高利紅

【摘? 要】隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)進(jìn)入了全新的市場(chǎng)發(fā)展階段，其辦公管理也開(kāi)始嘗試創(chuàng)新，但由于企業(yè)部門(mén)較多，組織較為復(fù)雜，內(nèi)容復(fù)雜，需要辦公室履行協(xié)調(diào)和服務(wù)等職責(zé)。因此，創(chuàng)新辦公室管理方式，可有效提高企業(yè)的辦公效率，大大提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率?；诖耍撐闹攸c(diǎn)分析了目前企業(yè)辦公室管理存在的相關(guān)問(wèn)題，并提出改善建議，以更好地改善企業(yè)辦公室管理職能。

【Abstract】With the development of economy， the enterprise has entered a new stage of market development， and its office management has begun to try to innovate. However， due to the large number of enterprise departments， complex organization and complex content， the office needs to perform coordination and service responsibilities. Therefore， the innovation of office management mode can effectively improve the office efficiency of enterprises， and greatly improve the operating efficiency of enterprises. Based on this， the paper focuses on the analysis of the current problems of enterprise office management， and puts forward improvement suggestions， so as to better improve the function of enterprise office management.

【關(guān)鍵詞】新常態(tài);企業(yè)辦公室管理;困境與對(duì)策

【Keywords】new normal; enterprise office management; dilemma and countermeasures

【中圖分類(lèi)號(hào)】F272.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）10-0010-03

1 引言

辦公室的管理工作，是結(jié)合各部門(mén)性質(zhì)，提供相應(yīng)的協(xié)調(diào)及服務(wù)，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中發(fā)揮著重要的作用。優(yōu)秀的辦公室管理技能可促進(jìn)企業(yè)的辦公室業(yè)務(wù)的全面發(fā)展，極大地提升企業(yè)的形象。但在新形勢(shì)下，辦公室管理工作還存在體制落后、員工素養(yǎng)不高、創(chuàng)新能力差等問(wèn)題。針對(duì)這些企業(yè)存在的共性問(wèn)題，必須采取措施，確保企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)面臨諸多競(jìng)爭(zhēng)。要想在市場(chǎng)中脫穎而出，就必須要有管理創(chuàng)新的意識(shí)，做好辦公室管理各項(xiàng)工作就是重點(diǎn)之一。對(duì)于任何企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室都是不可或缺的重要部門(mén)，其管理質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。為此，企業(yè)必須要加大對(duì)辦公室管理的力度，不斷提高人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，增加企業(yè)和社會(huì)效益。

2 企業(yè)辦公室管理概述

辦公室在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中的主要功能，是對(duì)企業(yè)各部門(mén)及人員進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和服務(wù)，上傳和分發(fā)企業(yè)業(yè)務(wù)信息，并同時(shí)代表了企業(yè)的形象。辦公室要想順利履行其工作職責(zé)，就必須對(duì)企業(yè)的發(fā)展有全面而詳細(xì)的了解，不僅要了解業(yè)務(wù)重點(diǎn)，還要明確企業(yè)能力以及未來(lái)規(guī)劃發(fā)展方向，以確保企業(yè)健康快速地發(fā)展。同時(shí)，辦公室作為企業(yè)的外窗，代表著企業(yè)的綜合能力，除協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部工作外，還要促進(jìn)企業(yè)文化和理念的廣泛傳播。新時(shí)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為企業(yè)帶來(lái)了巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此，企業(yè)要結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代背景和特點(diǎn)，辦公室管理工作要不斷創(chuàng)新，懂得抓住機(jī)遇，在各種挑戰(zhàn)中不斷成長(zhǎng)，使企業(yè)的管理能力到達(dá)新的水平。

3 新時(shí)代及新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的重要作用

在市場(chǎng)新常態(tài)的背景下，提升和改善企業(yè)辦公管理水平有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。在社會(huì)發(fā)展中，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，要想在市場(chǎng)中獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就必須要充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)也是人才的競(jìng)爭(zhēng)。隨著辦公室管理工作的開(kāi)展，需要每位員工正確認(rèn)識(shí)自己的本職工作，在工作中提高質(zhì)量和效率。通過(guò)辦公室管理，保證企業(yè)在市場(chǎng)上樹(shù)立良好的形象。管理水平反映了企業(yè)的發(fā)展水平，企業(yè)的發(fā)展需要各項(xiàng)任務(wù)的流暢。在辦公室工作開(kāi)展中，通過(guò)管理發(fā)現(xiàn)辦公室工作中的問(wèn)題和不足，并提出調(diào)整措施和解決方案，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利執(zhí)行。一個(gè)企業(yè)能在市場(chǎng)上樹(shù)立良好的形象，其產(chǎn)品就會(huì)吸引社會(huì)和市場(chǎng)的關(guān)注，帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。

4 企業(yè)辦公室管理的業(yè)務(wù)特點(diǎn)

4.1 綜合性

辦公室是企業(yè)運(yùn)作的組織，辦公室管理工作涵蓋各個(gè)層面，為企業(yè)的發(fā)展提供建議和保障執(zhí)行。辦公室具有信息收集協(xié)調(diào)等管理功能，是連接企業(yè)內(nèi)外的信息平臺(tái)，可以調(diào)整各種矛盾關(guān)系，營(yíng)造和諧發(fā)展的企業(yè)環(huán)境。企業(yè)辦公室管理日常任務(wù)復(fù)雜繁重，根據(jù)職能要求，工作內(nèi)容可概括為文件管理、會(huì)議組織和業(yè)務(wù)管理，并且要做好相關(guān)文件的處理、審核和收發(fā)，做好企業(yè)工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)總結(jié)，總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)重要講話進(jìn)行政策研究和信息研究，確保文件歸檔和各種報(bào)告材料的編寫(xiě)等。企業(yè)辦公室需要管理公司日常工作，做好公司各部門(mén)的協(xié)調(diào)工作，做好規(guī)章制度的建設(shè)，做好車(chē)輛管理和印章服務(wù)等工作。

4.2 服務(wù)性

企業(yè)辦公室管理服務(wù)業(yè)務(wù)可以概括為服務(wù)開(kāi)發(fā)、服務(wù)決策和服務(wù)實(shí)施。服務(wù)開(kāi)發(fā)包括圍繞企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)提供輔助人員。經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)復(fù)雜多變，企業(yè)發(fā)展面臨諸多挑戰(zhàn)。企業(yè)辦公室需要主動(dòng)謀求服務(wù)，全面提升服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)響應(yīng)所有要求，增加對(duì)公司和基層的信任，為決策提供準(zhǔn)確的參考，及時(shí)反饋執(zhí)行過(guò)程中的情況和問(wèn)題。辦公室要積極與各部門(mén)溝通，綜合征求意見(jiàn)，提高信息溝通的有效性，做好企業(yè)辦公室服務(wù)的保障，為企業(yè)的員工解決更多的問(wèn)題。

4.3 規(guī)范性

企業(yè)辦公室管理的重要任務(wù)主要是組織制定制度建設(shè)，確保各種管理制度的建立，要嚴(yán)格遵守制度標(biāo)準(zhǔn)，是科學(xué)管理的必然，也是企業(yè)發(fā)展的保障。日常管理工作的制度化和規(guī)范化，是新常態(tài)企業(yè)科學(xué)管理的重要前提。建立完善的內(nèi)部制度，對(duì)于提高辦公室的管理水平具有重要的意義。制度和標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)內(nèi)外部的變化和要求，不斷更新和完善企業(yè)辦公室管理制度。對(duì)辦公室內(nèi)的工作制度進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)，理清縱向和橫向的關(guān)系。建立科學(xué)系統(tǒng)高效的辦公制度和各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

5 新常態(tài)下辦公室管理的困境

5.1 缺乏完善的管理制度

規(guī)范各項(xiàng)管理制度，是企業(yè)辦公室管理業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的前提，是創(chuàng)新管理的要求。部分企業(yè)辦公室管理體系不完善，缺乏遏制能力。辦公人員職責(zé)分工不明確，缺乏一定的相關(guān)性和明確性，并且崗位工作目標(biāo)模糊，導(dǎo)致人員工作計(jì)劃缺乏系統(tǒng)性，導(dǎo)致工作流程管理不到位。這些問(wèn)題降低了企業(yè)辦公室管理人員的工作效率，甚至損害了企業(yè)辦公室的整體形象。在企業(yè)辦公室管理中，服務(wù)意識(shí)在辦公職能中占有重要的地位，屬于企業(yè)辦公室管理的基本職能。服務(wù)水平取決于員工的管理意識(shí)，部分企業(yè)的人員服務(wù)意識(shí)淡薄，無(wú)法理解服務(wù)的重要性。被動(dòng)地等待領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)工作的監(jiān)管，沒(méi)有積極思考。各部室缺乏溝通，導(dǎo)致了部門(mén)之間出現(xiàn)溝通不暢的問(wèn)題。同時(shí)對(duì)服務(wù)業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí)不深刻，沒(méi)有形成創(chuàng)新和服務(wù)發(fā)展的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。

5.2 企業(yè)辦公管理考核力度不足

由于很多公司的內(nèi)部管理制度存在不足，阻礙了辦公管理的有效開(kāi)展，主要表現(xiàn)是沒(méi)有根據(jù)市場(chǎng)形勢(shì)和需求建立和開(kāi)發(fā)辦公管理制度，現(xiàn)行管理制度比較傳統(tǒng)，并且有一定的欠缺，造成企業(yè)辦公管理在發(fā)展中不能發(fā)揮有價(jià)值的作用，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范作為參考，影響辦公管理的效率。部分公司沒(méi)有建立符合實(shí)際發(fā)展的目標(biāo)考核機(jī)制，導(dǎo)致對(duì)辦公管理考核不恰當(dāng)。企業(yè)的評(píng)價(jià)應(yīng)立足于企業(yè)的發(fā)展，明確企業(yè)辦公室管理任務(wù)和工作目標(biāo)。辦公室考核機(jī)制缺失，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)辦公室管理目標(biāo)不明確，員工對(duì)管理的積極性不強(qiáng)。這些情況是辦公室管理工作的主要障礙，將直接影響公司的正常運(yùn)作。

5.3 企業(yè)辦公室管理方法缺乏創(chuàng)新

在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代，辦公室的管理也必須立足時(shí)代特點(diǎn)，需要不斷創(chuàng)新。創(chuàng)新不僅要著眼于管理方式的進(jìn)步，更重要的是要改革傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室管理方式。但是，考慮到公司的情況，很多企業(yè)辦公室管理還沒(méi)有跟上時(shí)代，管理理念和方法還比較落后，并且在使用過(guò)時(shí)的管理模式。辦公室管理仍然采用員工聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)指揮，缺乏民主的管理模式，導(dǎo)致員工沒(méi)有充分展示自己的管理能力。這樣員工就缺乏創(chuàng)新的能力，只能按照相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的要求來(lái)完成工作，導(dǎo)致企業(yè)辦公室管理工作強(qiáng)度大和重復(fù)性強(qiáng)的缺點(diǎn)，并且員工的主動(dòng)性逐漸減弱。

5.4 員工綜合素養(yǎng)有待提高

在傳統(tǒng)企業(yè)辦公室管理中，對(duì)辦公室負(fù)責(zé)人的要求并不高。對(duì)人員配置沒(méi)有太多限制，有的員工的工作并不能反映有效性，只做擺在自己面前的工作，即領(lǐng)導(dǎo)所吩咐的工作。他們失去了企業(yè)辦公室的管理熱情和創(chuàng)新能力。在辦公室的職能定位上，對(duì)自己的職位缺乏評(píng)估，對(duì)辦公室管理沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)辦公室管理工作效率達(dá)不到預(yù)定的要求。

6 新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的對(duì)策

6.1 更新信息化管理方式

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。信息技術(shù)在企業(yè)辦公室管理中的應(yīng)用，給管理學(xué)帶來(lái)了活力，也提高了工作效率，可以使管理與時(shí)代的發(fā)展保持同步。企業(yè)辦公室管理中可以創(chuàng)建內(nèi)部微信和QQ群，符合相關(guān)的業(yè)務(wù)溝通，又可以通過(guò)群向各部門(mén)傳達(dá)業(yè)務(wù)指令和要求。在新的時(shí)代，企業(yè)都非常重視企業(yè)文化和員工的工作體驗(yàn)，辦公室必須肩負(fù)起振興企業(yè)環(huán)境和相互溝通的責(zé)任。對(duì)于辦公室管理并不意味著拘泥于嚴(yán)肅的模式，輕松的環(huán)境更有利于提高員工效率。因此，可以通過(guò)短視頻記錄工作中有趣的內(nèi)容，也可以通過(guò)短視頻的形式完成精神的傳播，方便企業(yè)員工對(duì)信息的接收，讓辦公室管理工作可以更有效，更符合時(shí)代的特色。

6.2 協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的關(guān)系

協(xié)調(diào)是企業(yè)辦公室管理功能的核心內(nèi)容，協(xié)調(diào)工作將直接影響各部門(mén)的正常運(yùn)作。由于企業(yè)部門(mén)數(shù)量多，并且相關(guān)的工作內(nèi)容復(fù)雜，辦公室業(yè)務(wù)人員較少，如果得不到有效的協(xié)調(diào)，將影響企業(yè)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作和工作協(xié)調(diào)的效果。為提高部門(mén)之間的協(xié)調(diào)效率，可以在部門(mén)之間舉行會(huì)議，讓部門(mén)負(fù)責(zé)人宣傳工作內(nèi)容，并與辦公室建立緊密的合作，使企業(yè)的業(yè)務(wù)溝通更高效[1]。

6.3 搭建完整的辦公室管理制度

為有效地實(shí)施辦公管理業(yè)務(wù)，首先要設(shè)計(jì)完整的管理制度，劃分人員的管理職責(zé)，明確個(gè)人工作的范圍和權(quán)限，把個(gè)人工作放在自己應(yīng)有的位置上。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)參考業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)，根據(jù)辦公管理工作的情況，建立完善的辦公室管理制度，提高企業(yè)辦公室管理工作的速度和效率[2]。

6.4 加強(qiáng)辦公室管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)

加強(qiáng)辦公室管理人員的培訓(xùn)，有利于提高辦公室管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和素養(yǎng)水平，改善企業(yè)辦公室管理模式，為提高企業(yè)整體管理質(zhì)量鋪平道路。為此，必須關(guān)注公司的未來(lái)計(jì)劃，聘用優(yōu)秀的企業(yè)辦公室管理人才，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的力量，確保辦公室管理的速度和效率得到提高。應(yīng)對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提升辦公室人員的業(yè)務(wù)技能，使其了解辦公室管理對(duì)公司發(fā)展的重要影響。通過(guò)各種培訓(xùn)方法和活動(dòng)的開(kāi)展，提升辦公室管理人員的素質(zhì)，提升其業(yè)務(wù)辦公技能，提升辦公室管理水平，為企業(yè)辦公管理的順利推進(jìn)作出一定的貢獻(xiàn)[3]。

6.5 制定合理的辦公績(jī)效評(píng)價(jià)體系

為確保企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量的提升，企業(yè)應(yīng)參考績(jī)效考核指標(biāo)和辦公管理工作應(yīng)用，制定適用于企業(yè)辦公室管理部門(mén)的績(jī)效考核體系，使其能夠積極參與管理工作，提高管理工作的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須分析辦公室管理的情況，建立管理績(jī)效考核的量化標(biāo)準(zhǔn)，明確管理職責(zé)，并健全績(jī)效考核體系。大大增加辦公室管理人員的工作興趣，使其做好本職工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運(yùn)行中存在的問(wèn)題并做到隨時(shí)處理，提高辦公室管理工作的實(shí)際效率。在辦公室管理績(jī)效考核制度的編制過(guò)程中，必須同步建立獎(jiǎng)懲制度。對(duì)辦公室部門(mén)表現(xiàn)好的員工，應(yīng)給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神上的表?yè)P(yáng)，激發(fā)相關(guān)人員和管理人員的興趣，有效地提高他們的工作效率。此外，對(duì)于我國(guó)新時(shí)代的發(fā)展，在企業(yè)辦公室管理中需要進(jìn)行精細(xì)化管理，但也要盡可能地簡(jiǎn)化管理程序，有效縮短辦公所需的時(shí)間。企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況，完善和更新辦公管理制度，明確相應(yīng)職責(zé)，提高辦公管理效率，確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[4]。

6.6 加強(qiáng)辦公室管理的信息化體系的建設(shè)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。先進(jìn)的信息技術(shù)已經(jīng)被各行業(yè)所引入和應(yīng)用。企業(yè)要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，強(qiáng)化辦公管理工作的結(jié)構(gòu)，提高辦公管理工作的效率，切實(shí)提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。信息技術(shù)的應(yīng)用是企業(yè)發(fā)展中不可或缺的重要部分，企業(yè)應(yīng)加大信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和使用，取代傳統(tǒng)的管理方式和理念，使企業(yè)辦公室管理工作可以全面地轉(zhuǎn)向信息化，增加辦公室管理的靈活性和多樣性。管理層可以從各個(gè)方面捕捉和了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r，根據(jù)市場(chǎng)的需求作出科學(xué)的決策。信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施，可以提高文件管理的效率和質(zhì)量。通過(guò)電子數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)上傳企業(yè)文件，并可以進(jìn)行及時(shí)的分類(lèi)操作，以方便后續(xù)的搜索和信息的運(yùn)用，不僅提高了辦公文檔的管理效率，還為管理者釋放了大量的壓力，為辦公室管理工作的開(kāi)展奠定了一定的信息化基礎(chǔ)[5]。

6.7 增強(qiáng)企業(yè)辦公室管理服務(wù)能力

科學(xué)合理的企業(yè)辦公室管理制度在企業(yè)辦公管理中具有重要的意義，因此，企業(yè)辦公室管理人員在日常管理中必須嚴(yán)格遵守制度規(guī)定。在企業(yè)辦公室管理中，要及時(shí)主動(dòng)地與其他業(yè)務(wù)部門(mén)溝通。此外，辦公管理流程的優(yōu)化可以保證管理工作的可行性和可靠性，保證辦公管理的順利實(shí)施。必須擺脫傳統(tǒng)的管理模式和方法，在企業(yè)辦公室管理工作中積極創(chuàng)新，充分發(fā)揮其管理作用和價(jià)值。企業(yè)辦公室管理要著眼大局，提出科學(xué)的方法和合理的實(shí)施方案，真正優(yōu)化和提升企業(yè)辦公室服務(wù)能力，最終提高企業(yè)辦公室辦事的效率和管理水平，及時(shí)解決企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中存在的問(wèn)題，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)可以順利展開(kāi)[6]。

7 結(jié)語(yǔ)

在新常態(tài)下辦公室管理要完成一定的創(chuàng)新，不僅要使管理理念和管理方式符合新常態(tài)企業(yè)管理的要求，更要與時(shí)代的發(fā)展相結(jié)合，讓員工在和諧、公平的工作環(huán)境中充分發(fā)揮技能。同時(shí)，在企業(yè)辦公室管理中，要認(rèn)識(shí)到辦公室管理工作存在的不足，制定科學(xué)合理的管理策略，使辦公管理適應(yīng)新時(shí)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向，提升企業(yè)的整體形象，有效地促進(jìn)公司更好地發(fā)展。

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