葉劍平

（武夷山市紀(jì)委派駐機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)中心，福建 武夷山 354300）

從原始檔案管理來(lái)講，其主要是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行歸類(lèi)，并妥善保管，將這些檔案作為后續(xù)工作的基礎(chǔ)。然而在當(dāng)前社會(huì)下，原本的檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求，需要根據(jù)社會(huì)的發(fā)展做出相應(yīng)的優(yōu)化，要利用更加高效的檔案管理方式，提高些整體效果，加強(qiáng)檔案管理工作的利用，才能夠保證各項(xiàng)工作的展開(kāi)，提高檔案管理工作的整體發(fā)展水平。在這一背景下，原本的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足發(fā)展需求，可能會(huì)對(duì)后續(xù)產(chǎn)生不良影響，所以需要從檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，使其能夠更好地滿足社會(huì)發(fā)展要求，針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題，找到有效的改進(jìn)措施。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 利于立卷制度的落實(shí)

從當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)講，無(wú)論是企業(yè)，還是學(xué)校，立卷制度的使用都非常常見(jiàn)，但是依然有很多檔案室的管理工作，代替了立卷工作。而這一情況下，就會(huì)出現(xiàn)個(gè)別檔案管理部門(mén)為了及時(shí)進(jìn)行立卷管理，會(huì)取代立卷單位的工作。但是這部分檔案管理工作人員并不是專(zhuān)業(yè)，檔案管理者對(duì)于立卷管理并不是非常了解，也無(wú)法判斷提交的檔案是否完整，這一情況下，就導(dǎo)致整體管理質(zhì)量并不是非常好，對(duì)于后續(xù)工作造成了不良影響。在數(shù)字化發(fā)展中，使檔案管理質(zhì)量獲得了較大程度的提高，檔案管理數(shù)字化發(fā)展能夠使檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，通過(guò)將檔案輸入到網(wǎng)絡(luò)之中，就可以進(jìn)行統(tǒng)一保管與儲(chǔ)存，對(duì)于了解檔案的實(shí)際情況，提高管理工作的整體效率來(lái)講，具有更加積極的意義。

1.2 數(shù)字化管理不受限制

傳統(tǒng)的檔案管理工作會(huì)受到時(shí)空限制，導(dǎo)致其出現(xiàn)更多的問(wèn)題，然而檔案管理數(shù)字化發(fā)展能夠使其不受限制，滿足更多使用者的需求。傳統(tǒng)的管理方式下，要想獲得檔案，就必須到管理室進(jìn)行查閱，向有關(guān)管理人員進(jìn)行咨詢(xún)，在獲得同意之后，才能夠進(jìn)入到檔案管理室。但是在數(shù)字化管理方式之下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就能夠有效進(jìn)行檔案的管理和查閱工作，而且利用搜索引擎可以在更短的時(shí)間內(nèi)獲得自身需要的內(nèi)容。通過(guò)這一方式，不僅能夠降低查閱消耗的時(shí)間，而且還可以使檔案管理工作更加簡(jiǎn)單，幫助管理人員降低工作難度。檔案管理數(shù)字化可以有效地進(jìn)行歸類(lèi)與排序，而且能夠通過(guò)不同的方式進(jìn)行保存，更好地進(jìn)行檔案加密，提高檔案管理的有效性[1]。在這一管理方式之下，所有想要獲取檔案的人員在通過(guò)身份驗(yàn)證之后，都可以進(jìn)行檔案的查閱，整體管理效率獲得了有效提高，而且資料也可以隨時(shí)進(jìn)行更新，保證其能夠滿足工作要求。通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，有效降低了資源的消耗，對(duì)于提高檔案管理工作來(lái)講，具有更加積極的意義。

1.3 有助于檔案信息開(kāi)發(fā)

在使用傳統(tǒng)檔案管理方式的過(guò)程中，僅僅是保證檔案的完整性，或者是簡(jiǎn)單的分類(lèi)管理，而在獲取檔案信息時(shí)，需要消耗更多的時(shí)間。經(jīng)過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)變之后，所有檔案都能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理，有效劃分種類(lèi)，在儲(chǔ)存上也更加簡(jiǎn)單。如果出現(xiàn)了新的檔案，也可以隨時(shí)進(jìn)行更新，查找更加簡(jiǎn)便，內(nèi)容的完整性更強(qiáng)。在用戶輸入簡(jiǎn)單的關(guān)鍵詞之后，能夠快速獲取與之相關(guān)的所有檔案，對(duì)于檔案信息的利用具有更好的效果，可以滿足檔案信息管理的深入 需求。

2 檔案數(shù)字化管理的弊端

2.1 數(shù)字化管理人員選擇受限

雖然信息化實(shí)在能夠?yàn)闄n案管理工作提供更大的便利，但是因?yàn)椴糠止ぷ魅藛T本身的技術(shù)能力不足，所以無(wú)法從事檔案管理工作，會(huì)對(duì)管理人員的選擇產(chǎn)生影響。在展開(kāi)檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中，其不僅需要掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，還需要了解計(jì)算機(jī)的操作，在這一基礎(chǔ)上，才能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。檔案管理工作本身?yè)碛泻軓?qiáng)的政策性，而且對(duì)于技術(shù)的要求相對(duì)較高，所以管理人員需要擁有更強(qiáng)的綜合素質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)操作能力。很多管理人員會(huì)同時(shí)負(fù)責(zé)多項(xiàng)工作，在檔案管理方面很難付出充沛的時(shí)間，而檔案管理人員本身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，也會(huì)對(duì)后續(xù)展開(kāi)產(chǎn)生影響。除此外，因?yàn)楣芾砣藛T業(yè)務(wù)能力無(wú)法獲得保障，使檔案分類(lèi)工作的準(zhǔn)確性下降，難以做出正確的管理，必須通過(guò)考核，才能夠判斷其是否能夠勝任數(shù)字化管理工作。

2.2 數(shù)字化管理存在安全隱患

因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，使檔案管理獲得了較大程度的提高，但是其中卻依然存在一定的安全隱患。在實(shí)際進(jìn)行檔案的分類(lèi)與查詢(xún)等工作時(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致保密性下降，使更多不法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)盜取信息，而這一情況就會(huì)為檔案信息安全產(chǎn)生嚴(yán)重的威脅。首先是檔案信息保密的重點(diǎn)是管理程序，并不是所有人都能夠進(jìn)行檔案查閱工作，需要在審核確認(rèn)身份之后，才能夠利用檔案。簡(jiǎn)單來(lái)講就是檔案管理中，需要進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，從文件的保密性角度出發(fā)，建立完善的檔案管理制度，嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督措施，有關(guān)工作人員不能隨意登錄網(wǎng)站[2]。其次是在檔案保存方面需要進(jìn)行鑒定，這一工作是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行判斷，分析其能夠發(fā)揮出的價(jià)值，借此做好分類(lèi)管理，為后續(xù)工作提供保障。有關(guān)部門(mén)還需要對(duì)文件的保密等級(jí)進(jìn)行分析，重要文件進(jìn)行更加嚴(yán)格的管理，避免造成泄露，使其能夠更好受到國(guó)家法律法規(guī)的保護(hù)。

2.3 數(shù)字化管理檔案利用率低

雖然數(shù)字化管理方式非常便利，但是我國(guó)的使用效率卻并不是非常高，在很多部門(mén)依然使用傳統(tǒng)管理方式，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一方式所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，并不重視檔案數(shù)字化管理中形成的資源。簡(jiǎn)單來(lái)講，是因?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T對(duì)于數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不足，也并不愿意使用檔案管理方式的更新，認(rèn)為傳統(tǒng)檔案管理方式能夠直接呈現(xiàn)在眼前，把握在手中，是最安全有效的方式，卻忽視了網(wǎng)絡(luò)中更加豐富的資源，而在這種情況下，就導(dǎo)致數(shù)字化管理方式無(wú)法發(fā)揮出比較好的效果，會(huì)對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源共享造成更大的阻礙。而計(jì)算機(jī)管理中，有時(shí)會(huì)限制文字錄入字?jǐn)?shù)，也會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響，消耗大量的資源，所以就會(huì)導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中造成多方面的浪費(fèi)。

3 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化措施

3.1 提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

要想提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，首先就是需要使其擁有更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者需要進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，將檔案管理放在更重要的位置，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，利用更多的資源，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，進(jìn)行管理人員的定期培訓(xùn)，使其擁有更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)意識(shí)[3]。而且有關(guān)部門(mén)還需要建立完善的規(guī)章制度，利用先進(jìn)的管理措施，使有關(guān)工作人員能夠承擔(dān)起檔案管理職責(zé)。如果存在違反規(guī)章制度的情況，則需要及時(shí)作出處理，而如果對(duì)工作技術(shù)有貢獻(xiàn)，有創(chuàng)新，檔案管理者則需要提供精神與物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。檔案管理人員需要自主提升自身的責(zé)任意識(shí)，積極學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)，滿足社會(huì)發(fā)展需求，借鑒先進(jìn)的管理技術(shù)與方法，提高自身工作效率，而且還需要有意識(shí)的提高自身的計(jì)算機(jī)操作能力，借此滿足數(shù)字化發(fā)展需求。

3.2 保證檔案管理技術(shù)的安全性能

很多檔案信息非常重要，會(huì)涉及集體的隱私與安全，所以在檔案管理的過(guò)程中，需要進(jìn)一步提高安全效果，在使用傳統(tǒng)檔案管理方式時(shí)，重要和機(jī)密的檔案會(huì)由專(zhuān)門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)，將其存放在更加隱蔽的位置，而且會(huì)提高檔案機(jī)密信息使用過(guò)程的規(guī)范性，經(jīng)過(guò)多名工作人員的確認(rèn)，才能夠?qū)⑵淙〕?，如果出現(xiàn)泄露問(wèn)題，則需要由相關(guān)工作人員負(fù)責(zé)。當(dāng)前因?yàn)閷?shí)現(xiàn)了信息化的管理，為不法分子提供了更多的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案的安全性出現(xiàn)了一定程度的下降，所以在數(shù)字化背景下，需要利用更加合理的方式，保證檔案的安全性與有效性，提高管理效果。例如使用機(jī)密技術(shù)，對(duì)檔案信息中重要部分進(jìn)行加密，建立完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻和數(shù)據(jù)庫(kù)，避免數(shù)據(jù)受到侵害，控制外界訪問(wèn)，根據(jù)使用需求和等級(jí)對(duì)使用者賬號(hào)進(jìn)行劃分，為其提供相應(yīng)的功能權(quán)限，避免網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享過(guò)于開(kāi)放。而通過(guò)這些方式，就能夠有效提高檔案管理的安全性，避免其受到影響。

3.3 促進(jìn)信息檔案資源的字化轉(zhuǎn)型

在以往的檔案管理工作中，一般是進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，在數(shù)字化檔案不斷發(fā)展的過(guò)程中，信息化管理成為主流，在這一情況下，就需要加強(qiáng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效果，將原本的紙質(zhì)內(nèi)容通過(guò)各種方式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理。部分保留時(shí)間較長(zhǎng)的檔案很難通過(guò)掃描的方式進(jìn)行處理，所以需要通過(guò)工作人員進(jìn)行人工分析，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，因?yàn)樘幚砑夹g(shù)本身存在一定的問(wèn)題，所以在這一工作中，需要對(duì)其中信息轉(zhuǎn)化的情況進(jìn)行分析，在所有紙質(zhì)檔案都轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案之后，需要由人工進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)任何錯(cuò)誤[4]。除此外，還需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與開(kāi)發(fā)，建立完善的管理體系，使檔案管理工作能夠獲得更大程度的進(jìn)步。因?yàn)殡娮訖n案在儲(chǔ)存中可能會(huì)受到各種因素的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，所以需要進(jìn)行備份工作，將備份妥善保管，借此提高檔案管理的有效性。

4 結(jié)論

綜上所述，在科技快速進(jìn)步的當(dāng)代社會(huì)中，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求，而在這一情況下，檔案數(shù)字化管理發(fā)揮出了更好的效果，但是同樣存在自身的優(yōu)勢(shì)與弊端，所以在實(shí)際發(fā)展中，需要針對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，借此制定有效的優(yōu)化措施，降低相關(guān)問(wèn)題所帶來(lái)的影響。所有檔案管理工作人員需要針對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析，改變自身的管理方式，提高責(zé)任思想，利用先進(jìn)的管理制度，滿足檔案數(shù)字化發(fā)展的要求。從當(dāng)代社會(huì)可知，檔案管理工作出現(xiàn)了很大的變化，所以在檔案數(shù)字化管理發(fā)展的過(guò)程中，需要從單位的實(shí)際需求出發(fā)，改進(jìn)管理方式，利用先進(jìn)技術(shù)解決新方式中存在的問(wèn)題，使檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)更好的發(fā)展。