許月瓊
(廣州市市政集團有限公司,廣東 廣州 510030)
建筑工程檔案管理內(nèi)容覆蓋面廣泛,具體有基建文件、施工資料、質(zhì)量評估文件、驗收文件等,都是建筑工程建設(shè)全過程中最原始的記錄,直接反映了建筑工程質(zhì)量。由此可見,建筑工程檔案管理的重要性是不言而喻的。但是在建筑工程檔案管理實踐中,由于片面認識、人才匱乏等因素,而導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)出諸多缺陷和不足,直接制約了檔案管理工作效果的提升,從而不利于檔案價值的開發(fā)與利用。因此,為建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程項目,在實踐中,施工單位應(yīng)對建筑工程檔案管理引起重視,并要與時俱進地落實有效舉措,確保檔案管理工作效果。鑒于此,基于建筑工程檔案價值開發(fā)利用角度考慮,本文深入分析“建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題”具有顯著的理論指導(dǎo)價值和實踐操作意義。
在建筑工程項目建設(shè)過程中,建筑企業(yè)展開高質(zhì)量的檔案管理工作,可以全程、全方位、準(zhǔn)確地記錄工程施工過程,能夠為建筑工程質(zhì)量檢查、改建、竣工驗收等提供重要參考資料。簡單來講,建筑工程項目牽涉面相對廣泛,在實踐中往往會產(chǎn)生大量的信息資料,而檔案管理工作的核心在于收集與整理建筑工程建設(shè)全過程中產(chǎn)生的各項資料,以期通過原始且完整的檔案資料來體現(xiàn)建筑工程質(zhì)量情況,并可以為建筑工程管理工作提供信息支持[1]。由此可見,建筑工程檔案管理效果與建筑工程質(zhì)量、管理效益等息息相關(guān)。因此,建筑工程檔案管理的重要性是不言而喻的。
在社會市場經(jīng)濟體制下,大部分建筑企業(yè)管理人員片面認為企業(yè)在市場中的持續(xù)發(fā)展,關(guān)鍵在于經(jīng)濟效益的持續(xù)增長,而經(jīng)濟效益的持續(xù)增長的重點環(huán)節(jié)是建設(shè)。正因如此,在建筑工程項目實施階段,大部分建筑企業(yè)的工作重點是工程建設(shè),而沒有對建筑工程檔案管理工作形成一個正確的認知,未能準(zhǔn)確地明確檔案管理的重要性,這也使得檔案管理工作長期被忽視而沒有被提上日程。部分建筑企業(yè)雖十分看重檔案管理工作,但是在實踐中存在隨意性、盲目性等操作,這使得檔案管理工作難以產(chǎn)生作用,所收集的檔案資料難以確保完整度、真實可靠性,無法真實地反饋建筑工程實際[2]。另外,建筑工程檔案管理往往與建筑項目盈利性缺乏直接性聯(lián)系,這使得大部分建筑企業(yè)對檔案管理工作有所忽略,部分重要建筑工程信息資料未能及時完整地收集起來,如工程圖紙、變更信息等,這些信息的缺失不僅影響建筑工程施工質(zhì)量,還對建筑工程效益產(chǎn)生了一定的影響[3]。
基于建筑工程檔案管理實際情況角度而言,部分建筑企業(yè)在檔案管理工作中,未能建立完善且規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系,如檔案檢索、檔案編目等,導(dǎo)致檔案管理工作存在較大的隨意性,如檔案資料收集以文字資料為主,未能完整收集圖片、影像等資料,導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺乏完整性,進而無法直觀地呈現(xiàn)出建筑工程質(zhì)量等信息。同時,部分建筑企業(yè)在檔案資料收集整理過程中,沒有及時更新工程竣工圖,并且修改工作未能及時落實,還存在歸檔不及時的問題,最終導(dǎo)致所收集的檔案資料與工程實際存在出入[4]。另外,在檔案建立之后,部分檔案存在信息不完整問題,如缺乏相關(guān)環(huán)節(jié)負責(zé)人的簽字,使得檔案缺乏保存價值,從而容易影響建筑工程檔案管理效果的提升[5]。
管理工作人員是建筑工程檔案管理工作的執(zhí)行主體,其專業(yè)能力和素養(yǎng)直接決定了檔案管理工作執(zhí)行效果。因此,建筑企業(yè)應(yīng)在發(fā)展中,建立一支能力與素養(yǎng)滿足于檔案管理工作需求的檔案管理隊伍。但是基于當(dāng)前實際角度來講,大部分建筑企業(yè)在檔案管理工作中,沒有配備專門的檔案管理人員,更多的是由工程管理人員兼管檔案管理工作,一方面工程管理人員本身非檔案管理專業(yè)出身,使得其缺乏相應(yīng)的專業(yè)管理能力而難以有序展開檔案管理工作,一旦出現(xiàn)問題,則缺乏能力高質(zhì)量處理檔案管理問題,從而直接影響檔案管理工作效果。另一方面檔案管理人員身兼數(shù)職,但個人精力和時間是有限的,在高強度工作環(huán)境中,顯然難以投入足夠的時間和精力去做好各項工作。而在檔案管理工作和現(xiàn)場管理兩項工作中,管理人員由于思想認識而會側(cè)重于工程管理,而輕視檔案管理,自然不會投入足夠的時間和精力用于檔案管理工作[6]。另外,檔案管理工作人員由于并非專業(yè)出身,在具體的檔案管理工作中,往往局限于信息資料的收集整理和歸檔,并沒有進行檔案資料價值的挖掘,導(dǎo)致檔案管理工作形式化,未能真正地挖掘檔案信息中的可利用價值[7]。
結(jié)合上文分析可知,在建筑工程施工期間,檔案管理工作是工程管理工作內(nèi)容的核心組成部分,既可以直接反映建筑工程質(zhì)量,又可以為建筑成本控制提供數(shù)據(jù)信息支持。但是在實踐中,建筑工程檔案管理工作仍然存在一定的缺陷和不足,制約檔案管理工作價值的實現(xiàn)。而在建筑行業(yè)蓬勃發(fā)展的今天,建筑企業(yè)為實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展,應(yīng)重視起建筑工程檔案管理工作,針對檔案管理工作現(xiàn)狀問題,有針對性地落實優(yōu)化措施,有效提高建筑工程檔案管理效果,為建筑企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦[8]。
在建筑工程建設(shè)過程中,建筑工程檔案管理工作的有序進行,前提是建筑企業(yè)管理人員對建筑工程檔案管理的重要性具有一個深刻且正確的認識,原因在于思想認識是行動的先決條件,在思想認識到位的情況下,才能積極落實相關(guān)舉措來確保檔案管理工作成效。因此,建筑企業(yè)應(yīng)提高工程檔案管理重要性的認識,樹立正確的建筑工程檔案管理理念,并在實踐中積極落實相關(guān)保障性措施。具體來講,建筑企業(yè)管理人員應(yīng)在思想上認識檔案管理工作的實施,可以促進建筑工程項目的建設(shè),使得建筑工程項目高質(zhì)量且安全地進行。針對建筑工程檔案管理工作,建筑企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨立的檔案管理部門,并按照檔案管理工作需求設(shè)置專職的檔案管理人員,為檔案管理工作順利進行提供支持。不僅如此,檔案管理工作的實施,應(yīng)與建筑工程項目建設(shè)活動保持同步,以期確保檔案信息可以真實地反應(yīng)出建筑工程項目建設(shè)實際,并為建筑工程施工的優(yōu)化和技術(shù)的調(diào)整提供檔案資料支持。不僅如此,檔案管理人員應(yīng)正確認識到檔案管理工作不具備直接的盈利效果,但是檔案管理工作的實施,可以為建設(shè)高質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)工程項目提供支持,還可以為建筑工程成本控制提供數(shù)據(jù)信息支持,從而有利于建筑工程項目整體效益的提高。只有這樣,才能確保建筑工程檔案管理工作有序進行,并在實踐中發(fā)揮出良好的效益。
針對建筑工程檔案管理工作中的隨意性和盲目性問題,要求建筑企業(yè)不斷對規(guī)范檔案管理工作,才能在提高檔案管理工作效果的基礎(chǔ)上,充分開發(fā)利用檔案的價值,為提高建筑行業(yè)的綜合效益提供支持。在實踐中,建筑企業(yè)應(yīng)從以下幾個方面采取措施來提高檔案管理工作的規(guī)范性。首先,建筑企業(yè)應(yīng)建立完善且嚴(yán)格的檔案管理制度,通過制度方式來明確檔案管理工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn),如檔案資料的收集、歸檔等,通過這種方式確保檔案管理中的各個環(huán)節(jié)工作可以規(guī)范展開。同時,為確保各項工作開展的有效性,建筑企業(yè)應(yīng)基于宏觀層面建立相應(yīng)的配套保障性制度,如監(jiān)管制度,獎罰制度等,使得建筑工程檔案管理工作可以始終處于嚴(yán)格監(jiān)督下高效、規(guī)范地進行,并輔以獎罰制度來調(diào)動檔案管理工作人員的積極性和主動性,使得其能夠自覺規(guī)范地按照要求做好檔案管理工作。其次,加強檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)。在信息化時代,檔案管理信息化發(fā)展是主流趨勢,也是檔案管理工作成效提高的重要基礎(chǔ)。因此,建筑企業(yè)應(yīng)圍繞檔案管理工作建立相應(yīng)的檔案信息化管理系統(tǒng),對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理并進行保存,并利用信息化系統(tǒng)中自動化分類功能,實現(xiàn)檔案信息的分類處理與保存。在此過程中,為確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性,應(yīng)結(jié)合人員崗位權(quán)限來設(shè)定相應(yīng)的系統(tǒng)訪問權(quán)限,任何用戶在調(diào)用建筑工程檔案信息之前,應(yīng)獲得相應(yīng)的權(quán)限,并借助賬號密碼進行系統(tǒng)登錄。不僅如此,在系統(tǒng)信息查閱過程中,嚴(yán)禁信息拷貝或者改動,以此確保檔案信息的完整性和安全性。
結(jié)合上文分析可知,檔案管理人員是工作執(zhí)行主體,專業(yè)能力與素養(yǎng)直接影響檔案管理工作效果。因此,建筑企業(yè)應(yīng)建立一支能力和素質(zhì)滿足于檔案管理工作需求的檔案管理專業(yè)人才隊伍。在實踐中,建筑企業(yè)應(yīng)做好兩方面的工作,分別是人才引進和人才培養(yǎng)。首先,人才引進方面。建筑企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理工作需求,明確所需要的檔案管理人員數(shù)量及專業(yè)領(lǐng)域,隨后通過網(wǎng)絡(luò)平臺、電視媒體等渠道發(fā)布招聘信息,明確檔案管理人才招聘要求。在此基礎(chǔ)上,根據(jù)所收到的簡歷信息做好人員篩查工作,并對篩選出的各專業(yè)檔案管理人才進行現(xiàn)場面試。在此過程中,對于一些擁有特殊技能的人才應(yīng)予以關(guān)注,如計算機素養(yǎng)較高的人才,應(yīng)優(yōu)先考慮。在人才招聘之后,需要進行崗前試用,對新聘用人員的工作情況進行綜合評估,針對工作表現(xiàn)合格的檔案管理人員予以正式錄用。通過這種方式,充實建筑企業(yè)檔案管理人才隊伍。其次,建筑企業(yè)應(yīng)做好現(xiàn)有檔案管理人才的培訓(xùn)工作,在具體的培訓(xùn)工作中,要考慮多元方式進行理論實踐一體化培訓(xùn),使得學(xué)生可以在系統(tǒng)培訓(xùn)后掌握相關(guān)的檔案管理知識與技能,尤其是計算機技能,為高效地展開建筑工程檔案管理工作提供支持。
綜上所述,建筑工程檔案管理工作是建筑管理內(nèi)容的核心組成部分,對建筑工程質(zhì)量、經(jīng)濟效益等都有一定的影響。因此,建筑企業(yè)應(yīng)樹立正確的檔案管理理念,并在實踐中加強人才隊伍建設(shè),同時要規(guī)范檔案管理工作,才能提高檔案管理工作效果。