陳紅梅
(梨樹縣梨樹鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心,吉林 四平 136500)
事業(yè)單位人事檔案囊括職工所有基本資料及相關(guān)職業(yè)發(fā)展信息,是職業(yè)生涯規(guī)劃、職稱申報(bào)及多項(xiàng)業(yè)務(wù)處理的關(guān)鍵依據(jù)。對(duì)于事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展來說,切實(shí)做好人事檔案管理工作不僅關(guān)系到職工基本信息的記錄與完整保存,更關(guān)乎事業(yè)單位人力資源開發(fā)、利用及管理。在傳統(tǒng)管理思維及管理體制的制約下,人事檔案管理工作長期處于事業(yè)單位內(nèi)部管理的邊緣化地位,一方面缺乏完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、高效率管理機(jī)制優(yōu)化革新人事檔案管理工作流程、方式方法,另一方面既懂得人事檔案管理基本內(nèi)容,又能借助信息技術(shù)挖掘檔案資源價(jià)值的復(fù)合型人才十分匱乏,不利于人事檔案管理工作的創(chuàng)新突破。為此,事業(yè)單位需高度重視人事檔案管理工作,立足工作實(shí)際確立問題導(dǎo)向,逐步提升人事檔案管理質(zhì)效。
事業(yè)單位人事檔案管理工作流程主要包括檔案資料收集、檔案文件加工處理、歸檔及保存三大步驟。雖然從流程上來看管理工作較為簡單,但人事檔案涉及范圍廣泛、內(nèi)容龐雜,囊括事業(yè)單位職工學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作簡歷、職業(yè)素養(yǎng)等相關(guān)資料[1]。綜合來看,事業(yè)單位人事檔案管理工作具有以下基本特點(diǎn):1)全面性。事業(yè)單位人事檔案是職工個(gè)人信息的存儲(chǔ)與記錄載體,既包括職工個(gè)人信息、職業(yè)素養(yǎng)、成長情況、晉升經(jīng)歷、職位變化等,又涉及職工的家庭情況、思想動(dòng)態(tài)、行為處事等等,是對(duì)職工個(gè)人及家庭情況的全面反映;2)真實(shí)性。事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容是職工考核評(píng)價(jià)、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲激勵(lì)的重要依據(jù),在人事檔案管理工作中需要保證信息真實(shí)可靠、客觀完整、可比安全,才能保證職工考核、晉升及評(píng)比等公開公正;3)動(dòng)態(tài)性。事業(yè)單位人事檔案時(shí)刻處于動(dòng)態(tài)變化之中,會(huì)根據(jù)職工自我學(xué)習(xí)及培訓(xùn)經(jīng)歷、職位變化及調(diào)整等補(bǔ)充完善相應(yīng)內(nèi)容,這就需要人事檔案管理工作人員跟蹤職工發(fā)展進(jìn)行實(shí)時(shí)變化,才能夠建立完善的人事檔案資源;4)流動(dòng)性。事業(yè)單位人事檔案會(huì)在內(nèi)部各個(gè)部門之間流動(dòng),人事檔案管理工作人員需找準(zhǔn)檔案所在位置,了解各部門所使用的檔案內(nèi)容與頻率,才能在避免檔案丟失的前提下提升人事檔案管理工作的服務(wù)價(jià)值。
新形勢背景下,事業(yè)單位內(nèi)部管理、人力資源管理等面臨著全方位調(diào)整,職工考核評(píng)比、晉升渠道、培訓(xùn)教育等也隨之發(fā)生改變,傳統(tǒng)以信息記錄為核心的人事檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位內(nèi)部職工全面考核、梯度型培育、人才發(fā)展政策制定的需求,呈現(xiàn)出明顯的滯后性與局限性。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作問題體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。
伴隨著事業(yè)單位機(jī)制體制改革進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn),事業(yè)單位人事檔案管理工作也得到了充分重視,各級(jí)事業(yè)單位設(shè)置獨(dú)立機(jī)構(gòu)用以開展人事檔案管理工作,雖然在很大程度上提高了人事檔案管理工作戰(zhàn)略定位,但在實(shí)踐層面上依然存在諸多問題。其一,對(duì)人事檔案特點(diǎn)及管理工作價(jià)值意蘊(yùn)認(rèn)識(shí)程度不夠深入,依然將人事檔案視作職工信息的機(jī)械性記錄載體,忽視對(duì)人事檔案管理工作人員潛能、主觀能動(dòng)性的激發(fā),導(dǎo)致部分人員工作積極性欠佳,工作創(chuàng)新意識(shí)不足[2];其二,人事檔案管理工作制度缺乏頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌規(guī)劃,存在制度目標(biāo)不明晰、執(zhí)行責(zé)任劃分不明確、監(jiān)督考核缺失的問題。一方面未能圍繞人事檔案資源價(jià)值制定完善的管理工作標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、工作細(xì)則,導(dǎo)致人事檔案管理工作人員在制度落實(shí)中“無章可依”,弱化了制度的強(qiáng)制性與剛性約束作用。另一方面為設(shè)置單獨(dú)的監(jiān)督小組跟蹤式監(jiān)督人事檔案管理工作流程,致使人事檔案管理工作制度流于形式。
在高度信息化時(shí)代,人事檔案數(shù)字化、管理工作信息化已經(jīng)成為事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展的重要趨勢,但從人事檔案管理工作實(shí)踐來看,依然存在管理工作方式滯后的問題,具體表現(xiàn)在三個(gè)方面:一是人事檔案資料主動(dòng)收集意識(shí)薄弱,通常在職稱評(píng)定、考核開始前開展檔案收集工作,導(dǎo)致檔案收集工作過于集中、短時(shí)間內(nèi)工作量較大,加大了漏記、錯(cuò)記事件的發(fā)生概率。同時(shí),被動(dòng)式檔案收集無法保證文件格式、文件內(nèi)容的一致性,后續(xù)歸檔難度較大并且不利于檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,降低了檔案收集效率;二是收集的檔案材料不全面。因缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化格式,導(dǎo)致部分檔案文件內(nèi)關(guān)鍵信息與數(shù)據(jù)缺失,無法為人才培育、人力資源開發(fā)及利用提供真實(shí)可靠的依據(jù),弱化了人事檔案管理工作的服務(wù)與決策支持價(jià)值;三是歸檔材料真實(shí)性與準(zhǔn)確性難以保障。當(dāng)前大部分事業(yè)單位人事檔案管理工作雖然初步實(shí)現(xiàn)了在線提交及歸檔,但是在信息安全保障上略有不足,在不經(jīng)允許的情況下可對(duì)歸檔材料進(jìn)行修改,削弱了人事檔案的權(quán)威性與可信度,不利于人事檔案管理工作水平的提升。
事業(yè)單位人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、機(jī)密性及能動(dòng)性較強(qiáng)的工作,不僅需要相關(guān)工作人員具備檔案管理專業(yè)技能、高度職業(yè)素養(yǎng)及職業(yè)道德,還需要工作人員可以根據(jù)不同部門的檔案使用需求對(duì)檔案進(jìn)行分類管理、挖掘檔案資源價(jià)值。當(dāng)前部分事業(yè)單位人事檔案管理工作復(fù)合型人才匱乏,即使現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍熟悉工作流程、積累豐富工作經(jīng)驗(yàn)并且可與各部門人員和諧溝通配合,但在信息化軟件應(yīng)用、數(shù)據(jù)挖掘及分析技術(shù)使用、檔案資料數(shù)字化處理方面能力較為薄弱,在很大程度上制約了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、高效化、信息化與科學(xué)化發(fā)展。
基于事業(yè)單位人事檔案管理工作特點(diǎn)及其在職工考核、職稱評(píng)定、人才培育、人力資源管理政策制定等方面的價(jià)值,建議事業(yè)單位人事檔案管理工作采取以下策略提升工作質(zhì)效。
為解決當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作不完善的問題,建議事業(yè)單位從頂層設(shè)計(jì)及統(tǒng)籌規(guī)劃出發(fā),建立起系統(tǒng)、整體、兼顧各項(xiàng)工作的人事檔案管理工作制度體系。首先深入領(lǐng)會(huì)人事檔案管理工作的價(jià)值與特點(diǎn),編制相應(yīng)的人事檔案管理工作考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系、考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、考核監(jiān)督程序,制定與考核結(jié)果使用相配套的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制,以此倒逼人事檔案管理工作人員在檔案收集、材料歸檔、資源服務(wù)方面深耕細(xì)作、主動(dòng)創(chuàng)新,進(jìn)而為人事檔案管理工作注入新的活力[3];其次,明確劃分各個(gè)部門在人事單位檔案管理工作中的責(zé)任。在檔案收集階段,各部門根據(jù)檔案部門的指導(dǎo)、要求等定期提交格式規(guī)范、內(nèi)容完整的文件材料,檔案部門人員則需要對(duì)文件材料進(jìn)行審核并提出整改意見。在檔案歸檔期間由檔案管理人員直接負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量、檔案信息完整性與真實(shí)性。在檔案流通期間,秉承“誰使用,誰負(fù)責(zé)”的原則督促各部門正確使用并保存檔案,避免檔案丟失或損壞,以此在縮短檔案歸檔周期的基礎(chǔ)上最大化提升檔案質(zhì)量;最后,制定完善的人事檔案管理工作實(shí)施細(xì)則,包括檔案資料提交時(shí)間、標(biāo)題及格式、內(nèi)容、提交渠道、審核標(biāo)準(zhǔn)等等,保證各項(xiàng)檔案管理工作制度落地、落實(shí)。
信息化建設(shè)是提高人事檔案管理工作效率的有效手段。一是要同步部署人力資源管理與人事檔案管理,保證二者相互協(xié)同,解決當(dāng)前檔案文件收集工作滯后問題。同時(shí),引入自動(dòng)辦公系統(tǒng),支持檔案材料在線提交、審核及加密處理,將人事檔案管理人員從簡單重復(fù)的工作中解脫出來,使其有時(shí)間、有精力對(duì)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、數(shù)字化處理、資源價(jià)值挖掘。二是要編制規(guī)范化的數(shù)字檔案格式,提煉出關(guān)鍵詞便于后續(xù)檢索,根據(jù)預(yù)先劃分好的檔案類型在下級(jí)目錄內(nèi)自動(dòng)化補(bǔ)充職工個(gè)人及家庭變動(dòng)信息,以此提升檔案管理工作實(shí)效性。三是針對(duì)紙質(zhì)檔案引入RIDF技術(shù);針對(duì)數(shù)字化檔案引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)。上述兩項(xiàng)技術(shù)均具有信息安全保障、自動(dòng)定位、流程記錄的作用,檔案流轉(zhuǎn)中可精準(zhǔn)確定檔案位置,保證檔案使用流程有記錄、可回溯、有相關(guān)責(zé)任人簽字,既可以保證檔案信息安全,又能防止信息篡改。
為加強(qiáng)人事檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè),事業(yè)單位一方面需要針對(duì)檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)、信息化能力組織開展培訓(xùn)活動(dòng),提升其工作勝任力與職業(yè)道德水平,使其認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位內(nèi)部選人用人流程簡化、組織架構(gòu)調(diào)整下對(duì)人事檔案管理工作的新要求、新標(biāo)準(zhǔn),幫助其快速適應(yīng)人事檔案管理工作新形勢[4];另一方面可吸納青年技術(shù)型人才,與事業(yè)單位現(xiàn)有老年職工、中年職工組建信息化管理技術(shù)攻關(guān)小組、檔案質(zhì)量保障小組、檔案資源服務(wù)價(jià)值挖掘小組,發(fā)揮老年職工經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢、中年職工沉著干練優(yōu)勢及青年職工活躍思想及活力干勁優(yōu)勢,使其在合作互助、交流溝通、創(chuàng)新革新中扎實(shí)推進(jìn)人事檔案管理工作效率、效能邁上更高的臺(tái)階。
事業(yè)單位人事檔案是對(duì)職工個(gè)人及家庭信息的記錄載體,也是人力資源開發(fā)及利用、人事政策制定、職稱評(píng)定及職工考核的重要依據(jù)。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作存在管理制度不完善、管理方式滯后及復(fù)合型人才匱乏的問題。建議事業(yè)單位從考核及獎(jiǎng)懲機(jī)制、責(zé)任劃分、工作細(xì)則編制三方面建立完善的人事檔案管理工作制度體系。同時(shí)積極引入自動(dòng)辦公系統(tǒng)、RIDF技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段革新人事檔案管理工作方式。此外加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)與教育,以此促進(jìn)單位人事檔案管理工作朝向科學(xué)化、現(xiàn)代化及信息化發(fā)展。