吳 艷

（開封大學(xué)，河南 開封 475000）

在這個(gè)信息技術(shù)的發(fā)展、社會(huì)專業(yè)化程度不斷提高的時(shí)代，檔案管理已成為一種新的發(fā)展趨勢(shì)。 數(shù)字檔案管理組織的服務(wù)內(nèi)容越來越多樣化。 檔案管理是公司產(chǎn)業(yè)鏈中必不可少的環(huán)節(jié)，也起著十分重要的支持作用[1]。 檔案外包不僅是一種技術(shù)方法，還是一種管理方法和策略。 這是檔案管理解決當(dāng)前資金短缺，人力有限和技術(shù)落后的有效途徑。

1 檔案數(shù)字化的概述

檔案的數(shù)字化在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著十分重要的作用，并且具有非常好的應(yīng)用前景。 它主要利用新型的計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)管理模式來管理檔案信息。 檔案的數(shù)字化以不同的方式進(jìn)行，例如，在我們常見的數(shù)字化紙質(zhì)檔案、攝影、激光技術(shù)等中都有使用。 從狹義上講，檔案數(shù)字化是指將存儲(chǔ)在傳統(tǒng)媒體上的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的過程，該過程可以通過計(jì)算機(jī)使用某些技術(shù)手段進(jìn)行識(shí)別和處理。 這些包括傳統(tǒng)形式的紙張和照片檔案、記錄檔案等。 可以將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息檔案。 轉(zhuǎn)換后的信息采用文本、圖形、圖像、音像等的形式。 從廣義上講，檔案數(shù)字化是指將模擬形式的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換成可以由計(jì)算機(jī)使用某些技術(shù)手段識(shí)別和處理的信息，以及其存儲(chǔ)、組織、恢復(fù)和維護(hù)的過程[2]。 緊密數(shù)字化的檔案室是廣義數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)和核心。

2 在數(shù)字檔案安全管理中所涉及的問題

2.1 檔案信息的安全保護(hù)意識(shí)較弱

使用常規(guī)的檔案管理，僅對(duì)相關(guān)檔案提供者進(jìn)行保密。 隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)的檔案安全工作已無法滿足數(shù)字檔案管理的要求，其面臨的問題發(fā)生了巨大的變化。 在當(dāng)今的數(shù)字檔案管理中，對(duì)相關(guān)信息的機(jī)密性仍然存在許多潛在的威脅， 例如：根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，適當(dāng)?shù)胤峙滟Y源并確定數(shù)字工作項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)，以便有效地使有限的資金最大化利用。 為了對(duì)檔案進(jìn)行物理保護(hù)，應(yīng)事先將其數(shù)字化[3]，并且由于圖書館的訪問要求，需要將需要轉(zhuǎn)移到圖書館的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

2.2 檔案數(shù)字化技術(shù)不成熟

檔案管理人員一般只具備檔案整理的最基本的技能。 若需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案進(jìn)行管理，不僅需要專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，還需要掃描儀等專業(yè)性設(shè)備儀器，需要檔案管理人員等眾多專業(yè)技術(shù)人員相互配合工作， 從而完成做好數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)。 這對(duì)于我國(guó)大部分的政府檔案部門或企業(yè)來說是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

2.3 檔案安全制度落后于信息工作

尚未建立數(shù)字檔案安全性的法律、 法規(guī)或相關(guān)制度。在檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用程序。即使關(guān)于檔案信息的安全性，也沒有特定的規(guī)定。這導(dǎo)致醫(yī)院缺乏相關(guān)的執(zhí)行系統(tǒng)，這使得管理人員的職責(zé)不明確，并且在不同部門之間尚未建立相應(yīng)的管理機(jī)制[4]。一旦在加工過程中出現(xiàn)一些問題， 就會(huì)出現(xiàn)無法及時(shí)解決的不可靠情況，其問題在于沒有監(jiān)視相關(guān)的系統(tǒng)，并且不清楚應(yīng)該執(zhí)行哪些安全檢查。 數(shù)字化處理沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息記錄不完整，工作人員可以自由進(jìn)入加工現(xiàn)場(chǎng)，從而導(dǎo)致加工現(xiàn)場(chǎng)的管理混亂的現(xiàn)狀。這些現(xiàn)象是由于缺乏適當(dāng)?shù)囊?guī)章制度所造成的。

2.4 檔案信息的安全問題，標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一

在計(jì)算機(jī)化和數(shù)字化的背景下，盡管高校檔案管理避免了浪費(fèi)和丟失紙張的情況，但對(duì)于高校檔案的安全性的問題比以前更加敏感[5]。 主要體現(xiàn)在，大學(xué)檔案信息更容易被黑客竊取，數(shù)據(jù)信息更容易受到病毒的侵入。 大學(xué)記錄標(biāo)準(zhǔn)化是指統(tǒng)一定義所有重復(fù)性問題并查看數(shù)據(jù)信息的過程。 隨著高校檔案信息的數(shù)字化，這意味著可以統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化輸入信息，掃描檔案和接收電子檔案的過程， 從而可以在數(shù)字化管理，錄入，存儲(chǔ)和交付方面對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。

3 確保數(shù)字化檔案安全的問題對(duì)策

3.1 提高對(duì)安全評(píng)估的認(rèn)識(shí)并實(shí)施安全評(píng)估系統(tǒng)

適應(yīng)信息安全的發(fā)展形勢(shì)。 在組織管理中標(biāo)記安全狀態(tài)。將安全評(píng)估整合到安全管理系統(tǒng)中。在管理數(shù)字檔案的整個(gè)過程中都要這樣做。這擴(kuò)展到培訓(xùn)，審查和分類電子政務(wù)檔案的過程。 提高對(duì)安全管理和評(píng)估的意識(shí)，并將漏洞修復(fù)，病毒木馬檢測(cè)集成到任務(wù)中。實(shí)時(shí)升級(jí)安全技術(shù)并加強(qiáng)身份認(rèn)證和用戶管理[6]。建立定期檢查和工作職責(zé)的系統(tǒng)。 加強(qiáng)安全評(píng)估的組織和實(shí)施。 第一步是根據(jù)實(shí)地研究制定評(píng)估計(jì)劃和方案，并確定評(píng)估方法和支持工具。 第二，確定要評(píng)估的對(duì)象，組織專家進(jìn)行調(diào)查，研究和定量分析。 確立科學(xué)實(shí)施評(píng)估方法。 最后，確認(rèn)重復(fù)的危險(xiǎn)因素并分析指標(biāo)。減少實(shí)際錯(cuò)誤，確定安全和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的水平，并完成評(píng)估報(bào)告和預(yù)防計(jì)劃。

3.2 加強(qiáng)檔案人力資源的建設(shè)

人力資源是檔案數(shù)字化中不可缺少的重要組成部分。 在醫(yī)院，應(yīng)完善新上崗的工作人員的工作，并對(duì)他們的進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)。 為了避免員工會(huì)泄密的問題，在上任后，他們應(yīng)該接受教育和思想政治建議和引導(dǎo)，以便檔案管理員可以改變傳統(tǒng)的保密概念并更新其思維方式。 建立一支能夠使用高科技手段處理電子記錄的高技能人才團(tuán)隊(duì)對(duì)于數(shù)字記錄管理至關(guān)重要，而人才的培訓(xùn)和明智使用則是重中之重[7]。 一方面，電子文檔比紙質(zhì)檔案更便于攜帶，檔案管理員的機(jī)密性更高。 為了防止電子信息泄漏，需要增強(qiáng)員工的隱私意識(shí)。確保員工嚴(yán)格遵守法律法規(guī)。另一方面，為員工提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)并制定人才培訓(xùn)計(jì)劃。 數(shù)字檔案管理是一種新的工作方式，員工需要適當(dāng)?shù)貞?yīng)用數(shù)字檔案管理技術(shù)并掌握最新的信息保密措施。 這是達(dá)到數(shù)字化質(zhì)量的必經(jīng)途徑。

3.3 加強(qiáng)硬件設(shè)施的管理，完善網(wǎng)絡(luò)保護(hù)功能

當(dāng)前數(shù)字檔案問題的原因之一是硬件設(shè)施不足，所以導(dǎo)致存儲(chǔ)或檔案?jìng)鬏敵霈F(xiàn)問題。因此，在管理數(shù)字檔案時(shí)， 員工不僅應(yīng)選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)來存儲(chǔ)數(shù)字檔案，還應(yīng)備份檔案。 如若檔案丟失后，也可以使用備份查找丟失的檔案。 因此，有必要完善傳輸功能，并加強(qiáng)數(shù)字檔案安全管理。 網(wǎng)絡(luò)是對(duì)數(shù)字檔案館的主要威脅，在管理數(shù)字檔案時(shí)，員工應(yīng)該更加加強(qiáng)了解對(duì)網(wǎng)絡(luò)保護(hù)[8]。 員工還應(yīng)該組織一些網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)課程，以更好地管理數(shù)字檔案。 員工還應(yīng)在計(jì)算機(jī)上安裝了功能強(qiáng)大且評(píng)分很高的防病毒軟件，以實(shí)時(shí)保護(hù)計(jì)算機(jī)的安全。

3.4 制定合理的檔案管理計(jì)劃

為了確保數(shù)字檔案管理的平穩(wěn)運(yùn)行，必須參考數(shù)字檔案信息化的基本原理和準(zhǔn)則，在數(shù)字檔案管理的框架內(nèi)制定適當(dāng)?shù)臋n案管理計(jì)劃。 隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越廣泛，檔案管理工作量正在逐漸增加。 數(shù)字化管理流程的優(yōu)化和適應(yīng)，以及檔案管理操作技術(shù)的積極改進(jìn)，可以將工作效率得到有效的提高，從而確保檔案工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，我們需要選擇正確的存檔掃描軟件。合適的軟件系統(tǒng)是確保存檔數(shù)字化過程的重要工具[9]。 高度專業(yè)的檔案掃描軟件系統(tǒng)可以在捕獲和收集信息時(shí)節(jié)省大量的人力，物力和財(cái)力，使操作活動(dòng)更加靈活、快捷。

4 結(jié)語

簡(jiǎn)而言之， 數(shù)字檔案的發(fā)展在某種程度上解決了公司或政府檔案管理問題。 一些公司或政府擔(dān)心檔案泄漏， 如若采用上述降低風(fēng)險(xiǎn)的措施可以大大提高數(shù)字檔案的安全性。此外，檔案的數(shù)字將不可避免地成為未來的發(fā)展趨勢(shì)。因?yàn)樗粌H可以降低業(yè)務(wù)成本，而且還可以為業(yè)務(wù)帶來很多便利。 努力構(gòu)建完善數(shù)字檔案信息安全保密防護(hù)體系， 確保在檔案數(shù)字化過程中不失泄密， 從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息安全管理效果的最大化。 使檔案數(shù)字化信息更好地服務(wù)于廣大人民群眾。