樊兆剛

摘? 要：審計(jì)檔案科學(xué)合理運(yùn)用是審計(jì)工作具體成效的體現(xiàn)和延續(xù)，審計(jì)檔案系統(tǒng)分類，整理完整，則是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的更高要求。有效管理和利用審計(jì)檔案，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作有位、有為、有威的重要手段，是促進(jìn)審計(jì)工作高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。審計(jì)檔案的管理完善與否，直接關(guān)系到整個(gè)審計(jì)監(jiān)督工作的準(zhǔn)確度和專業(yè)程度，基于此點(diǎn)，在審計(jì)工作中不斷加強(qiáng)審計(jì)檔案的管理和完善工作是提高審計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性的重要環(huán)節(jié)。因此，本文分析研究了審計(jì)檔案的特點(diǎn)、審計(jì)檔案管理中存在的問題和改進(jìn)的路徑。

關(guān)鍵詞：審計(jì)檔案管理;現(xiàn)狀;發(fā)展

一.企業(yè)審計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀

審計(jì)檔案是指在審計(jì)或調(diào)查工作中直接形成的、具有保存價(jià)值的，以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。創(chuàng)建審計(jì)檔案可以儲(chǔ)存大量審計(jì)信息資源，確保審計(jì)工作延續(xù)性、真實(shí)性，方便對(duì)歷史審計(jì)數(shù)據(jù)的查找、運(yùn)用和搜索。當(dāng)前，審計(jì)檔案管理一直是企業(yè)檔案管理中默默無聞的一項(xiàng)工作，由于內(nèi)部審計(jì)自身職能定位問題，企業(yè)往往未將審計(jì)檔案管理納入日常檔案管理工作界面，最終導(dǎo)致審計(jì)檔案管理工作處于停止不前狀態(tài)，使歷次審計(jì)項(xiàng)目工作成果成為“死檔案”，沒有變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保瑢徲?jì)檔案防錯(cuò)機(jī)制沒有發(fā)揮應(yīng)有作用。

二.公司審計(jì)檔案管理工作存在的不足

1.審計(jì)檔案管理人員素質(zhì)能力有待提升

目前，公司沒有設(shè)置專門審計(jì)檔案管理人員，僅有審計(jì)業(yè)務(wù)人員兼任，因?qū)徲?jì)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)缺乏，審計(jì)檔案管理大多數(shù)情況下，只是進(jìn)行了簡(jiǎn)單的檔案整理，存放在文件柜里，造成審計(jì)檔案沒有實(shí)施有序分類，太過繁雜，還有就是審計(jì)檔案信息化水平不夠高，存在很多形式化工作，審核、監(jiān)督和管理不嚴(yán)，造成很多審計(jì)檔案手續(xù)缺失。且以往審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，因?qū)徲?jì)檔案整理不完整性，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員不能從以往審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題中“取經(jīng)”和吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，導(dǎo)致審計(jì)問題屢查屢犯的情況發(fā)生。

2.對(duì)于審計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

目前存在的情況是，部分審計(jì)部門和審計(jì)人員沒有充分意識(shí)到審計(jì)檔案管理工作的極端重要意義，認(rèn)為審計(jì)檔案管理僅僅局限于對(duì)于審計(jì)資料的歸類整理，對(duì)于較小項(xiàng)目的審計(jì)檔案管理，工作人員只是單純地記錄和存儲(chǔ)了審計(jì)結(jié)論和報(bào)告結(jié)果，并未給予應(yīng)有的重視和關(guān)注于檔案管理工作。另一方面，對(duì)于那些項(xiàng)目比較浩大的審計(jì)工作，由于缺乏對(duì)于審計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，很多重要資料都在工作審計(jì)結(jié)束之后出現(xiàn)了丟失和遺漏的現(xiàn)象，這對(duì)于后期審計(jì)工作的檢查和監(jiān)督是極為不利的。

3.審計(jì)檔案管理制度有待完善

作為專業(yè)性十分強(qiáng)的檔案，審計(jì)檔案需要專門的有關(guān)制度進(jìn)行管理規(guī)范和約束。但事實(shí)上，目前普遍存在著審計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足以及重要性認(rèn)識(shí)不夠的問題，這些現(xiàn)象都會(huì)導(dǎo)致審計(jì)檔案管理制度不夠完善，并且亟待加強(qiáng)和健全。缺乏相關(guān)健全的審計(jì)檔案管理制度，會(huì)導(dǎo)致審計(jì)人員在整理和閱覽審計(jì)資料的過程中出現(xiàn)資料遺漏以及信息不完善的問題，這都會(huì)給后續(xù)的審計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確度帶來了極大的威脅。

4.審計(jì)檔案管理的利用度低

審計(jì)檔案存在的意義，在于其最大化地再現(xiàn)和記錄了審計(jì)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和整體過程，同時(shí)通過對(duì)審計(jì)檔案的閱覽也可以了解到審計(jì)結(jié)果和報(bào)告結(jié)論，凝結(jié)了整個(gè)審計(jì)工作過程中全體工作人員集體智慧的結(jié)晶。作為審計(jì)工作的重要記錄，審計(jì)資料的失真或遺漏等現(xiàn)象都會(huì)在不同意義上削弱了審計(jì)檔案的利用價(jià)值和意義。目前，隨著信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用和普及，很多審計(jì)科室都配備了電腦，進(jìn)行審計(jì)資料的儲(chǔ)存，尚未出現(xiàn)對(duì)于電腦在審計(jì)檔案的深層次開發(fā)和推進(jìn)，隨著審計(jì)工作的不斷升級(jí)和多任務(wù)高強(qiáng)度的辦公趨勢(shì)，如果僅僅使用初級(jí)電腦辦公技術(shù)進(jìn)行審計(jì)工作，將會(huì)極大地降低和制約審計(jì)工作的發(fā)展速度和前景。

三.強(qiáng)化審計(jì)檔案管理水平的有效對(duì)策研究

1.加強(qiáng)審計(jì)檔案管理信息化建設(shè)

從觀念入手，改革創(chuàng)新，增強(qiáng)審計(jì)檔案信息化管理意識(shí)，公司要在做好審計(jì)檔案歸類、整理基礎(chǔ)上，推進(jìn)審計(jì)信息數(shù)據(jù)化系統(tǒng)建設(shè)工作，建立統(tǒng)一完整的審計(jì)信息數(shù)據(jù)庫，主要內(nèi)容包括但不限于審計(jì)項(xiàng)目、審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題、審計(jì)工作依據(jù)、審計(jì)整改措施等。只有建立了統(tǒng)一完整的審計(jì)信息大數(shù)據(jù)，才能確保各項(xiàng)審計(jì)工作對(duì)后續(xù)工作提供指導(dǎo)作用，防止同一類似問題屢禁不止的情況發(fā)生，這也是提升公司審計(jì)檔案管理水平的基礎(chǔ)工作之一。

2.提高審計(jì)檔案綜合利用水平

在信息化審計(jì)、審計(jì)工作數(shù)據(jù)化情況下，通過審計(jì)檔案信息化全面推進(jìn)，公司可將公司以往審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的所有問題進(jìn)行匯總，形成專門審計(jì)數(shù)據(jù)電子檔案，本檔案由黨政辦公室進(jìn)行統(tǒng)一管理，各責(zé)任單位、部門按檔案借閱程序完成報(bào)批后，由各責(zé)任單位、部門負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)對(duì)口管理原則，發(fā)送各業(yè)務(wù)人員。

3.提升審計(jì)檔案管理人員素質(zhì)

工作有效開展，順利推進(jìn)，關(guān)鍵因素在于人，審計(jì)檔案管理工作有效開展，全面提升，主要在于不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)和能力，在今后工作中，公司應(yīng)為審計(jì)檔案管理人員提供盡可能多的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，通過定期參加審計(jì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷改進(jìn)審計(jì)檔案管理人員工作方式、方法。

4.加強(qiáng)審計(jì)人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)

任何工作的改進(jìn)和完善，前提在于相關(guān)人員加強(qiáng)意識(shí)上的提升和重視，這樣，相關(guān)問題可以得到較為有效地解決。加強(qiáng)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，首先就必須明確規(guī)范整齊、名目清晰的檔案，可以在很大程度上為審計(jì)工作提供豐富而有效的原始數(shù)據(jù);并且，這些資料可以十分有效地為審計(jì)部門進(jìn)行審計(jì)工作人員業(yè)績(jī)和工作成果考核評(píng)定提供書面資料和充足證據(jù)。

四.結(jié)束語

經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面提升內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量和水平的工作推進(jìn)過程中，審計(jì)檔案管理顯得越來越重要。公司內(nèi)部審計(jì)工作要想發(fā)揮其真正作用，首先必須認(rèn)識(shí)到審計(jì)檔案管理的重要性及其意義，糾正審計(jì)檔案管理工作存在的弊端和問題，不斷充實(shí)和更新自己的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能把審計(jì)檔案管理工作做好，更好地服務(wù)公司生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)：

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