彭 霞

（棗陽市愛國衛(wèi)生運動委員會辦公室，湖北 棗陽 441200）

首先從檔案管理工作的本質(zhì)意義來講，檔案管理的主要工作內(nèi)容就是對檔案所有的相關(guān)材料進行妥善的管理。在對檔案進行管理的時候需要將檔案保存在各個檔案館中，在度檔案的進行管理的時候一定要符合科學(xué)性以及規(guī)律性的原則，這樣檔案的管理工作才能順利地展開，從而有效地實現(xiàn)檔案的儲存、索引記憶應(yīng)用等功能。衛(wèi)建局的主要職能是基層醫(yī)療服務(wù)，衛(wèi)生局的相關(guān)檔案是十分豐富的，具有較多的檔案類型和條目，因此想要衛(wèi)建局檔案材料管理工作能夠有效展開就必須要對檔案進行高效化的管理。

1 衛(wèi)建局檔案管理基本概述

1.1 衛(wèi)建局檔案的構(gòu)成

從衛(wèi)建局的整體來看，衛(wèi)建局相關(guān)業(yè)務(wù)展開過程中所形成的檔案分為兩部分分別是文書檔案和人事檔案。文書檔案的主要內(nèi)容是衛(wèi)建局在日常工作當(dāng)中形成的，這些檔案材料以文字或者是圖片的形式展現(xiàn)，具有較大的考證價值。例如，衛(wèi)建局業(yè)務(wù)在開展過程中主要的內(nèi)容是文件、記錄、照片、內(nèi)外部的資料形式為主，由于涉及的種類較多，因此在對檔案進行保管時需要進行分類立卷。而人事檔案主要涉及的內(nèi)容就是一切關(guān)于人的變化，例如對與人相關(guān)的動態(tài)要素所出現(xiàn)的變化過程進行詳細地記錄等，主要包括的范圍有，衛(wèi)建局的發(fā)展過程以及衛(wèi)建局所有工作人員出現(xiàn)的流動情況。在人事檔案中較為重要的內(nèi)容主要針對的是學(xué)歷專業(yè)畢業(yè)生、專業(yè)技術(shù)人員以及每一個管理層的工作人員的個人檔案。

1.2 衛(wèi)建局檔案管理基本要求

第一，對于衛(wèi)建局文書檔案的管理工作，需要注意的是要對立卷檔案在內(nèi)容上以及性質(zhì)上所具有的關(guān)聯(lián)性進行確定，從而方便對檔案的查閱以及保管，提高檔案功能的有效性。衛(wèi)建局的檔案管理工作當(dāng)中以衛(wèi)建局附屬機構(gòu)的工作業(yè)務(wù)中所形成的文件和檔案為主要重點工作內(nèi)容。對衛(wèi)建局中每一個職能部門所涉及的工作內(nèi)容進行文書檔案的整理，在對文書檔案進行整理的過程中要詳細的分清檔案的文種、內(nèi)容、時間以及作者，以這些要素作為整理文書的客觀要素，實現(xiàn)對文書檔案的組卷整理、頁碼上的確認以及相關(guān)的目錄編輯，一切工作準(zhǔn)備就緒之后在對文書檔案進行裝訂。由于檔案的種類內(nèi)容比較繁雜，因為為了可以方便日后對檔案進行查閱，則有必要在對檔案案卷標(biāo)題進行編輯時，保證標(biāo)題中包含著檔案內(nèi)容的明細，同時還需要將建立檔案的日期進行標(biāo)注。

第二，在對衛(wèi)建局的人事檔案進行管理的過程中，需要十分明確檔案管理過程中所涉及的接收、保管以及轉(zhuǎn)遞這三個十分重要的環(huán)節(jié)。這三個十分重要的環(huán)節(jié)當(dāng)中，接收環(huán)節(jié)主要指的是在對檔案進行接收前，需要對人事檔案進行檢查核對，確定檔案信息內(nèi)容無誤后才能對檔案進行簽收，除了需要對檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性進行檢查外還需要對人事檔案袋有無破損進行檢查，當(dāng)所有的檢查內(nèi)容都合格后對檔案進行登記造冊，登記過后工作人員還需要進行確認檔案內(nèi)容是否有漏掉的內(nèi)容。接下來就是檔案的保管工作，在保管過程中要符合檔案管理的相關(guān)流程，重點的管理內(nèi)容是薪資、職稱以及考核這三方面的內(nèi)容。在對檔案進行收集歸檔時要保證工作的細致性，尤其是對于一些重點的檔案資料要做到形成檔案的檢索功能并錄入到電腦當(dāng)中，同時還要做好紙質(zhì)檔案的防火、防潮、防蟲等工作。最后是檔案的轉(zhuǎn)遞工作，在對人事檔案進行轉(zhuǎn)遞時需要嚴格地遵守調(diào)檔手續(xù)，檔案的調(diào)檔的通知和證明則是轉(zhuǎn)遞的憑證依據(jù)，另外在對檔案進行轉(zhuǎn)遞時要注意確保檔案的密封性，當(dāng)檔案已經(jīng)被注銷后則要立即進行注銷。

2 提高衛(wèi)建局檔案管理水平的意義

2.1 利于加強衛(wèi)建局日常管理

提高衛(wèi)建局檔案管理水平的意義在于強化衛(wèi)建局的日常管理。實際上，衛(wèi)建局經(jīng)營業(yè)務(wù)內(nèi)容較多，主要包含醫(yī)療各項服務(wù)中，還涉及較多的科研活動，其中的資料數(shù)量較多，而且資料價值更是較高。為此，在日常衛(wèi)建局管理工作中，這些醫(yī)療資料的收集與管理是其中關(guān)鍵的工作內(nèi)容。尤其在新時期背景下，市場競爭更為激烈，檔案資料的完整性、真實性等都對于衛(wèi)建局醫(yī)療管理能力與服務(wù)水平等方面具有較大的影響。而且衛(wèi)建局檔案類型較多，不僅包含文書檔案，還涉及人事檔案，通過加強文書檔案與人事檔案管理，可以更好地加強衛(wèi)建局檔案管理，對其中的經(jīng)營情況加以詳細記錄，展示衛(wèi)建局的發(fā)展變化規(guī)律，為衛(wèi)建局改制提供參考。此外，檔案管理水平的提升使得衛(wèi)建局檔案資料外泄概率降低，這主要是發(fā)揮了專門管理的作用，有效防止機密檔案泄露，強化衛(wèi)建局日常管理。與此同時，檔案管理水平的提升，促使衛(wèi)建局的決策更能為科學(xué)，為管理工作人員提供參考，達到加強衛(wèi)建局日常管理的目的。

2.2 順應(yīng)新時期發(fā)展趨勢

通過提升衛(wèi)建局檔案管理水平，還能更好地順應(yīng)新時期發(fā)展趨勢。近幾年，我國醫(yī)療體制改革初見成效，使得基層醫(yī)療組織的作用得以發(fā)揮，而衛(wèi)建局在其中起著關(guān)鍵的作用，可以提供基礎(chǔ)的醫(yī)療管理服務(wù)，緩解醫(yī)療衛(wèi)生工作方面的壓力，順應(yīng)發(fā)展趨勢。為此，很多醫(yī)療管理服務(wù)機構(gòu)都會針對醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)能力進行思考，不斷進行深化改制。其中檔案管理是衛(wèi)建局深化改制中的重要內(nèi)容，若是檔案管理得到規(guī)范，將為衛(wèi)建局各項惠民政策的實施提供有效地保障。未來發(fā)展過程中，衛(wèi)建局更將注重檔案管理工作的開展，因為這不禁可以記錄其中的經(jīng)營活動信息，還包含業(yè)務(wù)管理實踐信息，方便歸納醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，為衛(wèi)建局工作人員進行詳細總結(jié)，從而幫助衛(wèi)建局解決基層衛(wèi)生工作中的難點，取得較好的檔案管理改制成果，助力衛(wèi)建局后續(xù)發(fā)展良好，逐漸向著新的發(fā)展方向邁進，這具有重要意義。

2.3 維護醫(yī)患兩方正當(dāng)利益

衛(wèi)生局在開展醫(yī)療服務(wù)時，同步會產(chǎn)生大量的醫(yī)療檔案，這些檔案入庫保存后，可以將其中的檔案資料視為記錄醫(yī)療行為的重要憑證，用作解決醫(yī)療糾紛，維護醫(yī)患兩方的正當(dāng)利益的手段。特別是新時期背景下，醫(yī)患關(guān)系經(jīng)常處于緊張狀態(tài)，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛問題，借助醫(yī)療檔案的查閱，可以清晰地明確醫(yī)患兩方的責(zé)任，避免醫(yī)療糾紛及矛盾加劇。

3 提高衛(wèi)建局檔案管理水平的相關(guān)思考

3.1 健全檔案管理制度

衛(wèi)建局在對檔案進行管理時，首先要以制度為主，圍繞檔案管理的制度落實各方面的工作。具體包含著以下幾個方面：1）保證衛(wèi)建局檔案管理的保密性。檔案的保密性是檔案管理的首要條件，是最為基礎(chǔ)的也是最為重要的條件，在衛(wèi)建局保存的檔案中有一些檔案是沒有公開的檔案，這種檔案都屬于保密性檔案，在對這種保密性的檔案進行保管時需要區(qū)別保密的等級和保密的范圍等。另外還要求檔案管理人員在度保密檔案進行管理時要嚴格地遵守保密條例。2）除了檔案的管理人員需要在保密意識上進行提高外，衛(wèi)建局還應(yīng)當(dāng)對硬件設(shè)施進行完善，強化安全措施。3）在對衛(wèi)建局檔案進行借閱時要注意檔案的借閱一定的符合檔案的審批流程，借閱的檔案要在一定的時間范圍內(nèi)進行歸還，而針對衛(wèi)建局以下各個科室的案卷卷宗，衛(wèi)建局則需要專門安排管理人員進行保管。4）對于檔案中的密級材料要進行定期的梳理，而對于那些不具備較高利用價值的材料則可以對其進行分類整理最后全部交給衛(wèi)建局檔案室或上級檔案館進行保管。

3.2 提高檔案利用率

衛(wèi)建局檔案不僅需要重視檔案的管理工作，另外還需要進行注意提高檔案的利用效率，衛(wèi)建局檔案要想得到更好的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)將檔案的管理和利用進行高效的結(jié)合，重視對檔案的利用。在對檔案材料進行應(yīng)用時需要注意以下幾個方面：1）衛(wèi)建局科室所上交的檔案，在對這類檔案進行利用時，其利用的范圍是本院檔案室；如果是科室之外的部門想要對檔案進行利用則需要獲得衛(wèi)建局科室領(lǐng)導(dǎo)的審批。2）在對檔案進行查閱時，主要是以現(xiàn)象查閱為主，如果需要進行借閱，則需要按照借閱的等級流程進行，尤其是要確定檔案的歸還日期。

3.3 加強檔案規(guī)范化建設(shè)

要想提高衛(wèi)建局檔案管理水平，需要注重衛(wèi)建局檔案的規(guī)范化建設(shè)。只有確保檔案管理具有規(guī)范性，才能減少管理混亂現(xiàn)象的產(chǎn)生，真正滿足檔案管理的需要。所以，規(guī)劃化的檔案建設(shè)極為關(guān)鍵，這是衛(wèi)建局檔案管理中的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，也是加強衛(wèi)建局現(xiàn)代化檔案管理的有效手段。在檔案管理過程中，為加強衛(wèi)建局檔案規(guī)范化建設(shè)，可以采取以下措施：首先，配置先進的檔案管理設(shè)備設(shè)施。眾所周知，設(shè)備設(shè)施是輔助檔案管理的技術(shù)手段，通過加強先進設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用，可以更好地滿足衛(wèi)建局檔案管理工作需要，促使檔案管理效率提升的同時，也能規(guī)范各個檔案管理環(huán)節(jié)，使得檔案規(guī)范化水平得到提升。為此，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)采購一些先進的設(shè)備設(shè)施，用于輔助檔案管理，達到規(guī)范化管理的需要。其次，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。主要結(jié)合實際情況進行分析，明確檔案管理目標(biāo)，再制定相關(guān)衛(wèi)建局檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，要求各方按照該標(biāo)準(zhǔn)進行執(zhí)行統(tǒng)一管理，使得檔案管理科學(xué)性與規(guī)范性得到提升。最后，加強各類管理技術(shù)的應(yīng)用。一是加強計算機技術(shù)的利用，實現(xiàn)衛(wèi)建局檔案的一體化管理，不僅包含信息存儲、檢索等，還包含庫房管理內(nèi)容等，進一步實現(xiàn)工作效率的提升。二是加強多媒體技術(shù)的應(yīng)用，方便加強數(shù)字檔案管控與綜合處理，記錄文字、圖片以及影響等檔案信息，加快檔案處理的同時，真正加強衛(wèi)建局檔案規(guī)范化建設(shè)。

3.4 提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

為加強衛(wèi)建局檔案管理，必須加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力鍛煉，因為檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的高低是開展衛(wèi)建局檔案管理工作的基礎(chǔ)，更是與實際檔案管理成效有關(guān)。所以，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力至關(guān)重要。為此，有關(guān)部門可以采取培訓(xùn)措施。第一，先培養(yǎng)檔案人員的政治素養(yǎng)、文化素養(yǎng)，主要通過講座、宣傳等形式，通過進修等方法，增加他們的職業(yè)道德精神，提高他們的事業(yè)心以及責(zé)任心，更好的面對自身工作，履行自身崗位工作職責(zé)，彰顯為人民服務(wù)的價值；第二，再培養(yǎng)檔案人員衛(wèi)建局檔案管理工作相關(guān)的知識，明確檔案管理目的、內(nèi)容以及流程，更好地運用這些專業(yè)知識強化檔案管理。與此同時，還要及時學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)知識，更新自身知識儲備，強化信息管理知識、法律知識的學(xué)習(xí)，以便加強這些知識的利用，實現(xiàn)檔案方面的高效管理。

4 結(jié)語

綜上所述，衛(wèi)建局業(yè)務(wù)的順利展開離不開對檔案工作的高效管理，尤其是在新時期下，我國更加重視對衛(wèi)建局進行有效經(jīng)營。衛(wèi)建局檔案資料一方面會對衛(wèi)建局的業(yè)務(wù)活動、醫(yī)療活動進行詳細地記錄，也可以成為衛(wèi)建局進行決策時的有力依據(jù)。想要提高衛(wèi)建局檔案資料的管理效果，就要充分的把握好檔案的管理制度和管理重點，讓檔案能夠為衛(wèi)建局的發(fā)展提供充分的價值。