內(nèi)容與載體的可分離性，檔案以數(shù)字信號(hào)的方式存儲(chǔ)， 具有內(nèi)容與載體的可分離性，在檔案可以由文檔、 音頻、視頻等形式存儲(chǔ)，具有生動(dòng)形象的特征。電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備有較強(qiáng)依賴性，需要構(gòu)建完善的生存、存儲(chǔ)、檢索與應(yīng)用的設(shè)備，基于先進(jìn)設(shè)備提高檔案管理的效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔案對(duì)檔案元數(shù)據(jù)有更強(qiáng)的依賴性，需要特定的數(shù)據(jù)信息背景，強(qiáng)調(diào)載體的多樣性，保證信息存儲(chǔ)的高密度性，這樣才能更充分的發(fā)揮檔案信息的實(shí)用價(jià)值。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理的發(fā)展對(duì)策分析

2.1 進(jìn)一步完善檔案管理的思維方式。

要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，確保管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)深化改革，逐步的實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)更新，達(dá)到檔案信息共享，針對(duì)管理方式進(jìn)行不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新，充分滿足信息服務(wù)的客觀需要。首先，應(yīng)當(dāng)具備信息化思維，重視分析檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，基于大眾化的檔案服務(wù)工作要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，使管理系統(tǒng)得到有效創(chuàng)新，從而更好地達(dá)到服務(wù)大眾的目標(biāo)。一方面， 重視檔案數(shù)字化，建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷推動(dòng)檔案資源全文的數(shù)字化。另一方面，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，完善檔案資源的管理體系，為電子檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)體系，確保電子檔案能夠得到更充分的利用，對(duì)其數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入的挖掘，使檔案的運(yùn)行模式得到創(chuàng)新。其次，針對(duì)檔案管理思維進(jìn)行改進(jìn)，在具體管理環(huán)節(jié)使其具備應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，通過先進(jìn)檔案管理技術(shù)對(duì)海量數(shù)據(jù)資源進(jìn)行提取與集成整合，重視優(yōu)化數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)方式，加強(qiáng)信息技術(shù)的研發(fā)和推廣，加快檔案數(shù)據(jù)信息的挖掘，逐步完善數(shù)據(jù)信息的支撐機(jī)制， 強(qiáng)調(diào)依托技術(shù)思維使檔案管理實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。第三， 具備數(shù)據(jù)信息的共享思維，對(duì)于資源進(jìn)行充分的整合，強(qiáng)調(diào)構(gòu)建一個(gè)資源集合體，強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)信息的廣泛共享，突破檔案管理的孤立整合問題，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析、信息挖掘技術(shù)的綜合利用，通過智能化的網(wǎng)絡(luò)形成檔案科學(xué)服務(wù)體系。

2.2 電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要與時(shí)俱進(jìn)，與國(guó)際接軌，共享信息紅利。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，要提高電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，標(biāo)準(zhǔn)要先行，對(duì)于各行各業(yè)產(chǎn)生的電子元數(shù)據(jù)要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)據(jù)類型、用途和文件格式，構(gòu)建新一代電子檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)和大服務(wù)平臺(tái)，讓全社會(huì)在一個(gè)共同的路線圖上協(xié)作，共同推進(jìn)資源整合。2018年，澳大利亞國(guó)家檔案館頒布了數(shù)字化檔案保存新標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家最佳實(shí)踐規(guī)定了數(shù)字化檔案的技術(shù)要求。這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)旨在確保生成的數(shù)字副本的“母版”作為原件長(zhǎng)期有效的替代品，還可生成供公眾利用的衍生文件，最大限度地減少對(duì)脆弱文件的物理?yè)p害。更重要的是，該標(biāo)準(zhǔn)還是一個(gè)有效的工具，有助于盡量避免因文件載體不穩(wěn)定或技術(shù)陳舊而導(dǎo)致的丟失風(fēng)險(xiǎn)。目前，我國(guó)在電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)方面還有待加強(qiáng)，要深入調(diào)研，與時(shí)俱進(jìn)，定期對(duì)電子檔案保存標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查修訂，做到電子檔案標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際接軌，為實(shí)現(xiàn)跨部門、跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國(guó)界的一站式電子查詢打好基礎(chǔ)，使全社會(huì)乃至全球共享電子檔案信息紅利。

2.3 高度重視檔案制度化的建設(shè)工作。

大數(shù)據(jù)時(shí)代要加強(qiáng)檔案的設(shè)計(jì)優(yōu)化工作，對(duì)頂層設(shè)計(jì)進(jìn)行高度重視，實(shí)現(xiàn)總體規(guī)劃，確保各個(gè)階段的檔案 管理工作都能夠有相對(duì)應(yīng)的改革目標(biāo)，著力實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化與制度化建設(shè)?；谖覈?guó)電子檔案管理的相關(guān)法規(guī)，檔案管理過程的各項(xiàng)制度，保證檔案管理工作的科學(xué)性、嚴(yán)密性與規(guī)范性，基于一系列的流程落實(shí)檔案管理責(zé)任，最大化實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用價(jià)值， 減少檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理及利用取得飛躍發(fā)展。

2.4 以用戶需求為導(dǎo)向，借助大數(shù)據(jù)融媒體，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案利用的個(gè)性化滿足和智能化服務(wù)。

首先，要加強(qiáng)電子檔案大數(shù)據(jù)的開發(fā)和推送工作。通過對(duì)電子檔案的分析挖掘，發(fā)現(xiàn)用戶檢索訪問規(guī)律和關(guān)注領(lǐng)域，對(duì)用戶需求進(jìn)行分析和預(yù)判，個(gè)性化推送相關(guān)電子檔案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契機(jī)讓電子檔案活起來(lái)。檔案工作者也要扮演信息工作者的角色，關(guān)注熱點(diǎn)事件和民生動(dòng)態(tài)，抓住契機(jī)使電子檔案活起來(lái)，加強(qiáng)手機(jī)應(yīng)用APP開發(fā)和融媒體服務(wù)， 帶給公眾更多真實(shí)感、畫面感和正向的情感體驗(yàn)，激發(fā)用戶潛在的需求，推動(dòng)電子檔案信息預(yù)訂工作，更加智慧地服務(wù)于社會(huì)。最后，實(shí)現(xiàn)交互式電子檔案智能服務(wù)。在幫助用戶解決實(shí)際問題的過程中，最好能構(gòu)建“人機(jī)對(duì)話”“人人對(duì)話” 的網(wǎng)絡(luò)生態(tài)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)站智能服務(wù)、檔案專業(yè)咨詢、用戶互助答疑”三者有機(jī)結(jié)合，提升服務(wù)感知和用戶體驗(yàn)。

結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理要基于現(xiàn)有的人力物力 資源擬定科學(xué)的檔案管理優(yōu)化升級(jí)，進(jìn)行更加科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)，進(jìn)一步在制度化建設(shè)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)、 檔案人員培訓(xùn)、設(shè)施設(shè)備更新中提高檔案管理的效率，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊桂明 ， 許鳳嬌 . 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理 現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策分析 [J]. 檔案管理 ，2020（02）.

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