譙龍

機構(gòu)編制檔案是指機構(gòu)編制管理機關(guān)工作人員的工作記錄和記錄機構(gòu)編制工作的參考文件。其主要內(nèi)容涉及黨政群機關(guān)和事業(yè)單位的機構(gòu)設(shè)置、職能配置、人員編制等的組織形式和配置數(shù)量等，是非常重要的信息資料和法律資料。規(guī)范機構(gòu)編制檔案管理既是方便相關(guān)部門依法行政工作，也是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實依據(jù)。為此，筆者重點分析探究新形勢下做好機構(gòu)編制檔案管理的現(xiàn)實意義和有效途徑。

一、規(guī)范機構(gòu)編制檔案管理的重要意義

1.規(guī)范機構(gòu)編制檔案是依法治理的必然要求。當(dāng)前，黨中央正在加快推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，依法治理是重要的內(nèi)容之一。機構(gòu)編制工作為國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供重要的體制機制保障。機構(gòu)編制檔案記錄著機構(gòu)設(shè)立、運行、發(fā)展過程中的歷史過程，記載著編制管理的基本軌跡，是各部門單位履行職責(zé)和配備人員的法定依據(jù)。同時，機構(gòu)編制事項的辦理，具體極強的政策性，尤其是重大的機構(gòu)編制事項更是永久保存的檔案資料，是上級檢查、巡視巡察的重要內(nèi)容，如果這些檔案缺失，就難以還原事項辦理經(jīng)過。因此，規(guī)范機構(gòu)編制檔案，就是落實“編制就是法”的具體表現(xiàn)，就是“依法治編”的重要舉措，就是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必然要求。

2.規(guī)范機構(gòu)編制檔案是服務(wù)群眾的現(xiàn)實需要。機構(gòu)編制檔案既涉及機關(guān)事業(yè)單位集體的機構(gòu)編制事項，也涉及機關(guān)事業(yè)單位干部個人重要的人事事項，是日后檔案利用的重要信息資料。特別是編制實行實名制管理以后，機關(guān)事業(yè)單位人員基本信息、出入編制情況都必須真實、準(zhǔn)確的記錄，這些機構(gòu)編制檔案起著憑證、依據(jù)和參考的作用，是核撥經(jīng)費、辦理保險等基本依據(jù)，具有法律效用。只有將這些檔案完整保存，才能夠為廣大干部職工維護(hù)自身權(quán)益和應(yīng)有的社會、政治、經(jīng)濟待遇提供有效服務(wù)。

3.規(guī)范機構(gòu)編制檔案是科學(xué)決策的有效途徑。機構(gòu)編制資源是重要的政治資源、執(zhí)政資源。機構(gòu)編制管理機關(guān)的重要任務(wù)之一就是優(yōu)化這一執(zhí)政資源的配置，高效服務(wù)于國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。機構(gòu)編制檔案就是機構(gòu)編制部門全部活動的原始記錄，是記載機構(gòu)編制工作發(fā)展的重要文獻(xiàn)，特別是涉及機構(gòu)演變、職能配置、職責(zé)邊界，以及編制數(shù)和領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)等重要內(nèi)容，完整體現(xiàn)了機構(gòu)編制優(yōu)化配置情況和保障作用發(fā)揮情況。做好機構(gòu)編制檔案的管理，就能為黨政領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，確保決策的合法性科學(xué)性有效性。

二、當(dāng)前機構(gòu)編制檔案管理存在的主要問題

由于機構(gòu)編制檔案涉及到的內(nèi)容繁多，而且相對比較枯燥無趣，再加上專業(yè)人員缺乏，使得檔案管理工作效率不高。同時，由于部分單位檔案管理硬件條件滿足不了新形勢下檔案管理要求，導(dǎo)致了部分檔案因管理不善而丟失。這些情況，嚴(yán)重影響了機構(gòu)編制檔案作用的發(fā)揮。通過梳理發(fā)現(xiàn)，目前機構(gòu)編制檔案管理主要存在以下四個方面問題。

一是單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。目前，機構(gòu)編制管理機關(guān)都非常重視機構(gòu)編制管理的具體工作，但部分單位對“檔案工作姓黨”的內(nèi)涵理解不夠，對檔案管理涉及的相關(guān)法律法規(guī)沒有學(xué)深悟透，從而對機構(gòu)編制管理過程中形成的檔案的收集、整理、利用不夠重視，沒有做到與業(yè)務(wù)工作同部署、同考核，也沒有建立健全檔案管理制度和責(zé)任追究制度，導(dǎo)致檔案管理部署不到位、落實不到位、監(jiān)督不到位。

二是資料收集不夠完整。當(dāng)前，部分單位對機構(gòu)編制檔案的收集方式比較單一，還主要停留在少量的文書檔案上，對機構(gòu)編制管理整個過程產(chǎn)生的檔案收集不夠完整，特別是有關(guān)附件材料。比如，涉及黨和國家機構(gòu)改革、行政區(qū)劃調(diào)整等檔案的附件材料沒有進(jìn)行收集。

三是常規(guī)管理不夠精細(xì)。在日常管理中，部分單位對機構(gòu)編制檔案只進(jìn)行了簡單的收集分類，管理不夠精細(xì)，沒有針對涉及檔案管理的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱等制定精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的管理流程。比如，部分檔案分類標(biāo)題不清楚，或者張冠李戴亂用標(biāo)題;還有部分檔案缺乏卷內(nèi)目錄，或者檔案沒有標(biāo)注頁碼等等。

四是業(yè)務(wù)水平不夠扎實。目前，機構(gòu)編制管理機關(guān)的檔案管理工作基本上都由辦公室工作人員兼職，他們接受專業(yè)培訓(xùn)機會不多，再加上本身也缺乏學(xué)習(xí)的主動性和積極性，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)水平普遍不高，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新時期機構(gòu)編制檔案管理工作需要。

三、新時期規(guī)范機構(gòu)編制檔案管理的策略建議

1.完善檔案管理機制。一要建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機制，強化檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，建議成立由單位分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，各科室主要負(fù)責(zé)同志為成員的機構(gòu)編制檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。明確分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門和工作人員在檔案管理工作中的職責(zé)任務(wù)。同時，將機構(gòu)編制檔案工作納入單位重要議事日程，與機構(gòu)編制業(yè)務(wù)工作同部署，同考核，將檔案管理工作融入到日常工作中，避免出現(xiàn)年終突擊整理檔案的被動局面。二要建立檔案定期收錄機制，由檔案管理員定期對日常工作中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、整理、審核，提高檔案管理工作的規(guī)范化水平。三要建立責(zé)任追究機制，對因工作不力造成檔案資料缺失等行為，要嚴(yán)格按照《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人員責(zé)任。

2.提升檔案管理能力。機構(gòu)編制檔案管理工作既是一項具有極強業(yè)務(wù)性質(zhì)的工作，也是一項服務(wù)工作。這就要求機構(gòu)編制檔案管理的從業(yè)人員既要有較強的檔案業(yè)務(wù)能力，能夠規(guī)范地把機構(gòu)編制檔案“管好”，同時還需要有較強的服務(wù)意識和服務(wù)理念，把機構(gòu)編制檔案“用好”。因此，必須重視檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，可采取派出去學(xué)、請進(jìn)來講、結(jié)合實際做、具體工作帶等方式，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)定，著力提高業(yè)務(wù)人員的檔案意識和整檔、歸檔、建檔水平，不斷提高檔案隊伍的專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)和整體管理水平。

3.夯實檔案管理基礎(chǔ)。要進(jìn)一步優(yōu)化辦公設(shè)備，夯實檔案工作物質(zhì)基礎(chǔ)，要配好電腦、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機等基礎(chǔ)設(shè)備。要按照“規(guī)范管理、服務(wù)大局”的要求，積極探索機構(gòu)編制檔案管理的新途徑、新辦法，將檔案工作重點放到信息化管理上來，積極推進(jìn)機構(gòu)編制檔案管理電子化、信息化，不斷提升檔案管理效率。特別是要依托機構(gòu)編制實名制信息系統(tǒng)，將紙質(zhì)機構(gòu)編制文件檔案通過掃描上傳形成電子檔案，建立機構(gòu)編制電子檔案庫，將檔案管理信息化與實名制信息系統(tǒng)建設(shè)緊密結(jié)合，提高機構(gòu)編制檔案管理信息化水平和利用效率。

4.健全檔案管理制度。積極主動學(xué)習(xí)《檔案法》《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，進(jìn)一步建立健全收集、整理、立卷、歸檔、借閱等檔案管理制度，規(guī)范機構(gòu)編制檔案管理程序。要加強對重點工作、重要活動檔案的收集管理，并重視部分保密機密文件的檔案管理，明確保密文件單獨掃描，專職人員指定專用優(yōu)盤保存，確保機構(gòu)編制檔案管理制度化、規(guī)范化。

5.提高檔案利用效率。工作中要堅持“以人民為中心”的理念，以實用性為導(dǎo)向，主動服務(wù)、熱情服務(wù)。接待查借閱檔案資料的單位在不涉密的前提下，要及時準(zhǔn)確地提供所需資料，并做好登記，不斷滿足編辦內(nèi)部管理和相關(guān)單位對機構(gòu)編制檔案的利用需求，充分發(fā)揮機構(gòu)編制檔案的社會效益，為推進(jìn)機構(gòu)編制管理法定化、科學(xué)化、規(guī)范化奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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