杜冠秋，徐 溢，曹曉燕，鐘 飚

（1.南京審計大學 政府審計學院，南京211812；2.國網(wǎng)鎮(zhèn)江供電公司，江蘇 鎮(zhèn)江212000）

企業(yè)在生產經(jīng)營過程會中會與各種服務商、個人形成往來款，往來款的規(guī)范化管理是企業(yè)及時規(guī)避風險的關鍵點，及時清理往來款可以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的良性循環(huán)。然而，在企業(yè)實際運作中，往來款的及時清理往往存在重視程度不高，往來款清理信息系統(tǒng)沒有與時俱進，內部控制制度不是很健全，監(jiān)督機制有所欠缺等一些列問題。這些問題將對企業(yè)財管的質量產生直接的影響，從而不利于企業(yè)提高質量和效益的目標，有損于企業(yè)的長遠發(fā)展。

B 市A 公司的往來供應商主要是中小企業(yè)，中小企業(yè)在對于我國促進就業(yè)，改善民生等方面發(fā)揮著重要作用，同時也是我國經(jīng)濟高速發(fā)展的重要基礎。但是，近年來，拖欠中小企業(yè)款項問題日益嚴重，嚴重制約了中小企業(yè)的發(fā)展，引起了黨中央的高度重視。為了維護中小企業(yè)的合法權益，促進大型企業(yè)對其拖欠款項的及時支付，黨中央、國務院制定了《條例》，并于2020 年9 月1 日開始執(zhí)行。

本文基于對B 市A 公司2015 年1 月-2020 年7 月所有未清往來款項的分析，探究問題往來款的原因，不僅有助于幫助企業(yè)了解公司應清未清、長久未清往來款原因，從而完善往來款內部控制建設，加強管理，更好地規(guī)避風險，提高企業(yè)經(jīng)營效率，同時也響應國家號召，完善機制從而解決大企業(yè)對于中小企業(yè)款項的拖欠問題。

一、數(shù)據(jù)來源與研究方法

（一）數(shù)據(jù)來源

本文有關B 市A 公司2015 年1 月-2020 年7月未清往來款項數(shù)據(jù)為企業(yè)內部數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)樣本量為3 346 條，分別為應付賬款2674 條、預付賬款50條、其他往來款622 條，涉及供應商475 家，款項種類26 種，查出問題數(shù)據(jù)1 700 余條。

（二）研究方法

首先，結合B 市A 公司未清理往來款清理案例，對基層存在的問題往來款原因進行深入分析，并提出相關改進建議。其次，本文通過對B 市A 公司2015 年1 月-2020 年7 月未清理往來款數(shù)據(jù)進行排序、篩選，并利用函數(shù)與數(shù)據(jù)透視等方式，對表格進行統(tǒng)計分析，對往來款項問題款進行分類匯總，并統(tǒng)計問題嚴重性。

二、研究結果與討論

（一）研究結果

1.公司往來款項管理信息系統(tǒng)存在漏洞。由于往來款信息系統(tǒng)智能性不足，經(jīng)常出現(xiàn)應自動清卻未自動清的往來款，每個月都需要人工核對往來未清款項。此外，對于有中轉科目的往來款，往來款信息管理系統(tǒng)不能主動識別中轉科目，導致自動清理了錯誤科目，造成往來款的混亂。表1 記錄了2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司由于信息系統(tǒng)漏洞，導致的應清未清項，累計1 238 條，涉及金額562.41萬元。其中，有90%均為2020 年7 月產生，10%為以前年度人工核對遺漏項。以上條目都需要人工定期從往來款未清款項中一一挑選，工作量大且人工操作難免出現(xiàn)失誤，不符合企業(yè)運作的經(jīng)濟效益原則。

表1 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司系統(tǒng)漏洞應清未清項

2.質保金存在遺留。根據(jù)合同規(guī)定，驗收合格一年以上的項目要支付最終質保金，而在實際操作中，由于業(yè)務人員缺乏對項目的追蹤跟進，財務人員這方面的意識也有所欠缺，造成質保金長期掛賬問題，給公司帶來了法律風險。表2 統(tǒng)計了往來款未清款項中，驗收合格一年以上應支付質保金但尚未支付的項目，主要集中在工程款和物資款，累計40 條，涉及金額106.59 萬元。

表2 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司往來款質保金遺留項

3.業(yè)務部門遲遲未辦理支付申請手續(xù)，導致長期掛賬。業(yè)務人員能動性不足，缺少對所負責項目的跟進以及及時驗收，沒有及時清理應付的款項，由此可能導致企業(yè)信譽下降，為企業(yè)帶來經(jīng)營發(fā)展的風險。如表3 所示，2015 年1 月-2020 年7 月，B 市A公司由于業(yè)務部門未申請支付手續(xù)，超過一年未清理往來款項共計40 條，涉及到工程款、賠償款以及物資款，涉及金額15.43 萬元。

表3 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司業(yè)務部門缺少重視問題款

4.與總公司溝通出現(xiàn)障礙。總公司下發(fā)資金缺少明細，相關人員也沒有及時就款項細節(jié)及時溝通，導致存在往來款掛賬問題。由于系統(tǒng)垂直管理的特點，總分公司間缺乏有效的溝通，導致管理中出現(xiàn)的問題很難及時溝通化解，層級的劃分導致基層企業(yè)缺乏有效的話語權，主要以上級部門的安排為準。而上級部門因為不了解基層實際業(yè)務的進展情況，很多有關往來款項的政策在實際執(zhí)行時缺乏一定的可行性和有效性，導致管理模式推廣效果不佳。表4 記錄了由于總分公司之間溝通不協(xié)調，導致往來款問題款24 條，累計金額2.09 萬元。

表4 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司與總公司溝通不協(xié)調問題款

5.預付款項管理機制不完善。在企業(yè)的經(jīng)營活動中預付賬款經(jīng)常發(fā)生，特別是在與工程相關的業(yè)務上涉獵較多。對于這種情況，若無相關有效管理機制，資金回收方面很容易有障礙，發(fā)生往來賬款回流問題。往來款借款支付，入賬時審核機制不完善，易造成科目錯掛；涉及政府預付款項，開票手續(xù)周期較長，導致長期掛賬。表5 顯示了由于預付款管理機制不完善，導致的問題往來款項，主要問題為科目錯掛、長期未清，累計30 條，涉及金額9.25萬元。

表5 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司預付款管理機制不完善問題款

6.歷史遺留問題。由于管理制度、管理系統(tǒng)和管理人員幾經(jīng)迭代變更，當時缺乏完善的交接制度造成資料丟失，形成歷史遺留問題。如表6 所示2015年1 月-2020 年7 月，由于供應商調整，累計余額打包轉到新供應商，未逐筆轉，造成往來余額不清晰，無法及時完成清理；以及由于崗位交接制度不完善，導致無章可循的歷史遺留問題累計12 條，涉及金額70.59 萬元。

表6 2015 年1 月-2020 年7 月B 市A 公司歷史遺留問題款

（二）建議

1.樹立風險意識，從制度上完善往來款項的管理，強化執(zhí)行力。首先，企業(yè)必須要建立完善往來款項的工作程序，通過專業(yè)的財務人員來制定出往來款項的制單、審核、記賬、對賬各環(huán)節(jié)的方法，能夠做到從源頭上把握好往來款的形成，防止企業(yè)產生不良的往來款項。其次，企業(yè)需要安排專業(yè)的財務人員定期清理往來款項，建立科學完善的往來款項清理制度。因為企業(yè)的往來款項能夠影響企業(yè)的流動資金，對于企業(yè)的生產經(jīng)營有著一定的決定性作用。進一步來說企業(yè)往來賬款的規(guī)模影響企業(yè)流動資金的合理性，科學合理的往來賬款清理機制能夠讓企業(yè)的流動資金處于合理的范圍之內，防止企業(yè)因往來賬款不合理而引發(fā)相關的財務風險。因此，企業(yè)的財務部門需要及時對企業(yè)的往來賬款進行全面登記，然后按照時間的順序將企業(yè)的往來賬款進行有效清理以及分類，重點是要對于不同賬齡的往來款要采取不同的措施。此外，對于賬齡在三年以下的往來款，應按相關要求處理。根據(jù)企業(yè)內部的規(guī)定將企業(yè)的往來賬款進行核銷，并且將相關的結果上報給上級公司進行備案，以此通過合理有效的定期賬款清理制度來為企業(yè)的決策者提供科學合理的財務往來賬款數(shù)據(jù)，為企業(yè)管理者提供一定的數(shù)據(jù)支持，促進了企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。再次，企業(yè)要建立完善的崗位職責制度以及工作交接制度，明確企業(yè)往來款項的負責部門，對于不同類型的往來款項的負責人進行相關的標識，建立起企業(yè)業(yè)務的經(jīng)辦員就是該往來款項責任管理的第一負責人的經(jīng)營理念，明確企業(yè)往來債務的原則是“誰經(jīng)辦，誰負責”。一般來說，企業(yè)往來款項的管理是由財務部門負責的。而企業(yè)各項業(yè)務部作為配合財務部門調配和管理的輔助機構，要負責各類與項目相關的費用結算。最后，企業(yè)要根據(jù)具體的情況制定出崗位責任追究的制度，對及時清理以及配合清理往來款的員工給予一定的激勵，對拖沓逃避責任，甚至沒有按照財務制度要求執(zhí)行相關工作的員工要給予一定的懲罰。

2.從思想上要重視往來款項的管理，強化責任追究。對于往來款的管理，僅僅通過財務部門是無法獨自完成的，因此企業(yè)應采取措施，將制度宣傳工作貫徹到各個業(yè)務部、甚至各層領導。財務部門人員要做好財務相關知識的宣傳，讓全體員工認識到控制公司往來賬款對降低公司債務風險的重要作用。同時，參與往來款項管理的相關領導干部，特別是財務領導，要定期對往來款項管理的各個方面進行監(jiān)督檢查，充分發(fā)揮監(jiān)督功能，及時發(fā)現(xiàn)和調解矛盾解決問題，把一切不利于往來款項核算的因素消滅在萌芽狀態(tài)。

3.定期維護信息系統(tǒng)，在信息系統(tǒng)中固化往來款核算。需要對信息系統(tǒng)進行定期維護更新，對于反饋的bug 要及時聯(lián)系系統(tǒng)供應商進行修補。同時，可以將往來款項的核算固化在信息系統(tǒng)中，在源頭上控制往來款的形成。對不同往來款進行分類，對于常規(guī)業(yè)務，先對其進行梳理并分類，對不同類別往來款的單據(jù)格式進行固化，同一類往來的單據(jù)中包含的會計科目和憑證摘是固定的，且摘要可以在固化的基礎上增加，但不能修改或刪除；對于非常規(guī)的業(yè)務也是以單據(jù)的形式處理，但要求各部門需在業(yè)務發(fā)生時，將該筆往來的業(yè)務描述及相關證明材料上傳，經(jīng)上級部門領導審批后，才能生成記賬憑證，由此可以在系統(tǒng)中固化該類型往來，將往來款項管理工作前移。

4.嚴格監(jiān)督財務部門工作。作為企業(yè)的重要組成部分，財務部門應該嚴格受到監(jiān)督。對每一筆往來，財務部門都要進行細致梳理和結算，確保一定要有適當?shù)膽{證單據(jù)，抵制欺詐；同時，財務部門要加強與業(yè)務部門的溝通，還應該不斷學習，提高自己的專業(yè)能力。具體可以采取的監(jiān)督措施如下：一是組建專門負責往來款清理的領導小組，檢查和監(jiān)督往來項目的清理。依據(jù)清理的結果，適時根據(jù)制度要求作出適當?shù)馁~務處理，把債權債務的情況如實反饋出來。二是對往來款項進行定期和不定期相結合的專項檢查，對在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題盡量追責到個人，避免個人的僥幸心理，對問題責任人需公開處理，進行通報，以此促進企業(yè)往來賬務的真實、可靠、完整、準確，逐步形成針對往來款管理的長效機制。

三、結論與展望

往來款作為企業(yè)財務的重要組成部分，其規(guī)范化管理和及時清理的重要性不言而喻。本文通過對B 市A 公司2015 年1 月-2020 年7 月未清理往來款項3 000 余條數(shù)據(jù)的分析，發(fā)現(xiàn)問題項主要集中在公司往來款項管理信息系統(tǒng)存在漏洞、質保金未能及時支付、業(yè)務部門能動性較低、與上級單位溝通出現(xiàn)障礙、預付款內控有所欠缺以及歷史遺留等問題。本文期望通過分析，可以對各類企業(yè)管理往來款給予一定的借鑒，從而促進企業(yè)的長遠發(fā)展。未來研究將加強大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析在企業(yè)往來款的應用，從財務共享發(fā)展到財務大數(shù)據(jù)支持企業(yè)決策。