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        新形勢下建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理策略分析

        2021-05-10 03:02:39竇敏
        今日財富 2021年12期
        關(guān)鍵詞:招標(biāo)狀態(tài)檔案管理

        竇敏

        隨著建筑工程項目規(guī)模的不斷提升,建筑工程項目數(shù)量在鞥家,實際建筑工程檔案管理工作的復(fù)雜程度也在提升,此時就需要以更加嚴(yán)謹(jǐn)有效的建筑工程招標(biāo)檔案管理方案,去做好對應(yīng)建筑工程招標(biāo)檔案管理工作。本文從這個角度入手,首先對于建筑工程招標(biāo)檔案管理工作的價值進(jìn)行分析,繼而從新形勢下去審視當(dāng)前建筑工程招標(biāo)檔案管理工作存在的問題,并且提出了對應(yīng)建筑工程招標(biāo)檔案管理工作問題改善方案。

        建筑工程項目的周期是比較長的,無論是在安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上,還是在施工工藝要求上,乃至是在項目參與主體上,都處于更加復(fù)雜的狀態(tài),其中很多環(huán)節(jié)會產(chǎn)生很多的管理資料或者技術(shù)資料,這些資料必須要納入到健全的招標(biāo)檔案管理工作體系中去,這樣才能夠確保實際的招標(biāo)檔案管理工作質(zhì)量和效益得到不斷提升。

        一、新形勢下建筑工程招標(biāo)檔案管理工作的價值分析

        (一)有利于項目預(yù)算方案的編制

        對于建筑工程而言,其中一般包括人工費用,材料費用,機(jī)械消耗費用,固定資產(chǎn)費用,機(jī)具器具購置費用等,這些在整個建筑工程推動的過程中都會產(chǎn)生。在實際預(yù)算編制的過程中,會將往期的建筑工程檔案拿出來,尋找其中的數(shù)據(jù)信息和文件資料,將其作為重要的參考,由此確保項目檔案管理工作與實際預(yù)算計劃之間關(guān)聯(lián)起來。此時如果所需要的資料或者文件難以提供,或者對應(yīng)信息存在不全面或者失真的情況,都可能對于實際預(yù)算方案的編制造成極大的不良影響。從這個角度來看,有效的建筑工程招標(biāo)檔案管理工作,可以使得預(yù)算方案的編制朝著更加有效的方向進(jìn)展。

        (二)有利于引導(dǎo)工程質(zhì)量控制工作的進(jìn)展

        建筑工程質(zhì)量,是確保建筑施工企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。在實際施工的前期,施工企業(yè)會對于投入施工過程中的各項資源信息進(jìn)行歸結(jié),此時檔案管理工作可以提供確鑿的數(shù)據(jù)信息,繼而引導(dǎo)施工技術(shù)方案朝著更加有效的方向進(jìn)展。也就是說,有了這些技術(shù)性電子料,實際的質(zhì)量控制目標(biāo)才會更加精準(zhǔn),工程建設(shè)項目的質(zhì)量管理也能夠步入到更加理想的狀態(tài)。

        (三)有利于質(zhì)量驗收和竣工使用維護(hù)工作的開展

        在建筑工程接近尾聲的時候,施工企業(yè)需要向質(zhì)量監(jiān)督管理部門提供健全的資料去進(jìn)行審核,此時很多資料都是檔案管理中的資料。因此做好實際的招標(biāo)檔案管理工作,可以為后續(xù)質(zhì)量驗收工作奠定良好的基礎(chǔ)。再者,在實際工程建設(shè)項目投入使用的時候,如果出現(xiàn)了質(zhì)量隱患,就可能需要進(jìn)行一定程度的維修,此時還是需要依照對應(yīng)的檔案資料來進(jìn)行,招標(biāo)檔案在此時就起到了良好的效能。

        二、新形勢下建筑工程招標(biāo)檔案管理工作存在的問題分析

        對于眾多建筑工程招標(biāo)檔案管理工作進(jìn)行實踐調(diào)研,了解實際數(shù)據(jù)和信息,希望可以對于此版塊的工作有著深刻全面的認(rèn)知。詳細(xì)來講述,建筑工程招標(biāo)檔案管理工作問題集中反饋在:

        (一)部分地區(qū)建筑工程招標(biāo)檔案管理制度建設(shè)落后

        從全國范圍來看,不同的地區(qū)在建筑工程招標(biāo)檔案管理方面的關(guān)注度不一樣,在此方面的認(rèn)知也有差異,實際的投入也處于參差不齊的狀態(tài),部分地區(qū)在此方面的改革意識比較強,并且迅速的部署實施,探究出了適合自身地區(qū)的建筑工程招標(biāo)檔案管理模式。但是部分地區(qū)建筑工程招標(biāo)檔案管理制度建設(shè)落后,也成為十分普遍的現(xiàn)實。有些地方雖然從名義上辦法了招投標(biāo)檔案管理辦法,但是實際招投標(biāo)管理辦法處于粗放化的狀態(tài),與地方相關(guān)管理工作和制度之間的吻合性不強,或者說對應(yīng)制度并沒有被嚴(yán)格的貫徹執(zhí)行下去,這樣也會對于實際建筑工程招標(biāo)檔案管理制度的有效發(fā)展造成極大的不良影響。在制度建設(shè)方面,除了上述的缺陷之外,還有很多需要改善的節(jié)點,比如實際負(fù)責(zé)建筑工程招標(biāo)檔案管理的行為主體應(yīng)該如何去界定,在實際制度建設(shè)過程中哪些部分需要參與進(jìn)去,如何確保彼此之間的協(xié)調(diào)性,這些都是需要深度思考的問題,但是多數(shù)情況下都處于相對混亂的狀態(tài)。

        (二)檔案管理工作難以進(jìn)入到細(xì)致化的狀態(tài)

        建筑工程招標(biāo)檔案管理工作在開展的過程中,會發(fā)現(xiàn)總是會存在檔案不完整或者檔案質(zhì)量不高的問題,也就是說在實際檔案收集的時候,對應(yīng)的操作人員并沒有切實的依照實際的要求來進(jìn)行,或者是檔案內(nèi)容生產(chǎn)的時候也沒有做到嚴(yán)謹(jǐn)對待,這樣即使將其納入到實際的檔案中去,也難以確保實際招標(biāo)檔案管理工作效益的發(fā)揮。如果在此期間檔案信息存在失真的情況,或者不完善的地方,就可能使得檔案的多維度效用難以發(fā)揮;再者,檔案文件的內(nèi)容處于監(jiān)督管理的狀態(tài),而實際監(jiān)督管理制度不完善,監(jiān)督管理人員工作不認(rèn)真,沒有對于檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢查,這樣就難以發(fā)揮其在實際招標(biāo)檔案管理工作中的主導(dǎo)性效能。還有一個環(huán)節(jié)就是,檔案文件的鑒定環(huán)節(jié),沒有對應(yīng)鑒定基準(zhǔn),實際鑒定工作多數(shù)都是依照經(jīng)驗來進(jìn)行判定,后續(xù)的維護(hù)和管理方法也沒有達(dá)到細(xì)化的狀態(tài),這樣就使得實際檔案鑒定處于相對粗放化的狀態(tài),從這個角度來看,實際建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作的質(zhì)量是處于堪憂狀態(tài)的。

        (三)招標(biāo)檔案管理工作的信息化程度比較低

        考慮到招標(biāo)檔案資料的多類別,資料數(shù)據(jù)信息的復(fù)雜性,招標(biāo)檔案管理工作應(yīng)該積極使用信息技術(shù)來進(jìn)行優(yōu)化,這樣才能夠循序漸進(jìn)的進(jìn)入到理想的招標(biāo)檔案管理工作格局中去。對于此方面的投入和成效進(jìn)行分析會發(fā)現(xiàn),很多單位不是很重視招標(biāo)檔案管理工作信息化平臺的構(gòu)建,可能在此方面也進(jìn)行了一定的投入,但是實際系統(tǒng)的覆蓋面積不大,與對應(yīng)招標(biāo)檔案管理工作整個流程之間的吻合性不強,這樣就可能使得實際招標(biāo)檔案管理工作的信息化程度處于較低的狀態(tài),很明顯這種做法,是存在對應(yīng)缺陷和不足的,應(yīng)該積極主動的采取措施去進(jìn)行改善和調(diào)整。

        三、新形勢下建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作問題改善策略

        針對于當(dāng)前建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作存在的問題,需要樹立改革的意識,樹立優(yōu)化的意識,繼而驅(qū)動建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作進(jìn)入到更加理想的狀態(tài)。詳細(xì)來講述,在此歷程中需要做好如下幾個方面的工作:

        (一)建立完善的招標(biāo)檔案管理規(guī)章制度

        制度建設(shè),是引導(dǎo)建筑工程招標(biāo)檔案管理工作朝著有序性發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。結(jié)合當(dāng)前招標(biāo)檔案管理工作的混亂局面,應(yīng)該積極做好如下幾個方面的工作:其一,積極對于當(dāng)前關(guān)于建筑工程招標(biāo)檔案管理工作的相關(guān)辦法或者制度進(jìn)行有效性評價,思考實際制度建設(shè)中存在的問題,然后在原本制度框架基礎(chǔ)上進(jìn)行改革,以確保實際的招標(biāo)檔案管理制度與實際情況是吻合的。其二,可以嘗試以上級行政主管機(jī)關(guān)與檔案行政機(jī)關(guān)聯(lián)合參與,實現(xiàn)招標(biāo)檔案管理規(guī)范性指導(dǎo)文件的生成,將其作為實際建筑工程招標(biāo)檔案管理制度設(shè)計的基礎(chǔ),這樣可以使得對應(yīng)文件的權(quán)威性得以提升,繼而使得對應(yīng)單位能夠以更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去面對,這也將為后續(xù)實際規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行營造良好的氛圍。其三,在宏觀制度不斷完善的過程中,還需要注重當(dāng)前檔案管理辦法的修改,鼓勵招標(biāo)辦和交易中心能夠協(xié)作起來,切實的依照對應(yīng)規(guī)章制度,對于實際的招標(biāo)檔案管理辦法進(jìn)行細(xì)化。也就是說不通的地區(qū)實際情況不同,此時就需要設(shè)定一個更加靈活的尺度,內(nèi)部條例的完善性,可以使得后續(xù)的執(zhí)行朝著更加有效的方向進(jìn)展。

        (二)引導(dǎo)建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理進(jìn)入規(guī)范管理狀態(tài)

        要想引導(dǎo)建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理進(jìn)入到規(guī)范管理的狀態(tài),就需要設(shè)定更加細(xì)化的節(jié)點,其主要包括如下幾個方面的內(nèi)容:其一,要樹立精細(xì)化管理意識,實現(xiàn)實際檔案資料收集過程的管理和控制。收集環(huán)節(jié)需要解決的問題,就是以維護(hù)檔案完整性,提高檔案卷宗質(zhì)量為落腳點,使得制度保障與相關(guān)人員配合朝著更加融合的方向發(fā)展。檔案的收集工作是誰來完成的,實際檔案范圍是如何的,歸檔文件的格式要求是怎樣的,這些細(xì)節(jié)需要有明確的規(guī)定,這樣才能夠確保實際招標(biāo)檔案資料的真實性和有效性。對于招標(biāo)辦的業(yè)務(wù)人員,需要做好實際審批和監(jiān)管工作,更需要做好實際的檔案收集工作。在檔案完整性上,要業(yè)務(wù)部門能夠嚴(yán)格依照程序來操作,確保無論是紙張的大小,還是格式的調(diào)整,亦或是字體的使用,都需要達(dá)到理想的要求,并且積極建立初步鑒定制度,依照對應(yīng)流程來進(jìn)行移交,如果不符合實際情況,就需要進(jìn)行整改,還需要做好報送資料的提交,這樣才能夠進(jìn)入到招投標(biāo)備案過程中去。其二,實現(xiàn)招標(biāo)檔案資料鑒定過程的管理和控制。招投標(biāo)檔案一次鑒定工作,必須要有專業(yè)的人員參與進(jìn)去,主要關(guān)注于內(nèi)容的完整性,卷宗的質(zhì)量,確保達(dá)到對應(yīng)要求之后,才能夠進(jìn)入到移交的狀態(tài)。此時可以將其界定為二次鑒定的過程,在此環(huán)節(jié)對應(yīng)的鑒定人員也需要切實的發(fā)揮自身的能動性,關(guān)注保存期限的問題,確保依照對應(yīng)規(guī)章制度來執(zhí)行。其三,在保管的環(huán)節(jié),也需要樹立精細(xì)化管理的意識,要對照實際保管的標(biāo)準(zhǔn),從保管內(nèi)容的維度,保管方式的維度來進(jìn)行探討,由此確保實際的保管制度朝著更加健全的方向發(fā)展。

        (三)注重檔案現(xiàn)代化管理手段的使用

        檔案現(xiàn)代化管理,是建筑工程檔案管理的必然趨勢之一,此時就需要將信息技術(shù)積極主動的使用到檔案管理過程中去,在此歷程中需要關(guān)注的問題主要有:其一,積極引入信息技術(shù),建立招標(biāo)檔案管理信息化平臺或者系統(tǒng),確保多個部門可以參與進(jìn)去,實現(xiàn)對應(yīng)招標(biāo)檔案信息的共享,這樣可以使得實際招標(biāo)檔案管理工作朝著更加有序的方向發(fā)展和進(jìn)步;其二,注重招標(biāo)檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升,確保信息技術(shù)與招標(biāo)檔案管理工作很好的融合起來,妥善的使用給對應(yīng)的信息技術(shù),引導(dǎo)實際的招標(biāo)檔案管理工作步入到更加有效的狀態(tài)。

        四、結(jié)語

        綜上所述,建筑工程檔案管理工作面領(lǐng)著新形勢,此時就需要以正確的態(tài)度去審視此問題,然后關(guān)注建筑工程檔案管理制度的完善,建筑工程檔案管理人才的培養(yǎng),建筑工程檔案管理信息化體系的構(gòu)建,這樣才能夠達(dá)到理想的建筑工程檔案管理工作格局。

        (作者單位: 青海省路達(dá)交通建設(shè)招標(biāo)有限公司)

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