周文泓 黃小宇 田欣

摘 要：為推進(jìn)我國(guó)政務(wù)社交媒體文件管理的政策建設(shè)與行動(dòng)發(fā)展，通過(guò)分析歸納整合出美國(guó)政務(wù)社交媒體文件管理政策體系構(gòu)建進(jìn)展，并基于此解析出管理要點(diǎn)，為構(gòu)建管理主體的協(xié)同網(wǎng)絡(luò)、理解管理對(duì)象的內(nèi)涵及范圍、強(qiáng)化流程設(shè)置中的全程管理、提供完善的制度與技術(shù)保障。由此結(jié)合我國(guó)實(shí)際情境，從文件管理方法參照和政策制定策略設(shè)計(jì)兩方面，優(yōu)化國(guó)內(nèi)政務(wù)社交媒體文件管理政策的建構(gòu)策略。

關(guān)鍵詞：政務(wù)社交媒體；電子文件；文件管理；管理政策

分類號(hào)：G271

Research on the Progress and Enlightenment of Policies on Management of American Government Social Media Records

Zhou Wenhong， Huang Xiaoyu， Tian Xin

（School of Public Administration of Sichuan University， Chengdu， Sichuan， 610064）

Abstract：To advance its policies and actions on government social media records management in China， based on the text analysis， this paper analyzed some key points about the management on a basis of inductively integrating the management process of its American counterpart. Four cruses from developing collaborations among the managing subjects and grasping the connotation and scope of the managed objects， to intensifying whole process management in the workflow and providing complete systems and technical supports have thus been proposed， which， with a combination of its practical situation， are expected to shed light on the optimization of policies on managing government social media records in China by referring to methods of records management and by designing strategies towards policymaking.

Keywords：Government Social Media；Government Records；Records management；Management Policy

第47次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》[1]顯示：截至2020年12月，已有31個(gè)省份開(kāi)通共計(jì)近17萬(wàn)個(gè)社交媒體賬號(hào)，在賬戶持續(xù)增長(zhǎng)與運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生了海量政務(wù)社交媒體文件。如何有效管理這些兼具證據(jù)、記憶、資源和資產(chǎn)價(jià)值的信息，是檔案領(lǐng)域融合“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要議題。政務(wù)社交媒體文件管理實(shí)踐已在世界范圍內(nèi)展開(kāi)探索。[2]2010年以來(lái)，以美國(guó)為先，英澳等國(guó)的政府部門和檔案機(jī)構(gòu)等相繼出臺(tái)相關(guān)政策，如美國(guó)的《社交媒體文件捕獲最佳實(shí)踐白皮書》[3]、英國(guó)的《業(yè)務(wù)選擇政策：英國(guó)中央政府的網(wǎng)絡(luò)資產(chǎn)》[4]、澳大利亞的《社交媒體：另一種類型的聯(lián)邦文件》[5]。我國(guó)亦在國(guó)家檔案局公布的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》[6]中將機(jī)關(guān)產(chǎn)生的社交媒體文件納入管理范圍；然而部分政府網(wǎng)流程有待完善的政策體系提供完整有效的規(guī)則，這較大程度源于管理、技術(shù)、法律、倫理等方面的問(wèn)題未得到系統(tǒng)的專業(yè)解答。

研究對(duì)應(yīng)實(shí)踐局限展開(kāi)，通過(guò)理論推導(dǎo)和實(shí)踐梳理與解析相結(jié)合顯示出以下成果：其一，著手于管理對(duì)象，明晰政務(wù)社交媒體文件作為政府業(yè)務(wù)資產(chǎn)與證據(jù)所具有的價(jià)值[7]，發(fā)現(xiàn)其來(lái)源廣泛、類型多樣、內(nèi)容動(dòng)態(tài)等特征[8]。其二，管理挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)為多主體環(huán)境下的協(xié)作問(wèn)題、數(shù)量龐大且內(nèi)容多變情境下管理范圍的選擇和數(shù)字背景下管理的技術(shù)考驗(yàn)[9-12]。其三，管理策略，涉及政策立法與標(biāo)準(zhǔn)先行、多元主體合作和技術(shù)應(yīng)用等[13-15]。然而，現(xiàn)有研究關(guān)于如何做的問(wèn)題依舊未被深入解答，尤其是作為關(guān)鍵策略的政策完善。

基于此，文章聚焦于完成了政務(wù)社交媒體文件管理政策體系基本建構(gòu)的美國(guó)檔案與文件署（后簡(jiǎn)稱NARA），將它自2005年以來(lái)發(fā)布的相關(guān)政策作為文本分析對(duì)象，在梳理政策發(fā)展歷程及其具體內(nèi)容的基礎(chǔ)上解析美國(guó)政務(wù)社交媒體文件管理的整體流程與實(shí)施要點(diǎn)，并結(jié)合我國(guó)實(shí)際提出針對(duì)性策略。

1美國(guó)政務(wù)社交媒體文件管理政策體系的構(gòu)建進(jìn)展

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社交媒體應(yīng)用的受眾愈加廣泛。同時(shí)，美國(guó)出臺(tái)的多部法律法規(guī)和戰(zhàn)略均強(qiáng)調(diào)信息公開(kāi)，致力于建構(gòu)透明開(kāi)放的協(xié)作型政府。由此，社交媒體愈加成為美國(guó)政府和公眾開(kāi)放對(duì)話的重要窗口，在開(kāi)展業(yè)務(wù)與履行職能過(guò)程中得到廣泛應(yīng)用，形成了大量社交媒體文件。NARA作為美國(guó)聯(lián)邦政府文件與檔案管理的統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)，在順應(yīng)歷史發(fā)展與管理需求的基礎(chǔ)上制定了一系列政務(wù)社交媒體文件管理政策。

美國(guó)政務(wù)社交媒體文件管理政策發(fā)展進(jìn)程可被劃分為四個(gè)階段：于肇始階段初步顯現(xiàn)、于發(fā)展階段開(kāi)展調(diào)研、于深入階段構(gòu)建指南，于成熟階段完備體系（見(jiàn)表1）。

1.1肇始階段——社交媒體文件管理的初步顯現(xiàn)

21世紀(jì)伊始，隨著Web技術(shù)的發(fā)展，政策雖并未提及社交媒體文件，但逐漸顯現(xiàn)出對(duì)具有社交媒體特點(diǎn)的應(yīng)用和信息的探究。

首先，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展之際，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)日漸使用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)，由此出臺(tái)了《網(wǎng)頁(yè)文件管理指南》，以明確聯(lián)邦機(jī)構(gòu)管理網(wǎng)頁(yè)文件的責(zé)任和要求， 并指導(dǎo)相關(guān)人員開(kāi)展管理工作， 以確保內(nèi)容可靠并降低與網(wǎng)站操作相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。該政策總體上指出了網(wǎng)頁(yè)文件的責(zé)任主體、聯(lián)邦網(wǎng)頁(yè)文件所指內(nèi)容、網(wǎng)站運(yùn)作及文件管理需遵循的法律法規(guī)；行動(dòng)層強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)管理和文件保管期限表的制定，以保障文件的真實(shí)、可靠、完整和可用。于風(fēng)險(xiǎn)管理，機(jī)構(gòu)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估以及降低風(fēng)險(xiǎn)的方法和步驟得以明確。于文件保管期限表的制定，則需以風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果為基礎(chǔ)，制定好后獲得NARA批準(zhǔn)方能實(shí)施。本指南明確將網(wǎng)頁(yè)文件納入聯(lián)邦文件管理范圍中，指出網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容為基于某一互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議下產(chǎn)生的具有統(tǒng)一資源標(biāo)識(shí)符的信息，這為符合定義但具有自身特性的社交媒體文件提上管理日程提供了條件，且給予了管理方法借鑒。

其次，為協(xié)助聯(lián)邦機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)新技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，發(fā)布了《新興網(wǎng)頁(yè)技術(shù)對(duì)網(wǎng)頁(yè)文件管理指南的影響》。一是對(duì)門戶網(wǎng)站、RSS、博客和維基四個(gè)愈加流行的Web程序的簡(jiǎn)要描述。二是對(duì)此類應(yīng)用影響文件管理的特征總結(jié)，包括互動(dòng)性、協(xié)作性、聚合性、重復(fù)性以及增長(zhǎng)性。三是基于應(yīng)用及其文件特性給出管理指導(dǎo)，創(chuàng)新性指出管理過(guò)程中需特殊考慮的內(nèi)容，如更加強(qiáng)調(diào)管理的合作性，對(duì)內(nèi)容來(lái)源、流動(dòng)性和所有權(quán)的考量，在管理過(guò)程中對(duì)上述特征的額外考慮。此政策調(diào)研的應(yīng)用程序諸如博客和維基，體現(xiàn)出了社交媒體的部分特性，政策內(nèi)容逐步顯現(xiàn)出對(duì)社交媒體類平臺(tái)和信息的研討。這一政策在厘清現(xiàn)實(shí)背景及其影響下為社交媒體文件管理提供了方向性指示。

1.2發(fā)展階段——社交媒體文件管理的實(shí)踐調(diào)研

基于前一階段的理論指導(dǎo)與實(shí)踐發(fā)展，政務(wù)社交媒體文件管理的必要性、重要性以及挑戰(zhàn)逐漸凸顯。NARA開(kāi)始系統(tǒng)調(diào)研當(dāng)下實(shí)踐，以探究管理對(duì)象的特點(diǎn)和管理實(shí)踐示范。

首先，NARA于2010年發(fā)布了《聯(lián)邦Web 2.0使用和文件價(jià)值報(bào)告》，以觀察各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)如何使用Web 2.0工具開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)與Web2.0格式下影響文件價(jià)值的因素，并對(duì)后續(xù)工作提出建議。詳細(xì)來(lái)看，一是NARA對(duì)25個(gè)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)開(kāi)展采訪與調(diào)查后得出以下結(jié)論：許多機(jī)構(gòu)已發(fā)布針對(duì)社交媒體使用的政策與指導(dǎo)，文件管理相關(guān)政策大多處于構(gòu)建中；聯(lián)邦機(jī)構(gòu)使用不同Web2.0工具從而達(dá)到多樣化目的，如支持推廣與公眾參與、促進(jìn)內(nèi)外部協(xié)作共享等；文件內(nèi)容的重復(fù)性、新受眾對(duì)文件壽命和權(quán)威性的看法等因素均會(huì)影響文件價(jià)值；提出了一些重要議題，包括協(xié)作環(huán)境下的文件管理、對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的選擇以及文件保管時(shí)間與地點(diǎn)。二是基于現(xiàn)實(shí)需要與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的考慮提出以下建議：對(duì)象上應(yīng)界定Web2.0環(huán)境下的聯(lián)邦文件并區(qū)分其暫時(shí)性與永久性；主體上要促進(jìn)與其他機(jī)構(gòu)的協(xié)作；具體行動(dòng)上應(yīng)更新已有社交媒體政策并實(shí)施相應(yīng)文件保管計(jì)劃。此外，要向公眾說(shuō)明文件的留存時(shí)間。該研究明確了在Web 2.0環(huán)境下的信息特征及其對(duì)信息價(jià)值的影響，厘清了政務(wù)社交媒體文件管理對(duì)象。

其次，為響應(yīng)海量政務(wù)社交媒體文件背景下聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的捕獲需求，出臺(tái)了《社交媒體捕獲最佳實(shí)踐白皮書》，以總結(jié)社交媒體使用現(xiàn)狀和捕獲工具、方法，并提出捕獲的最佳實(shí)踐示范。一是梳理社交媒體使用類型和部分政策，并從供應(yīng)商、是否免費(fèi)、基本描述和使用案例、可捕獲平臺(tái)、捕獲方法五方面描述多種捕獲工具。二是呈現(xiàn)捕獲社交媒體文件的最佳實(shí)踐：建立基礎(chǔ)，即建立社交媒體工作組，應(yīng)用聯(lián)邦文件定義社交媒體文件，審查已有文件保管期限表；選擇工具和方法，其包括基于需求、預(yù)算、技術(shù)水平選擇可用的捕獲工具，選擇使用高透明度的開(kāi)源工具，利用平臺(tái)的導(dǎo)出功能，利用開(kāi)放的API開(kāi)發(fā)自定義工具和向社交媒體平臺(tái)直接索求；實(shí)施捕獲，在平臺(tái)服務(wù)協(xié)議中加入關(guān)于捕獲和導(dǎo)出內(nèi)容的需求，確定內(nèi)外部站點(diǎn)的捕獲職責(zé)，為員工提供相關(guān)培訓(xùn)等。

1.3深入階段——社交媒體文件管理的指南建構(gòu)

本階段在前期實(shí)踐考察和管理要點(diǎn)探討基礎(chǔ)上，開(kāi)始探索通用型政務(wù)社交媒體文件管理指導(dǎo)方法，針對(duì)不同管理主體構(gòu)建了周密的指南以提供人力保障。

首先出臺(tái)了面向聯(lián)邦機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的《公告2014-02（社交媒體文件管理指南）》。政策內(nèi)容主要包括定義社交媒體及社交媒體文件，并列舉文件屬性的判定；基于社交媒體的動(dòng)態(tài)性與協(xié)作性，提出了文件識(shí)別捕獲、管理保存、訪問(wèn)與隱私保護(hù)等挑戰(zhàn)與難題；指出問(wèn)題解決方向，包括闡明流程和政策應(yīng)采取的措施，社交媒體工作組的組建和社交媒體文件范圍與構(gòu)成。此外還強(qiáng)調(diào)文件保管期限的制定、實(shí)施文件捕獲的方法及與第三方之間的文件管理職責(zé)。

其次頒布了《記錄你的公共服務(wù)》。文件旨在指導(dǎo)政府職員開(kāi)展工作，幫助提升管理績(jī)效并進(jìn)行有效問(wèn)責(zé)。該政策在聯(lián)邦文件定義范圍中置入社交媒體內(nèi)容，解釋了電子信息、個(gè)人資料與聯(lián)邦文件的關(guān)系。在此基礎(chǔ)上指導(dǎo)政府職員任職全過(guò)程：一是入職后應(yīng)在理解機(jī)構(gòu)文件管理要求后進(jìn)行文件管理說(shuō)明、記錄重要會(huì)議或?qū)υ挷^(qū)分個(gè)人材料與機(jī)構(gòu)信息；二是離職時(shí)確保授權(quán)處置前聯(lián)邦文件的妥善管理，這包括個(gè)人參與業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的社交媒體信息等；三是離職后滿足特定條件才能獲取機(jī)構(gòu)機(jī)密信息。

1.4成熟階段——社交媒體文件管理規(guī)范實(shí)例的設(shè)計(jì)

NARA于2019年發(fā)布了《通用的電子文件管理現(xiàn)代化方案——以社交媒體為例》，為如何管理政務(wù)社交媒體文件提供了示范性指導(dǎo)，完成了政務(wù)社交媒體管理政策體系的基本構(gòu)建。

具體來(lái)說(shuō)，該政策主要包括三方面內(nèi)容：（1）對(duì)所涉概念進(jìn)行統(tǒng)一定義，涵蓋文件生命周期階段，各類主體、文件類型以及其他諸如管理體制、元數(shù)據(jù)等額外條目的解釋，系統(tǒng)性回答了政務(wù)社交媒體文件管理的范圍和邊界。（2）基于社交媒體進(jìn)行內(nèi)容設(shè)計(jì)：一是建立社交媒體工作組并指出其需要列出機(jī)構(gòu)的社交媒體使用清單、確定構(gòu)成完整文件要素等的權(quán)責(zé)。二是從平臺(tái)角度考慮本機(jī)構(gòu)使用社交媒體的目的和應(yīng)用情況。三是從文件角度指出對(duì)納入管理范圍的內(nèi)容及文件格式確認(rèn)。此外還單獨(dú)強(qiáng)調(diào)了對(duì)未開(kāi)展管理工作前所遺留的文件和員工在工作過(guò)程中使用個(gè)人社交媒體賬戶產(chǎn)生的文件的處理。四是從管理角度提出捕獲、保管等方法。（3）基于電子文件管理現(xiàn)代化方案的有機(jī)組成——聯(lián)邦機(jī)構(gòu)開(kāi)展電子文件管理的綜合業(yè)務(wù)框架（簡(jiǎn)稱“ERM-FIBF”），構(gòu)建可供機(jī)構(gòu)參考的社交媒體文件管理流程。政策可視化地展現(xiàn)了社交媒體文件捕獲、保管和利用、處置、移交四大環(huán)節(jié)下的二十多個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)，并基于影響范圍劃分出三個(gè)等級(jí)以標(biāo)識(shí)業(yè)務(wù)活動(dòng)，為機(jī)構(gòu)開(kāi)展管理活動(dòng)提供了全面而細(xì)致的示例。其中，對(duì)每一環(huán)節(jié)都介紹了其涵蓋的業(yè)務(wù)活動(dòng)、主體、環(huán)節(jié)概述以及已有條件。針對(duì)每一業(yè)務(wù)活動(dòng)的描述，一是以表格的形式列出涉及事件、執(zhí)行事件所需條件及執(zhí)行結(jié)果，二是采用流程圖的方式呈現(xiàn)出具體的操作過(guò)程。以“ERM.050.L1.01確定社交媒體內(nèi)容是否符合聯(lián)邦文件標(biāo)準(zhǔn)”這一業(yè)務(wù)場(chǎng)景為例：在標(biāo)識(shí)上，L1表示此活動(dòng)影響大多數(shù)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)和（或）涉及聯(lián)邦政府內(nèi)較大的交易量。在表格中，確定社交媒體文件的主題、確定其是否支持機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)職能、確保元數(shù)據(jù)的完整性、將社交媒體信息確認(rèn)為文件，四個(gè)活動(dòng)的輸入輸出內(nèi)容得以明確。在流程圖中則展示為由機(jī)構(gòu)人員上傳或接收社交媒體內(nèi)容開(kāi)啟工作流，并判斷該內(nèi)容是否體現(xiàn)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)職能。若是，則流向機(jī)構(gòu)文件管理人員，由其確保元數(shù)據(jù)的完整性，并定義該內(nèi)容為需保存文件；若否，則判定其不是聯(lián)邦文件。通過(guò)在工作流中映射出核心的業(yè)務(wù)活動(dòng)，可以幫助各機(jī)構(gòu)獲得適合其需求的政務(wù)社交媒體文件管理解決方案和服務(wù)，以積極應(yīng)對(duì)各方面的發(fā)展變化。這是美國(guó)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)政務(wù)社交媒體文件管理政策體系的代表性成果。

2政務(wù)社交媒體文件管理要點(diǎn)：基于政策的解析

基于上述政策呈現(xiàn)的政務(wù)社交媒體文件管理的內(nèi)容體系，“如何做”的問(wèn)題從管理主體、管理對(duì)象、全程管理、保障措施等方面的要點(diǎn)逐步明晰。

2.1構(gòu)建管理主體的協(xié)同網(wǎng)絡(luò)

政務(wù)社交媒體文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下由政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)公眾等各方形成于并非完全穩(wěn)定的第三方平臺(tái)，其管理過(guò)程涉及管理權(quán)的分配與協(xié)同問(wèn)題，以在調(diào)解不同利益相關(guān)者的信息所有權(quán)、利用權(quán)等之上有序推進(jìn)管理工作。

一方面，美國(guó)以形成政務(wù)社交媒體文件的聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)為核心管理主體，指導(dǎo)監(jiān)督層、領(lǐng)導(dǎo)層、管理層和業(yè)務(wù)執(zhí)行層人員，使各方責(zé)任得以明確。NARA作為美國(guó)文件管理的中心，主要通過(guò)系列政策指南指導(dǎo)與監(jiān)督聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的社交媒體文件管理。機(jī)構(gòu)內(nèi)部需由高層領(lǐng)導(dǎo)提挈與推進(jìn)整體事項(xiàng)，因而成立專門的社交媒體文件管理工作組，具體由文件管理人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員、社交媒體管理人員、信息技術(shù)人員、隱私和信息安全人員及其他相關(guān)人員構(gòu)成，由涵蓋各部門、各領(lǐng)域成員的工作組來(lái)管理并協(xié)調(diào)政務(wù)社交媒體文件管理。此外，還強(qiáng)調(diào)所有政府職員于任職周期中的全過(guò)程管理。通過(guò)明晰機(jī)構(gòu)所有職員在入職后、離職時(shí)、離職后對(duì)政務(wù)社交媒體文件管理的權(quán)責(zé)，并幫助區(qū)分與管理個(gè)人社交媒體賬號(hào)與機(jī)構(gòu)賬號(hào)及其中的內(nèi)容，以幫助提升文件管理績(jī)效并進(jìn)行有效問(wèn)責(zé)。

另一方面，強(qiáng)調(diào)管理實(shí)踐中利益相關(guān)者的協(xié)同以平衡權(quán)責(zé)，這包括同為管理主體的聯(lián)邦機(jī)構(gòu)、涉及文件資源與服務(wù)提供方的其他機(jī)構(gòu)組織以及社交媒體窗口所面向的廣大公眾。作為政務(wù)社交媒體的形成者兼管理者，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)使用社交媒體的用途以及業(yè)務(wù)職能等或有相似，由此針對(duì)同一類型文件的管理經(jīng)驗(yàn)可相互分享、取長(zhǎng)補(bǔ)短。與此同時(shí)，還需與資源、技術(shù)服務(wù)等提供方商議攸關(guān)事項(xiàng)并達(dá)成合作。其中尤為強(qiáng)調(diào)與核心管控形成信息的社交媒體服務(wù)提供商協(xié)商社交媒體文件的獲取、利用等問(wèn)題。另外，面向公眾，除了鼓勵(lì)其參與互動(dòng)而作用于文件的形成外，還需在調(diào)研的基礎(chǔ)上知曉公眾對(duì)政務(wù)社交媒體文件管理的看法并作出回應(yīng)，如向公眾解釋社交媒體文件的保管期限多為短期，以在合規(guī)框架內(nèi)滿足公眾的文件管理需求，如隱私保護(hù)。

2.2理解管理對(duì)象的內(nèi)涵及范圍

受信息技術(shù)發(fā)展影響而產(chǎn)生的政務(wù)社交媒體文件是政府文件的一種新形式，且其所屬社交媒體環(huán)境具有的互動(dòng)性、協(xié)作性等特點(diǎn)使其本身具有區(qū)別于其他文件的特性，形成有效的管理方法依賴于對(duì)這類文件對(duì)象的充分理解。

一方面，明晰政務(wù)社交媒體文件的特質(zhì)及相關(guān)概念，以充分理解其內(nèi)涵，為劃定管理范圍并提供針對(duì)性管理方法奠定基礎(chǔ)。社交媒體技術(shù)初步發(fā)展階段，NARA準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到政務(wù)社交媒體文件對(duì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄作用，并將其劃歸于聯(lián)邦文件的管理范圍。而后，通過(guò)實(shí)踐調(diào)研挖掘出可能影響政務(wù)社交媒體文件價(jià)值的特性，具體包括其內(nèi)容上的聚合性、增長(zhǎng)性、重復(fù)性以及形成方式上的交互性和協(xié)作性。在此基礎(chǔ)上，界定其中的重要概念。在NARA政策中，一是社交媒體、社交媒體文件以及囊括此類文件的聯(lián)邦文件均得以明確；二為個(gè)人資料、電子信息在界定的基礎(chǔ)上指明與以上內(nèi)容的聯(lián)系和區(qū)別。

另一方面，確定文件管理范圍，以明晰具體的管理對(duì)象。美國(guó)并未在國(guó)家層面明文規(guī)定相關(guān)內(nèi)容，這一問(wèn)題的解決主要可從以下兩方面提供幫助：其一，一般情況下的歸檔范圍需要明確。文件選擇上，NARA制定了四個(gè)問(wèn)題幫助機(jī)構(gòu)辨別是否需要?dú)w檔，其中任何一個(gè)肯定的回答即歸檔的依據(jù)，核心命題是“與機(jī)構(gòu)職能相關(guān)”。歸檔要素上，指出應(yīng)包括內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)以及必要的元數(shù)據(jù)，其中內(nèi)容不僅局限于聯(lián)邦政府發(fā)布的內(nèi)容，還涵蓋與公眾互動(dòng)中產(chǎn)生的評(píng)論等。其二，特殊情況下的文件需額外考量，如開(kāi)展管理工作前的政務(wù)社交媒體文件如何處理、員工在工作過(guò)程中使用個(gè)人社交媒體賬號(hào)發(fā)送或接收的信息如何管控。以后者為例，美國(guó)《聯(lián)邦文件法》規(guī)定，信息必須在20天內(nèi)轉(zhuǎn)發(fā)或復(fù)制到官方賬戶。

2.3強(qiáng)化流程設(shè)置中的全程管理

由于政務(wù)社交媒體文件的形成與傳播端依賴于第三方平臺(tái)，并具有網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的基本特點(diǎn)以及大眾社交網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)特性，它們的高質(zhì)量管理取決于文件、檔案管理端的統(tǒng)籌以及參與程度，即需要文件、檔案管理在文件全生命周期中的管控。

一方面，NARA注重對(duì)政務(wù)社交媒體文件的前端管理，尤其是風(fēng)險(xiǎn)管理和文件保管期限表的制定，以降低潛在政務(wù)社交媒體文件的失存失真。風(fēng)險(xiǎn)管理即通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)緩解兩個(gè)步驟管控機(jī)構(gòu)活動(dòng)及其產(chǎn)生的文件。首先，評(píng)估潛在風(fēng)險(xiǎn)需依照機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)和管理需要選定分析單元，進(jìn)而依此評(píng)估政務(wù)社交媒體文件管理的威脅、公眾對(duì)機(jī)構(gòu)運(yùn)作社交媒體賬號(hào)的認(rèn)可程度、文件管理不當(dāng)?shù)暮蠊葍?nèi)容。其次，評(píng)估結(jié)果可支持單位規(guī)劃形成相應(yīng)類型的文件、如何維護(hù)以及確定保管期限等相關(guān)計(jì)劃的制定以降低文件管理風(fēng)險(xiǎn)。值得一提的是，文件保管期限表的制定與應(yīng)用是為了能在前端同平臺(tái)確認(rèn)好管理對(duì)象及相應(yīng)要求。制定工作需明晰政務(wù)社交媒體文件期限表的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和保管期限，其中，社交媒體文件保管期限大多是短期的，僅有部分如機(jī)構(gòu)高級(jí)官員的博客為長(zhǎng)期甚至是永久的。審查工作主要是在確定將社交媒體文件定為聯(lián)邦文件、機(jī)構(gòu)改變社交媒體的使用方式等情境下施行。在期限表得到NARA的允許前，為了防范因社交媒體環(huán)境多變而導(dǎo)致信息資產(chǎn)流失，已形成的文件必須被視為永久文件。

另一方面，NARA提供了示范性與實(shí)例性指導(dǎo)以建立實(shí)際可行的流程。這既包括針對(duì)某一具體環(huán)節(jié)的，也涵蓋全流程管理規(guī)范：由于社交媒體情境下文件的多樣變化和主體間的復(fù)雜關(guān)系，NARA尤為突出對(duì)社交媒體文件捕獲的示范指導(dǎo)，指出捕獲的最佳實(shí)踐典范為首先建立基礎(chǔ)，其次選擇捕獲工具和方法，最后進(jìn)行實(shí)施。具體政策中也規(guī)范了包含捕獲、保管與利用、處置、移交四大環(huán)節(jié)的歸檔全過(guò)程。NARA以包含功能、活動(dòng)、能力和業(yè)務(wù)場(chǎng)景四要素的ERMFIBF為基礎(chǔ)，使用可視化方式詳細(xì)指出管理環(huán)節(jié)，所含活動(dòng)，所需能力以及具有能力的前提下業(yè)務(wù)活動(dòng)中的負(fù)責(zé)人、操作過(guò)程及結(jié)果，結(jié)合對(duì)象特性層層深入地明晰了政務(wù)社交媒體文件的管理流程。

2.4提供完善的制度與技術(shù)保障

為確保有序開(kāi)展政務(wù)社交媒體文件管理工作，于制度層和技術(shù)層都應(yīng)充分予以支持。

制度設(shè)計(jì)上，應(yīng)著重突出政策工具的多元組合以形成完整的管理框架，即在明晰法律法規(guī)的基礎(chǔ)性要求以形成基本約束力的前提下，配套出臺(tái)指導(dǎo)型和報(bào)告型政策文件。具體而言，NARA不僅指出應(yīng)遵循《聯(lián)邦文件法》等法定要求，還出臺(tái)了基于實(shí)踐調(diào)研形成的報(bào)告型文件以及提供體系化指導(dǎo)的指南型文件。政策制定應(yīng)循序漸進(jìn)，即突出修訂與更新的常規(guī)性，以保證管理框架適應(yīng)需求變化與技術(shù)發(fā)展。NARA的系列政策顯現(xiàn)出其制定的階段性，即管理問(wèn)題出現(xiàn)、實(shí)踐調(diào)研以及指南構(gòu)建；政策內(nèi)容的針對(duì)性，即每一政策都回應(yīng)了當(dāng)下新的實(shí)踐需要與現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，由此建構(gòu)了一個(gè)完善的政策體系。

技術(shù)選擇上，首先從宏觀上要明晰需開(kāi)發(fā)安全的文件管理系統(tǒng)，以確保文件處于良好的運(yùn)營(yíng)環(huán)境，這也是降低政務(wù)社交媒體文件管理風(fēng)險(xiǎn)的重要要求。其次，從微觀角度來(lái)說(shuō)，每一環(huán)節(jié)的技術(shù)工具均應(yīng)予以確定。以捕獲為例，需基于需求、預(yù)算、技術(shù)水平，從多樣技術(shù)中選擇可用的捕獲工具與方法，由此為政務(wù)社交媒體文件管理提供適應(yīng)需求且安全的技術(shù)環(huán)境，確保文件的真實(shí)、完整、安全和可靠。

3啟示：政務(wù)社交媒體文件管理政策的雙線構(gòu)建策略

當(dāng)前，隨著我國(guó)“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的深入推進(jìn)，社交媒體已普遍應(yīng)用于政務(wù)活動(dòng)。在新修訂《檔案法》強(qiáng)化檔案信息化版塊的前提下，有效管理好政務(wù)社交媒體文件這一新型的電子文件極為必要。然而就目前而言，僅《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《重大活動(dòng)與突發(fā)事件檔案管理辦法》與《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔指南》可提供很有限的參考：一是從政策內(nèi)容看，主要是確認(rèn)了社交媒體文件歸檔的必要性，但如何管理的核心問(wèn)題并未充分獲得政策解答；二是這些政策只是提及社交媒體文件或具有一定的關(guān)聯(lián)，并非政務(wù)社交媒體文件管理的專門政策。

因而，為有效留存與管理線上的政務(wù)信息資產(chǎn)，應(yīng)針對(duì)缺少政策專業(yè)指導(dǎo)與工具支持這兩大問(wèn)題，結(jié)合NARA的實(shí)踐，展開(kāi)雙線策略的設(shè)計(jì)：

一是參照NARA政務(wù)社交媒體文件管理方法進(jìn)行管理。我國(guó)已在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》[23]中明確要求制定社交媒體歸檔指南，尚未出臺(tái)的原因一定程度在于政務(wù)社交媒體文件有其特質(zhì)，同當(dāng)前的管理辦法與方式有不盡一致之處。例如，社交媒體文件的碎片化和形成于第三方平臺(tái)的特點(diǎn)對(duì)確認(rèn)歸檔范圍、判定檔案價(jià)值、實(shí)現(xiàn)前端控制與保障真實(shí)性有新的要求。NARA的政策體系經(jīng)由10余年的完善，可在“如何管”的問(wèn)題上提供解答思路：

（1）面向社交媒體文件涵蓋多元利益相關(guān)者造成的從管理權(quán)責(zé)到流程的復(fù)雜性，由政策確認(rèn)以政府機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門為主導(dǎo)的全景協(xié)同機(jī)制。內(nèi)部協(xié)同上，亟待確認(rèn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的管理成員及其職責(zé)和政府機(jī)構(gòu)全體職員在政務(wù)社交媒體文件管理中的權(quán)責(zé)，其中前者需囊括單位內(nèi)的社交媒體賬號(hào)管理人員、信息技術(shù)人員等。外部協(xié)同上，一方面，政策中應(yīng)既要確認(rèn)較為常用的微博、微信等社交媒體平臺(tái)與政務(wù)機(jī)構(gòu)間的管理權(quán)限、合作方法等，與其他第三方平臺(tái)的合作也應(yīng)予以規(guī)范；另一方面，應(yīng)鼓勵(lì)政府機(jī)構(gòu)采取行動(dòng)促進(jìn)公眾參與政務(wù)社交媒體互動(dòng)，及時(shí)反饋相關(guān)建議。

（2）歸檔方案再造的目標(biāo)下，對(duì)應(yīng)社交媒體特質(zhì)確認(rèn)調(diào)整要點(diǎn)。社交媒體信息的碎片化特質(zhì)顯著，可從所運(yùn)營(yíng)賬戶的職能與業(yè)務(wù)為線索來(lái)判定文件整體的價(jià)值，且機(jī)構(gòu)賬戶與機(jī)構(gòu)人員的公務(wù)賬戶均要納入其中進(jìn)行判定。為實(shí)現(xiàn)前端控制與文件所有權(quán)確認(rèn)，應(yīng)將歸檔方案，如捕獲要求置于政府機(jī)構(gòu)同社交媒體平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)合約或協(xié)議中；歸檔要素上，需指出文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和必要元數(shù)據(jù)都應(yīng)得到管理，其中的內(nèi)容部分，除政府機(jī)關(guān)或人員發(fā)布的正文外，還應(yīng)考慮互動(dòng)作用下產(chǎn)生的信息，如評(píng)論等。

二是政策制定應(yīng)有更明確的策略設(shè)計(jì)規(guī)劃。NARA的政策制定進(jìn)程提供了面向政務(wù)社交媒體文件管理這一復(fù)雜問(wèn)題應(yīng)有的方法：

（1）以已有電子文件管理制度體系為支撐。對(duì)已有制度的遵從與深化本就是政務(wù)社交媒體文件政策制定的合規(guī)前提。例如，NARA對(duì)社交媒體文件保管期限的設(shè)定就是以已有的方案為主，無(wú)法對(duì)照的才考慮進(jìn)行新的制度拓展。因而，對(duì)《檔案法》等電子文件管理的各類法規(guī)、制度進(jìn)行學(xué)習(xí)、梳理與對(duì)照，是政務(wù)社交媒體文件管理政策制定的前提。

（2）強(qiáng)化政策制定的靈活性。政務(wù)社交媒體文件管理作為尚在發(fā)展中的事物，政策應(yīng)具有試錯(cuò)與允許缺失完整方案的精神。為避免不必要的失誤，可在政策中設(shè)定供實(shí)踐人員調(diào)整的空間。例如，NARA在無(wú)法針對(duì)所有的社交媒體文件完成分類時(shí)明確指出，無(wú)法對(duì)照文件保管期限表明確類別與保管期限的那部分信息暫時(shí)都可設(shè)定為永久保存，從而避免信息資產(chǎn)流失。我國(guó)在制定社交媒體文件歸檔指南時(shí)，如對(duì)評(píng)論與轉(zhuǎn)發(fā)是否屬于文件的一部分、歸檔頻次設(shè)定等存疑的事項(xiàng)，亦可先進(jìn)行寬松設(shè)定。

（3）在發(fā)展中有多樣化的政策布局并完善政策體系。一方面，可學(xué)習(xí)NARA將實(shí)踐總結(jié)同政策制定相結(jié)合的辦法，對(duì)我國(guó)使用社交媒體的政府機(jī)構(gòu)及其檔案室進(jìn)行調(diào)研，為政策制定確定“問(wèn)題導(dǎo)向”，基于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題、需求，明確政策框架與內(nèi)容。另一方面，強(qiáng)調(diào)政策的循序漸進(jìn)與政策體系中不同政策的定位，可先制定頂層與方向性政策，確認(rèn)管理的必要性、基本方法、注意事項(xiàng)；而后落實(shí)于具體管理活動(dòng)的規(guī)范，如歸檔指南、元數(shù)據(jù)方案等。

4結(jié)語(yǔ)

社交媒體平臺(tái)搭建起了政府機(jī)構(gòu)內(nèi)部、機(jī)構(gòu)間以及政府與社會(huì)組織、公眾間高效溝通與交流的橋梁，已然成為政府開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要路徑。在此過(guò)程中產(chǎn)生的政務(wù)社交媒體信息在證據(jù)、記憶、資產(chǎn)等方面顯現(xiàn)出的價(jià)值使得對(duì)其采取積極的管理行動(dòng)勢(shì)在必行。然而對(duì)政務(wù)社交媒體文件的管理存在諸如個(gè)人隱私、社會(huì)倫理、技術(shù)對(duì)接等難題。因此，文章通過(guò)調(diào)研政務(wù)社交媒體文件管理政策體系健全的美國(guó)，梳理出美國(guó)政策構(gòu)建進(jìn)程，并解析出政務(wù)社交媒體文件在管理主體、管理對(duì)象、全程管理、保障措施四方面的實(shí)踐要點(diǎn)，由是提出雙線建構(gòu)策略。然而本研究側(cè)重于從單一國(guó)家的政策層進(jìn)行梳理歸納，尚需更為深入的探索，如結(jié)合具體實(shí)踐分析，以進(jìn)一步優(yōu)化升級(jí)我國(guó)政務(wù)社交媒體文件管理活動(dòng)。

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