馬英 新疆塔城地區(qū)師范學(xué)校

一、中職院校檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)層面重視不足，缺乏完善的管理制度

相對(duì)于教學(xué)實(shí)踐來(lái)說(shuō)，檔案管理在中職院校的工作安排中受到的重視程度低，但是檔案管理是所有管理工作中的基礎(chǔ)部分，領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)這部分工作的重視不足，不利于檔案管理工作的優(yōu)化提升，且很多中職院校內(nèi)沒(méi)有設(shè)立專門的檔案管理制度，整個(gè)檔案管理過(guò)程松散，缺乏科學(xué)的規(guī)章制度的約束，管理效率低且易出差錯(cuò)。

（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)性

中職院校的檔案管理不斷人員數(shù)量缺乏，人員素質(zhì)也有缺失，大多數(shù)都是依靠教務(wù)人員或校內(nèi)教師兼職代崗，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，且學(xué)校忽視對(duì)這部分人員的檔案專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)，檔案管理人員自身對(duì)管理工作重視程度不足，工作責(zé)任心缺失，使得檔案的系統(tǒng)化、專業(yè)化管理更加無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

（三）檔案管理信息化進(jìn)程慢、程度低

信息技術(shù)革命的在世界每個(gè)角落的滲透，強(qiáng)化了對(duì)各個(gè)行業(yè)信息化進(jìn)程的要求，且信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用益處頗多。但是當(dāng)前檔案管理人員思想多有落后，導(dǎo)致管理模式陳舊單一，并且缺乏專業(yè)的信息技術(shù)知識(shí)和操作技能，在實(shí)際的檔案管理工作中較少應(yīng)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)，人力工作占比大帶來(lái)的檢索慢、易出差錯(cuò)等問(wèn)題無(wú)法規(guī)避，再加上許多中職院校對(duì)檔案管理信息化投入的財(cái)力人力不足，工作環(huán)境缺乏先進(jìn)設(shè)備的支持，影響檔案管理的整體水平。

二、新時(shí)期中職院校檔案管理創(chuàng)新模式探究

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)階層的重視程度，制定科學(xué)的管理制度

領(lǐng)導(dǎo)階層只有對(duì)學(xué)校的檔案管理工作提起足夠的重視，才能發(fā)揮科學(xué)的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)作用，指導(dǎo)整個(gè)檔案管理工作的順利進(jìn)行，因此學(xué)校應(yīng)該積極安排領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，從專業(yè)的角度了解此項(xiàng)工作對(duì)學(xué)校的重要意義，從而提升重視和保護(hù)檔案管理工作的意識(shí)；其次學(xué)校還可以鼓勵(lì)全校師生共同監(jiān)督檔案管理工作的進(jìn)行，開(kāi)設(shè)“校長(zhǎng)信箱”和“建議角”等，督促相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步優(yōu)化指導(dǎo)工作；此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員要加快制定科學(xué)的檔案管理制度，并監(jiān)督實(shí)際工作對(duì)制度的執(zhí)行程度，堅(jiān)決全方位規(guī)范檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

要解決檔案管理人員專業(yè)性缺失的問(wèn)題，要從源頭和建設(shè)兩個(gè)層面著手。首先，學(xué)校要招收一些有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員參與工作，一方面擴(kuò)大此工作的人員隊(duì)伍，一方面從源頭上保證檔案管理工作的質(zhì)量；其次，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，從思想素質(zhì)和專業(yè)能力兩方面著手，既提升工作人員對(duì)檔案管理的重視程度，也保證人員的能力素質(zhì)緊跟時(shí)代發(fā)展的需要；此外，學(xué)校要建立起明確的分工制度，每位檔案管理人員都有自己的具體工作，這樣既能保證工作人員的專業(yè)程度，也有利于工作效率的提升。

（三）加強(qiáng)檔案收集，實(shí)行科學(xué)管理

學(xué)校的檔案材料往往數(shù)量龐大、種類繁多，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策指導(dǎo)工作的重要依據(jù)，因此文件的完整性是做好學(xué)校其他管理工作的基礎(chǔ)。首先，工作人員要重視檔案的收集和歸納，對(duì)學(xué)校發(fā)放的各種會(huì)議文件、學(xué)生檔案材料、勞務(wù)相關(guān)文件等都要認(rèn)真收集，分類歸檔；其次，學(xué)校還要加強(qiáng)全校師生的檔案健全工作，提升查詢工作的效率，有利于保證今后對(duì)教師和學(xué)生群體評(píng)價(jià)工作的順利進(jìn)行。

（四）利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成檔案的整理工作

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用可以大大提升管理的精度和速度，首先，人工分檔時(shí)難免會(huì)由于個(gè)人理解的偏差造成對(duì)同一文檔分到不同類別的問(wèn)題，影響后期的檔案查詢和案卷質(zhì)量，而計(jì)算機(jī)模擬人工立卷就能很好的解決這個(gè)問(wèn)題，先精準(zhǔn)地將帶有類別的條目打印出來(lái)，再將文檔按照相應(yīng)的順序排列，有效規(guī)避人工誤差，提升工作精度；其次，學(xué)校需要建立檔案數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，將龐雜的檔案信息快速共享，有利于防止不同檔案部門對(duì)同一檔案的重復(fù)建設(shè)，也有效提升了檔案資源的利用效率，便于不同的學(xué)校用戶在云平臺(tái)中快速獲取所需信息資源，同時(shí)也保障了個(gè)人的檔案安全。

（五）提升檔案管理人員的信息化管理技能

信息化管理是讓計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中得到高效應(yīng)用，但是電子計(jì)算機(jī)的使用需要一定的專業(yè)知識(shí)和技能，當(dāng)下的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的能力，需要加強(qiáng)技能培訓(xùn)和知識(shí)學(xué)習(xí)。首先，檔案管理人員要結(jié)合自己對(duì)計(jì)算機(jī)管理的實(shí)際掌握情況，重點(diǎn)補(bǔ)足、專項(xiàng)訓(xùn)練，在工作的過(guò)程中保持學(xué)習(xí)意識(shí)，逐步熟練掌握檔案管理信息化要領(lǐng)；此外，學(xué)?？梢远ㄆ诮M織檔案管理者進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，請(qǐng)專業(yè)的人員來(lái)幫助講解，提升檔案管理人員的學(xué)習(xí)效率和積極性，增強(qiáng)終身學(xué)習(xí)、管理技術(shù)與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，努力成為一名優(yōu)秀且綜合實(shí)力過(guò)硬的信息化檔案管理人員，為學(xué)校的管理工作貢獻(xiàn)自己的專業(yè)力量。

三、總結(jié)

中職院校在重視培養(yǎng)國(guó)家專業(yè)人才的同時(shí)，也要對(duì)學(xué)校的檔案管理工作給予足夠的重視，要想完全解決當(dāng)下檔案管理工作中存在的問(wèn)題任重道遠(yuǎn)，這需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視、管理人員的自我提升、信息化系統(tǒng)和硬件設(shè)備的支持，每個(gè)人都努力做到從觀念上提起重視，在行動(dòng)上認(rèn)真實(shí)踐，不斷關(guān)注新時(shí)代發(fā)展的要求，將檔案管理工作做得精準(zhǔn)出彩，科學(xué)規(guī)范地完成每一項(xiàng)任務(wù)，保證檔案管理工作的順利高效進(jìn)行，真正為教育事業(yè)做好服務(wù)。