李 敏

（招遠市交通運輸服務中心，山東 招遠 265400）

機關事業(yè)單位屬于面向廣大人民群眾提供服務的公共事業(yè)單位，實際工作開展始終遵循“為人民服務”的基本原則。因此，通常機關事業(yè)單位的工作開展將對接大量的人和事，也將在整個過程當中解決和處理大量問題，由此勢必產(chǎn)生更多的信息內(nèi)容。同時機關事業(yè)單位的職責也需要針對產(chǎn)生的一系列信息整理成檔，由此進行有效的整合處理、科學記錄，并做好妥善管理工作[1]。因為，一旦機關事業(yè)單位業(yè)務工作檔案出現(xiàn)丟失及缺損，將直接給社會方面造成巨大的影響。所以，機關事業(yè)單位檔案管理工作非常重要，良好的機關事業(yè)單位檔案管理，能夠切實保障單位的有序、穩(wěn)步運用。因此，這就需要采取科學合理化的方法手段來強化技術運用，在此基礎上創(chuàng)新信息化的檔案管理模式，促使機關事業(yè)單位檔案管理安全、賺錢，切實提升單位服務質量及工作效率水平。

1 加強機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)勢及作用

1.1 切實保障檔案管理工作的效率水平

檔案管理工作的開展，對于機關事業(yè)單位而言，所需處理的檔案內(nèi)容非常繁雜，明顯檔案管理的對象無論是數(shù)量及規(guī)模等都非常龐大，在內(nèi)容范圍上直接涵蓋了機關單位的方方面面。因此，如此龐大的工作量運行，如果缺乏信息化技術的支撐，則不論是檔案管理及保存，所需進行的工作量都將變得異常龐大。為此，這就必須充分利用信息化技術設備的功能支撐，由此保障內(nèi)部檔案管理部門能夠更好、更穩(wěn)的開展檔案工作，這樣才能在切實提升檔案管理效率的同時，促使檔案管理及保存的工作質量水平隨之攀升，最終實現(xiàn)良好的成本投入控制。

1.2 利于檔案保護及利用

在網(wǎng)絡信息技術的廣泛應用之下，機關事業(yè)單位開始全面推行無紙化辦公，在此基礎上以往采用的紙質檔案逐步轉變?yōu)榭蓪崿F(xiàn)機讀效果的數(shù)字化檔案，并且由此和原始紙質檔案組合形成完善的檔案數(shù)據(jù)庫。因此，以往單一的紙質檔案管理轉型發(fā)展誒紙質與數(shù)字檔案結合呈現(xiàn)的檔案管理形式。這種多形式結合的檔案管理，不但能夠增強檔案保護力度，同時能夠確保原始檔案的更好地利用[2]。

1.3 檔案信息資源實現(xiàn)高度共享

以往機關事業(yè)單位呈現(xiàn)的紙質檔案幾乎都是由檔案管理人員手工操作處理，因而具備明顯的滯后性，且實際管理起來耗時耗力。再加上同步面臨時間、空間層面的直接限制，因此要想在特定情況下查詢檔案信息內(nèi)容，通常需要一定的人力、財力及物力的支撐，由此對檔案本身的價值及作用造成一定影響。而通過強化檔案管理的信息化建設，則能夠促使檔案管理趨于系統(tǒng)化、規(guī)范化轉變，在需要查閱檔案時，檔案的信息化模式能夠促使查閱過程便捷化轉變，最主要的是能夠全面打破傳統(tǒng)檔案的限制，在上級乃至同級的業(yè)務部門內(nèi)可由此實現(xiàn)檔案信息的高度共享效果。

2 信息化時代下機關事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案信息匯總渠道單一

機關事業(yè)單位要想在此基礎上達成對檔案管理工作的信息化建設，就必須針對檔案信息實施全面、廣泛的信息材料整理收集，由此來取得更具價值的檔案信息內(nèi)容，從而給往后檔案管理工作的開展提供充分的信息內(nèi)容支撐。但是，結合當前多數(shù)機關事業(yè)單位的檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀來看，盡管有的機關事業(yè)單位積極主動的開展了相應的檔案管理信息化工作，但是針對檔案信息內(nèi)容的匯總收集不夠重視，其中大多數(shù)信息內(nèi)容的收集主要還是以紙質檔案材料遞交為主。即便是已經(jīng)出現(xiàn)部分可通過二維碼掃描的電子檔案，但所用的信息內(nèi)容也不夠全面，難以給機關事業(yè)單位其他相關工作提供有力的幫助支持。因此，這明顯難以符合機關事業(yè)單位檔案管理工作的需求。再就是，部分機關事業(yè)單位本身在資金、技術層面投入不足，甚至部分單位存在硬件設施配套不到位的情況，這些都導致機關事業(yè)檔案管理工作難以取得預期的效果。

2.2 檔案信息內(nèi)容價值發(fā)揮受限

機關事業(yè)單位檔案管理工作的開展主要應當圍繞檔案內(nèi)容資料的運用為主要目標，因此就需要在此基礎上強化檔案的收集、整理、歸類及存儲等管理流程，促使各項檔案材料、信息內(nèi)容等均能夠切實運用到實際的工作當中，從而有效地發(fā)揮出檔案本身所具備的價值，實現(xiàn)機關事業(yè)單位檔案管理工作的核心發(fā)展目標。然而，當前機關事業(yè)單位檔案管理當中，通常因為檔案材料缺乏有效的準確、真實及全面性，因此其存在的缺陷不足非常明顯，而單位內(nèi)各部門工作人員普遍缺乏檔案材料有效運用的習慣[3]。所以，多數(shù)機關事業(yè)單位在強化檔案管理信息化建設當中，其很難促使檔案材料獲得更為有效的利用率，因此在檔案材料內(nèi)容信息本身價值發(fā)揮受限的背景下，單位檔案管理的有效性也隨之存在明顯的不足。

2.3 檔案信息內(nèi)容安全日漸突顯

當今信息時代背景下，信息技術的運用給機關事業(yè)單位檔案管理工作帶來促進新變革，但隨之而來的檔案信息安全隱患問題不容忽視。一旦沒有做好針對檔案管理工作的信息安全防護工作，將很容易導致數(shù)據(jù)信息內(nèi)容出現(xiàn)丟失、泄露的風險。再就是絕大多數(shù)機關事業(yè)單位在實際的檔案信息建設當中，針對檔案信息的安全問題重視度明顯不足，在此基礎上實施的信息安全防護舉措也顯著偏少。因此，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞、面臨網(wǎng)絡病毒等問題，將由此致使一些涉密類檔案信息出現(xiàn)泄露及丟失，最終由此引發(fā)較為嚴重的后果。

3 信息化時代下機關事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方向

3.1 檔案管理逐步轉變?yōu)闄n案服務

在當今信息時代背景下，機關事業(yè)單位對于檔案管理工作提出了更高的要求，尤其對檔案管理材料運用的便捷性要求越來越明顯。因此，相應的檔案管部門應當打破原有檔案管理工作的性質，在此基礎上盡可能多的秉持服務工作理念來開展相應的檔案管理工作。緊隨信息化的不斷深入，越來越檔案信息需求促使檔案管理的內(nèi)容種類隨之獲得不斷豐富，因而促使檔案管理工作不斷完善，相應的全新檔案管理標準隨之推出。在此背景下，就要求檔案管理部門相關工作人員必須不斷增強自身檔案管理服務方面的建設，由此才能符合新時代下不斷變化的檔案需求。

3.2 被動管理逐步轉變?yōu)橹鲃庸芾?/h3>

在以往的機關事業(yè)單位檔案管理當中，所采取的紙質檔案材料在內(nèi)容與形式上明顯更為枯燥。而信息化時代背景下，機關事業(yè)單位檔案管理開始以電子化的形式呈現(xiàn)。然而，絕大多數(shù)機關事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作，不論是信息化還是傳統(tǒng)紙質檔案，都處于一種被動管理的狀態(tài)，因而導致機關事業(yè)單位檔案管理服務質量難以獲得有效提升，也很難切實滿足多方面領域的需求。為此，這就必須積極轉變檔案管理的被動狀態(tài)，要促使以往的被動管理逐步轉變?yōu)橹鲃庸芾頎顟B(tài)。并且，相應的檔案管理工作人員還應當切實增強檔案服務水平，要保障檔案信息可隨時隨地進行查閱，由此才能極大的展現(xiàn)出機關事業(yè)單位檔案信息化的便捷性。

4 信息時代下機關事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

4.1 高度重視檔案資源開發(fā)

結合信息化的檔案管理角度分析，機關事業(yè)單位要求立足信息時代背景，切實做好檔案管理，就要求必須正視以檔案管理強化檔案資源應用為主要核心的檔案工作目標，并在此基礎上深入把控檔案管理工作需求，針對檔案信息積極實施針對性的開發(fā)舉措，不斷創(chuàng)新檔案資源收集渠道，從而切實保障檔案內(nèi)容的真實、全面及完整性，保障檔案內(nèi)容最終獲得良好的運用。此外，在檔案材料內(nèi)容的采集上，還可在此基礎上不斷增強檔案管理信息系統(tǒng)和單位內(nèi)其他信息管理系統(tǒng)的共享性。具體需要在此基礎上，促使機關單位各部門能夠借助信息系統(tǒng)平臺來面向檔案部門傳輸相應的電子文檔，由此才能促使檔案管理工作人員可直接針對相應檔案材料開展審核、整理類工作，促使機關事業(yè)單位檔案管理工作的效率水平大幅度攀升。

4.2 檔案材料應用思路創(chuàng)新

為了能夠切實發(fā)揮出檔案材料本身所具備的價值，切實提升檔案管理工作的作用及效果，就要求機關事業(yè)單位應當針對檔案的具體運用思路進行創(chuàng)新轉變，要在此基礎上大力引導各部門、各崗位人員在實際檔案管理當中強化對檔案材料的運用。比如單位內(nèi)預算部門工作開展當中，就可在此基礎上促使財務人員強化對會計工作檔案的應用效果，全面整合相應的會計憑證、賬簿、財報等材料，實現(xiàn)對各項財務信息內(nèi)容的有效統(tǒng)計分析，從而更好地把握機關事業(yè)單位的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)展實際情況。再就是需要嚴密結合預算編制工作來進行，要在此基礎上促使各部門、各項業(yè)務等確定好工作目標，最終保障工作開展執(zhí)行力的攀升。

4.3 做好檔案信息的安全管理

針對機關事業(yè)單位檔案管理所存在的信息安全問題，就要求機關事業(yè)單位必須強化對檔案內(nèi)容信息安全管理，具體可借助檔案工作制度創(chuàng)新、信息安全技術更新等舉措來切實提升檔案信息的安全性、保密性，從而有效避免檔案信息內(nèi)容的丟失及泄露。就以技術安全為例，可在此基礎上搭建專門的數(shù)據(jù)庫，以此來做好對檔案文件的整理和存儲，同時可在此基礎上依托云備份、遠程鏡像技術等來備份好檔案文件材料，這樣能夠便于安全問題產(chǎn)生后的數(shù)據(jù)恢復。此外，還可依托數(shù)據(jù)加密技術，采用公私鑰相結合的形式來加密處理檔案文件，從而有效增強保密性，嚴控檔案泄露問題。

5 結語

綜上所述，信息化時代下機關事業(yè)單位檔案管理工作隨之不斷發(fā)展變革，但仍然有多數(shù)機關事業(yè)單位檔案管理工作開展難以符合時代發(fā)展需求。因此，就要求機關事業(yè)單位應當在檔案工作思路上進行創(chuàng)新，由檔案管理逐步轉變?yōu)闄n案服務、被動管理逐步轉變?yōu)橹鲃庸芾?，具體需要高度重視檔案資源開發(fā)、檔案材料應用思路創(chuàng)新、做好檔案信息的安全管理等，由此才能切實提升機關事業(yè)單位檔案管理質量及效率水平。