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        規(guī)范財務(wù)檔案管理提高財務(wù)管理水平

        2016-03-10 08:22:41王紅
        企業(yè)文化·中旬刊 2016年1期
        關(guān)鍵詞:財務(wù)檔案規(guī)范財務(wù)管理

        王紅

        摘 要:財務(wù)檔案的管理是企事業(yè)單位管理財務(wù)方面信息的最重要數(shù)據(jù),財務(wù)檔案上的內(nèi)容和數(shù)據(jù)信息可以很好的反映出一個企事業(yè)單位在經(jīng)營發(fā)展上面的情況,以及公司的財務(wù)發(fā)展?fàn)顩r,根據(jù)財務(wù)檔案上面的信息可以規(guī)范和制定企事業(yè)單位的發(fā)展方向和制定更有效的發(fā)展策略。目前,許多企事業(yè)單位對于財務(wù)檔案管理方面的工作還沒有做到位,很多方面還是比較忽視的,因此,財務(wù)檔案管理的整體效果和水平都有待進(jìn)步。本文通過分析目前企事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理存在的問題,闡述如何去規(guī)范財務(wù)檔案管理,提高財務(wù)管理水平。

        關(guān)鍵詞:財務(wù)檔案;管理;財務(wù)管理;規(guī)范;問題

        財務(wù)檔案管理對于企事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的信息提供的作用?,F(xiàn)代是屬于信息化的時代,一切信息的整合利用都有助于企事業(yè)單位的發(fā)展。財務(wù)檔案可以完整、長久的保存下來,可以為以后的工作所需,也可以幫助企事業(yè)單位規(guī)范化發(fā)展。

        一、財務(wù)檔案管理存在的問題

        在企事業(yè)單位中,很多管理階層都忽略了對財務(wù)檔案的管理,管理意識薄弱,無法正確的認(rèn)識財務(wù)檔案管理的重要性。每個企事業(yè)單位的財務(wù)信息都是很繁瑣,信息量很大的,因此,保存起來是一項工作任務(wù)很重的工作,但是,由于每個單位負(fù)責(zé)管理財務(wù)的人員有限,加上財務(wù)檔案的整理歸類是一項繁瑣的工作,因此,工作人員會忽視。造成對檔案管理的意識較為薄弱,對檔案對于企事業(yè)單位發(fā)展的重要性認(rèn)識不足,導(dǎo)致有些檔案可能被損壞或丟失。

        其次,企事業(yè)單位的財務(wù)管理人員的個人專業(yè)水平以及自身修養(yǎng)不高。由于財務(wù)檔案管理與會計共組相聯(lián)系,因此,多數(shù)企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作是由一些會計來負(fù)責(zé)的,會計缺乏專業(yè)知識,自身的業(yè)務(wù)水平也不高,對于檔案的管理較為模糊,并不能夠做到歸類整理,只是大概范圍的整理。這樣容易導(dǎo)致對財務(wù)檔案資料查找不方便,資料整理容易分類錯亂。

        最后,財務(wù)檔案管理不規(guī)范,設(shè)施不完善。企事業(yè)單位對于財務(wù)檔案管理沒有形成一個專門的管理機(jī)構(gòu),由專門的檔案管理人員有序的管理,而是對財務(wù)檔案管理者方面工作處理的較為隨意,對財務(wù)檔案管理沒有形成專業(yè)管理人員裝訂、整理、歸類、查詢。目前,企事業(yè)單位的財務(wù)管理屬于整理的屬于會計管理,歸類的屬于其他辦公室人員管理,查詢的可能是另一個部門的,這樣就容易形成分散化、不規(guī)范化,在查找的時候較為麻煩。財務(wù)管理設(shè)施的不完善,財務(wù)管理的不規(guī)范化,以及無專門機(jī)構(gòu),造成財務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量和效果都大大降低。

        二、規(guī)范財務(wù)檔案管理的方法簡析

        (一)提高對財務(wù)檔案管理的認(rèn)識

        企事業(yè)單位想要很好的提高對財務(wù)檔案管理的水平,首先需要提高單位管理階層對財務(wù)檔案管理的重視性,提高他們對檔案管理的認(rèn)識,了解其對單位發(fā)展的重要作用。管理階層人員應(yīng)該積極完善單位對財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理,這樣可以有效方便的尋找有用信息。除了建立規(guī)范的管理網(wǎng)絡(luò),管理層還應(yīng)該制定規(guī)范、有效的規(guī)章制度,將財務(wù)管理工作納入單位重要工作環(huán)節(jié),明確分配好每一個檔案管理工作人員的職責(zé),從而提高財務(wù)檔案管理的有效性。

        (二)提高財務(wù)檔案管理人員的自身素質(zhì)和修養(yǎng)

        企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理的工作人員一般都是非專業(yè)的管理人員,提高管理層對財務(wù)檔案管理的認(rèn)識是提高檔案管理水平的第一步,其次還需要提高管理人員的自身素質(zhì)和修養(yǎng)。企事業(yè)單位在招聘一些檔案管理人員時,需要考慮其專業(yè)知識水平、自身素質(zhì)修養(yǎng),檔案管理人員在不斷豐富自身專業(yè)素質(zhì)的同時,還得不斷提高自身修養(yǎng),提高自身工作能力,能夠更好的管理好財務(wù)檔案。單位還應(yīng)該定期的對這些檔案管理工作人員進(jìn)行多途徑的培訓(xùn),采取多形式的方式對管理人員進(jìn)行專業(yè)知識上的提升,提高管理人員的實際工作水平和自身能力,提高他們對自身工作的保密管理,端正工作作風(fēng)和工作態(tài)度。

        (三)設(shè)置專業(yè)機(jī)構(gòu),管理財務(wù)檔案

        企事業(yè)單位設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu),讓專業(yè)管理人士對財務(wù)檔案進(jìn)行管理。對專業(yè)的財務(wù)檔案機(jī)構(gòu)制定有效的規(guī)章制度,使得檔案管理能夠更加規(guī)范化,將對財務(wù)檔案管理納入部門的工作考核中,實行目標(biāo)制,通過將對財務(wù)檔案管理的成果與自身的總體工作成果相結(jié)合,用這種方式來實行獎罰制,利用這種獎懲機(jī)制來提高管理人員的工作積極性,促進(jìn)管理人員不斷的提高自我工作水平,提升自我修養(yǎng),規(guī)范財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的有效性發(fā)展。提高財務(wù)檔案管理的工作的積極性。

        (四)建立專門的庫房,保管好檔案信息

        財務(wù)檔案信息對于企事業(yè)單位的發(fā)展具有決定性的影響,在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中也是必不可少的有效利用資源。由于每個企事業(yè)單位的財務(wù)管理檔案都非常的珍貴和重要性,因此,單位應(yīng)該建立專門的庫房,保管好檔案信息,以便檔案遺漏、缺失、損壞等問題出現(xiàn)。企事業(yè)單位的財務(wù)檔案信息是永久性可利用資源,是單位發(fā)展的重要信息資源,因此,在保管方面要做到防潮、防濕、防盜、防霉等等方面的問題,并且對庫房的管理采取嚴(yán)格的規(guī)章制度,規(guī)范化管理,不可讓別人隨意進(jìn)出。保證財務(wù)檔案管理的完好保存,可以做到檔案資料隨時為其使用外單位所利用。

        (五)加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化處理

        現(xiàn)當(dāng)代屬于信息化社會,互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展,信息管理開始依附于互聯(lián)網(wǎng)。企事業(yè)單位的財務(wù)檔案信息較多,數(shù)據(jù)較為混亂,分類不同,尋找起來相對麻煩。因此,財務(wù)檔案管理應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng),將財務(wù)檔案信息化處理,這樣可以便于管理人員對財務(wù)檔案的有效歸類和管理,節(jié)省時間,節(jié)約人力資源。便于加快財務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè),形成專業(yè)化建設(shè),形成資源共享,網(wǎng)絡(luò)之間相互傳遞,服務(wù)更加便捷化。

        三、結(jié)語

        隨著時代的發(fā)展,國家和企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)開始快速發(fā)展,經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為企事業(yè)單位帶來了更多的機(jī)遇,也帶來了更大的挑戰(zhàn)。優(yōu)化財務(wù)檔案管理的管理方式,大力培養(yǎng)專業(yè)知識豐富,自身工作能力較高的專業(yè)檔案管理人員,提高整體財務(wù)檔案管理水平,有助于提高企事業(yè)單位及其他個本門的有效發(fā)展。盡快實行財務(wù)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化,使用的便捷化,以及服務(wù)的更加現(xiàn)代化。

        參考文獻(xiàn):

        [1]房潔.高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報,2006(3).

        [2]曹晶.規(guī)范財務(wù)檔案管理,提高財務(wù)管理水平[J].吉林省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報,2010,05.

        [3]徐桂蘭.新形勢下行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理探討[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù),2013,12.

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