鮑 琨

（福建福清核電有限公司，福建 福清 350318）

1 分階段檔案驗收模式的基本概念和主要做法

1.1 項目檔案分階段驗收分析確認(rèn)

文檔管控工作中各單位的責(zé)任與指導(dǎo)關(guān)系。EPC模式之下各參建單位之間需理順檔案管理的責(zé)任、明確檔案管理活動的指導(dǎo)關(guān)系。業(yè)主單位應(yīng)發(fā)揮檔案業(yè)務(wù)總體把控的作用，業(yè)主單位制定的文檔管理制度應(yīng)作為各參建單位文檔管理工作的依據(jù)性文件，各單位文檔管理程序可在業(yè)主單位程序的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)展，但不能發(fā)生沖突，若發(fā)生沖突則以業(yè)主單位管理程序為準(zhǔn)。通過自上而下的指導(dǎo)關(guān)系，將業(yè)主單位的管理思路融入項目檔案全周期之中。預(yù)估文檔管理中可能存在的風(fēng)險。業(yè)主單位是項目檔案最終使用方，需聯(lián)合參建單位對項目檔案管理可能存在的風(fēng)險進(jìn)行預(yù)估。預(yù)估的范圍應(yīng)包括項目檔案形成、收集、整理、移交歸檔的全過程。如未中標(biāo)投標(biāo)文件的歸檔問題；設(shè)備制造監(jiān)造計劃、方案等歸檔歸屬問題等。羅列潛在風(fēng)險作為項目檔案管控、驗收活動中的重點關(guān)注項依據(jù)風(fēng)險評估，分階段驗收。建設(shè)項目由于周期長，人員調(diào)整頻繁，若風(fēng)險積壓則整改困難。由此應(yīng)依照風(fēng)險點分析評估，采用項目文檔分階段驗收的方式，在各階段通過文檔驗收活動將問題提前暴露、及時整改，減少檔案最終驗收時的壓力。

1.2 分階段驗收多種方式的應(yīng)用

檔案驗收的多種方法。檔案分階段驗收的方式眾多，如內(nèi)部監(jiān)察、外部監(jiān)察、同行評估、專項驗收、總體驗收等。文檔管理人員需能夠熟練應(yīng)用這些驗收方法，可先易后難、逐步訓(xùn)練并提高分階段驗收能力。多種驗收方法的組合應(yīng)用。內(nèi)部監(jiān)察、外部監(jiān)察針對性較強(qiáng)可以用于專項領(lǐng)域檔案驗收。同行評估、專項驗收、總體驗收涉及的領(lǐng)域則較多，能夠發(fā)現(xiàn)檔案收集的完整性，系統(tǒng)性方面不足之處。驗收活動中可以聯(lián)合應(yīng)用不同的驗收手段，達(dá)到精準(zhǔn)與全面并存的檔案檢查效果。對驗收方法達(dá)到的效果評估。分階段實行檔案驗收的目標(biāo)是提早發(fā)現(xiàn)問題，提早解決問題，避免后續(xù)階段重復(fù)發(fā)生。因此需要對采用的驗收方法的成果進(jìn)行評估。通過專家問題收集匯總，統(tǒng)計問題所在的領(lǐng)域、性質(zhì)與總量，對比分析確認(rèn)采用的驗收手段的合理性。

1.3 合理劃分階段驗收時間節(jié)點

工程節(jié)點作為驗收階段劃分依據(jù)。檔案分階段驗收工作是體現(xiàn)工程項目階段性文檔收集整理的全貌。因此檔案分階段驗收時間點應(yīng)依照工程項目進(jìn)度節(jié)點來選取。依照檔案收集整理特性挑選項目節(jié)點。應(yīng)選取項目中具有代表性節(jié)點：土建竣工節(jié)點、安裝竣工節(jié)點、調(diào)試完成節(jié)點、商運節(jié)點等。這些節(jié)點重點項目文檔收集具有針對性，檔案分階段驗收工作具有代表性。各階段之間預(yù)留足夠時間整改。檔案驗收工作的目標(biāo)是發(fā)現(xiàn)并糾正檔案工作中的偏差。檔案管理部門應(yīng)對驗收發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改達(dá)到國家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，并形成經(jīng)驗反饋避免同質(zhì)問題發(fā)生。整改活動應(yīng)考慮合理的整改周期（如設(shè)備制造文件的整改工作，需要設(shè)備制造廠家配合周期較長）。分階段驗收后檔案整改的預(yù)估周期可設(shè)置為9—12個月，以確保在下階段驗收之前需整改問題全部整改完畢。檔案最終驗收時間點安排。檔案最終驗收工作是上級部門對整個工程項目文檔工作的全面檢驗。檔案最終驗收是工程項目全面驗收工作完成條件之一。因此檔案最終驗收時間點選擇需考慮預(yù)留檔案最終驗收后問題整改時間。建議依照工程總體驗收時間點倒推6-9個月，作為檔案最終驗收時間節(jié)點。

1.4 階段驗收前準(zhǔn)備工作

首先，成立階段驗收準(zhǔn)備專項工作組。其次，根據(jù)項目階段特點準(zhǔn)備。第三是驗收支持材料準(zhǔn)備。第四，評估驗收支持材料。第五配備專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場答疑。第六是開展項目檔案階段驗收自檢。第七是開展階段驗收申請。在完成前二項工作的基礎(chǔ)上，向上級檔案主管單位申請開展工程項目檔案階段驗收工作，申請材料內(nèi)容應(yīng)包括：項目建設(shè)概況；項目檔案管理總體情況；項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；檔案管理主要管控措施；竣工圖的管控情況；檔案管理工作創(chuàng)新；檔案階段驗收準(zhǔn)備等。

1.5 開展階段驗收

項目檔案階段驗收由上級檔案主管單位組織實施。驗收時，檢查項目檔案采用聽取匯報、當(dāng)面質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方式。重點抽查與工程質(zhì)量和職責(zé)履行直接相關(guān)檔案的歸檔情況。抽查檔案的數(shù)量不少于100 卷或案卷總數(shù)的15%。對項目檔案整體進(jìn)行評價，并出具初檢意見，對發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)要求和時限要求。階段驗收主要議程包括：檢查組介紹檢查要求；業(yè)主匯報項目建設(shè)總體情況和檔案工作情況；總承包商作檔案階段驗收匯報；監(jiān)理承包商作檔案階段驗收匯報；檔案驗收組檢查項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，并對檔案管理的合規(guī)性進(jìn)行檢查；檔案驗收組出具驗收意見。

1.6 開展階段驗收后整改

驗收之后應(yīng)形成整改清單并報備。在各階段檔案驗收結(jié)束之后，文檔管理部門應(yīng)及時將專家提出的問題進(jìn)行匯總。其中包括正式驗收意見、專家提問單、專家現(xiàn)場提問記錄。同時調(diào)卷數(shù)據(jù)應(yīng)一并整理，作為需整改問題的佐證材料。文檔管理部門應(yīng)對收集的問題匯總討論制定整改計劃。整改計劃應(yīng)包括：整改范圍、整改完成時間、擬采用的整改方法。整改計劃編制完成后需向上級單位報備，以便上級單位對整改范圍、整改周期有所了解，并從行業(yè)法規(guī)政策的層面檢查整改方法是否與驗收意見有偏差，避免整改方法的偏離。評估整改方向與方式。整改工作進(jìn)入實施階段，可組織整改工作專家評審會，請上級主管單位與專家參會，對整改工作的具體方法加以研討，吸收同行或跨行業(yè)的成熟經(jīng)驗、良好方案。對于整改工作中實際操作的偏差之處，請上級主管單位形成指導(dǎo)性糾正意見，以此保證整改工作切實可行，能得到各方認(rèn)可，避免二次整改。整改進(jìn)程中二次溝通。整改工作需避免在工作推進(jìn)中由于信息傳遞不準(zhǔn)確，整改實踐操作發(fā)生變形，導(dǎo)致整改工作方向偏離。因此在每一項整改行動的起始階段，應(yīng)做出整改樣板，請專家對整改樣板進(jìn)行二次確認(rèn)。得到認(rèn)可之后，依照整改樣板繼續(xù)實施，則可確保整改工作質(zhì)量。

2 結(jié)語

福清核電分階段檔案驗收模式，保證了整個項目檔案的質(zhì)量，獲得國家檔案局的高度認(rèn)可。2018年6月10日，在福清核電1-4號機(jī)組項目檔案驗收會議上，國家檔案局經(jīng)科司副司長王燕民指出：“福清核電文檔工作是同行的翹楚，不僅為核電工程建設(shè)和運行管理發(fā)揮了重要的服務(wù)保障支撐作用，同時也為全國其他行業(yè)的工程檔案管理提供了寶貴經(jīng)驗，起到了很好的引領(lǐng)作用”。同時，分階段檔案驗收模式也為后續(xù)的方家山核電、海南核電、寧德核電等所借鑒，從面開啟了核電項目檔案驗收的新模式。