黨晶晶

摘 要：隨著人們進(jìn)入信息時(shí)代，信息化科技在現(xiàn)今高新技術(shù)當(dāng)中潛力很大，所以在企業(yè)管理工作當(dāng)中也能夠把檔案管理工作納入信息化技術(shù)，使企業(yè)檔案管理也隨著信息時(shí)代的前進(jìn)而蓬勃發(fā)展，以便更好的加強(qiáng)企業(yè)檔案資料的整理、保護(hù)、科學(xué)管理和共享使用，并協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效管理和建設(shè)。所以，把企業(yè)信息化建設(shè)科學(xué)合理的運(yùn)用在檔案管理當(dāng)中是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展必經(jīng)的一條道路，本文針對(duì)對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)展開詳細(xì)論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)：檔案管理：信息化建設(shè)

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用

有助于檔案原件的保存，企業(yè)可以將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子存檔，再對(duì)其進(jìn)行分類、整理和保存，最終加以利用，這就能有效地降低紙質(zhì)檔案的破壞，減小原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)，為檔案管理提供便利。便于電子文件歸檔，傳統(tǒng)的檔案管理工作中以動(dòng)手操作為主，工作量復(fù)雜而多，管理者往往需要花費(fèi)大量精力和時(shí)間，利用動(dòng)手操作梳理和制定文檔目錄，出錯(cuò)概率大，由于信息的變動(dòng)也會(huì)產(chǎn)生大量連鎖反應(yīng)，時(shí)間消耗量也多。而信息化管理系統(tǒng)則可以避免這一問題，檔案管理員通過計(jì)算機(jī)操作就可以進(jìn)行檔案歸檔，節(jié)省工作時(shí)間，工作質(zhì)量與效率也明顯提高。自動(dòng)化檔案檢索，傳統(tǒng)檔案檢索工作中，主要是由管理人員為用戶從各目錄中查找所需信息，到庫(kù)房對(duì)檔案實(shí)物進(jìn)行查找，工作效率不高。新時(shí)代信息化背景下，管理者可以運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備為用戶搜索和查閱所需檔案等信息資源，可以從各個(gè)視角進(jìn)行搜索，信息查全率和準(zhǔn)確性都大大提高，工作效率也得到了保證，減少管理者壓力。增強(qiáng)檔案資料的安全與保密性，作為一項(xiàng)關(guān)鍵信息資料，企業(yè)檔案與企業(yè)生存發(fā)展息息相關(guān)，并且其會(huì)關(guān)乎到企業(yè)商業(yè)乃至國(guó)家機(jī)密，一旦出現(xiàn)檔案泄露事件，將會(huì)給國(guó)家和企業(yè)造成不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。檔案管理信息化建設(shè)，大大提高了其保密性，與一般紙質(zhì)文檔比較具有更高的安全系數(shù)，通過設(shè)置加密權(quán)限降低檔案信息泄漏幾率。企業(yè)利用計(jì)算機(jī)集中管理檔案資料，為文檔信息設(shè)定了一定的查詢權(quán)限，進(jìn)行嚴(yán)格保密，以防止檔案文件材料的流失或泄露，增強(qiáng)檔案資料的安全與保密性[1]。

二、企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)不足

規(guī)劃不完善，目前我國(guó)很多企業(yè)處于工業(yè)化發(fā)展進(jìn)程中，現(xiàn)代化管理方法不健全，企業(yè)也沒有充分考慮自身發(fā)展戰(zhàn)略，無法從整體上做好企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃。另外，在企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目中，不能像其它項(xiàng)目一樣直接產(chǎn)生效益，由此直接影響到信息化建設(shè)的能否成功。檔案管理工作并沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)化，即有規(guī)范但并未實(shí)施到位，在企業(yè)檔案管理信息化工程中，統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化是十分關(guān)鍵的，從宏觀上指導(dǎo)著檔案管理信息化建設(shè)工作。事實(shí)上，部分企業(yè)還不能形成完備的檔案管理規(guī)范體系，有的對(duì)具體工作又缺乏具體的管理規(guī)范，所以企業(yè)要加速建立信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并逐步完善工作，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提出更完善的工作體系和規(guī)范。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的有效實(shí)施，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案保管工作相當(dāng)?shù)牟蛔⒅?，現(xiàn)階段由于檔案保管制度的系統(tǒng)性比較強(qiáng)，所以對(duì)管理人員的專業(yè)性要求也比較高，不過目前不少企業(yè)和單位的主管干部都把管理培訓(xùn)和技術(shù)創(chuàng)新沒有重視和嚴(yán)格落實(shí)，認(rèn)為檔案保管是一項(xiàng)比較次要的工作項(xiàng)目，所以通常都會(huì)將檔案保管工作交由專人管理。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不注意，才造成了檔案保管工作的發(fā)展滯后，其實(shí)企業(yè)檔案管理工作既直接關(guān)乎到每一個(gè)職工本人的權(quán)益，同時(shí)又和我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展密切相關(guān)。所以企業(yè)檔案管理工作要想發(fā)展需要獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的充分關(guān)注和職工擁護(hù)，如此才能使每個(gè)企業(yè)職工得利，為企業(yè)與國(guó)家發(fā)展帶來新價(jià)值。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)措施

首先，創(chuàng)新思想且明確信息化建設(shè)方向，眾所周知行動(dòng)取決于思想，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)亦是如此，探索正確的信息化建設(shè)道路，明確建設(shè)發(fā)展目標(biāo)，思想解放與提高檔案管理認(rèn)識(shí)是首要任務(wù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要明確企業(yè)監(jiān)管職責(zé)，從國(guó)家戰(zhàn)略目標(biāo)的長(zhǎng)遠(yuǎn)視角思考，積極探索企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展方向，明確企業(yè)信息化建設(shè)工作目標(biāo)是勢(shì)在必行的，加強(qiáng)管理重視?；谡_的思想觀念，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層還加強(qiáng)宣傳力度并提出傾斜政策，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件，并以此建立現(xiàn)代的檔案管理機(jī)制。另外，在檔案管理信息化工程建設(shè)中，還積極推動(dòng)企業(yè)建立信息宣傳推廣激勵(lì)機(jī)制，以引導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部人員深刻認(rèn)識(shí)信息化管理的重要價(jià)值，并以此積極參與文檔信息化建設(shè)工程[2]。

其次，完善各種制度建立，提升管理品質(zhì)。檔案管理信息化工程中，企業(yè)建立各種嚴(yán)格制度，滿足企業(yè)特定發(fā)展需求，以此有序開展數(shù)字化檔案管理建設(shè)工作。為檔案管理建立具體的工作機(jī)制，以確定其管理內(nèi)涵和目標(biāo)，規(guī)范開展各種管理工作，通過制定具體工作責(zé)任機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作到人，基于個(gè)人責(zé)任制，在發(fā)現(xiàn)問題后，可及時(shí)查找責(zé)任人并采取相應(yīng)的處理對(duì)策。由于電子歸檔不安全的隱患且易于被人篡改，可采用電子介質(zhì)存檔或輔以紙張存檔，同時(shí)保存大量電子和紙質(zhì)文檔，以進(jìn)一步提高電子歸檔及信息化管理系統(tǒng)的質(zhì)量。對(duì)電子存檔信息系統(tǒng)加強(qiáng)安全管理，確保盜密者沒有機(jī)會(huì)盜取檔案信息，故此檔案管理人員要為企業(yè)各項(xiàng)信息系統(tǒng)建立相應(yīng)的防護(hù)措施，制定應(yīng)急方案。

最后，確立管理匹配的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則，在企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)建立中，一定要形成相應(yīng)的管理系統(tǒng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以有效整合各部門資源，統(tǒng)籌調(diào)配各檔案管理機(jī)關(guān)，克服部門各自為政的局面，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。嚴(yán)格落實(shí)信息化標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，預(yù)防發(fā)生重復(fù)性建設(shè)，以此為企業(yè)有效開展檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。此外，企業(yè)檔案信息管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用顯得尤為重要，檔案部門要提供一定的技術(shù)支撐，做好日常維護(hù)保養(yǎng)、安全保護(hù)及故障處理，還要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，對(duì)技術(shù)及時(shí)進(jìn)行更新與升級(jí)。實(shí)際管理工作中，為了解決檔案管理部門缺乏信息技術(shù)力量支撐的問題，與高校及科研單位合作，揚(yáng)長(zhǎng)避短，同時(shí)與相關(guān)部門加強(qiáng)合作，共同進(jìn)行科研攻關(guān)，以此提升檔案信息化成果科技含量與標(biāo)準(zhǔn)化水平。同時(shí)，檔案信息管理工作中，管理人員自身要具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)與技能，還要熟練操作計(jì)算機(jī)、錄入數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)管理、建設(shè)輸數(shù)據(jù)、處理圖像及制作網(wǎng)頁(yè)等，因而檔案部門要盡可能為人員創(chuàng)造培訓(xùn)與進(jìn)修機(jī)會(huì)，提高管理人員自學(xué)能力，合理制定規(guī)劃，將其作為繼續(xù)教育的重要內(nèi)容作為上崗資格考試的一部分[3]。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)管理中，要結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新設(shè)計(jì)，全面實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。在此過程中，完善檔案管理，為企業(yè)運(yùn)行提供牢固的檔案管理環(huán)境促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。所以，企業(yè)檔案管理工作中，必須要進(jìn)行信息化建設(shè)，合理應(yīng)用于企業(yè)日常管理工作中，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]汪亞瓊，徐雯雯.企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用研究[J].黑龍江檔案，2021（06）：72-73.

[2]胡偉航.集團(tuán)型企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略[J].城建檔案，2021（12）：48-49.

[3]周宇飛.工商行政管理檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)與對(duì)策研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2022，21（01）：259-260.