邵自玲

（商丘醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，河南 商丘 476000）

教育相關(guān)文件資料及全校師生個(gè)人信息的存儲(chǔ)與管理是高校檔案管理工作主要內(nèi)容，是影響高校教育高質(zhì)量發(fā)展的重要檔案資源，智慧校園建設(shè)為高校教育信息化水平提高提供了一定助力，也為檔案管理工作高效開展創(chuàng)造了良好條件，但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在諸多問題尚未解決。基于智慧校園建設(shè)背景，高校檔案管理機(jī)制如何進(jìn)一步完善，是目前各相關(guān)人員需要考慮的問題。

1 智慧校園基本內(nèi)容

信息資料傳遞緩慢與滯后，在一定程度上阻礙了高校教育高質(zhì)量發(fā)展，也極大地降低了檔案資源利用率，加上高校內(nèi)部各部門溝通效果較差，不僅直接影響了教育教學(xué)工作持續(xù)性開展，也導(dǎo)致高校教育水平一直不易提高。推進(jìn)智慧校園建設(shè)，加強(qiáng)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等相關(guān)信息技術(shù)應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)為載體，在此基礎(chǔ)上建立高度集成化的系統(tǒng)平臺(tái)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)教育資源在校園內(nèi)部高效傳遞與共享，在某種程度上也能起到增強(qiáng)高校各部門協(xié)調(diào)能力的作用，為高校各類型教育活動(dòng)的開展提供基礎(chǔ)保障，切實(shí)為高校教學(xué)、科研、教育管理等方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)智慧校園科學(xué)性、合理性以及有效性建設(shè)[1]。

2 智慧校園建設(shè)對(duì)高校檔案管理產(chǎn)生的影響

1）有利于整合現(xiàn)有檔案資源。在智慧校園建設(shè)背景下，高校檔案管理工作開展過程中，借助二維碼、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)來連接校園各部門，將此過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集與整合，將大量數(shù)據(jù)信息規(guī)范化管理，促進(jìn)檔案資源利用率提升，進(jìn)而為高校檔案管理工作開展提供強(qiáng)有力支持。

2）有利于確保信息共享高效性。互聯(lián)網(wǎng)的有效性應(yīng)用，為全校師生獲取相關(guān)信息資料提供了極大地便利，利用校園內(nèi)部平臺(tái)共享與傳遞相關(guān)信息資料，打破信息資源獲取在時(shí)間與空間上的限制，在強(qiáng)化檔案管理成效同時(shí)，也有利于確保信息共享高效性，從根本上保證檔案管理工作效率，并達(dá)到減少檔案管理成本投入的目的。

3）有利于擴(kuò)展檔案資源存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案方式來存儲(chǔ)信息資料，查閱檔案信息資料時(shí)需要前往檔案室，隨著高校檔案管理水平提高，紙質(zhì)檔案已逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案，不僅降低了檔案資源查詢耗時(shí)，在一定程度上也打破了檔案查詢?cè)跁r(shí)間與空間等方面的局限。智慧校園建設(shè)的深入，將校園內(nèi)、外部環(huán)境連接在一起，實(shí)現(xiàn)檔案資料線上查詢，也為校外的教育資源、圖書資料等相關(guān)信息查找提供了便利，提高檔案管理服務(wù)水平的同時(shí)，也有利于進(jìn)一步擴(kuò)展檔案資源存儲(chǔ)空間[2]。

3 目前高校檔案管理現(xiàn)狀

1）檔案管理理念較為滯后。在高校檔案管理工作開展過程中，由于檔案管理理念滯后，促使高校教育活動(dòng)開展時(shí)并未加強(qiáng)檔案資料的利用，檔案管理實(shí)際作用無法充分發(fā)揮，在滯后的檔案管理理念影響下，檔案管理工作在高校教育發(fā)展中愈加邊緣化，加上尚未設(shè)立檔案專管管理部門，增加了檔案管理工作失誤問題概率，致使檔案管理水平一直難以提高。

2）檔案管理制度不夠完善。大量檔案資料在高校教育發(fā)展過程中產(chǎn)生已是必然現(xiàn)象，一套完善且系統(tǒng)的檔案管理制度，更加有利于高校檔案管理工作高效率、高質(zhì)量開展，合理安排檔案管理工作，從根本上保證檔案資料存儲(chǔ)安全性。但從目前高校檔案管理情況來看，由于檔案管理制度不夠完善，制度內(nèi)容與高校教育發(fā)展要求匹配性較低，加上管理制度并未精準(zhǔn)落實(shí)到高校實(shí)際檔案管理工作中，導(dǎo)致高校檔案管理工作流于表面，出現(xiàn)檔案資料歸檔不及時(shí)，檔案資料丟失等問題，在一定程度上也阻礙了智慧校園深入建設(shè)。

4 基于智慧校園建設(shè)如何進(jìn)一步完善高校檔案管理機(jī)制

1）創(chuàng)新檔案管理理念，健全與完善現(xiàn)有檔案管理組織體系。隨著高校教育高質(zhì)量發(fā)展，檔案管理工作難度隨之增加，加上高校檔案管理工作涉及多方面內(nèi)容，如學(xué)校招生相關(guān)信息資料、教學(xué)及科研相關(guān)信息資料、科研報(bào)告與成果信息以及教育管理相關(guān)信息資料等都屬于高校檔案管理工作內(nèi)容，為了保證檔案管理工作效率，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)不同類型的信息資料進(jìn)行分類，高校教育高質(zhì)量發(fā)展離不開這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的關(guān)鍵性支持作用。作為高校領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新檔案管理理念，根據(jù)智慧校園建設(shè)要求，完善與優(yōu)化現(xiàn)下檔案管理工作，解決檔案管理工作開展過程中潛在問題。結(jié)合高校教育高質(zhì)量發(fā)展需要，對(duì)高?，F(xiàn)有檔案管理組織體系進(jìn)行健全與完善，合理安排檔案管理領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)，并建立檔案工作委員會(huì)，由委員會(huì)負(fù)責(zé)檔案管理部門各崗位與人員配置，明確劃分工作職責(zé)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作有組織的高效率開展[3]。

通過對(duì)高校檔案管理情況調(diào)研與分析，部分高校普遍沒有設(shè)立專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，長(zhǎng)期以檔案室的形式來開展與分配檔案管理工作。一般情況下，檔案室并未配備過多的檔案管理人員，隨著高校教育深入發(fā)展，發(fā)展過程中形成的信息資料越來越多，在一定程度上提升了檔案管理難度，由于人員數(shù)量配備不足，極易導(dǎo)致檔案管理工作開展過程中出現(xiàn)諸多問題，如檔案資料遺漏或損壞，難以確保檔案資料真實(shí)性與完整性。基于此，完善檔案工作管理機(jī)構(gòu)，盡快組建一支高素質(zhì)水平、專業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，設(shè)立檔案管理部門，改變以往工作形式，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理脫離原有框架，提升檔案管理部門獨(dú)立性。

2）落實(shí)檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理工作執(zhí)行力。針對(duì)檔案管理制度落實(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)階段高校具體發(fā)展要求與現(xiàn)行檔案管理法律法規(guī)，并結(jié)合目前高校檔案管理工作需要，對(duì)現(xiàn)行高校檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充與完善，將檔案管理制度落到實(shí)處，以此來增強(qiáng)檔案管理工作執(zhí)行力。進(jìn)一步明確高校檔案管理流程，按照高校檔案管理各項(xiàng)要求統(tǒng)籌安排相應(yīng)工作，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案管理工作規(guī)范性。待檔案管理制度落實(shí)后，根據(jù)高校內(nèi)部各部門、各崗位工作內(nèi)容來明確業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度歸檔文件資料，并明示檔案文件資料保管期限，進(jìn)而達(dá)到從根本上控制檔案資料管理質(zhì)量的效果。此外，為了確保高校檔案管理機(jī)制完善性，檔案管理部門負(fù)責(zé)人需要加大對(duì)內(nèi)部工作人員的工作監(jiān)管，并踐行工作考核與激勵(lì)機(jī)制，一方面以激勵(lì)手段來激發(fā)其工作積極性與熱情，確保檔案管理制度落實(shí)成效；另一方面選用考核方式來約束與規(guī)范檔案管理工作人員行為，保證檔案管理工作效率。

3）加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，智慧校園功能作用充分發(fā)揮。基于智慧校園建設(shè)，高校檔案管理工作若想高效率、高質(zhì)量開展，必須確保檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善，為智慧校園深入建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，才能將智慧校園功能、作用充分發(fā)揮。對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、傳真機(jī)、打印機(jī)、檔案資料數(shù)據(jù)庫、檔案管理系統(tǒng)等硬軟件設(shè)施加以完善，并根據(jù)現(xiàn)下高校檔案管理工作要求，合理配置各基礎(chǔ)設(shè)施，使其更好地滿足高校檔案管理工作開展需要，全面提升檔案管理相關(guān)設(shè)備運(yùn)用性能。待基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)結(jié)束后，應(yīng)指派專業(yè)技術(shù)人員將檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施與智慧校園連接在一起，以此來完成電子檔案管理模式構(gòu)建，檔案收集、審批以及存儲(chǔ)等工作均可在檔案管理系統(tǒng)上快速展開，最大程度上保障檔案管理工作質(zhì)量。

4）促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，保障檔案資源管理安全。通過對(duì)高校檔案管理情況調(diào)研與分析，部分高校檔案管理仍采用傳統(tǒng)管理模式，以紙質(zhì)檔案方式來存儲(chǔ)檔案信息，促使檔案管理工作效率較低，因此，改變高校檔案管理模式十分必要，高校應(yīng)重視與加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案信息化管理模式，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，并運(yùn)用智能設(shè)備來檢索、利用以及開發(fā)檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源最大化利用[4]。首先，高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員應(yīng)明確意識(shí)到電子檔案特殊性，現(xiàn)下正處于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)具有虛擬性、開放性等特征，致使電子檔案存儲(chǔ)具有一定風(fēng)險(xiǎn)性，電子檔案造假概率提升，加上紙質(zhì)檔案資源不可替代性，能夠最大程度上還原檔案資料真實(shí)性，檔案管理人員應(yīng)做好紙質(zhì)檔案與電子檔案轉(zhuǎn)換工作，避免重要檔案資源丟失或損壞；其次，加強(qiáng)檔案資源安全管理，由于網(wǎng)絡(luò)具有風(fēng)險(xiǎn)性，針對(duì)電子檔案日常管理，高校檔案管理部門應(yīng)定期指派技術(shù)人員對(duì)相關(guān)檔案管理設(shè)施進(jìn)行檢修與維護(hù)，老化設(shè)備需要及時(shí)進(jìn)行更換，并妥善處理設(shè)備故障，提升檔案管理設(shè)備運(yùn)行安全，規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)；最后，加密重要檔案資料，并加設(shè)一層安全密碼，加強(qiáng)檔案資料管理安全性，結(jié)合檔案資料類型與重要程度進(jìn)行分類管理，同時(shí)完善校園局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源在校園內(nèi)部共享，便于全校師生隨時(shí)隨地查閱檔案資料，促進(jìn)檔案管理工作效率與質(zhì)量提升。

5）擴(kuò)展檔案管理覆蓋范疇，全力建設(shè)智慧校園。隨著時(shí)代不斷發(fā)展，高校檔案管理也應(yīng)具備與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，創(chuàng)新已經(jīng)成為現(xiàn)階段各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展形勢(shì)主流，推動(dòng)高校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，不僅是為了迎合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，也是為促進(jìn)智慧校園建設(shè)打好基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升高校教育質(zhì)量，精準(zhǔn)落實(shí)立德樹人根本任務(wù)。因此，擴(kuò)展高校檔案管理覆蓋范疇，全力推進(jìn)智慧校園建設(shè)是目前首先需要落實(shí)的任務(wù)，比如，利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等其他相關(guān)技術(shù)，開發(fā)與建立高校校友檔案系統(tǒng)，將校友資源充分利用，在校園平臺(tái)上展示與宣傳優(yōu)秀的校友，通過借助榜樣作用與效應(yīng)，為高校招生工作開展提供助力，以此來吸引更多的學(xué)子報(bào)考本校，一方面能夠有效提升高校在社會(huì)上的影響力，強(qiáng)化學(xué)生對(duì)母校的認(rèn)同感與歸屬感；另一方面學(xué)生通過了解優(yōu)秀的校友，有助于為個(gè)人今后職業(yè)規(guī)劃提供參考建議。此外，校友檔案系統(tǒng)的建立，在一定程度上也加強(qiáng)了學(xué)校與社會(huì)、學(xué)校與企業(yè)之間相互聯(lián)系，利用校友檔案資源與優(yōu)秀的畢業(yè)人才保持溝通，助力高校與更多的社會(huì)企業(yè)建立合作關(guān)系，為高校實(shí)踐教育的落實(shí)與實(shí)施提供強(qiáng)有力支持。高校檔案管理過程中也需加強(qiáng)新媒體技術(shù)應(yīng)用，隨著新媒體迅速發(fā)展，高校檔案管理人員利用新媒體平臺(tái)對(duì)現(xiàn)有檔案資源再次進(jìn)行開發(fā)，既能為高校智慧校園建設(shè)提供助力，也有利于更好地完善高校檔案管理機(jī)制。

5 結(jié)束語

綜上所述，智慧校園建設(shè)與落實(shí)，在一定程度上對(duì)高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用，而高校檔案管理信息化水平提高也為智慧校園深入建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，基于智慧校園建設(shè)，進(jìn)一步完善高校現(xiàn)行檔案管理機(jī)制，解決原有檔案管理機(jī)制潛在弊端與不足等問題，使其全面推動(dòng)高校檔案管理信息化發(fā)展，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，從而為高校教育高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)。