程嬌

研究背景

生產(chǎn)企業(yè)在安排就業(yè)及促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面做出了貢獻(xiàn)，然而在發(fā)展的同時(shí)，每年都有許多生產(chǎn)企業(yè)因經(jīng)營(yíng)不善而破產(chǎn)倒閉，還有相當(dāng)部分被大企業(yè)兼并重組，大多是由于生產(chǎn)企業(yè)的銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制出現(xiàn)了問(wèn)題，或是過(guò)多生產(chǎn)產(chǎn)品而滯銷(xiāo)，或是是由于企業(yè)內(nèi)部的管理混亂、失效的內(nèi)部控制而導(dǎo)致的賬款回收困難。由此可看出，銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制于企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要作用，所以，生產(chǎn)企業(yè)理應(yīng)從提高銷(xiāo)售與收款的內(nèi)部控制意識(shí)、擬定出合理的銷(xiāo)售政策、增強(qiáng)賬款回收力度等方面做到最大化的減少企業(yè)損失。完善銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，一方面有助于企業(yè)對(duì)自身組織內(nèi)部的資金分布，從而也利于企業(yè)外部的相關(guān)利益者能夠有效衡量企業(yè)的投融資能力；另一方面也能促進(jìn)企業(yè)保持健康的銷(xiāo)售資金循環(huán)，為企業(yè)能夠在越發(fā)復(fù)雜的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下占有一定的市場(chǎng)提供保障。

銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

銷(xiāo)售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1.對(duì)銷(xiāo)售隊(duì)伍及其考核制度管理不善

銷(xiāo)售考評(píng)制度的不完善和對(duì)銷(xiāo)售隊(duì)伍的管理不到位，也就縱容了人員流動(dòng)時(shí)尤其是銷(xiāo)售人員的流動(dòng)中的懈怠工作的態(tài)度，也就增加了后來(lái)工作人員對(duì)前面項(xiàng)目相關(guān)信息的了解難度，在這種情況下，很容易出現(xiàn)應(yīng)收賬款交辦信息不對(duì)稱、客戶流失等比較嚴(yán)重的情況，使得企業(yè)對(duì)賒銷(xiāo)客戶失去控制，增加了企業(yè)的壞賬成本，損害了企業(yè)的利益。

2.銷(xiāo)售合同的管理不到位

簽訂合同的主要目的就是確保雙方在未來(lái)的交易中各自的工作能夠保質(zhì)保量且按時(shí)完成，從而實(shí)現(xiàn)簽訂合同雙方的預(yù)期經(jīng)濟(jì)效益。然而，部分生產(chǎn)企業(yè)在處理銷(xiāo)售合同時(shí)并沒(méi)有按照規(guī)定辦事，這就在很大程度上影響著簽訂合同最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。比如：企業(yè)在簽訂合同前并沒(méi)有對(duì)合同做出仔細(xì)的審核，且不論該合同中的條款能否為企業(yè)帶來(lái)收益，合同中出現(xiàn)的錯(cuò)別字也會(huì)產(chǎn)生歧義，容易產(chǎn)生一些欺詐行為，進(jìn)而可能影響企業(yè)的收益，因此認(rèn)真對(duì)待合同應(yīng)引起企業(yè)的重視；合同簽訂后，部分生產(chǎn)企業(yè)不重視合同的保管和跟蹤，對(duì)合同并沒(méi)有進(jìn)行編號(hào)和存檔，如此一來(lái)就更加容易產(chǎn)生合同資料丟失或在需要的時(shí)候很難查找等問(wèn)題，增加了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失、司法糾紛等潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3.發(fā)貨環(huán)節(jié)欠缺管理

在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行中，由于缺乏相應(yīng)的發(fā)貨控制，企業(yè)的發(fā)貨環(huán)節(jié)也就漏洞百出了。如：倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)在沒(méi)有收到銷(xiāo)售部門(mén)編制的發(fā)貨通知單、或在收到的發(fā)貨通知單上并沒(méi)有財(cái)務(wù)部簽字的情況下就發(fā)了貨，這種通知單上的控制的缺失極易產(chǎn)生重復(fù)發(fā)貨、發(fā)錯(cuò)貨的錯(cuò)誤；裝運(yùn)人員沒(méi)有將要發(fā)出的貨物與銷(xiāo)售單上列明的品種和數(shù)量進(jìn)行核對(duì)及清點(diǎn)，更甚者發(fā)貨單上沒(méi)有相關(guān)人員的簽字，如發(fā)運(yùn)人和清點(diǎn)復(fù)核人；由于期末沒(méi)有專人對(duì)發(fā)貨計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行核查，因此要做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正發(fā)貨延誤等問(wèn)題就顯得有些吃力。

收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1.賬務(wù)處理不規(guī)范

由于生產(chǎn)企業(yè)本身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式特點(diǎn)就是接觸的往來(lái)客戶多，相應(yīng)的開(kāi)具的單據(jù)也較多，在這種情況下，企業(yè)間的非貨幣性交易、多方相互沖抵債務(wù)的情形就時(shí)有發(fā)生，這就要求企業(yè)要定時(shí)的、定量的對(duì)企業(yè)所涉及到的交易進(jìn)行詳細(xì)記錄和核對(duì)，包括收入的確認(rèn)以及應(yīng)收賬款的處理。但是在企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，少有企業(yè)把往來(lái)款項(xiàng)的適當(dāng)處理作為關(guān)注點(diǎn)，甚至有的企業(yè)對(duì)所有的收入確認(rèn)和應(yīng)收賬款的賬務(wù)處理憑證后沒(méi)有附件依據(jù)，如此便為企業(yè)在往來(lái)款項(xiàng)出現(xiàn)差錯(cuò)，甚至呆賬、壞賬的出現(xiàn)與累積埋下伏筆。除此之外，企業(yè)對(duì)已沖銷(xiāo)的壞賬欠缺有效地備查登記、實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)跟蹤，也會(huì)一定程度的增加企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.應(yīng)收賬款管理不善

所謂的應(yīng)收款項(xiàng)，主要是指企業(yè)由于勞務(wù)工作或者出售商品對(duì)客戶發(fā)生的債權(quán)。但是交易雙方并沒(méi)有對(duì)此債權(quán)做出明確的書(shū)面承諾，這就為企業(yè)是否能如預(yù)期般發(fā)展埋下了一顆地雷。生產(chǎn)企業(yè)在應(yīng)收賬款的管理上沒(méi)有對(duì)賒銷(xiāo)對(duì)象的相關(guān)情況進(jìn)行調(diào)查，也就沒(méi)有建立相關(guān)的收款制度；沒(méi)有設(shè)立科學(xué)合理的壞賬處理制度；公司設(shè)立了由登記收款的人員核銷(xiāo)壞賬的卻忽略了壞賬核銷(xiāo)審批表的建立；沒(méi)有對(duì)應(yīng)收賬款適時(shí)地進(jìn)行賬齡分析，也就難以加快應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)次數(shù)；對(duì)已經(jīng)沖銷(xiāo)但后來(lái)又收回來(lái)的壞賬沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的合理的賬務(wù)處理，這就給有意貪污這筆款項(xiàng)的經(jīng)手人員找了空子鉆。其中最為嚴(yán)重的當(dāng)屬由于客戶信用管理的缺失而導(dǎo)致的應(yīng)收賬款壞賬風(fēng)險(xiǎn)的增大。

加強(qiáng)生產(chǎn)企業(yè)銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施

加強(qiáng)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施

1.加強(qiáng)銷(xiāo)售隊(duì)伍的管理及其考評(píng)制度的完善

企業(yè)可以針對(duì)相關(guān)的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員特別設(shè)計(jì)保證書(shū)和員工自律聲明書(shū)。其中包括：對(duì)企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)管理政策遵守承諾；和企業(yè)外部的多方利益相關(guān)者，如合作方等遵守企業(yè)原定的相處規(guī)則等，盡量做到讓公司掌握客戶源，避免因銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員的變動(dòng)而帶走公司的客戶；實(shí)時(shí)做好銷(xiāo)售記錄，并對(duì)公司頒布的消息發(fā)布規(guī)則嚴(yán)格遵守；企業(yè)可以考慮在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員工作中的相關(guān)交易不接受現(xiàn)金交易，或者要保證每筆交易都有相應(yīng)的票據(jù)作證。

2.加強(qiáng)銷(xiāo)售合同管理

接受客戶訂單后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)職業(yè)規(guī)定，建立合理的銷(xiāo)售合同管理制度。涉及簽訂合同這一系列工作的工作人員的權(quán)責(zé)要盡可能的做到相互分離，這樣也能起到相互監(jiān)督的作用。此外，最為重要的便是對(duì)合同內(nèi)容的審核，一定要做到謹(jǐn)慎。生產(chǎn)企業(yè)的銷(xiāo)售合同一般會(huì)涉及到商品的交易數(shù)量、商品的質(zhì)量、商品的單價(jià)、貨款的結(jié)算方式以及若出現(xiàn)違約情況所采取的措施。因此，負(fù)責(zé)簽訂這份銷(xiāo)售合同的相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合《合同法》的要求以及企業(yè)本身的條件來(lái)綜合考慮這份合同的可行性與所能給雙方帶來(lái)的價(jià)值。

3.加強(qiáng)發(fā)貨環(huán)節(jié)的控制

針對(duì)企業(yè)的發(fā)貨環(huán)節(jié)，公司可以設(shè)立相應(yīng)的部門(mén)或者人員進(jìn)行管理，該部門(mén)或人員要嚴(yán)格按照銷(xiāo)貨通知單發(fā)貨，根據(jù)提貨單發(fā)貨，做好相關(guān)的登記，并秉持著崗位分離的態(tài)度，認(rèn)真審核貨物離庫(kù)所需的簽章，出庫(kù)員對(duì)發(fā)貨清單進(jìn)行妥善處理與保管，對(duì)貨物的流向詳細(xì)記錄，為日后的貨物流轉(zhuǎn)問(wèn)題的清理提供可靠地核查證據(jù)。發(fā)貨環(huán)節(jié)中的銷(xiāo)售發(fā)票的控制也是極為重要的。目前大多生產(chǎn)企業(yè)安排了專門(mén)的工作人員專門(mén)負(fù)責(zé)銷(xiāo)售發(fā)票的管理，包括發(fā)票的領(lǐng)用、審核、登記和保管。銷(xiāo)售發(fā)票管理人員需要特別注意的是發(fā)票的領(lǐng)用要做到有理有據(jù)，如開(kāi)具發(fā)票時(shí)，若涉及到貨物的出庫(kù)，則要特別注意核對(duì)是否有相應(yīng)的銷(xiāo)貨通知單和出庫(kù)單，以及各個(gè)單子上的信息是否相互對(duì)應(yīng)，如銷(xiāo)貨對(duì)象等。

加強(qiáng)收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施

1.規(guī)范賬務(wù)處理

由于生產(chǎn)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn)而具備的賬款往來(lái)單據(jù)的繁雜，為避免企業(yè)因各種單據(jù)的零亂和缺失而引起企業(yè)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)的流失，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)賬務(wù)的管理，例如設(shè)立特定的部門(mén)或人員專門(mén)對(duì)企業(yè)的賬款業(yè)務(wù)進(jìn)行管理。其中包括：將各個(gè)單據(jù)進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的整理并進(jìn)行妥善保管；做到及時(shí)且準(zhǔn)確的處理所有的收入和應(yīng)收賬款，并對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤與催收。

2.加強(qiáng)客戶資信管理和應(yīng)收賬款的回收

生產(chǎn)企業(yè)為了更好的對(duì)應(yīng)收賬款和客戶的資信進(jìn)行管理而會(huì)選擇在在財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)置專門(mén)管理客戶信用的崗位，此時(shí)若是選擇由之前負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款發(fā)放的工作人員來(lái)任職會(huì)比較合理。企業(yè)為了減少因應(yīng)收賬款帶來(lái)的回款風(fēng)險(xiǎn)，可以設(shè)立科學(xué)合理的信用等級(jí)，并以此為據(jù)來(lái)確定向客戶發(fā)放賒銷(xiāo)金額的數(shù)量。而信用等級(jí)的確定，可以參考5C評(píng)分法。此外，企業(yè)應(yīng)適時(shí)的對(duì)信用評(píng)定工作進(jìn)行審核，以免對(duì)發(fā)生的一些突發(fā)狀況，如企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量或市場(chǎng)的變化，處理不當(dāng)不及時(shí)。其實(shí)從某一方面來(lái)講，賒銷(xiāo)會(huì)對(duì)企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)造成一定的影響，因此決定對(duì)客戶賒銷(xiāo)時(shí)必須慎重考慮。貨款賒銷(xiāo)之后，相應(yīng)的賬款管理人員應(yīng)做好記錄，包括日期、金額以及相應(yīng)的賬齡分析表格，并對(duì)該項(xiàng)賬款保持實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)跟蹤與監(jiān)督。

（西南交通大學(xué)希望學(xué)院）

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