丁 楊

（沈陽地鐵集團(tuán)有限公司，遼寧 沈陽 110000）

地鐵企業(yè)正在快速發(fā)展，所以在整個過程當(dāng)中會形成很多檔案資料，而且當(dāng)下隨著經(jīng)濟(jì)實力的不斷增加使得地鐵企業(yè)舉辦的規(guī)模也越來越大，企業(yè)的數(shù)量也越來越多，所以對應(yīng)的檔案資料也正在以飛快的速度朝前增加。此時，如果可以通過檔案宣傳來對整個地鐵施工進(jìn)行詳細(xì)地記錄，可以方面后期相關(guān)記錄的查找，并且有利于資源的合理分配。但是就目前的情況來看，檔案宣傳還存在的很大的問題，需要相關(guān)人員做出一定的調(diào)整。

1 做好地鐵企業(yè)檔案宣傳工作的重要意義

地鐵工程所涉及的施工事項較多，并且工期較長，一條地鐵路線從施工到驗收往往需要3-5年的時間，在這個過程中檔案宣傳需要貫穿整個施工環(huán)節(jié)。對于地鐵企業(yè)來說，檔案宣傳是整個施工過程中獲取和記錄資料的較為重要的一個環(huán)節(jié)，通過加強(qiáng)相應(yīng)的宣傳工作在一定程度上能夠提高檔案記錄的相關(guān)質(zhì)量和效率，以此來更有效的找出這個工程存在的問題。首先，有效的檔案宣傳可以幫助檔案實現(xiàn)價值，從而能夠為企業(yè)減少一些不必要的成本開銷，還能將可利用的人力和物力資源分配到合理的地方，實現(xiàn)資源的合理化分配。其次，還可以通過檔案宣傳來及時地對地鐵施工做出一定的調(diào)整，從檔案中吸取經(jīng)驗，少走彎路，減短工期，提高企業(yè)自身效益，增強(qiáng)競爭力。此外，可以讓社會的其他人通過檔案宣傳來及時了解整個企業(yè)，從而為企業(yè)與各方的合作提供一定的機(jī)遇。并且，由于當(dāng)下檔案數(shù)據(jù)信息的價值比較高，所以相關(guān)企業(yè)必須要借助檔案宣傳的手段，找到有助于對企業(yè)發(fā)展有促進(jìn)作用的有效信息，然后通過創(chuàng)新才來更好地提高信息處理的能力和速度。

2 目前地鐵企業(yè)檔案宣傳的現(xiàn)狀和存在的問題

就實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前在地鐵企業(yè)中很多負(fù)責(zé)人對于檔案宣傳持忽視的態(tài)度，認(rèn)為檔案宣傳會浪費企業(yè)的資金，并不會起到相應(yīng)的作用，所以在進(jìn)行檔案宣傳時并未派遣專業(yè)的人員。或者是在進(jìn)行檔案宣傳時過于流與表面，通常只會對地鐵施工和建設(shè)中的重大事件進(jìn)行記錄，比如企業(yè)大事記，企業(yè)文化，年鑒，特殊意義的圖片展等，并未充分意識到檔案對于整個地鐵減少的重要性，無法實現(xiàn)檔案的價值，從而使得檔案宣傳過于形式化。具體分析檔案中存在的問題主要有以下幾個方面。

2.1 宣傳投資不夠，理念陳舊

無論是地鐵企業(yè)還是宣傳單位，普遍認(rèn)為檔案管理和宣傳并無法幫其獲取更大的利益，因此在宣傳投資時明顯出現(xiàn)宣傳資金不足的問題。尤其是對于參建單位來說，思想過于陳舊，著眼于自身利益，認(rèn)為施工工作具有一定的流動性，建立檔案室會花費一定的資金，因此所建的檔案室一般不足以存在相關(guān)的檔案。更有甚者會忽略對檔案的管理，利用檔案室的空間來存放其他物品，并未派專人進(jìn)行檔案的監(jiān)管，這樣會使得檔案的安全性無法得到保障，嚴(yán)重者甚者會造成相關(guān)信息的泄露，對企業(yè)本身造成一定的影響。此外，地鐵企業(yè)對于檔案的留存也存在一定的問題，有時由于工期過緊，所以可能導(dǎo)致檔案信息無法及時錄入，在后期資料查找時會導(dǎo)致信息的缺失。

2.2 檔案宣傳人員缺乏，專業(yè)水平不足

在開展地鐵企業(yè)檔案宣傳工作的過程當(dāng)中，相關(guān)工作人員的能力對于整個檔案宣傳的質(zhì)量來講至關(guān)重要，如果宣傳人員的能力達(dá)不到相應(yīng)的要求，會不利于相應(yīng)工作的開展。但是在實際的工作開展中，有關(guān)宣傳人員的問題仍然存在。首先，由于地鐵企業(yè)對于檔案的忽視，使得并未派遣專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理，更多的是從其他部門抽調(diào)人員來暫時接管這一工作。人員的不足使得檔案宣傳工作并不能細(xì)致化，對于許多信息記錄回過于敷衍，并不能記錄有用的信息。其次，大部分宣傳人員的專業(yè)水平有限，自身的工作素質(zhì)和綜合素質(zhì)都比較低，自己的業(yè)務(wù)能力達(dá)不到整個檔案宣傳的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案宣傳方面，業(yè)務(wù)也不夠熟練，不能夠靈活地運用一些檔案宣傳知識來完成日常的檔案管理工作。從知識理論來講，對于整個檔案的相關(guān)文獻(xiàn)了解程度不夠深入，這些都嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案宣傳工作的高效率開展。

2.3 宣傳受眾單一

檔案的宣傳主要針對的是檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，信息的利用以及根植檔案理念，以此來幫助地鐵企業(yè)的每一位員工都可以以檔案作為依據(jù)來完成自身的工作。但是就目前的總體情況來看，大部分地鐵企業(yè)負(fù)責(zé)人在進(jìn)行檔案宣傳時受眾過于單一，通常會將檔案管理者作為唯一的受眾，宣傳面過窄，這也就使得檔案信息并不能充分發(fā)揮其作用。從地鐵企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面來說，并沒有將檔案作為決策依據(jù)，在做出決定時并不能借鑒檔案中的經(jīng)驗，以此來減少出現(xiàn)錯誤的風(fēng)險。從地鐵企業(yè)的基層工作者層面來說，并沒有利用檔案來佐證工作的習(xí)慣，因此在進(jìn)行工作時會缺乏一定的數(shù)據(jù)依據(jù)，從而使得整個工作缺乏一定的根據(jù)?？傮w來說，是地鐵企業(yè)重視高效能的建設(shè)工作，認(rèn)為檔案宣傳和管理就是資料管理庫，并沒有技術(shù)含量，只需要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的記錄即可，因此會使得在宣傳過程中只對固定的工作人員進(jìn)行宣教，影響了檔案的使用效果。

2.4 地鐵企業(yè)檔案工作定位不準(zhǔn)確

目前，我國一共有42家地鐵企業(yè)，大部分會將檔案宣傳和管理下設(shè)于辦公室，即更注重對文字檔案的歸納和整理，而對于具有技術(shù)含量的圖紙或者數(shù)據(jù)分析則選擇性忽視，這也就使得檔案宣傳工作進(jìn)行的不徹底，無法有效實現(xiàn)其根本作用。尤其是對于工程進(jìn)度，設(shè)備管理，人事檔案等資料，雖然會進(jìn)行統(tǒng)一整理，但是會存在收集不完整的現(xiàn)象，大部分重要的信息會留存與上層領(lǐng)導(dǎo)手中，比如當(dāng)工程出現(xiàn)問題來查找檔案施工圖時往往會出現(xiàn)施工變更而未及時記錄的問題，這不僅會影響到工程的進(jìn)度，更重要的是導(dǎo)致工程的質(zhì)量不過關(guān)。此外，盡管部分地鐵企業(yè)已經(jīng)完善了檔案宣傳和管理工作，但是仍然存在檔案資料可參考性低的問題。許多檔案部門在搜集資料的時候沒有遵循一定的科學(xué)性，這就造成資料內(nèi)容雜亂無章，可利用可參考的效率比較低，這對于后續(xù)工作的開展有很大的阻礙作用。

因此，檔案工作定位不準(zhǔn)確會影響到檔案整體的利用價值，相關(guān)負(fù)責(zé)人必須要對檔案管理工作進(jìn)行合理的分配，提高檔案資料的可參考性。

3 地鐵企業(yè)檔案宣傳的解決方案

3.1 積極解放思想，開展工作創(chuàng)新

在上文提到，目前地鐵企業(yè)在檔案宣傳方面存在問題的主要根源是由于相關(guān)負(fù)責(zé)人的理念過于落后，忽略檔案的重要性，因此要想全面實現(xiàn)檔案宣傳工作的創(chuàng)新，需要從根本上著手解決，首先解放思想，以此來進(jìn)一步促進(jìn)工作人員的宣傳意識的變化。首先，需要保證領(lǐng)導(dǎo)者不能固步自封，糾正“短視”行為，從而不愿意花費物力，人力來進(jìn)行檔案宣傳工作。其次，需要在以人為本的基礎(chǔ)上，及時觀察地鐵企業(yè)內(nèi)部工作人員的對于檔案的思想動態(tài)，尊重個人意見吸取更多有用的建議，以此來進(jìn)一步完善檔案宣傳體系。此外，想要更好地提高企業(yè)的檔案宣傳水平，就必須要不斷地去更新企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理的觀念和看法，必須要改變相應(yīng)的管理觀念，和時代發(fā)展共同進(jìn)步，在整個宣傳工作當(dāng)中，工作人員需要靈活運用新時代的技術(shù)，以此來創(chuàng)新工作模式，企業(yè)當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊也需要投入一定的人力和物力用于整個檔案信息化建設(shè)上，這樣可以很好地促進(jìn)檔案信息化宣傳工作的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案宣傳人才的培養(yǎng)

在整個檔案宣傳的過程當(dāng)中，必須要有專業(yè)化的人員參與進(jìn)去，這才是提高地鐵企業(yè)檔案宣傳進(jìn)程的關(guān)鍵因素。首先，企業(yè)在聘請人才的時候，一定要注意引進(jìn)一些開發(fā)檔案信息化建設(shè)的工作人員，只有這樣才能更好地完成人才儲備的工作。通過積極的組織相應(yīng)的檔案宣傳人才的培養(yǎng)活動，讓相關(guān)人員得到專業(yè)的提升，通過采用相應(yīng)的培訓(xùn)活動，以此來達(dá)到提高檔案宣傳工作人才的綜合素質(zhì)。不管是從理論知識上還是實踐技術(shù)方面，都要加大力度來培養(yǎng)人員的綜合素質(zhì)，能夠讓檔案宣傳工作人員積累更多的工作經(jīng)驗，在檔案管理工作當(dāng)中會更加得心應(yīng)手。除此之外，企業(yè)也可以采取一定的措施去激發(fā)工作人員的工作積極性，通過制定相應(yīng)的激勵機(jī)制，可以更好地促進(jìn)員工不斷努力提高自己的專業(yè)能力，共同服務(wù)于整個企業(yè)檔案宣傳的過程當(dāng)中。

3.3 利用各種媒體，網(wǎng)絡(luò)平臺增寬宣傳面

對于宣傳受眾面單一的問題，相關(guān)負(fù)責(zé)人需要從宣傳途徑開始著手，利用信息時代的多樣化宣傳方式來使檔案宣傳可以被地鐵企業(yè)內(nèi)部員工所熟知。首先，可以利用各種媒體，網(wǎng)絡(luò)平臺來增寬宣傳面，使得更多工作人員可以明白檔案對于企業(yè)以及自身工作的重要性，在進(jìn)行工作時需要以檔案為依據(jù)。其次，可以利用聊天平臺來增大檔案宣傳機(jī)會，目前聊天平臺已經(jīng)成為人們生活和工作必不可少的一部分，此時如果可以在聊天中帶動工作人員對其進(jìn)行討論，那么勢必可以加深他們對于檔案的理解和利用率。

3.4 制定完善的檔案宣傳方案，提高檔案利用率

要想在地鐵企業(yè)檔案宣傳方面建立比較完整的方案，要從各個方面了解工作人員對于檔案信息的需求，建立科學(xué)的方法策略，更好地利用檔案來提高工作效率，有效將死檔案利用起來。首先，為了方便檔案的快速查找，需要對檔案進(jìn)行編目，檢索等工作，相關(guān)人員可以根據(jù)對檔案的需求來進(jìn)一步完善檢索系統(tǒng)，提高檔案查找效率。其次，為了延長檔案的使用時間，需要加強(qiáng)檔案的保管工作，在保管過程中需要保證檔案的完整性，以便后期的使用。需要進(jìn)行檔案的備份，這個工作可以借助信息技術(shù)來完成，進(jìn)行有效的微縮，以此來減少儲存空間。當(dāng)然，除此之外，相關(guān)工作人員還需要將檔案進(jìn)行有效的分類，并且可以及時對一些損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)，以此來增加其保存時間?？傊?，檔案宣傳是為了提高檔案的利用率，只有把“死”檔案變成“活檔案”，才能更好地實現(xiàn)宣傳價值，促使工作人員有效利用檔案來完成對應(yīng)工作。

4 結(jié)束語

總之，對于地鐵企業(yè)來說，檔案宣傳有著極為重要的作用，相關(guān)工作人員必須要相關(guān)問題來做出一定的調(diào)整，可以從創(chuàng)新宣傳方案，加大投資力度，增寬受眾面來進(jìn)行著手。并且，在進(jìn)行宣傳的過程中，相關(guān)人員必須考慮到檔案對于地鐵企業(yè)的意義，杜絕盲目的檔案管理。除此之外，相關(guān)企業(yè)要加強(qiáng)對檔案宣傳的重視程度，以此來進(jìn)一步完善檔案宣傳工作，提高企業(yè)競爭力。