楊 林

（南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校第一附屬醫(yī)院，河南 南陽 473007）

在醫(yī)療系統(tǒng)的運(yùn)作過程中，檔案信息管理有著至關(guān)重要的作用，其運(yùn)營(yíng)效率影響到醫(yī)療系統(tǒng)的相關(guān)工作能否順利開展，同時(shí)也關(guān)乎患者就醫(yī)時(shí)的便利。以往傳統(tǒng)的檔案信息管理不但方式落后，還存在效率低下的問題，在面對(duì)大量患者時(shí)會(huì)將無法做到有效應(yīng)對(duì)。而如今，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)步為醫(yī)療系統(tǒng)的管理工作提供了巨大便利，尤其是檔案信息管理，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠提高管理工作的執(zhí)行效率，確保醫(yī)療系統(tǒng)運(yùn)作的高效有序。

1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

1）跨部門信息共享。如今的信息時(shí)代，檔案信息的管理能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化與數(shù)字化，相關(guān)的管理部門能夠通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用網(wǎng)站平臺(tái)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，向信息查閱人群提供相關(guān)的檢索服務(wù)，以便于相關(guān)信息的查閱。此外，因?yàn)闄n案信息的數(shù)字化，相關(guān)管理工作能夠突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的局限性，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使得信息共享更為容易，突破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)跨部門的信息多人共享。

2）實(shí)時(shí)化管理信息。信息時(shí)代下，相關(guān)信息的收集、整理、存檔和傳輸?shù)乃俣鹊玫搅思涌?，提高了檔案信息的管理工作效率。檔案信息的管理人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的實(shí)時(shí)查詢、修改和存檔，提高了信息管理的時(shí)效性，同時(shí)因?yàn)闄n案信息可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳送，無需前往現(xiàn)場(chǎng)即可完成信息的采集與發(fā)布，在節(jié)省收集信息時(shí)間的同時(shí)，也有效提升了工作效率。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，還能夠保障信息的完整性與安全性，通過備份保存的方式，避免因檔案缺失和損壞而造成的諸多不便。

3）信息服務(wù)社會(huì)化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，其信息同一時(shí)間只能被一名用戶查閱，降低了檔案信息的使用效率，并不能滿足社會(huì)大眾對(duì)信息查詢的需求。在檔案信息數(shù)字化之后，可以被存放于網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，同時(shí)因?yàn)槭艿接?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的保護(hù)，保障信息的安全性。因此，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，群眾能夠更容易地獲取所需查詢的檔案信息，且不會(huì)受到時(shí)間與空間的限制，并且在信息時(shí)代下的檔案信息流動(dòng)速度越來越快，范圍也越來越大，為相關(guān)的社會(huì)機(jī)構(gòu)與檔案管理機(jī)構(gòu)之間的交流搭建了有效的橋梁。

4）其他優(yōu)勢(shì)。信息時(shí)代的檔案信息管理，能夠通過對(duì)信息采集、分析、處理與存儲(chǔ)技術(shù)的運(yùn)用，提高檔案信息管理的自動(dòng)化水平，同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，提高管理工作的效率[1]。

2 醫(yī)院檔案管理中計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的具體應(yīng)用

1）病例統(tǒng)計(jì)分析。在醫(yī)療系統(tǒng)中，病例的統(tǒng)計(jì)與管理工作較為復(fù)雜繁瑣，其涉及患者人數(shù)、患者信息、病床使用率和診斷率等各種復(fù)雜的信息，需要進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄與分析，以更好地提高醫(yī)療資源的利用率。因此，在進(jìn)行病例統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將上述信息進(jìn)行記錄與統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)生成分析報(bào)表，使得相關(guān)工作的開展更為標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。而不同部門之間也能夠通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)門診費(fèi)、業(yè)務(wù)收入、患者人數(shù)變化趨勢(shì)等信息進(jìn)行分析，使得醫(yī)院能夠合理制定下一步的發(fā)展計(jì)劃和資源儲(chǔ)備方案，并針對(duì)不同患者的情況制定最合適的診斷方案。

2）醫(yī)院財(cái)務(wù)管理。作為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)最為重要的部分之一，財(cái)務(wù)管理工作能夠?qū)︶t(yī)院在醫(yī)療與服務(wù)上的質(zhì)量水平產(chǎn)生直接影響，而相關(guān)工作的開展有著較強(qiáng)的綜合性，對(duì)于相關(guān)信息的分析和管理提出了更高的要求。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠使得收費(fèi)系統(tǒng)的設(shè)置更為靈活，通過分散式的收費(fèi)窗口，使得患者能夠更加方便地進(jìn)行各種繳費(fèi)，并通過專門的系統(tǒng)進(jìn)行歸類與分析。該系統(tǒng)能夠與銀行系統(tǒng)相連，其能夠直接將相關(guān)費(fèi)用支付到醫(yī)院的銀行賬戶，并能夠?qū)γ恳淮卫U費(fèi)進(jìn)行記錄，便于日后對(duì)賬與退款方面的管理。此外，系統(tǒng)還提供了報(bào)表生成功能，能夠第一時(shí)間獲得最新的財(cái)報(bào)信息，為財(cái)務(wù)信息的分析與核算提供精確的數(shù)據(jù)依據(jù)，使得相關(guān)工作能夠高效開展。

3）遠(yuǎn)程醫(yī)療管理。在信息時(shí)代下，信息的流通能夠不受時(shí)間與空間的限制實(shí)時(shí)進(jìn)行，而在醫(yī)療行業(yè)中，遠(yuǎn)程醫(yī)療管理也逐漸得到普及。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠讓患者與醫(yī)護(hù)人員能夠更加方便地開展溝通，患者能夠通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)微小病痛進(jìn)行就診，使得患者能夠節(jié)省就診時(shí)所花費(fèi)的時(shí)間與金錢，醫(yī)院方面也能夠?qū)︶t(yī)療資源的投入成本實(shí)現(xiàn)有效控制。此外，遠(yuǎn)程醫(yī)療的就診數(shù)據(jù)是可記錄與儲(chǔ)存的，利用大數(shù)據(jù)對(duì)過去患者遠(yuǎn)程就診的內(nèi)容進(jìn)行分析，能夠提取出大量的病例案例，并進(jìn)行相應(yīng)的歸類，醫(yī)護(hù)人員能夠隨時(shí)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)取與分析，提高醫(yī)院的診療效率。而通過網(wǎng)絡(luò)，還能與不同地方的專家進(jìn)行交流，在對(duì)相關(guān)病癥進(jìn)行聯(lián)合分析的同時(shí)，還能夠節(jié)省不同專家在往返時(shí)所需的時(shí)間與金錢成本。

4）公文管理。每年，許多大中型規(guī)模的醫(yī)院都需要處理大量的公文資料，而傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)只能對(duì)部分工作環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)，其余部分依舊需要通過紙質(zhì)資料進(jìn)行流轉(zhuǎn)與管理。而通過信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)公文的無紙化管理，在進(jìn)行公文管理的過程中能夠發(fā)揮重要作用，同時(shí)提高公文的流轉(zhuǎn)效率，還能夠減少對(duì)紙張的使用，實(shí)現(xiàn)公文管理的環(huán)?；?。此外，公文的數(shù)字化還能使得公文的查找更為方便，通過對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)與檢索，更便于對(duì)公文的查閱。

5）藥品管理。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，醫(yī)院能夠?qū)ο嚓P(guān)藥品的信息進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和檢測(cè)，如藥品的采購(gòu)、出入庫(kù)狀況、價(jià)格變動(dòng)等信息，都能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)與存檔，同時(shí)也能夠?qū)λ幤返谋Ｙ|(zhì)期進(jìn)行監(jiān)控，一旦部分藥品的存儲(chǔ)時(shí)間即將超過保質(zhì)期，則會(huì)發(fā)出報(bào)警處理，從而提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性。尤其是在藥品采購(gòu)的過程中，醫(yī)院方面能夠?qū)λ幤返牟少?gòu)信息資質(zhì)、采購(gòu)計(jì)劃、價(jià)格變動(dòng)和出入庫(kù)信息等數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并能夠避免在采購(gòu)藥品時(shí)出現(xiàn)過期藥品的狀況，實(shí)現(xiàn)藥品采購(gòu)質(zhì)量與相關(guān)管理工作效率的提升[2]。

6）人事檔案管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行更為有效的管理，通過對(duì)不同人員的不同信息進(jìn)行歸類處理，以便于對(duì)相關(guān)人員的信息進(jìn)行查詢，通過其姓名和身份證號(hào)，查詢?cè)摴ぷ魅藛T的更多信息，例如該人員的職稱資格證號(hào)碼、學(xué)歷、入職時(shí)間等信息。而通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，還能夠?qū)Σ煌藛T根據(jù)不同信息進(jìn)行分類，從而使得相關(guān)管理更為規(guī)范化，同時(shí)能夠在派遣人員時(shí)能夠通過高級(jí)搜索，更加精準(zhǔn)地通過相關(guān)信息，選擇最為合適的人選，提高了人事管理的工作效率。為加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案管理，醫(yī)院能夠通過以下五點(diǎn)措施，以加強(qiáng)信息時(shí)代下對(duì)人事檔案的管理效率，同時(shí)也能夠提高醫(yī)院整體的信息管理效率。（1）網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管控。在數(shù)據(jù)的管控上，醫(yī)院可以通過成立數(shù)據(jù)管控中心，以更好的處理更為龐大的檔案信息。但是，數(shù)據(jù)管控中心的建立需要更先進(jìn)的硬件設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)內(nèi)容更為高效的管理。在成立數(shù)據(jù)管控中心時(shí)，需要有配套的專業(yè)設(shè)備來進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理。由于這些設(shè)備有著較強(qiáng)的專業(yè)性，因此對(duì)于操作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求。在建立數(shù)據(jù)管控中心后，還需要對(duì)配套的管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，這樣方能更好的訪問數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源。（2）技術(shù)人員培訓(xùn)。在進(jìn)行醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化管理時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)技術(shù)人員的培訓(xùn)，以更好地使用各種先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息更加高效的處理。檔案管理系統(tǒng)包含了注冊(cè)登錄、數(shù)據(jù)收錄、檔案管理、調(diào)出權(quán)限、數(shù)據(jù)的刪除與恢復(fù)等功能，而相關(guān)的操作又需要一定的專業(yè)性，因此需要加強(qiáng)對(duì)信息人員的培訓(xùn)工作[3]。在進(jìn)行培訓(xùn)工作時(shí)，需要軟件開發(fā)人員對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行提前的集中培訓(xùn)，以免在收錄數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生誤操作的情況，導(dǎo)致后續(xù)工作受阻。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，該工作環(huán)節(jié)較數(shù)據(jù)收錄更為智能化，在對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)工作后，就能夠通過系統(tǒng)的自動(dòng)管理功能對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行分類，以提高檔案管理的工作效率。（3）檔案安全管理。在進(jìn)行檔案管理的過程中，檔案信息的安全是至關(guān)重要，因此需要注重檔案權(quán)限的設(shè)置與檔案的安全管理。檔案權(quán)限的設(shè)置通常分為直接管理人和最高管理人，前者是管理工作的一線人員，后者是管理工作的最高負(fù)責(zé)人。除此之外，除非經(jīng)過授權(quán)，其他人并沒有對(duì)檔案進(jìn)行查看與修改的權(quán)限，確保檔案信息的安全性。而檔案的安全管理包含了信息的安全刪除和緊急恢復(fù)。前者能夠防止過期信息外泄為信息安全造成隱患；而后者能夠防止因誤操作導(dǎo)致信息刪除后能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行緊急恢復(fù)，但不能用于經(jīng)過安全刪除的信息，只能作用于臨時(shí)刪除的信息。因此，信息的安全刪除和緊急恢復(fù)應(yīng)作為相關(guān)人員的重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容，避免因工作人員的操作不熟練導(dǎo)致的誤操作，為相關(guān)信息的安全帶來威脅。（4）紙質(zhì)檔案保管。在完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化錄入工作后，對(duì)檔案的紙質(zhì)原件進(jìn)行管理與對(duì)電子檔案的管理同樣重要。紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案一樣，其管理工作同樣需要進(jìn)行定期篩選。對(duì)于較為重要的檔案（如病歷），需要通過專門的檔案室進(jìn)行儲(chǔ)存。由于紙質(zhì)檔案是作為備案存在的，當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或軟件發(fā)生故障時(shí)，能夠通過紙質(zhì)原件對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)查和復(fù)印，使得相關(guān)工作能夠繼續(xù)正常開展。紙質(zhì)檔案的管理工作并不會(huì)因?yàn)殡娮訖n案的存在而被拋棄，相反對(duì)于重要的檔案資料，進(jìn)行紙質(zhì)管理能夠保障信息的穩(wěn)定性和安全性。根據(jù)一般醫(yī)院的規(guī)定，病歷檔案在檔案室的最長(zhǎng)保存年限為5年，而這條規(guī)定也同樣適用于紙質(zhì)檔案的管理工作，保存時(shí)間超過5年以上的檔案可進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)入信息化數(shù)據(jù)庫(kù)或云端儲(chǔ)存，對(duì)于部分特殊情況的患者，其檔案的保存管理的最大年限可延長(zhǎng)至10年，在到期后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的銷毀工作。（5）升級(jí)管理設(shè)施。如果沒有強(qiáng)有力的設(shè)備技術(shù)作為支持，則無法對(duì)數(shù)據(jù)量龐大的檔案信息進(jìn)行有效管理，降低相關(guān)工作的效率，還會(huì)因硬件問題導(dǎo)致系統(tǒng)發(fā)生故障。因此，檔案管理工作需要與最新的硬件設(shè)備與管理系統(tǒng)相配合，以降低相關(guān)人員的工作負(fù)擔(dān)，提升檔案管理的工作效率。而管理設(shè)備的投資對(duì)于醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)內(nèi)循環(huán)體系有著間接影響。若醫(yī)院方面無法對(duì)硬件設(shè)備有著足夠的把握，可通過向有關(guān)部門進(jìn)行反饋，以尋求相應(yīng)的幫助與支持，從而更為及時(shí)地解決相關(guān)問題[4]。

3 結(jié)論

如今，醫(yī)療系統(tǒng)信息化為其高效穩(wěn)定的運(yùn)作提供了保障，而檔案管理的信息化更能夠提高管理效率，為相關(guān)信息的管理提供了便利，同時(shí)也為患者就醫(yī)提供了相應(yīng)的便利。通過對(duì)病例統(tǒng)計(jì)的分析、對(duì)醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理、遠(yuǎn)程醫(yī)療管理、辦公公文管理和藥品采購(gòu)管理方面的應(yīng)用，以提高相關(guān)工作的執(zhí)行效率；而在人事檔案管理方面，通過數(shù)據(jù)管控、人員培訓(xùn)、檔案保護(hù)等措施，提高相關(guān)工作的質(zhì)量和效率。