小飛

開會(huì)是世界性難題，全球71%的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為，他們所參加的大部分會(huì)議是低效的。諷刺的是，他們Outlook上的日歷依然從早到晚被各種會(huì)議塞滿。高效、條理清晰、簡(jiǎn)明扼要的會(huì)議需要精心的設(shè)計(jì)，對(duì)于管理者來說，會(huì)議不僅能幫助解決工作問題，更是一種了解組織行為和狀態(tài)的方式。

關(guān)于開會(huì)這件事，知乎上有一個(gè)提問——“呆在一個(gè)沒事就開會(huì)的公司是什么感受”，底下一個(gè)回復(fù)獲得了廣大“共鳴”與“好評(píng)”：“不要抱怨公司里會(huì)議繁多，我也曾一度認(rèn)為開會(huì)是最浪費(fèi)時(shí)間的事情。但最近我終于明白，其實(shí)只要用心，無論什么樣的會(huì)議，從中你總能學(xué)到些東西，比如這兩周我就學(xué)會(huì)了織圍巾?！?/p>

會(huì)議作為團(tuán)隊(duì)協(xié)作的一種重要表現(xiàn)形式，讓人“既愛又恨”，好的會(huì)議事半功倍，壞的會(huì)議互相傷害。疫情之后，我最常與領(lǐng)導(dǎo)者聊起的關(guān)于會(huì)議效率的問題是：

？到底什么會(huì)議適合遠(yuǎn)程，什么會(huì)議需要線下見面？

？如何讓團(tuán)隊(duì)在遠(yuǎn)程會(huì)議也能專注聚焦，積極參與，高效討論？

？同樣主題的會(huì)議，線上開和線下開在方法和引導(dǎo)上到底有何不同？

遠(yuǎn)程會(huì)議成為日常

疫情之后，我們的工作會(huì)發(fā)生什么深遠(yuǎn)的變化？以下摘取自近期麥肯錫全球研究院（MGI）發(fā)布的《后疫情時(shí)代經(jīng)濟(jì)之未來的工作》：

？遠(yuǎn)程工作將會(huì)延續(xù)。全球已有不少企業(yè)在設(shè)計(jì)混合遠(yuǎn)程辦公模式，發(fā)達(dá)經(jīng)濟(jì)體中約有20%～25%的勞動(dòng)者每周可在家工作3～5天，這些勞動(dòng)者主要來自電腦辦公場(chǎng)景；這一比例在中國(guó)約為11%。

？工作地點(diǎn)更為靈活。疫情之前，高技能勞動(dòng)者往往傾向于在大城市工作。而現(xiàn)在，數(shù)字化遠(yuǎn)程辦公模式為勞動(dòng)者提供了新契機(jī)，他們可以隨心所欲地選擇居住地，公司的招聘范圍也因此延展。

？獨(dú)立工作和零工崗位機(jī)會(huì)增多?？爝f經(jīng)濟(jì)和遠(yuǎn)程辦公為獨(dú)立勞動(dòng)者帶來了更多就業(yè)機(jī)會(huì)。在麥肯錫于2020年7月針對(duì)全球800名高管開展的一項(xiàng)調(diào)研中，70%的受訪者表示，他們?cè)谖磥韮赡昕赡軙?huì)雇傭更多獨(dú)立勞動(dòng)者。

可以看出，遠(yuǎn)程辦公和靈活的用工模式不僅呈明顯的上升趨勢(shì)，而且還會(huì)持續(xù)擴(kuò)展。下面是我整理的一些對(duì)會(huì)議的影響數(shù)據(jù)：

？疫情后商務(wù)差旅趨于減少，線上會(huì)議或?qū)⑷〈?0%的商務(wù)差旅。（麥肯錫）

？疫情期間，人均會(huì)議數(shù)量增加了12.9%，每周會(huì)議時(shí)間整體增加了10%，平均每次會(huì)議出席人數(shù)增加了13.5%（北美、歐洲、中東）。（哈佛商業(yè)評(píng)論）

？疫情期間，30分鐘以內(nèi)的會(huì)議增加了22%，1小時(shí)以上的會(huì)議減少了11%。（zoom）

？91%的受訪者過去一周參加過遠(yuǎn)程線上會(huì)議，80%受訪者強(qiáng)烈支持遠(yuǎn)程辦公，69%認(rèn)為遠(yuǎn)程辦公明顯改善了他們的工作與生活狀態(tài)。（Miro）

“遠(yuǎn)程辦公+數(shù)字化轉(zhuǎn)型+敏捷協(xié)作普及”，三者合力下，一方面，遠(yuǎn)程會(huì)議成為工作者的日常，另一方面，也引發(fā)我們思考：我們?cè)诰€下習(xí)以為常的開會(huì)方式，能100%復(fù)刻到線上嗎？如果不能，到底會(huì)有什么變化？我們需要具備什么新的能力和思路來讓線上會(huì)議更加高效呢？

到底是見面還是線上？

隨著生產(chǎn)生活恢復(fù)常態(tài)，很多領(lǐng)導(dǎo)者反倒陷入兩難，因?yàn)橐咔槠陂g遠(yuǎn)程會(huì)議越來越習(xí)慣了，視頻軟件也越來越順暢好用，一些原本需要見面的會(huì)議，到底是選擇線上還是見面呢？

我有三點(diǎn)思考與你分享。

確保會(huì)議效率（ROI） 我簡(jiǎn)單設(shè)計(jì)了一個(gè)公式，你可以看到，會(huì)議室和交通都是成本。當(dāng)然這些元素之間也是有促進(jìn)或制約關(guān)系的。若團(tuán)隊(duì)認(rèn)為見面可以促進(jìn)我們更加投入，單位時(shí)間更容意實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的，那么見面也是有必要的。年度戰(zhàn)略會(huì)，或者業(yè)務(wù)創(chuàng)新共創(chuàng)會(huì)可能就是這樣的場(chǎng)景，見面交通和場(chǎng)地的成本相比我們共同生產(chǎn)出一整年的戰(zhàn)略相比，往往是有必要花費(fèi)的。

年初我就曾遇到一個(gè)團(tuán)隊(duì)，執(zhí)意要用遠(yuǎn)程的方式召開連續(xù)兩天的年度OKR共創(chuàng)會(huì)，結(jié)果第一天結(jié)束，大部分人就崩潰了，他們沒有想到遠(yuǎn)程會(huì)議所耗費(fèi)的精力似乎更高，效果也不理想。這是因?yàn)椋@類會(huì)議需要大量腦力激蕩，高峰對(duì)話。線上會(huì)議的方式，看上去省了路費(fèi)，實(shí)際卻損失了會(huì)議效果，得不償失。

另一家全球性的公司愿意花費(fèi)這個(gè)成本，但因?yàn)閲?guó)際疫情不容樂觀，所以去年年底，高管團(tuán)隊(duì)也無法見面。我的建議是將長(zhǎng)會(huì)拆成短會(huì)，例如兩天的會(huì)，可以在一周之內(nèi)每天固定的時(shí)間討論幾個(gè)小時(shí)，這樣不僅可以保持話題更加聚焦，同時(shí)減少了“拉鋸戰(zhàn)”對(duì)參會(huì)人能量的大幅消耗。

談事可線上，談人線下更好 在一些場(chǎng)景中，開會(huì)就是準(zhǔn)備PPT、數(shù)據(jù)呈現(xiàn)、案例分析、討論決策。這種情況下，線上軟件完全可以提供良好的支持。

而在另一些場(chǎng)景，比如績(jī)效評(píng)估會(huì)、人才盤點(diǎn)會(huì)，一對(duì)一會(huì)議（領(lǐng)導(dǎo)者和員工）、務(wù)虛會(huì)、交心會(huì)這類關(guān)注人、關(guān)系、會(huì)場(chǎng)能量的會(huì)議，線下見面的溫度還是很重要。

分享一個(gè)有趣的數(shù)字，疫情期間，領(lǐng)導(dǎo)者和員工召開一對(duì)一會(huì)議的比例上升了18%，團(tuán)隊(duì)會(huì)議在開場(chǎng)時(shí)做check-in（一種簽到方式，成員每個(gè)人分享一下自己當(dāng)前狀態(tài)、個(gè)人情況）的比例增長(zhǎng)了10%?？梢钥闯?，即使人們不得不遠(yuǎn)程協(xié)作時(shí)，同事之間很好地“通氣”，彼此關(guān)注和關(guān)心也是必需品。

只關(guān)注會(huì)議上信息的交流和內(nèi)容生產(chǎn)本身是片面的，畢竟是人來開會(huì)，人身上一方面承載著思想、信息和觀點(diǎn)，另一方面也在散發(fā)著情緒、意圖和能量。Albert Mehrabian 博士基于大量實(shí)驗(yàn)和研究提出的 7%-38%-55%溝通模型（圖1）就鮮明地反映了這一點(diǎn)。

短會(huì)線上開，長(zhǎng)會(huì)拆成短會(huì)線上開，或者一起線下開 微軟團(tuán)隊(duì)的數(shù)據(jù)顯示，疫情之后，以30分鐘為邊界區(qū)分長(zhǎng)短，人們?cè)诰€上召開長(zhǎng)會(huì)的比例下降了11%，召開短會(huì)的比例上升了22%。

圖1 7%-38%-55%溝通模型

圖2 Yerkes - Dodson定律

研究表明 （Perlow， Hadley， & Eun， 2017），會(huì)議對(duì)員工的效能和幸福感都會(huì)產(chǎn)生直接影響。遠(yuǎn)程工作期間，轉(zhuǎn)向較短的會(huì)議是自然而然的。根據(jù)微軟內(nèi)部的信心調(diào)查，這種轉(zhuǎn)變也得到了員工的普遍認(rèn)可。所以，我們應(yīng)反思，一個(gè)小時(shí)以上的會(huì)議是否有效（真的需要那么長(zhǎng)嗎？是有效的時(shí)間管理嗎？）。這是遠(yuǎn)程工作產(chǎn)生的長(zhǎng)期影響之一。

這些數(shù)據(jù)也引發(fā)了我的思考，為什么人們會(huì)偏向在線上召開更短的會(huì)議呢？

我猜測(cè)你有過和我同樣的經(jīng)歷，開會(huì)時(shí)，如果某個(gè)話題與我沒有那么高度相關(guān)，或者在等待（例如設(shè)備調(diào)試），我就很容易打開電腦上的其他頁(yè)面。再不然，打開手機(jī)刷刷朋友圈來填充這些碎片時(shí)間也是常有的事情。

我們發(fā)現(xiàn)，對(duì)于遠(yuǎn)程會(huì)議組織者、主持人來說，參會(huì)成員專注度低已經(jīng)成為線上開會(huì)最大的挑戰(zhàn)。相關(guān)研究也表明，有92%的受訪者表示，他們?cè)陂_遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí)會(huì)同時(shí)做其他事情。

這也是為什么我們主張線上開短會(huì)，人們?cè)谝欢ǖ臅r(shí)間壓力之下，盡可能快地推進(jìn)議題，得出想要的結(jié)論。同時(shí)需要注意的是，參會(huì)人數(shù)不宜過多（6～12人為宜），話題需要與參會(huì)者高度相關(guān)，開會(huì)過程中需要有意設(shè)計(jì)一些高頻互動(dòng)的環(huán)節(jié)，來吸引大家的專注力。

心理學(xué)中著名的Yerkes-Dodson定律（圖2）就呈現(xiàn)了緊迫感和效果之間的關(guān)系，這個(gè)關(guān)系是一個(gè)倒“U”形的曲線。

當(dāng)存在某種程度的緊迫感時(shí)，取得的效果是最好的，而沒有緊迫感或緊迫感太強(qiáng)的時(shí)候，取得的效果會(huì)趨向更差。線上開短會(huì)，某種程度上說是創(chuàng)造了一種恰如其分的壓力，促進(jìn)參會(huì)者即使在遠(yuǎn)程也能專注發(fā)揮效能，關(guān)注會(huì)議目的達(dá)成?？傊?，一群人懶散地坐在會(huì)議室里，毫無罪惡感地拖堂是不應(yīng)該發(fā)生在線上會(huì)議的。

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我們需要認(rèn)識(shí)到，延續(xù)多年的線下開會(huì)方法和原則，是無法100%沿用到線上的，這個(gè)進(jìn)化的過程也是一次會(huì)議場(chǎng)景管理方法的整合和迭代。領(lǐng)導(dǎo)者需要直接拎出這個(gè)話題和團(tuán)隊(duì)討論，并達(dá)成一致：團(tuán)隊(duì)的開會(huì)規(guī)則和系統(tǒng)到底是什么，而不是順勢(shì)而為下的囫圇吞棗。

下一期，我將詳細(xì)與大家分享遠(yuǎn)程線上會(huì)議的方法具體有哪些。歡迎大家持續(xù)關(guān)注本專欄。