張美英

一、引言

由于各個高職院校的檔案資源覆蓋范圍廣泛，內(nèi)容錯綜復(fù)雜，因此，檔案管理工作落實難度較大且系統(tǒng)性強，即便在檔案管理工作中融入更多的信息技術(shù)與設(shè)備，這種轉(zhuǎn)變也絕非一蹴而就。需要相關(guān)工作人員在不斷地摸索與探究中積累經(jīng)驗并做好總結(jié)，逐漸摸索出適合各高職院校的檔案信息化發(fā)展方向，這個過程較為漫長。

二、智慧校園與檔案信息化

（一）智慧校園

智慧校園是指從智慧學(xué)校建設(shè)的實際和教育目標結(jié)合的角度上出發(fā)，通過加快網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源的優(yōu)化與革新，保證教學(xué)資源的價值能夠得到進一步挖掘。借助信息技術(shù)落實教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生工作、行政管理等各方面管理工作，可保證教師教學(xué)模式可以與時俱進地得到革新，并為校園管理工作提供更多的便利，同時，學(xué)生的學(xué)習(xí)效率也可以因得到技術(shù)的加持而大幅提高。

（二）檔案信息化

信息時代發(fā)展背景下，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等高新技術(shù)的出現(xiàn)，讓人們的生活發(fā)生了巨大的變化，因此，應(yīng)時代發(fā)展要求，高職院校通過建設(shè)智慧校園知識庫與數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案信息的管理實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，這個過程不僅能夠讓檔案信息的收集、積累、存儲以及分析工作落實水平得到提高，還可讓相關(guān)工作人員從繁重的工作任務(wù)中解脫出來，保證檔案知識在“智慧校園”決策、預(yù)警、管理和社交網(wǎng)絡(luò)等領(lǐng)域的積極作用得以充分發(fā)揮。

三、當前高職院校檔案信息化面臨的問題

（一）對檔案信息化建設(shè)的認知有偏差

高職院校檔案信息化不僅是對工作中形成的電子文件和電子數(shù)據(jù)的收集進行信息化管理，還包括對存量檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，由于部分高職院校對紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換較為熱衷，將檔案信息化主要進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化，這種認知是片面的，并未正確認識檔案存量數(shù)字化和增量電子化的實質(zhì)，沒有清晰地認識到高職院校信息化建設(shè)工作基本內(nèi)涵。

（二）并未重視對檔案信息化的建設(shè)與管理

部分高職院校的信息化建設(shè)過程中由于管理工作落實質(zhì)量水平不達標準、主管部門并未對信息化建設(shè)工作進行重視等情況存在，致使在實際工作落實過程中資金，技術(shù)、人才方面的資源投入力度不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)目標無法有效明晰、方案設(shè)計水平較低等問題出現(xiàn)，同時，在設(shè)備的購買上，也不夠有規(guī)劃，導(dǎo)致出現(xiàn)了較為不平衡的現(xiàn)象。

（三）高職院校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量不夠高

從當前的高職院校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量水平上看，最為明顯的問題是缺少標準，同時落實檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)的設(shè)計工作時，也未對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和技術(shù)標準作出嚴格的要求，檔案信息管理系統(tǒng)也沒有統(tǒng)一的架構(gòu)和標準，各自為陣，校園的教務(wù)系統(tǒng)與管理系統(tǒng)應(yīng)依托智慧校園的各種數(shù)據(jù)庫進行有效的鏈接與打通，因此直接導(dǎo)致信息技術(shù)成果無法被高水平利用，還可能導(dǎo)致出現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)體系的環(huán)境適用性、操作可行性不高，無法適應(yīng)當前快速發(fā)展的信息技術(shù)環(huán)境。

（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)仍有待提升

在高職院校的大信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員屬于檔案信息化建設(shè)工作落實的主體，其個人的綜合素質(zhì)水平直接影響著高職院校信息化建設(shè)工作的開展水平。部分高職院校檔案管理人員配備不足，有些高職院校配有一兩個專職人員也是身兼數(shù)職，缺乏懂計算機信息技術(shù)專業(yè)的檔案管理人員，也直接影響和限制了整個檔案管理隊伍對檔案管理水平的進一步提升與創(chuàng)新。

四、智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）保證檔案信息化發(fā)展規(guī)劃的科學(xué)適宜性

高職院校的檔案管理人員必須注重自身綜合素質(zhì)水平的提升，積極學(xué)習(xí)檔案信息的信息化操作技能，保證可以迎合時代發(fā)展，在自身的崗位職責(zé)履行過程中讓傳統(tǒng)的檔案信息管理更快速地過渡到檔案信息化操作管理模式上。同時，檔案信息化發(fā)展規(guī)劃方面，要積極與各崗位職責(zé)人員進行溝通，保證規(guī)劃方案更加科學(xué)合理，有助于檔案管理信息化工作的有效落實與價值發(fā)揮。另一方面，還應(yīng)與智慧校園的總設(shè)計師加強信息溝通與交流，在對智能校園總體規(guī)劃的知識管理系統(tǒng)開發(fā)過程中，積極收集學(xué)校、教師以及學(xué)生的意見，保證檔案知識管理系統(tǒng)功能更為強大、齊全。

（二）加大基礎(chǔ)設(shè)施建立健全工作落實力度

高職院校落實大信息化建設(shè)工作時，要積極依托智慧校園建設(shè)體系，把控檔案信息化建設(shè)的方向，并對以下兩方面的工作進行重視。首先，保證檔案信息化硬件水平得到有效提升，此部分工作的主要內(nèi)容是在檔案管理工作模式進行信息化轉(zhuǎn)變時，應(yīng)注意配備專業(yè)的計算機、 打印機、存儲器等硬件，保證信息化工作的落實不會受到硬件設(shè)施的限制。其次，注重提升檔案信息化軟件水平，這部分的主要內(nèi)容是將高職院校的檔案管理工作引入到先進的信息處理系統(tǒng)中來，同時借助檔案數(shù)據(jù)庫等軟件保證高職院校的檔案管理工作得到助力，在軟硬件的協(xié)調(diào)配合下實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標。

（三）實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與智慧校園的系統(tǒng)對接

檔案管理系統(tǒng)封閉性較強，因此，如果在服務(wù)架構(gòu)上不借助先進的信息技術(shù)，就無法保證各項服務(wù)得到有效擴展，并對檔案信息進行價值方面的深度挖掘。高職院校的智慧校園各業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備較強的集成性，不僅能夠讓資源實現(xiàn)高度整合，還可在實際應(yīng)用過程中依據(jù)教師或校方管理者的實際需要對檔案信息背后的價值進行深度挖掘，保證教學(xué)、科研、管理等事務(wù)的高水平開展得到支持。為了讓檔案管理系統(tǒng)與智慧校園系統(tǒng)高水平對接，技術(shù)人員必須在保證電子檔案信息安全的前提下對便于智慧校園網(wǎng)采集信息的檔案數(shù)據(jù)庫進行設(shè)計。保證系統(tǒng)對接水平，并在智慧檔案管理平臺的構(gòu)建上注意讓檔案標準政策法規(guī)的在線發(fā)布目標得以實現(xiàn)。

（四）強化資源建設(shè)，提升檔案信息數(shù)據(jù)庫共享水平

為了保證智慧校園系統(tǒng)中的信息安全，各個部門在進行信息共享時，應(yīng)在自身獲許的權(quán)限之內(nèi)使用數(shù)據(jù)庫的信息，登錄高職院校的內(nèi)網(wǎng)，輸入部門的賬號與密碼，才可對可以對其所在部門公開的信息進行查詢與使用，高職院校的智慧校園轉(zhuǎn)化背景下，相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，高職院校檔案信息數(shù)據(jù)庫的信息覆蓋面更廣、來源更為復(fù)雜，同時，傳播與傳輸載體也更加多樣，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)格式上的整合使用。與此同時，各高職院校還要結(jié)合自身當前發(fā)展的階段與實際情況，對智能終端設(shè)備和業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)中的海量信息資源進行智能化分析與組織，對其背后的價值進行深度挖掘，并將數(shù)據(jù)進行收集與整理，納入到信息共享數(shù)據(jù)庫中，保證為學(xué)校的長遠規(guī)劃與發(fā)展提供更多的數(shù)據(jù)助力，從根本上提升教育教學(xué)質(zhì)量，保證高職院校的學(xué)術(shù)科研能力得到有效提升。并積極迎合社會時代發(fā)展，培養(yǎng)出更多綜合素質(zhì)水平較高的專業(yè)人才。

（五）重視檔案管理人才隊伍信息技術(shù)操作能力提升

當然，工作人員的管理技術(shù)水平直接影響著檔案管理工作的落實質(zhì)量，因此，高職院校必須加強人才隊伍的建設(shè)力度，從整體上提升人才隊伍綜合素質(zhì)水平。首先，要對現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育工作進行重視，保證檔案管理工作因為從業(yè)人員的業(yè)務(wù)操作技能水平高、職業(yè)道德素質(zhì)好，而可以高質(zhì)量地落實。與此同時，在檔案和計算機專業(yè)人才的籌備上，也要注意傾注更多的關(guān)注，保證檔案資源的開發(fā)與利用效率。

五、結(jié)語

智慧校園建設(shè)工作組織落實過程中，應(yīng)注重強化資源建設(shè)，保證檔案信息可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫共享目標，尤其是在建設(shè)智慧校園系統(tǒng)時，檔案管理工作人員應(yīng)注重信息資源的收集與整理，保證高職院校實際運行到各個發(fā)展階段時，都可以對檔案信息的數(shù)據(jù)庫資源隨時隨地地進行調(diào)取，高職院校的各個部門也可以依據(jù)自身發(fā)展需要對信息數(shù)據(jù)進行填充與共享。