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        新形勢(shì)下如何做好企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作

        2021-04-14 22:30:19
        卷宗 2021年24期
        關(guān)鍵詞:文書(shū)檔案管理單位

        方 菁

        (上海核工程研究設(shè)計(jì)院有限公司,上海 200233)

        現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部文書(shū)檔案管理存在著一定的問(wèn)題和不足之處,文書(shū)檔案信息作用發(fā)揮存在“跟不上趟”情況。此外,文書(shū)檔案管理在企業(yè)日常工作管理中處于基礎(chǔ)性地位,隨著企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理體制、工作內(nèi)容不斷發(fā)展變化體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展軌跡和各項(xiàng)基本的信息,對(duì)于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的指導(dǎo)意義。因此,需要對(duì)文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析,提出有針對(duì)性地解決措施,不斷改革完善管理體制與運(yùn)行機(jī)制,推動(dòng)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的深化。

        1 企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重要意義

        企業(yè)單位的管理層要高度重視文書(shū)管理活動(dòng),在實(shí)際的管理工作中,充分落實(shí)各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)。具體應(yīng)從以下兩點(diǎn)著手:第一,作為重要的信息憑證,文書(shū)檔案的完整性直接關(guān)乎檔案管理工作質(zhì)量,為盡可能地提升檔案管理活動(dòng)水準(zhǔn),企業(yè)單位的相關(guān)部門(mén)要盡可能地保障文書(shū)檔案的價(jià)值,為后續(xù)的查閱打下良好基礎(chǔ),以便企業(yè)單位管理層圍繞文書(shū)檔案對(duì)歷史的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和反思,規(guī)劃企業(yè)單位的發(fā)展路線。第二,提升管理水準(zhǔn),國(guó)內(nèi)市場(chǎng)化改革的不斷深入使得企業(yè)單位涌現(xiàn)了大量的不穩(wěn)定因素;因此,企業(yè)單位管理層更應(yīng)充分重視檔案管理工作,保證檔案資料保存、分類、整理、收集等各項(xiàng)工作的質(zhì)量,進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量;借助文書(shū)檔案資料,充分反映企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r、企業(yè)面臨的困境、企業(yè)內(nèi)外環(huán)境等,使得各部門(mén)的檔案管理人員能夠圍繞企業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù),不斷加強(qiáng)各項(xiàng)工作的針對(duì)性,進(jìn)而全方位提升企業(yè)單位的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力,推動(dòng)企業(yè)單位的穩(wěn)定、長(zhǎng)久發(fā)展。

        2 新形勢(shì)下企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀

        2.1 能力不足

        從目前的文書(shū)檔案管理人員隊(duì)伍看,均存在一定的能力不足現(xiàn)象。從事多年文書(shū)檔案管理人員,學(xué)歷偏低,很多都沒(méi)有接受過(guò)全日制大專學(xué)歷以上的教育,憑經(jīng)驗(yàn)做事。他們對(duì)于新人的培養(yǎng)亦是口口相傳,缺乏專業(yè)化的正規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而一些新同志,則由于文書(shū)檔案管理崗位相對(duì)于企業(yè)其他崗位,薪酬待遇偏低,而缺乏工作熱情和進(jìn)取心,“做一天和尚撞一天鐘”的人員并不少見(jiàn),檔案管理工作自然就無(wú)法很好地完成。諸如收集范圍不明確、工作不及時(shí),用紙、裝訂不規(guī)范,辦理程序混亂、原稿不齊全、編號(hào)不規(guī)范等情況時(shí)常出現(xiàn),甚至于“屢查、屢改、屢不絕”,嚴(yán)重影響企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的健康發(fā)展。

        2.2 對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度較低

        目前許多企業(yè)單位都將主要的關(guān)注點(diǎn)放在了中心業(yè)務(wù)上,忽視了文書(shū)檔案管理工作的重要性。企業(yè)單位的文書(shū)檔案是用于企業(yè)單位的各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)詳細(xì)地記錄,是企業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重要環(huán)節(jié),有利于維持企業(yè)單位內(nèi)部秩序,并為規(guī)劃企業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略提供關(guān)鍵依據(jù)。因此,忽視對(duì)文書(shū)檔案管理工作不僅無(wú)法使企業(yè)單位順應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展,還會(huì)導(dǎo)致工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中常常出現(xiàn)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題,嚴(yán)重影響了企業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量。

        2.3 技術(shù)落后

        目前,許多企業(yè)文書(shū)檔案管理技術(shù)比較落后,主要表現(xiàn)在:對(duì)文書(shū)檔案信息管理的硬件和軟件資金投入不足,缺乏適用于文書(shū)管理的軟件。同時(shí),傳統(tǒng)的文書(shū)檔案幾乎都是紙質(zhì),占用的存儲(chǔ)空間大,查閱不方便,信息化管理手段的缺失致使文書(shū)檔案管理還處于比較低的水平。

        2.4 信息化程度較低

        目前有一些企業(yè)單位在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作時(shí),使用的是紙質(zhì)檔案和人工管理的方式。一方面,紙質(zhì)文書(shū)檔案不易保存,很容易在管理的過(guò)程中出現(xiàn)丟失、破損等問(wèn)題,在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息查找時(shí)也十分困難,進(jìn)而影響企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作效率;另一方面,人工管理的方式通常會(huì)由于人為因素而造成誤差,影響了文書(shū)檔案信息的準(zhǔn)確性,進(jìn)而降低企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量。

        3 新形勢(shì)下企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的策略

        3.1 規(guī)范檔案管理機(jī)制

        在單位內(nèi)部從事文書(shū)檔案管理的人員,必須要帶頭遵守、執(zhí)行與之相關(guān)的規(guī)定和守則,在工作中要嚴(yán)格遵循審核、簽發(fā)流程,杜絕濫發(fā)文件,對(duì)簽發(fā)手續(xù)、附件,要認(rèn)真核對(duì),確保其完整性。若某些內(nèi)容需要復(fù)審,要對(duì)修改內(nèi)容遵照相應(yīng)程序進(jìn)行復(fù)審,整篇公文的字體、用紙、標(biāo)號(hào)、排版等均按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

        3.2 加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視

        在新形勢(shì)的背景下,傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作受到了大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化技術(shù)的沖擊,使得企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)?;诖耍粝敫玫靥嵘髽I(yè)單位的文書(shū)檔案管理質(zhì)量。首先要做的就是提升對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度。一方面,企業(yè)單位的管理者只有明確了文書(shū)檔案管理工作的重要性,才能夠?qū)罄m(xù)的管理工作提出正確的決策,進(jìn)而在新形勢(shì)下,結(jié)合外部環(huán)境的發(fā)展,不斷完善自身文書(shū)檔案管理工作;另一方面,有關(guān)工作人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書(shū)管理工作的重視程度,在實(shí)際的工作過(guò)程中充分發(fā)揮自身的能動(dòng)性,不僅對(duì)企業(yè)單位的文書(shū)檔案進(jìn)行收集和管理,還要進(jìn)一步分析、歸類和利用等環(huán)節(jié),讓文書(shū)檔案管理工作能夠在企業(yè)單位內(nèi)部管理工作中發(fā)揮出最大價(jià)值。

        3.3 提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

        文書(shū)檔案管理是否具備質(zhì)量與水平,檔案管理信息化建設(shè)能否得到有效開(kāi)展,在一定程度上取決于檔案管理人員是否具備綜合素質(zhì)?;诖朔N情況,管理人員必須切實(shí)提升綜合素質(zhì),即豐富的管理知識(shí)與信息化建設(shè)理念。首先,管理部門(mén)需要加強(qiáng)現(xiàn)代化硬件設(shè)施的投入,同時(shí)建設(shè)出現(xiàn)代化工作環(huán)境,從而確保文書(shū)檔案管理人員在正在意義上了解現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備,管理部門(mén)可開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng),幫助管理人員學(xué)習(xí)設(shè)施設(shè)備的使用方式,而管理人員需要在日常的工作中提高使用率,以最快的速度熟悉并掌握使用的方式,從而提升管理的水平與效率。其次,筆者認(rèn)為管理人員能夠主動(dòng)探究新技術(shù),不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)才是提高綜合素質(zhì)的根本途徑。因此,管理部門(mén)可以建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制,將學(xué)習(xí)信息化檔案管理作為考核的一部分,逐步形成終身教育機(jī)制,以此提高管理人員學(xué)習(xí)信息化管理的積極性,培養(yǎng)管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力,爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備能夠隨著時(shí)代的發(fā)展而有所提升。最后,絕不可忽視溝通與交流的重要性,各個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在日常的工作中多鼓勵(lì)員工之間進(jìn)行合作與交流,通過(guò)此種方式,能夠更為高效的實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源整合,幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)更多的知識(shí)與高科技手段,以此為文書(shū)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)提供更多的信息源。

        3.4 采用專業(yè)化管理模式,引入先進(jìn)的管理方法

        文書(shū)檔案管理應(yīng)當(dāng)是辦公室的一項(xiàng)重要工作,但目前許多單位對(duì)這項(xiàng)工作都不夠重視,沒(méi)有從單位整體工作層面對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行安排,規(guī)劃不及時(shí),部署不到位。因此各單位要結(jié)合文書(shū)檔案管理工作中檢查出的問(wèn)題進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn),對(duì)于工作中好的做法,則要積極推廣。還要提高管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度,尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代,必須轉(zhuǎn)變文書(shū)檔案管理理念,以先進(jìn)理念來(lái)指導(dǎo)工作實(shí)踐。辦公室文書(shū)檔案管理人員要清楚地認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的要求,積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法,尤其是要學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)資源和互聯(lián)網(wǎng)工具來(lái)實(shí)施管理。信息技術(shù)的應(yīng)用,大大降低了文書(shū)檔案管理的繁瑣性,使得整個(gè)管理流程都更簡(jiǎn)潔,工作效率更高,因此對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用是非常有必 要的。

        3.5 做好文書(shū)工作與檔案工作的規(guī)范銜接

        文件是文書(shū)的前身,其質(zhì)量的好壞直接影響著文件儲(chǔ)存的質(zhì)量。如果沒(méi)有高質(zhì)量的檔案,沒(méi)有高質(zhì)量的文件,即使有高水平的文件管理能力也是無(wú)濟(jì)于事。文件人員應(yīng)具有較強(qiáng)的文件管理意識(shí),并對(duì)文件的每一部分建立歸檔制度。在辦文檔時(shí),通常考慮文檔內(nèi)存任務(wù),實(shí)現(xiàn)文檔與文件工作的集成。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)需要把好人才入口關(guān),注意招聘具備專業(yè)文化知識(shí)、技能的人才,以為檔案隊(duì)伍的充實(shí)建設(shè)奠定下堅(jiān)實(shí)的支撐作用。要注重現(xiàn)有人才的應(yīng)用,大膽應(yīng)用具備專業(yè)理論知識(shí)和技能特長(zhǎng)的年輕干部,穩(wěn)定現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì),解決其存在的各種實(shí)際問(wèn)題,保證投入到本職工作中。

        3.6 嘗試建立文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)

        目前“互聯(lián)網(wǎng)+”與各個(gè)行業(yè)的融入都越來(lái)越深,許多管理領(lǐng)域引入了信息技術(shù),建立了信息化的管理平臺(tái)。利用計(jì)算機(jī)和信息管理系統(tǒng)來(lái)處理辦公室文書(shū)檔案,不僅規(guī)范了整個(gè)管理流程,而且減少了管理疏漏,提高了管理效率。因?yàn)槲臅?shū)檔案資料主要作用就是提供各種信息,需要從龐大的檔案數(shù)據(jù)中檢索出有效信息,這就涉及檔案建設(shè)系統(tǒng)。在當(dāng)前的信息社會(huì)中,建立文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)是非常必要的。

        3.7 建立完善的辦公室文書(shū)檔案管理制度

        辦公室應(yīng)該在當(dāng)前文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)上建立一套完善、適合本單位情況的辦公室文書(shū)檔案管理制度,以便文書(shū)檔案管理工作更好、更順利、更高效運(yùn)行。根據(jù)具體問(wèn)題具體分析的辦法,可以針對(duì)文書(shū)檔案管理員、檔案使用者提出的難題,逐步將需要增加的新需求加入規(guī)章制度中,制定出來(lái)的規(guī)章制度會(huì)更加完整、科學(xué)且具有操作性。規(guī)章制度的建立,目的在于執(zhí)行。首先,領(lǐng)導(dǎo)者必須起帶頭作用,從意識(shí)上、行動(dòng)上支持文書(shū)檔案管理工作,要求各部門(mén)嚴(yán)格按照文書(shū)檔案管理制度貫徹執(zhí)行;其次,單位要做好文書(shū)檔案管理員思想教育工作,為其提供良好的工作環(huán)境和待遇,促使其用心做好工作;最后,文書(shū)檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度,并將執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題及時(shí)反饋解決,保證辦公室文書(shū)檔案管理更好地服務(wù)于單位。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,在新形勢(shì)的背景下,企業(yè)單位若想更好地提升文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量,就必須要重視文書(shū)檔案管理工作的重要性,加強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力,并不斷完善文書(shū)檔案管理制度,加強(qiáng)信息化建設(shè)水平,還要為文書(shū)檔案管理工作提供良好的環(huán)境,讓企業(yè)單位通過(guò)提高文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量,來(lái)加強(qiáng)內(nèi)部管理水平。

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