劉琳琳

（中國電建市政建設(shè)集團(tuán)有限公司，天津 300384）

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)的發(fā)展趨于數(shù)字化，特別是企業(yè)的經(jīng)營管理過程中更為注重?cái)?shù)字化應(yīng)用，不斷提高辦公質(zhì)量與效率。檔案資源作為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理尤為重要，為企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)開展、戰(zhàn)略決策部署提供有力的憑證。企業(yè)檔案數(shù)字化是指通過應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成新型的數(shù)字化檔案，實(shí)現(xiàn)更準(zhǔn)確、完善的檔案信息庫打造，為企業(yè)提供更便捷、規(guī)范、覆蓋范圍廣的檔案資源，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源的快速存儲(chǔ)、檢索、查閱及共享。不僅如此，通過檔案數(shù)字化建設(shè)將檔案資源利用率最大化，有助于提高企業(yè)管理工作效率，提升經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案數(shù)字化是綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，展開紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換的一種檔案管理形式，與紙質(zhì)檔案相比，實(shí)現(xiàn)了信息和載體的分離，將不同形式的載體信息向進(jìn)行數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)換，讓文字、語音及圖片等信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化編碼，借助數(shù)字化轉(zhuǎn)換，讓信息內(nèi)容可以直觀地呈現(xiàn)。在科技高速發(fā)展的背景下，隨著對(duì)外交流的持續(xù)增多，以往的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)不能滿足檔案管理者和使用者的要求。隨著檔案數(shù)字化處理技術(shù)的提升和計(jì)算機(jī)的廣泛普及，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)得到了全新的應(yīng)用空間?；诖耍仨毞e極開展檔案數(shù)字化管理，以促進(jìn)檔案的數(shù)字化發(fā)展和普及。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)現(xiàn)階段存在的問題

2.1 缺乏對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視

一直以來，企業(yè)的主要任務(wù)和核心工作都是注重提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，很少關(guān)注企業(yè)的檔案，甚至有些企業(yè)忽視檔案的管理工作。因?yàn)閷?duì)于檔案的忽視，造成企業(yè)的經(jīng)營者不重視檔案數(shù)字化管理，這就使得檔案數(shù)字化工作難以深入開展。即便有一些企業(yè)建立了數(shù)字化檔案，但是因?yàn)橐恍?shí)際的原因，比如缺少專業(yè)的技術(shù)管理人員，使得企業(yè)的數(shù)字化檔案工作無法發(fā)揮其最大的作用。在企業(yè)中工作人員并沒有形成利用計(jì)算機(jī)查找檔案的意識(shí)，數(shù)字化檔案沒有被充分利用。

2.2 復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后

檔案數(shù)字化不僅涉及基礎(chǔ)管理知識(shí)，更涉及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用與信息安全防護(hù)技術(shù)，需要管理人員具備較高的理論知識(shí)與實(shí)踐技能水平。然而時(shí)下的一些單位在數(shù)字化建設(shè)過程中將重點(diǎn)集中于信息化硬件設(shè)施的配備與安裝，卻忽略了人的“軟件”因素，部分檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)基本認(rèn)知，對(duì)數(shù)字化管理認(rèn)知和熟悉程度有限，在具體管理過程中難以發(fā)揮應(yīng)有的技術(shù)優(yōu)勢。

2.3 缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系

對(duì)于企業(yè)的檔案數(shù)字化管理工作而言，建立相應(yīng)的管理制度是至關(guān)重要的。因?yàn)樵跈n案實(shí)際的管理和使用過程中會(huì)存在各種問題，并且傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)不符合現(xiàn)在的需要，所以建立健全完善的管理規(guī)范體系是非常重要的。事實(shí)上，由于各種各樣的原因，現(xiàn)階段很多企業(yè)還沒有制定出具體的檔案數(shù)字化管理體系，這就會(huì)出現(xiàn)各種問題，檔案管理者只能按照自己的方式進(jìn)行管理工作，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。所以，在實(shí)際的工作中，檔案管理人員無法明確自己的主要工作內(nèi)容，甚至對(duì)于一些工作注意事項(xiàng)也不太清楚，這會(huì)對(duì)檔案數(shù)字化管理工作造成直接的損失和嚴(yán)重的影響。

2.4 安全防護(hù)不足

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代掌握了信息便是掌握先機(jī)，檔案安全防護(hù)是一個(gè)系統(tǒng)工程，在數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用等各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，隨著大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)技術(shù)在數(shù)字化檔案存儲(chǔ)及管理中應(yīng)用，在帶來便利的同時(shí)也帶來了更多的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的安全防護(hù)不足都可能使敏感信息泄漏造成企業(yè)甚至國家的重大損失。

3 全面提升檔案數(shù)字化建設(shè)及管理應(yīng)用水平

3.1 提高檔案數(shù)字化的軟件和硬件設(shè)施建設(shè)

在一個(gè)企業(yè)的檔案數(shù)字化的建設(shè)過程中，要加強(qiáng)對(duì)于數(shù)字化的軟件和硬件設(shè)施的管理工作，軟件和硬件設(shè)施不僅是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，還可以確保其后期運(yùn)行工作的順利開展。由此可見軟件和硬件的建設(shè)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)

揮著至關(guān)重要的作用。因此，企業(yè)的負(fù)責(zé)人應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于軟件和硬件設(shè)施的管理工作，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需要，購置先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，并且根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)配置相應(yīng)的電腦和打印機(jī)等專用設(shè)備。

3.2 建立規(guī)范完善的檔案數(shù)字化管理制度

規(guī)范完善的檔案數(shù)字化管理制度能為企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提供重要的保障，更好地完成建設(shè)任務(wù)目標(biāo)，為建設(shè)工作開展提供有力的參考、借鑒。因此，企業(yè)應(yīng)建立一套既規(guī)范又完善的數(shù)字化管理制度。首先，企業(yè)管理部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化建設(shè)管理辦法、操作規(guī)范、運(yùn)作流程等，避免檔案管理人員在摸索建設(shè)中走過多歪路。其次，企業(yè)的檔案數(shù)字化管理應(yīng)明確各部門間的職責(zé)，包括業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門，落實(shí)規(guī)范的對(duì)接機(jī)制，確保業(yè)務(wù)部門檔案資源及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地被檔案管理部門接收并歸檔。再次，制定完善的檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，使得企業(yè)在信息技術(shù)運(yùn)用能夠與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)檔案信息管理更加標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

3.3 提升管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平

要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，不僅需要既有檔案管理知識(shí)又兼有網(wǎng)絡(luò)與信息技能的復(fù)合型人才，更需要全面普及數(shù)字化管理理念，要求非檔案管理崗位人員同樣應(yīng)當(dāng)了解和掌握相應(yīng)的檔案信息化理論與實(shí)踐技能。一是提升內(nèi)部能力。定期聘請(qǐng)信息管理、網(wǎng)絡(luò)安全等專家開展面向全員的專題講座、技能培訓(xùn)；開展相應(yīng)競賽，以賽促學(xué)，提升管理人員學(xué)習(xí)主觀能動(dòng)性。二是強(qiáng)化外部支撐。與先進(jìn)管理企業(yè)開展交流合作，擴(kuò)展技術(shù)及業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識(shí)，發(fā)現(xiàn)自身短板及不足并落實(shí)相關(guān)提升措施。

3.4 保障檔案資料的存儲(chǔ)安全

一是建立硬件設(shè)施定期檢修機(jī)制。根據(jù)計(jì)算機(jī)等各項(xiàng)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)定期進(jìn)行檢修，確保其性能良好，運(yùn)行正常，若發(fā)現(xiàn)故障要及時(shí)排除，避免因硬件設(shè)施損壞導(dǎo)致檔案資料丟失。二是采用新的存儲(chǔ)技術(shù)。目前云技術(shù)已經(jīng)相對(duì)成熟，并應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域。對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)而言，云存儲(chǔ)也是一種比較理想的存儲(chǔ)方式，既不占用物理空間，又對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的要求不高，調(diào)閱也比較方便。鑒于數(shù)字化檔案存儲(chǔ)面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理機(jī)構(gòu)可以嘗試采用云存儲(chǔ)。目前國內(nèi)可以提供云服務(wù)的企業(yè)較多，整體費(fèi)用相對(duì)較低，并且能為檔案資料提供一層安全保護(hù)，不失為一種比較理想的選擇。

3.5 自上而下，加強(qiáng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型頂層設(shè)計(jì)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有艱巨性、長期性和復(fù)雜性，事關(guān)新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)化、核心競爭力與新業(yè)態(tài)、新模式。做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作必須自上而下，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，屬于“一把手”工程。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、管理模式和關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)于企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型方向和目標(biāo)起著決定性的導(dǎo)向作用，同時(shí)，企業(yè)員工對(duì)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理解與期望也將影響轉(zhuǎn)型的效果與進(jìn)程。企業(yè)要將檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入本單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略規(guī)劃之中，將歸檔要求前置于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)、升級(jí)改造之中，協(xié)同并進(jìn)，取得實(shí)效。

3.6 信息化檔案管理理念的建立

檔案管理部門在國有企業(yè)有序經(jīng)營中發(fā)揮著重要作用，目前該部門的任務(wù)是徹底改革以往的檔案管理理念，積極引入信息管理思想和管理方法，徹底消除束縛，解放員工并促進(jìn)實(shí)現(xiàn)文件信息構(gòu)建目標(biāo)。但是，文件管理任務(wù)顯然受到逆行管理思想的限制，這主要表現(xiàn)為對(duì)國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和文件管理人員缺乏理解和準(zhǔn)確掌握文件管理信息化的能力。功能和應(yīng)用價(jià)值阻礙了信息文件管理的實(shí)施，在這方面，國有企業(yè)應(yīng)從樹立準(zhǔn)確、科學(xué)的信息管理理念入手，運(yùn)用正確的管理思想指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)。與此同時(shí)，國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視信息化建設(shè)，明確信息化思想在提高企業(yè)工作效果方面的重要作用，并在檔案管理信息化進(jìn)程中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。向后思考，積極行動(dòng)，為建設(shè)信息化做出貢獻(xiàn)。另外，國有企業(yè)應(yīng)通過一系列信息管理宣傳，調(diào)動(dòng)全體管理人員的積極性，全員參與檔案信息化建設(shè)。

3.7 加大資金投入使用

將檔案信息化發(fā)展納入城市建設(shè)整體規(guī)劃，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)預(yù)算，保證資金足額到位，為檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造條件。首先，檔案管理部門要明確自身定位，充分認(rèn)識(shí)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，主動(dòng)爭取財(cái)政部門對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的投入，以此加快推進(jìn)電子文件中心、中心機(jī)房等系統(tǒng)和軟硬件設(shè)施建設(shè)。同時(shí)，要積極參與到政府?dāng)?shù)字化信息化建設(shè)過程中，做到同步規(guī)劃、同向發(fā)力，及時(shí)將先進(jìn)技術(shù)設(shè)備應(yīng)用到檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，通過借助政府信息化資源為檔案數(shù)字化建設(shè)提供內(nèi)在動(dòng)力，讓檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)更好的發(fā)展。

4 結(jié)束語

信息化檔案管理建設(shè)采用智能服務(wù)模式，是實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理全面升級(jí)發(fā)展戰(zhàn)略價(jià)值的重要組成部分。以信息技術(shù)檔案管理替代傳統(tǒng)檔案管理工作是非常重要的價(jià)值途徑。因此，檔案管理工作利用信息技術(shù)服務(wù)是十分必要的?？梢酝ㄟ^單位自身的內(nèi)外環(huán)境及條件，實(shí)行信息化檔案管理建設(shè)服務(wù)模式，能夠利用信息技術(shù)服務(wù)更好地開展檔案管理工作，讓信息技術(shù)檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量，使檔案監(jiān)督管理得以全面落實(shí)。